Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 24 août 2016

Bonjour à toutes et à tous, et merci de vous joindre à nous de nouveau pour une mise à jour sur les progrès réalisés en vue de régler les problèmes liés à la paye de la fonction publique.

Groupes de priorité

Comme je l’avais précisé lors des séances d’information précédentes, les problèmes de paye ont été catégorisés en trois groupes de priorité : la priorité 1 comprend les employés qui ne reçoivent pas de paye du tout (comme les nouveaux employés, les étudiants et les employés de retour d’un congé non payé), la priorité 2 comprend les employés dont la paye a été touchée parce qu’ils partent en congé (comme un congé de maternité ou un congé à long terme) ou qu’ils quittent la fonction publique, et la priorité 3 comprend les arriérés.

Parlons d’abord de nos employés faisant partie de la priorité 1. Nous continuons de constater une baisse constante du nombre de nouveaux cas signalés. Depuis notre dernière mise à jour, nous avons reçu 69 nouveaux rapports d’employés ne recevant aucune paye. Bien que cela demeure une préoccupation, ces cas ne représentent qu’une petite fraction de la population de la fonction publique. Notre but est d’éliminer tous les problèmes liés à la paye, mais il est important de reconnaître qu'étant donné la complexité de la paye de la fonction publique et la possibilité d’erreur humaine, il pourrait toujours y avoir des problèmes de paye. C’était le cas avant la mise en œuvre du système Phénix. Nous espérons qu’avec l’initiative de transformation de la paye, ce qui comprend la mise en œuvre de Phénix, il y aura moins de problèmes de paye qu’auparavant une fois que nous aurons atteint notre état de stabilité.

Les cas de priorité 1 sont normalement traités dans un délai de deux périodes de paye. Lorsque nous avons des renseignements exacts et complets, le paiement peut être effectué pendant la prochaine période de paye. Cependant, lorsqu’il manque des renseignements, les paiements sont effectués à la période de paye suivante.

Lors de la dernière séance d’information, j’ai annoncé que 274 employés ne recevaient aucune paye, et que 197 de ces employés seraient payés le 24 août. Un total de 245 employés ont été payés aujourd’hui, et les autres seront payés le 7 septembre.

Je souhaite rappeler aux employés qu’ils peuvent demander des avances de salaire d’urgence, soit à l’interne par l’intermédiaire de leur ministère, soit à l’aide de notre formulaire de rétroaction sur Phénix.

Le groupe de priorité 2 est composé des employés dont la paye a été touchée après qu’ils ont pris congé ou quitté la fonction publique, par exemple en raison d’un congé parental ou de maternité ou d’un départ à la retraite.

Depuis la séance d’information technique, nous avons reçu 314 cas dans cette catégorie. Nous avons pu en régler 1 696 et il nous en reste 1 264. Les employés qui signalent ces types de problèmes devraient s’attendre à recevoir la paye non versée dans un délai de six semaines, mais de nombreux cas sont réglés beaucoup plus tôt.

Le groupe de priorité 3 vise l’arriéré. Comme je l’ai mentionné, ces cas concernent les paiements supplémentaires, comme la paye pour services supplémentaires, les nominations intérimaires et les promotions.

Le 18 juillet, nous avons indiqué que l’arriéré représentait environ 82 000 employés. En date d’aujourd’hui, nous avons résolu près de 8 032 de ces cas; il en reste donc 73 965 à régler. Nous augmentons progressivement le nombre de cas traités et, en septembre, nous nous attendons à réduire l’arriéré considérablement, puisque des ressources supplémentaires entreront au service de nos unités de paye temporaires.

Nous nous engageons toujours à régler l’arriéré d’ici le 31 octobre. Grâce aux nouvelles ressources dans nos unités de paye, nous croyons que cet objectif est réalisable, mais beaucoup dépend de la vitesse à laquelle les conseillers en rémunération se joignent à nous, de leur rapidité à se familiariser avec la complexité de chaque cas, ce que nous ne pouvons pas prévoir avant d’examiner les cas des employés individuellement.

Je tiens également à préciser que d’autres cas de priorité 1 et 2 vont probablement être signalés après notre objectif du 31 octobre. Comme je l’ai indiqué précédemment, la complexité de la paye dans la fonction publique et la possibilité d’erreur humaine signifient qu'il y aura toujours un risque que des problèmes de paye surviennent. C’était le cas avant la mise en œuvre de Phénix. Cependant, les efforts déployés pour améliorer la manière dont nous travaillons avec Phénix et dont les ministères et organismes communiquent avec le Centre des services de paye vont réduire l’apparition de nouveaux cas à un minimum. Par exemple, des conseillers en rémunération de plusieurs ministères se sont rendus ou se rendront sur place, dans nos unités de paye, pour aider à régler des problèmes précis liés à certains des scénarios de paye les plus complexes, comme pour le personnel infirmier ou les agents correctionnels.

De la même façon, nous travaillons en étroite collaboration avec des ministères comme Pêches et Océans Canada et la Défense nationale afin de relever des défis particuliers. Nous avons réalisé des progrès de ce côté. De plus, nous continuons d’avoir des discussions avec les représentants syndicaux pour savoir ce que leurs membres leur disent et collaborer sur les possibilités d’aider les employés à utiliser Phénix de manière fructueuse.

État des bureaux satellites et du centre d’appels

À titre de rappel, des unités temporaires sont situées à Gatineau, à Winnipeg, à Shawinigan et à Montréal.

À l’heure actuelle, 106 employés travaillent à l’unité de paye temporaire à Gatineau, et 32 autres employés devraient commencer cours des prochaines semaines.

Jusqu’à maintenant, notre bureau de Shawinigan compte 17 employés, celui de Winnipeg, 31, et 22 qui devraient arriver au cours des prochaines semaines, et celui de Montréal devrait voir arriver 15 employés au début du mois de septembre.

Notre centre d’appels à Toronto continue de trier les problèmes liés à la paye des employés afin de veiller à ce que les employés soient en mesure de parler avec quelqu’un rapidement et de permettre au Centre des services de paye à Miramichi de se concentrer sur le traitement des cas.

Environ 1 600 appels sont traités chaque jour, et ce, sans temps d’attente.

Je souhaite encourager les employés à utiliser notre centre d’appels ou notre formulaire en ligne pour signaler des problèmes liés à leur paye, y compris ceux qui concernent les retenues ou les avantages sociaux.

Rémunération au rendement des cadres supérieurs

J’aimerais maintenant prendre un moment pour aborder la question de la rémunération au rendement des cadres supérieurs. Chaque année, dans l’ensemble du gouvernement, des engagements en matière de rendement sont établis pour les cadres supérieurs. À la fin de l’année, ces engagements sont évalués en fonction des réalisations afin de déterminer la rémunération au rendement d’un cadre supérieur.

Récemment, des questions ont été soulevées à savoir si oui ou non les cadres supérieurs qui ont travaillé à la mise en œuvre de Phénix toucheraient une paye au rendement cette année. Je veux insister sur le fait que notre priorité est de nous assurer que les employés sont payés, et nous concentrons nos efforts sur la résolution des problèmes de mise en œuvre de Phénix, pas sur la rémunération au rendement des cadres supérieurs. Comme je l’ai déjà mentionné, nous réaliserons une évaluation de cette initiative, laquelle orientera les décisions sur plusieurs fronts.

Il est aussi important de souligner que l’initiative de transformation de la paye est une priorité du gouvernement depuis bon nombre d’années. Les nombreux employés qui travaillent sur cette initiative se sont fortement engagés à l’égard de la réussite du projet. Ils continuent de travailler très fort afin de s’assurer que leurs collègues de l’ensemble du gouvernement ont un système de paye fiable et efficace. Prétendre le contraire est dénué de sens et injuste.

Améliorations

Comme je l’ai mentionné la semaine dernière, au fur et à mesure que nous faisons des progrès sur le plan de la résolution des problèmes de paye, nous nous attaquons aux causes à leur origine.

J’ai déjà parlé de la nécessité de fournir davantage de formation et de prévoir des outils de sensibilisation supplémentaires, bien ciblés. En plus d’élaborer des outils de formation pour les employés, une équipe attitrée composée notamment d’experts de Phénix visitera les ministères et organismes pour tenir des séances de formation ciblées. Ces séances, destinées au personnel en ressources humaines, aideront à traiter certains des problèmes les plus courants. Cela comprend par exemple la manière de saisir correctement les renseignements sur les nominations intérimaires, les nouveaux employés et les étudiants, pour permettre à la bonne information de circuler dans Phénix.

Nous examinons aussi des façons d’apporter des améliorations techniques et procédurales qui aideront à régler certains des problèmes de payes que nous éprouvons. Le Centre des services de paye reçoit constamment des demandes; actuellement, nous ne traitons pas les mouvements aussi rapidement que nous le ferons lorsque nous aurons atteint notre état de stabilité. Nous abordons ce problème en réglant les problèmes techniques à mesure qu’ils surviennent et en cherchant des occasions d’améliorer nos processus.

Par exemple, nous collaborons avec IBM et des spécialistes en matière de paye pour déterminer comment aider nos conseillers à la paye à traiter les paiements plus facilement et avec une plus grande efficience. Ces spécialistes travailleront au Centre des services de paye à Miramichi pour étudier la façon dont les demandes de paye circulent dans le système et la façon dont divers types de mouvements sont traités. Nous voulons déterminer s’il existe des processus, des activités ou des pratiques qui peuvent être modifiés pour rationaliser le traitement des demandes de paye. Notre objectif consiste à faire en sorte que nos conseillers à la paye puissent verser plus facilement la paye à leurs collègues dans l’ensemble du gouvernement.

Nous travaillons aussi à nous assurer que le système est prêt à traiter des situations de paye à venir. Par exemple, nous avons testé avec succès et sommes prêts pour les retenues à la source automatisées de la campagne de charité de cette année, qui commenceront en janvier 2017. Il est important de noter que Phénix traite déjà les retenues de la campagne de l’année dernière.

De plus, nous intégrerons d’autres fonctions d’automatisation à l’automne en prévision des changements découlant de la renégociation des conventions collectives.

Enfin, les employés bénéficieront d’options de libre-service supplémentaires au début du mois de septembre, comme la possibilité de visualiser l’état de leurs demandes de paye en ligne. Cela signifie que les employés n’auront plus à téléphoner au Centre des services de paye pour obtenir des mises à jour.

État de stabilité

Vous m’avez entendu parler d’un état de stabilité, et je souhaite préciser ce que cela signifie. Cela signifie que nous sommes rendus à un point où nous traitons les demandes de paye de façon efficiente et constante, et en commettant très peu d’erreurs. Les travaux visant à définir cet état sont en cours et comprendront l’établissement de normes de service claires à l’échelle du gouvernement pour toutes les étapes cruciales du processus. Nos efforts en matière de rationalisation des activités et de réexamen des processus opérationnels nous aideront à mieux définir nos objectifs et la façon dont nous les mesurons.

Enfin, j’aimerais vous fournir des renseignements supplémentaires au sujet du processus de réclamation et du recouvrement des paiements. Nous collaborons étroitement avec des agents négociateurs pour trouver des solutions, et je les remercie de leur temps et de leur dévouement. Nous avons tous le même but : s’assurer que les employés qui ont subi des frais en raison d’une paye inexacte ou incomplète ne fassent l’objet d’aucune difficulté financière excessive.

Comme vous le savez, nous espérons mettre en place au début septembre un processus de réclamation distinct pour les demandes liées au système Phénix. Les employés pourront faire une demande de réclamation par l’intermédiaire de leur ministère en utilisant un formulaire commun qui se trouve sur la page du site Web Canada.ca portant sur Phénix.

Les organisations recevront des directives claires sur la façon de traiter les demandes soumises par leurs employés, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada aidera les ministères à s’assurer que nous avons une approche constante et efficiente pour tous les employés.

Chaque demande de réclamation sera examinée individuellement et réglée selon les reçus valides et d’autres documents justificatifs. Il est donc très important que les employés tiennent une comptabilité de leurs frais remboursables et de tous les documents justificatifs, y compris les reçus.

Nous sommes encore en train de mettre au point ce processus, ainsi que les instructions et outils. Nous continuerons de fournir aux employés et à leurs organisations des renseignements au sujet de ce processus au cours des prochains jours et des prochaines semaines, dès qu’il y en aura.

Cependant, je peux vous confirmer que le processus portera sur le remboursement de frais tels que des pénalités financières découlant de paiements manqués ou tardifs.

Je suis heureuse que mon collègue Bill Matthews, contrôleur général du Canada, soit ici aujourd’hui; vous pourrez lui poser des questions plus détaillées sur le processus.

Le processus de réclamation pourrait aussi offrir une compensation aux employés faisant l’objet de désavantages fiscaux découlant directement de la mise en œuvre de Phénix.

À cette fin, nous travaillons en étroite collaboration avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) afin d’établir quelles situations fiscales seraient couvertes par le processus de réclamation.

L’ARC a aussi publié sur son site Web des renseignements concernant certaines situations fiscales et elle fournit un soutien téléphonique au moyen d’une ligne d’assistance sans frais.

Comme je l’ai mentionné précédemment, nous travaillons à la mise en place d’un processus qui permettra aux employés de rembourser tout salaire versé en trop de façon juste et équitable. Cela signifie que nous recouvrerons les trop-payés sur plusieurs périodes de paye.

Encore une fois, je veux que nos employés sachent que nous travaillons avec acharnement à ce que les sommes qui leur sont dues leur soient versées rapidement. Les progrès accomplis sont satisfaisants mais, comme je l’indiquais plus tôt, nous avons encore beaucoup de pain sur la planche. Nous comprenons les frustrations des employés, et nous sommes entièrement dévoués à régler leurs problèmes de paye de façon juste et aussi rapidement que possible.

Conclusion

Je vous remercie encore de vous être joints à moi aujourd’hui. Nous continuerons à vous donner des nouvelles au fur et à mesure que nous progresserons.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada