Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 19 octobre 2016

Bonjour à toutes et à tous, et merci de vous joindre à moi pour notre mise à jour sur la paye du gouvernement. Aujourd'hui, je suis heureuse d'être accompagnée par mon collègue, Alfred Tsang, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui répondra à vos questions sur le processus de réclamation des frais encourus en raison des problèmes liés à la paye dans la fonction publique.

Arriéré

Depuis ma dernière mise à jour, nous avons réglé 12 824 cas d’employés, ce qui nous amène à plus de 51 000. Près de 62 % de la charge de travail originale est maintenant terminée.

Comme vous pouvez le voir, nous sommes quelque peu en retard sur notre calendrier. Cette situation est attribuable à la complexité des cas que nous traitons à l'heure actuelle.

Nous observons de plus en plus que nombre des cas de l'arriéré qu'il reste à régler sont très compliqués et nécessitent que de longs calculs soient réalisés à la main.

Nous traitons également des transactions qui datent de plusieurs années, à l’égard desquels nous devons effectuer passablement de recherches pour nous assurer de saisir les bons montants au titre de la paye pour les périodes visées.

À l'approche du 31 octobre, nous travaillons d'arrache-pied, et nous croyons que la majorité des cas de l'arriéré auront été résolus avant cette date. Toutefois, il est possible que le traitement de certains cas demande une période supplémentaire.

Je tiens à rassurer tout le monde que nous travaillons extrêmement fort. Juste au cours de la dernière fin de semaine, 186 conseillers en rémunération sont entrés au travail pour effectuer des mouvements de paye. Ces personnes travaillent régulièrement les soirs, les fins de semaine et les jours fériés. Tout le monde est pleinement résolu à mener la tâche à bien.

Je suis consciente que certains employés espéreront une garantie quant à la date à laquelle leur cas de l'arriéré sera traité. Parce que nous ne connaissons pas la complexité d'un dossier en particulier avant de l'ouvrir, il est difficile d'établir avec certitude la période supplémentaire dont nous aurons besoin pour régler ces cas complexes. Toutefois, nous mettrons sur pied une équipe spécialisée composée de nos conseillers en rémunération les plus expérimentés, dont le mandat sera de traiter rapidement les cas restant après le 31 octobre.

Il convient de noter que nous mettons l'accent sur la vitesse d'exécution et la rigueur. Nous devons nous assurer de ne pas créer de nouveaux problèmes en réglant les anciens. Les cas complexes commandent un travail minutieux, et nous prenons le temps qu'il faut pour veiller à ce que nous ne commettions aucune erreur. Certaines personnes attendent leur paye depuis longtemps, donc nous devons réussir du premier coup.

Phénix dans l'ensemble du gouvernement

Je tiens à rappeler que, lorsque nous faisons le point sur notre arriéré de travail, nous parlons des cas qui concernent les ministères et organismes clients du Centre des services de paye de la fonction publique à Miramichi.

Parmi les 101 ministères et organismes qui utilisent Phénix à l'heure actuelle, 46 sont des clients du Centre des services de paye. Ces ministères et organismes représentent environ 190 000 employés, soit près de 70 % des employés de la fonction publique.

Les 55 autres ministères et organismes ont conservé leurs conseillers en rémunération et traitent les dossiers de paye de leurs employés directement au moyen du système de paye Phénix.

Nous communiquons régulièrement avec ces ministères et organismes pour régler tout problème qu'ils pourraient éprouver et pour répondre à leurs questions. Au cours de l'été et de l'automne, nous les avons également approchés pour évaluer la situation. Nous avons appris qu'ils tentent toujours de s'adapter à Phénix et que la situation s'améliore graduellement. Ils ont également fait état de charges de travail gérables.

Cas de priorité 1 et 2

Quant aux cas de priorité 1, 79 nouveaux cas ont été signalés depuis ma dernière mise à jour. Tous les employés visés ont été payés aujourd'hui ou le seront lors du prochain jour de paye.

Nous avons également reçu 894 nouveaux cas de priorité 2. L'augmentation relative du nombre de ces cas est en grande partie attribuable à la hausse du nombre d'employés qui partent en congé parental ou de maternité ou qui quittent la fonction publique. La plupart des employés visés reçoivent toujours leur paye, qui n'a pas encore été remplacée par les prestations d'assurance-emploi ou de retraite. Ces cas seront traités de façon prioritaire au cours des six prochaines semaines.

Comme je l'ai déjà indiqué, étant donné la complexité et la taille de notre système de paye, il est essentiellement impossible d'éviter l'occurrence de nouveaux problèmes relatifs à la paye, et nous nous attendions à ce que de tels problèmes continuent d'être signalés. Les employés se déplacent constamment; toutefois, grâce à la mise en œuvre de Phénix, nous pouvons mieux détecter les nouveaux problèmes et y donner suite pour veiller à ce qu'ils soient traités rapidement.

Recouvrements

Comme je l'ai indiqué au cours de la dernière séance d'information, certains des problèmes de paye concernent des montants versés en trop, et des employés nous ont fait part de leurs préoccupations à cet égard. Le gouvernement a donc mis en place un processus prévoyant de nombreuses options de remboursement, comme des paiements forfaitaires et des versements, qui sauront répondre aux besoins particuliers de chaque employé touché, tout en limitant les difficultés financières connexes.

Les employés qui souhaitent rembourser leurs trop-payés rapidement, sans attendre la communication du Centre des services de paye, peuvent communiquer avec notre centre d'appels pour que nous puissions commencer le recouvrement le plus rapidement possible. À ce jour, 917 employés ont communiqué avec nous pour faire recouvrer leurs trop payés.

État de stabilité

L’introduction de Phénix était liée à un projet d’envergure. Nous l’avons dit souvent : un nouveau système était nécessaire, mais la mise en œuvre de Phénix a comporté des lacunes qui ont causé des problèmes graves et regrettables. Nous sommes donc entrés dans une phase de réponse à la crise, dans le cadre de laquelle nous nous sommes concentrés sur la résolution des problèmes de paye et l’élimination de l’arriéré.

L'arriéré étant maintenant presque éliminé, nous approchons la phase de transition, où nous nous pencherons sur les moyens d'accélérer notre vitesse d'exécution et d'améliorer le fonctionnement du système. L'objectif est d'arriver à respecter constamment les normes de service établies de façon à ce que les employés reçoivent une paye correcte dans un délai faible et raisonnable.

Avant la mise en œuvre de Phénix, les normes de service normales étaient de 20 à 45 jours, selon le mouvement en question.

Pendant la phase de transition, nous concentrerons nos efforts sur l'amélioration du système, la rationalisation des processus et l'accroissement de la maîtrise du système par les utilisateurs. Notre objectif est de respecter les normes de service au moins 95 % du temps. Au cours des prochaines semaines, nous commencerons à publier sur notre site Web des rapports mensuels sur nos temps de traitement qui permettront de suivre nos progrès vers notre dernière phase, qui représente l'état de stabilité.

Pour l'heure, nous ne respectons pas plusieurs de nos normes de service. Toutefois, à certains égards, nous avons considérablement réduit, voire éliminé, les temps de traitement grâce aux fonctions d'automatisation de Phénix. Par exemple, les mouvements qui concernent la paye pour services supplémentaires, une fois approuvés, sont désormais traités rapidement et pris en considération dans la prochaine paye. D'autres améliorations seront apportées à Phénix pour faire en sorte que les employés puissent recevoir plus facilement et plus rapidement les sommes qui leur sont dues.

Changements au sein de la haute direction

Je tiens à prendre quelques instants pour parler du récent départ la sous-ministre adjointe déléguée de la direction générale de la comptabilité, gestion bancaire et rémunération. Rosanna Di Paola, qui a assisté à plusieurs séances d'information techniques et travaillé avec diligence au lancement de Phénix au cours des trois dernières années, a accepté de devenir conseillère spéciale au sein de mon bureau. Elle demeure membre de mon équipe de direction. Dans son nouveau rôle, elle mettra sa vaste expertise au profit de projets importants. Marc Lemieux la remplacera à titre de sous-ministre adjoint délégué du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye. M. Lemieux se joindra à nous le 31 octobre.

Conclusion

Nous continuons de réaliser des progrès, mais nous avons encore beaucoup de pain sur la planche.

Permettez-moi de répéter que je sais à quel point la situation actuelle est difficile. Je vous assure que nous travaillons sans relâche pour résoudre tous les problèmes de paye qu’il reste à régler. J’ai vu nos employés à l’œuvre de mes propres yeux. Ils sont tous prêt à régler cette situation le plus rapidement possible. Nous apprécions la patience et la compréhension des employés de l’ensemble du gouvernement.

Je m'engage à tenir tous les intéressés au courant des progrès réalisés tandis que nous approchons l'état de stabilité.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada