Réserver des locaux à Bibliothèque nationale et Archives publiques, au 395, rue Wellington, Ottawa

L’équipe de la Gestion d’événements et de conférences (GEC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est déterminée à offrir aux clients la gamme complète de soutien professionnel afin de faire de leurs événements un succès.

Dans la présente section, vous trouverez de l’information sur les demandes de renseignements courantes formulées par les clients ainsi que des directives concernant les réservations.

Disponibilité des services de la GEC

Les services de l’équipe de la GEC à l'édifice de Archives nationales et Bibliothèque nationale situé au 395, rue Wellington, à Ottawa, sont offerts à l’ensemble des ministères fédéraux , des sociétés d’État et des organismes communautaires non gouvernementaux qui souhaitent utiliser ces locaux pour y mener leurs activités courantes.

Le hall principal, l’auditorium, le foyer adjacent et les salles de réunion (salles 154 et 156) demeureront accessibles aux utilisateurs non  gouvernementaux parrainés par un ministère qui en font la demande. Il est à noter que les salles d’exposition A, B et C ne peuvent être utilisées en ce moment.

Priorité d’utilisation

L’accès aux installations de la GEC est accordé selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Heures d’ouverture

Les heures normales d’ouverture de tous les bureaux de la GEC sont de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi. Les clients qui souhaitent que leur événement se poursuive après 17 h doivent au préalable en aviser le Bureau de coordination des événements. Il est possible de verrouiller les salles à la demande du client pour protéger le matériel de conférence.

Contexte

En 2012, Archives nationales et Bibliothèque nationale a redonné à TPSGC la gestion de l’auditorium, du foyer, des salles 154 et 156, ainsi que du hall principal. TPSGC fournit maintenant des locaux, s’occupe de la coordination des événements et offre des services de soutien logistique conformément à ceux qui sont déjà offerts dans les autres installations de conférence du gouvernement dans la région de la capitale nationale.

Auparavant, les locaux étaient offerts sans frais aux organismes communautaires non gouvernementaux. Or, cette approche n’est pas viable pour le gouvernement du Canada et les contribuables canadiens. Pour garantir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens, le gouvernement fédéral a décidé de recouvrer la totalité des coûts engagés pour les débours ainsi que les frais de la location de locaux au taux du marché.

Cette décision est également conforme à la politique sur la gestion des biens immobiliers du gouvernement du Canada.

Reconnaissant les difficultés que cette approche pourrait représenter pour les organismes communautaires et sans but lucratif, TPSGC met en place le recouvrement graduel des coûts de location des salles auprès de ces organismes. Par conséquent, il a annoncé que le loyer serait gratuit pour l’année civile 2012, puis serait appliqué progressivement sur quatre ans à compter de janvier 2013.

Ainsi, depuis janvier 2013, les taux de location des salles sont fixés à 25 % du taux du marché et passeront à 50 % le 1er janvier 2014, à 75 % le 1er janvier 2015 et à 100 % le 1er janvier 2016.

Les services techniques et l’équipement, les installations techniques de l’immeuble et les services d’impartition qui pourraient être requis au besoin, ainsi que les dépenses pour les heures supplémentaires qui pourraient être engagées, sont facturés aux utilisateurs au plein tarif.

Veuillez prendre note que des frais administratifs de 15 % et la taxe de vente harmonisée seront appliqués à la location des salles ainsi qu’aux autres services susmentionnés.

Frais

Voici les frais de location journaliers actualisés pour l’année civile 2013, qui s’appliquent aux organismes communautaires et sans but lucratif :

  2012 2013 (25 %) 2014 (50 %) 2015 (75 %) 2016 (100 %)
Auditorium Aucuns frais 162,50 $ 325 $ 487,50 $ 650 $
Salle 156 Aucuns frais 75 $ 150 $ 225 $ 300 $
Salle 154 Aucuns frais 25 $ 50 $ 75 $ 100 $

On peut obtenir les estimations détaillées pour chaque événement auprès du Bureau de la coordination des événements, au 613-990-6700.

Processus d’appui ministériel et modèle

Les organisations non gouvernementales qui souhaitent réserver des locaux au rez-de- chaussée peuvent présenter ce modèle de lettre à l’examen du Bureau de coordination des événements, qui s’occupera ensuite de la réservation de l’organisation.

Expérience

L’équipe de la GEC aide les clients à planifier et à coordonner les événements et les conférences depuis plus de 40 ans. Elle a organisé bon nombre de conférences et d’événements fédéraux, provinciaux, nationaux, internationaux et protocolaires.