Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 18 juillet 2016

Le discours prononcé fait foi

Bonjour à tous et merci de vous joindre à nous.

Aujourd’hui, je viens faire le point sur Phénix, le nouveau système de paye du gouvernement.

Avant de commencer, je tiens à affirmer que les problèmes de paye signalés par les fonctionnaires me préoccupent profondément. Je consacre personnellement énormément de temps à ce dossier depuis mon arrivée au sein du Ministère, le 11 avril. Notre grande priorité, c’est de voir à ce que notre personnel touche la rémunération qu’il a gagnée. La situation est tout à fait inacceptable et nous travaillons sans relâche pour régler ces problèmes aussi rapidement que possible.

La situation actuelle

Un nombre considérable d’employés ont des problèmes au sujet de leur paye. Je tiens à préciser que la plupart de ces employés reçoivent leur paye normale. La majorité des problèmes concernent les suppléments de rémunération, comme la rémunération d’intérim et les heures supplémentaires. Tous les problèmes sont néanmoins importants et il faut les régler.

Nous avons un plan pour nous attaquer à chacun de ces problèmes.

D’abord et avant tout, les employés qui ne reçoivent aucune paye constituent notre priorité absolue. Cela comprend les nouveaux employés qui ne reçoivent pas encore de paye, y compris les étudiants, ou les employés dont la paye n’a pas été rétablie après leur retour d’un congé non payé.

En date de vendredi dernier, sur les presque 300 000 employés figurant sur la liste de paye, 720 avaient communiqué avec nous pour nous signaler qu’ils n’avaient pas été payés. Nous avons pris des mesures pour régler l’ensemble de ces cas et 486 de ces employés recevront un paiement le jour de paye fixé au 27 juillet.

Nous avons communiqué avec les ministères des autres employés afin d’obtenir rapidement les renseignements dont nous avons besoin pour que ces personnes soient payées.

Il importe que tous ceux qui ne reçoivent pas de paye communiquent avec nous sur le champ afin que nous puissions les aider le plus rapidement possible. Si la documentation d’un employé n’a pas été soumise à notre Centre des services de paye à temps, il se peut que nos conseillers en rémunération ne sachent pas que cet employé ne reçoit pas de paye. Il est crucial de signaler rapidement ces problèmes, et la meilleure façon de le faire consiste à utiliser notre formulaire de rétroaction en ligne, lequel est accessible à partir de la page d’accueil de notre site Web.

Il est également important pour les employés d’aviser leur gestionnaire dès qu’ils constatent un problème avec leur paye afin de discuter des étapes suivantes et des ressources disponibles au sein de leur ministère pour les aider à régler le problème ou obtenir de l’aide financière d’urgence, au besoin.

Les employés peuvent aussi utiliser notre formulaire de rétroaction pour demander des avances de salaire en cas d’urgence. Nous envoyons ces demandes directement aux dirigeants principaux des finances des ministères concernés pour qu’il y soit donné suite sur-le-champ. Aucun employé ne devrait être privé de paye puisque chaque ministère et organisme a le pouvoir d’émettre en quelques jours des avances de salaire en cas d’urgence.

Les cas des employés qui partent en congé ou qui quittent la fonction publique constituent notre deuxième priorité. Ces cas comprennent les prestations de maternité ou parentales, les indemnités d’invalidité de longue durée, les indemnités de départ ou les demandes de relevé d’emploi. Nous avons reçu environ 1 100 plaintes d’employés concernant ces types de congé et nous y donnons suite de toute urgence.

Comme troisième priorité, nous nous concentrons sur un arriéré de cas d’employés qui reçoivent leur paye normale, mais qui ne reçoivent pas d’augmentations de salaire ou de rémunération supplémentaire, comme la rémunération d’intérim ou la rémunération pour services supplémentaires. Ces cas concernent environ 80 000 employés. Le traitement de ces cas entraîne beaucoup de travail et il faudra du temps pour l’effectuer, mais nous ferons ce qui doit être fait pour régler ces problèmes le plus rapidement possible. Ces cas sont traités par notre unité de paye temporaire, ici à Gatineau, tandis que notre personnel à Miramichi traite les nouvelles demandes de paye normale ainsi que les cas hautement prioritaires, comme ceux des employés qui ne reçoivent aucune rémunération.

Nous suivons un calendrier de priorités afin de gérer ces cas dans l’arriéré. À l’heure actuelle, 56 employés travaillent à l’unité de paye temporaire et leur nombre grimpera à 89 au cours des prochaines semaines. Nous prévoyons affecter autant de personnes que possible au sein de l’unité afin d’accélérer le traitement des dossiers. À ce sujet, nous nous réjouissons de notre collaboration avec nos partenaires syndicaux pour trouver des façons d’encourager d’anciens experts de la rémunération à venir travailler temporairement dans nos bureaux de paye.

Les causes

Comment en sommes-nous arrivés là?

Nous avons constaté des problèmes peu après la mise en œuvre de Phénix. Comme dans le cas de tout grand système de technologie de l’information, nous nous attendions à avoir des défis à relever et, dès le début, nous avons pu régler la majorité des problèmes à mesure qu’ils surgissaient. Le volume des problèmes repérés et les problèmes de paye signalés ont toutefois dépassé rapidement notre capacité de réaction. Lorsque cela s’est produit, nous avons étudié la situation et nous avons conclu que les problèmes de paye étaient attribuables à deux causes principales de nature procédurale.

Tout d’abord, nous avons accumulé un arriéré important de demandes de paye non traitées en raison de la courbe d’apprentissage des utilisateurs de Phénix, qui ont dû s’ajuster à de nouveaux processus. En fait, c’est surtout pour cette raison que nous nous retrouvons dans cette situation aujourd’hui. Il est clair que nous avons sous estimé le temps nécessaire pour que tous les utilisateurs se familiarisent avec le système ou reçoivent une formation à cet effet.

Nous collaborons avec tous les ministères et organismes pour régler les problèmes et nous redoublons d’efforts pour prévenir les nouveaux problèmes. Nous avons effectué beaucoup de travail pour donner de la formation et produire des documents d’appui avant la mise en œuvre de Phénix, mais cela n’a manifestement pas été suffisant.

Ensuite, un arriéré de près de 40 000 cas d’employés, qui avait déjà été entré dans le système, devait être traité lorsque Phénix est entré en fonction. Voilà la situation à laquelle nous sommes confrontées. Je vais maintenant vous dire les mesures que nous prenons pour corriger cette situation le plus rapidement possible.

Mesures prises

Nous avons déjà embauché de nouveaux employés à notre Centre des services de paye à Miramichi et mis sur pied l’unité de paye temporaire pour corriger davantage la situation. Mais aujourd’hui j’annonce la mise en place de mesures correctives supplémentaires pour aider ceux qui sont touchés par les problèmes de paye et pour éviter que d’autres problèmes ne surgissent. Les voici :

• Des améliorations techniques sont apportées à Phénix afin que chacun des ministères puisse visualiser toutes ses transactions dans le système. Cela permettra aux ministères de régler tout problème de paye attribuable à des renseignements incomplets ou manquants qui sont envoyés à Phénix. Nous ajoutons aussi un système d’avis par courriel afin de prévenir les gestionnaires lorsqu’ils doivent approuver une transaction en attente. Ces deux améliorations accéléreront le traitement des demandes de paye dans Phénix.
• Nous augmentons le nombre de lignes téléphoniques au Centre des services de paye à Miramichi afin de veiller à ce que les employés qui appellent pour signaler un problème avec leur paye puissent parler à quelqu’un.
• Nous collaborons aussi de très près avec nos collègues de tous les ministères pour faire en sorte que les employés reçoivent une formation complète sur l’utilisation de Phénix et comprennent le rôle qu’ils jouent dans le traitement rapide et précis des demandes de paye. Nous mettrons de nouveau la communauté des cadres intermédiaires à contribution et nous produirons d’autres documents de référence conviviaux comme des listes de contrôle et des conseils aux gestionnaires. En outre, nous collaborons avec l’École de la fonction publique du Canada pour analyser les besoins et les possibilités de formation supplémentaires.
• Nous sommes déterminés à aider les employés qui ont eu des difficultés financières en raison de cette situation et nous étudions des options afin d’accepter les demandes de remboursement de diverses dépenses engagées à cause d’une paye inexacte ou manquante. Cela pourrait inclure les pénalités pour remboursement de prêts en souffrance, insuffisance de fonds ou retard dans le paiement des frais de scolarité d’étudiants.
• Par ailleurs, les employés à Gatineau et à Miramichi travaillent des heures supplémentaires pour régler les problèmes de paye le plus rapidement possible.
• Afin que la mise sur pied du centre de paye se fasse rapidement, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à titre d’employeur, a conclu un accord de principe avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada concernant la réembauche d’un certain nombre de conseillers en rémunération/spécialistes de la rémunération à l’appui du centre de rémunération satellite. L’accord de principe concerne les employés qui ont été mis à pied au cours de la dernière année et qui ont reçu un paiement ou une indemnité d’études en vertu de la Directive sur le réaménagement des effectifs.
• Cet accord démontre l’engagement de toutes les parties envers un objectif commun, soit de veiller à ce que tous les employés soient rémunérés le plus rapidement possible.
• La ministre Foote a aussi demandé au vérificateur général du Canada d’examiner la mise en œuvre du système Phénix. Nous croyons qu’une évaluation indépendante et objective fournira des renseignements utiles en vue de la planification et de la mise en œuvre de grands projets, ce qui sera sans doute profitable à Services publics et Approvisionnement Canada et à d’autres organisations gouvernementales. Si une vérification a lieu, SPAC appuiera entièrement le vérificateur général et son personnel dans leur travail.

Résumé

Le lancement de Phénix a constitué un projet d’envergure qui s’imposait. Notre système de paye précédent – mis sur pied au cours des années 1970 – était devenu inefficient, offrait des fonctions limitées et n’était plus fiable – il avait cessé complètement de fonctionner à un certain moment.

La paye de la fonction publique est complexe et met en cause un grand nombre de règles et de besoins différents. Étant donné nos diverses conventions collectives et mesures législatives, il a fallu intégrer dans Phénix plus 80 000 règles de paye pour payer près de 300 000 employés.

Avant la mise en œuvre, nous avons testé le système en appliquant plus de 16 000 scénarios de paye différents afin d’assurer que l’information circulait avec précision entre les systèmes des ressources humaines et Phénix.

En dépit de tous ces efforts de planification et de préparation, nous éprouvons actuellement des problèmes de paye critiques. Nous avons beaucoup de travail à abattre afin que le système de paye fonctionne de la façon prévue et nous ferons tout ce que nous devons faire pour y parvenir.

Conclusion

Je sais que la situation actuelle pose des défis réels et cause des difficultés financières aux employés. Sachez que nous travaillons très fort pour régler tous les problèmes aussi rapidement que possible. Je tiens à rappeler aux employés que des processus sont en place pour émettre des avances de salaire en cas d’urgence s’ils éprouvent des difficultés financières en raison d’une paye inexacte ou manquante. Veuillez remplir le formulaire de rétroaction accessible à partir de notre site Web. Nous transmettrons votre demande directement à votre ministère pour qu’elle soit traitée sur-le-champ. Tous les employés touchés par cette situation stressante ainsi que ceux qui travaillent de façon acharnée pour résoudre les enjeux devraient parler à leur gestionnaire pour s’assurer qu’ils reçoivent tout l’appui dont ils ont besoin en cette période difficile.

En terminant, permettez-moi de souligner les efforts de deux groupes qui travaillent d’arrache-pied pour appuyer nos efforts de transformation de la paye : notre équipe du projet Phénix et celle de notre Centre des services de paye. Nous demeurons déterminés à les aider et à garantir le succès à long terme du Centre des services de paye à Miramichi.

Je tiens aussi à souligner l’appui remarquable que nous avons reçu de tous nos partenaires du Ministère, en particulier au sujet de la dotation de notre unité de paye temporaire.

La semaine prochaine, je ferai de nouveau le point sur la situation. De l’information sur notre plan pour éliminer l’arriéré ainsi que sur les progrès que nous réalisons pour régler les problèmes en suspens sera bientôt affichée sur notre site Web afin que les employés puissent savoir exactement à quel moment leur problème sera réglé.

Je vous remercie de votre temps.