Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 11 août 2016

Bonjour et merci d’être présents aujourd’hui.

Je suis heureuse de faire le point sur les progrès réalisés depuis notre dernière séance d’information technique le 28 juillet dernier.

Je l’ai déjà dit, mais je veux que nos employés sachent que nous travaillons très fort pour nous assurer que tous reçoivent ce qui leur est dû.

Nous faisons des progrès en ce qui concerne la résolution des problèmes de paye, mais nous voyons aussi de nouveaux cas apparaître. Nous nous attendons à ce que cette situation se poursuive, mais elle devrait se rétablir à mesure que nous déterminons les causes premières des problèmes et trouvons des solutions à ceux-ci.

Aujourd’hui, je ferai le point sur les problèmes de paye que nous avons résolus, les nouveaux cas d’employés qui ont été signalés et les mesures que nous prenons pour remédier à la situation.

Groupes prioritaires

Comme je l’ai expliqué durant les séances d’information précédentes, l’ordre de priorité des problèmes liés à paye a été établi selon trois catégories. Le groupe de priorité 1 comprend les employés qui ne reçoivent pas de paye (comme les nouveaux employés, les étudiants et les personnes qui reviennent d’un congé non payé); le groupe de priorité 2 comprend les employés dont la paye a été perturbée, car ils sont partis en congé (comme un congé de maternité ou un congé à long terme) ou parce qu’ils quittent la fonction publique; le groupe de priorité 3 comprend les cas en arriéré.

Avant d’examiner plus en détail les progrès réalisés, je crois qu’il est important de savoir qu’hier, 296 470 employés ont reçu leur chèque de paye régulier et que plus de 25 000 paiements additionnels, notamment pour des heures supplémentaires ou une nomination intérimaire, ont été traités.

Je vais maintenant faire le point sur la situation de nos groupes de priorité, en commençant par le groupe de priorité 1 : les employés qui ne reçoivent pas de paye.

Depuis notre dernière mise à jour, nous avons reçu 274 nouveaux rapports d’employés qui n’ont pas touché leur paye. Ces cas seront traités dans un délai de deux périodes de paye. Lorsque nous disposons des renseignements exacts et complets, le paiement peut être effectué au cours de la prochaine période de paye disponible. Toutefois, lorsqu’il y a des renseignements manquants, il est possible que le paiement ait lieu à la période de paye subséquente.

Par exemple, lors de la dernière séance d’information, je vous ai mentionné que 589 employés avaient signalé ne recevoir aucune paye. Hier (le 10 août), nous avons été en mesure de payer 424 de ces employés ainsi que 139 autres employés de la période de paye précédente.

Je tiens à rappeler aux employés qui n’ont pas reçu de paye qu’ils peuvent demander des avances de salaire d’urgence, soit à l’interne auprès de leur ministère ou en utilisant le formulaire de rétroaction de Phénix.

Le groupe de priorité 2 comprend les employés dont la paye a été perturbée en raison d’un congé ou après avoir quitté la fonction publique, comme les congés de maternité ou de paternité et les départs à la retraite.

À la mi-juillet, 1 100 de ces cas avaient été rapportés, 926 autres cas avaient été signalés à la fin juillet, et 620 depuis ce temps, pour un total de 2 646 cas. Nous avons réglé 1 182 de ces cas. En général, les employés qui signalent ce type de problèmes peuvent s’attendre à ce que leur dossier soit réglé dans les six semaines, mais notre objectif est de le faire plus rapidement, dans la mesure du possible.

Le groupe de priorité 3 comprend les cas en arriéré. De manière générale, ces cas portent sur le versement de payes supplémentaires, les nominations intérimaires et les promotions.

Le 18 juillet, nous avons indiqué que les dossiers en arriéré concernaient 81 997 employés. Lors de la dernière séance d’information, ce nombre avait diminué à 78 955 et, en date d’aujourd’hui, il est descendu à 76 951. Depuis le 18 juillet, nous avons traité les problèmes de paye de plus de 5 000 employés. Nous réaliserons davantage de progrès à mesure que nous formons des conseillers en rémunération additionnels dans nos bureaux de paye. L’arriéré devrait donc diminuer considérablement à partir de septembre. Nous prévoyons toujours régler tous les cas en arriéré d’ici le 31 octobre.

Sans pour autant minimiser l’importance du traitement des cas en arriéré, il est important de rappeler que ces employés reçoivent leur chèque de paye régulier, mais qu’ils ne reçoivent pas de montants additionnels, comme la rémunération d’intérim, la paye pour services supplémentaires ou les augmentations de salaire.

Situation des bureaux satellites et du centre d’appels

Les bureaux de paye que nous avons mis en place à l’échelle du Canada, notamment à Gatineau, à Winnipeg, à Shawinigan et à Montréal, se concentrent sur les cas en arriéré.

À l’heure actuelle, l’unité de paye temporaire de Gatineau compte 92 employés, et 37 autres devraient se joindre à eux au cours des prochaines semaines.

Nous mettons en place d’autres bureaux et nous prévoyons avoir en poste 50 employés à Winnipeg, 20 à Shawinigan, et 20 à Montréal. Jusqu’à maintenant, notre bureau de Shawinigan compte 12 employés et celui de Winnipeg, 16. Nous nous affairons à terminer le recrutement afin d’atteindre nos objectifs pour chacun de ces bureaux.

Je tiens à remercier l’Alliance de la Fonction publique du Canada pour son appui dans le cadre du recrutement de ces employés supplémentaires.

Lors de la dernière séance d’information technique, j’ai mentionné que nous augmentions la capacité de notre centre d’appels en ouvrant un nouveau bureau à Toronto. Ainsi, nous nous assurons que nos employés sont en mesure de parler avec une personne rapidement et permettons à Miramichi de se concentrer sur le traitement des dossiers.

Le centre d’appels aide à trier les problèmes de paye des employés. Il répond à environ 2 100 appels par jour, sans temps d’attente.

Je veux encourager les employés à recourir aux services du centre d’appels ou à utiliser notre formulaire en ligne pour signaler des problèmes.

Formation et éducation

Comme je l’ai déjà mentionné, le fait d’avoir sous-estimé le temps et les efforts que nous aurions dû consacrer à familiariser les employés avec le système a été un obstacle à la transition harmonieuse vers Phénix.

Par exemple, bien que le système soit grandement automatisé, les employés doivent saisir leurs propres données pour demander des heures supplémentaires et des congés, et les gestionnaires doivent ensuite approuver ces demandes dans le système.

Nous devons nous assurer que les fonctionnaires obtiennent la formation dont ils ont besoin pour que Phénix fonctionne pour eux. Il faut comprendre que du matériel de formation était et est toujours disponible. Ce matériel a été testé et validé par l’entremise d’un réseau de gestionnaires. Toutefois, il est évident que nous devions réviser le matériel pour mieux appuyer les gestionnaires. Des travaux sont en cours en vue d’élaborer de la formation plus adéquate, une stratégie d’aide à l’utilisateur et des outils qui ciblent les problèmes les plus courants, tout en lien avec la rétroaction que nous obtenons des employés et des gestionnaires.

J’ai le plaisir d’annoncer que nous mettrons sur pied un forum de rétroaction formé d’employés et de gestionnaires de divers ministères qui seront appelés à contribuer à l’examen et à la validation de notre matériel de formation. Nous mettrons à contribution certains groupes établis, comme les réseaux nationaux de jeunes et de gestionnaires, le groupe de travail sur Mes RHGC, des représentants régionaux ainsi que nos collègues de l’École de la fonction publique du Canada et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, pour participer à ce forum.

Nous rencontrons aussi régulièrement la communauté des dirigeants principaux des finances et des ressources humaines pour échanger de l’information et offrir des outils afin d’aider les professionnels de ces domaines à utiliser le système.

Remboursement des dépenses et répercussions fiscales

Au cours des dernières semaines, les employés ont demandé s’ils seront remboursés pour les coûts liés aux problèmes de paye et ont soulevé des préoccupations concernant le recouvrement des trop-payés et les répercussions fiscales.

Les employés qui ont dû engager des dépenses car ils n’ont pas été payés de façon appropriée ne devraient pas subir de difficultés financières indues.

Le gouvernement établira un processus de réclamation afin de rembourser les employés pour les dépenses engagées en raison des problèmes liés à Phénix. Cette démarche comprendra l’adoption d’une approche uniforme dans l’ensemble des organisations gouvernementales pour le traitement des réclamations. Notre objectif est de lancer ce processus de réclamation au début du mois de septembre.

Nous prenons aussi des mesures pour réduire le fardeau financier associé au recouvrement des trop-payés. Normalement, lorsqu’on procède au recouvrement d’une somme, le processus établi est de prélever le montant complet sur la prochaine paye. Pour diminuer le fardeau causé par ce processus, nous échelonnerons le remboursement sur plusieurs périodes de paye.

En ce qui concerne les répercussions fiscales, nous travaillons pour corriger les problèmes de paye rapidement; toutefois, je sais que de nombreux fonctionnaires sont inquiets de savoir si les problèmes de paye qu’ils ont subis compliqueront leurs impôts de 2016.

Pour contribuer à alléger ces préoccupations, l’Agence du revenu du Canada (ARC) publie de l’information sur son site Web afin de fournir des réponses aux questions fréquemment posées concernant cet enjeu. En outre, l’ARC mettra sur pied une ligne d’information (numéro 1‑800) pour les employés qui ont des questions concernant les répercussions possibles.

Améliorations au système

Nous continuons de trouver et d’apporter des modifications et des améliorations au système pour améliorer le fonctionnement de Phénix.

En raison de la complexité du système, nous prévoyons que d’autres améliorations seront nécessaires dans un avenir prochain.

Nous collaborons étroitement avec les ministères, qui nous aident à cerner les problèmes liés au système et aux processus opérationnels qui leur causent des difficultés.

Traiter les problèmes à la source

Notre engagement est de régler les problèmes de paye des employés. Alors que nous continuons de réaliser des progrès à cet égard, nous nous penchons sur l’identification et l’analyse des causes fondamentales à la source de ces problèmes. Nous voulons nous assurer que les problèmes que nous réglons aujourd’hui ne ressurgissent pas plus tard.

Il est important que nous comprenions toute la portée des problèmes auxquels font face les employés et les gestionnaires afin de pouvoir apporter des améliorations, qu’il s’agisse de changements sur le plan technique ou de modifications aux processus opérationnels.

Par exemple, nous savons que l’intégration d’employés, notamment des étudiants, requiert une attention particulière.

Nous solliciterons également l’aide de la Communauté nationale des gestionnaires et d’autres groupes afin d’obtenir des commentaires supplémentaires sur l’expérience d’utilisation de Phénix. Ces mesures permettront de nous assurer que nous fournissons un soutien pratique et que nous obtenons des renseignements importants en ce qui a trait à l’utilisation et à l’amélioration future du système.

Nous organisons aussi des réunions téléphoniques quotidiennes avec les ministères, durant lesquelles les problèmes sont signalés et abordés. Ainsi, nous avons connaissance de tout problème auxquels font face les ministères quant à l’utilisation de Phénix. De plus, nous tenons des réunions périodiques avec les équipes des ressources humaines et des finances des ministères.

Conclusion

Afin de tenir tout le monde informé, nous continuerons de faire le point toutes les deux semaines et de publier des renseignements sur notre site Web. À l’avenir, ces mises à jour auront lieu les jours de paye pour que nous puissions communiquer la plus récente information aussitôt que nous l’avons en mains.

Avant de terminer, je souhaite rappeler aux employés de signaler leurs problèmes de paye rapidement pour que nous puissions les aider dans les plus brefs délais.

Nous continuons d’entendre parler, dans les médias, d’employés anonymes qui ont des problèmes liés à la paye. Cette situation m’inquiète pour deux raisons. D’abord, nous ne pouvons pas vous aider si nous ne savons pas qui vous êtes, alors veuillez nous appeler ou communiquer avec nous au moyen du formulaire en ligne. Je vous demande, à vous qui êtes présents parmi nous aujourd’hui, de vous assurer que tous les employés qui communiquent avec vous sont informés de ces importantes voies de communication.

Ensuite, j’ai entendu parler d’employés qui sont inquiets de subir des représailles pour avoir signalé leurs problèmes de paye. Cette situation est très inquiétante. Votre paye vous est due, et aucun employé ne devrait se sentir intimidé parce qu’il exprime ses préoccupations. Veuillez donc communiquer avec nous pour signaler tout problème de paye.

Je comprends que cette situation cause du stress pour les employés, notamment ceux qui travaillent sans relâche à traiter les paiements à notre Centre des services de paye de Miramichi. Les employés devraient discuter avec leur gestionnaire pour s’assurer qu’ils ont le soutien dont ils ont besoin.

En plus d’obtenir de l’aide financière, les employés peuvent communiquer avec un représentant du programme d’aide aux employés de leur ministère afin d’obtenir du soutien.

En terminant, je souhaite remercier les employés qui travaillent dans les divers centres de paye et au centre d’appels pour leur travail acharné et leur dévouement.

Merci.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada