Mise à jour du gouvernement du Canada sur le système de paye Phénix du 16 novembre 2016

Bonjour à tous et merci de vous joindre à nous.

Nous continuons de travailler fort pour que les employés reçoivent une paye exacte en temps voulu. À cette fin, nos efforts portent principalement sur deux secteurs : fermer les cas de l’arriéré et progresser vers l’état de stabilité, en augmentant la rapidité à laquelle nous traitons les mouvements entrants.

Arriéré

Je vais commencer par notre arriéré. Comme je l’ai déjà expliqué, les cas restants sont extrêmement complexes et exigent un certain nombre de longs calculs manuels. Presque tous les cas restants sont antérieurs au déploiement de Phénix, et certains datent même de plusieurs années. Parmi les exemples de ces cas, mentionnons les cessations d’emploi qui pourraient exiger de nombreux mouvements ou les changements à la paye en raison d’une affectation intérimaire ou d’une cessation d’emploi. Ces cas exigent que l’on effectue des recherches considérables pour s’assurer de saisir les bons montants de paye qui correspondent aux bonnes périodes.

Notre objectif est de régler rapidement ces cas et de limiter les incidences fiscales pour les employés.

Pour atteindre ce but, nous avons déterminé les types des cas restants et établi l'approche la plus efficiente pour les résoudre. Ces cas ont été confiés à des conseillers en rémunération expérimentés à Miramichi et dans nos bureaux satellites.

À ce jour, nous avons réglé des mouvements de paye pour plus de 90 % des employés visés par l’arriéré. Toutefois, étant donné que de nombreux employés sont associés à de multiples mouvements, il reste encore du travail à faire. À l’heure actuelle, environ 18,000 employés sont encore visés par l’arriéré, c’est-à-dire qu’ils attendent encore le traitement d’un mouvement de paye quelconque.

Flux de travail au Centre des services de paye

Voyons maintenant notre deuxième priorité, à savoir notre stratégie pour atteindre l’état de stabilité. Avant d’entrer dans les détails de notre approche, il est important d’expliquer le flux de travail qui arrive au Centre des services de paye et à nos bureaux satellites.

Chaque mois, le Centre des services de paye reçoit de ses 46 ministères clients un flux constant de nouveaux mouvements de paye. Ces demandes portent entre autres sur la création de comptes pour les nouveaux employés, le traitement des promotions et l'émission des paiements finaux pour les employés qui quittent la fonction publique. Par conséquent, il y a en tout temps plus de 80 000 demandes liées à la paye en attente de traitement dans le système. En temps normal, cette charge de travail peut être traitée dans le respect de nos normes de service.

Après le déploiement de Phénix, notre vitesse de traitement des mouvements a considérablement ralenti, puisque les employés devaient s'adapter au nouveau système. En mai, par exemple, nous avons seulement traité quelque 40 000 cas.

Grâce à l'ajout des bureaux satellites et à la plus grande maîtrise du système par les utilisateurs, nous avons traité environ 100 000 mouvements par mois en septembre et en octobre. Le ralentissement antérieur a toutefois provoqué un gonflement du nombre de mouvements en attente dans le système, et nous avons actuellement plus de deux mois de travail supplémentaire à abattre. À cela s'ajoutent les nouveaux mouvements qui entrent dans le système.

La plupart des nouvelles demandes liées à la paye devraient être traitées dans les 20 jours, mais présentement, nous ne respectons nos normes de service que 20 % à 30 % du temps. Comme je l’ai déjà mentionné, nous ne traitons pas les mouvements aussi rapidement que nous le ferons lorsque nous aurons atteint l’état de stabilité. Cela signifie que certains employés doivent attendre trop longtemps pour recevoir l’argent qu’ils ont gagné.

Malgré ces retards, il y a tout de même de bonnes nouvelles. Outre l'accélération importante de notre vitesse de traitement, les mouvements en attente de traitement qui figurent dans le système ont été saisis directement dans Phénix. Ainsi, on réduit le besoin de recourir à l'intervention manuelle d'un conseiller en rémunération, et les mouvements peuvent être traités plus rapidement que ceux qui sont dans l'arriéré.

Par ailleurs, une fois que nous aurons éliminé l'arriéré, notre équipe de conseillers en rémunération au complet pourra se consacrer à rétablir un flux de travail stable et régulier au Centre des services de paye.

Au cours des mois qui viennent, nous retrouverons des délais de traitement normaux. À ce moment-là, nous respecterons systématiquement nos normes de service, et les employés verront les mouvements traités plus rapidement.

Notre approche

Donc, comment allons-nous atteindre l'état de stabilité?

Tout d'abord, pendant que nos conseillers en rémunération expérimentés à Miramichi et dans les bureaux satellites s'affairent à régler les derniers cas de l'arriéré, le reste de notre équipe s'attaque aux cas prioritaires dans le système qui pourraient causer des difficultés financières aux employés et avoir des incidences fiscales, comme ceux qui ont trait aux prestations d'invalidité, aux retours de congé, aux cessations d'emploi et aux nouveaux employés.

Outre ce travail prioritaire, nous nous organisons pour accomplir de façon plus efficiente nos autres tâches.

Nous avons établi un modèle détaillé pour le traitement des demandes liées à la paye, en tenant compte des ratios de productivité, du travail entrant, de la disponibilité des employés et d'autres variables. Nous mettons présentement notre modèle et ses hypothèses à l'épreuve auprès de ministères, d'employés et des syndicats, pour nous assurer de la solidité et de la fiabilité de notre approche. Nous essayons aussi de déterminer s'il existe un chemin plus rapide pour atteindre l'état de stabilité.

Nous testons en même temps différentes approches pour simplifier et accélérer notre travail. Par exemple, nous menons actuellement à l'interne un projet pilote visant à rationaliser le traitement des mouvements de cessation d'emploi, qui figurent parmi les plus complexes et coûteux en temps. Grâce à ce projet, nous déterminerons si le personnel des ressources humaines peut saisir plus de renseignements dans Phénix avant que les mouvements soient acheminés à Miramichi, de façon à accélérer le traitement des paiements. Lorsque le projet pilote sera terminé, nous verrons s'il est possible d'instaurer cette approche dans les autres ministères.

Nous cherchons également à améliorer les renseignements qui figurent dans les états des gains. Des employés ont demandé des modifications à leurs états des gains, pour voir plus facilement les gains et les avantages sociaux. Plus tard ce mois-ci, nous organiserons des groupes de consultation pour obtenir les suggestions des représentants de ministères et des syndicats sur les améliorations à apporter. Selon les commentaires reçus, nous allons modifier les états des gains au début de l’année prochaine.

Mes collègues d’autres ministères et organismes sont aussi déterminés que je le suis à trouver des solutions et à nous aider à atteindre l’état de stabilité. Nombreux sont ceux qui ont proposé de prêter des conseillers en rémunération à nos bureaux satellites pour traiter les cas de leur ministère ou organisme. Cet appui supplémentaire est essentiel, car ces conseillers ont une profonde connaissance des conventions collectives qui régissent leurs employés, ce qui aide à faire progresser les cas de façon plus efficiente. Nous apprécions l’appuie continue des autres ministères et organismes.

Afin d'accroître davantage notre capacité d'administration de la paye, nous poursuivons nos efforts de recrutement et continuons d'offrir à nos nouveaux employés une formation d'un an dans le cadre de notre Programme de perfectionnement professionnel à l'intention des conseillers en rémunération. Il y a quelques semaines, 91 nouveaux stagiaires se sont inscrits au Programme et, dans le cadre de leur formation, ils traiteront des cas réels. Grâce à ce programme, nous sommes assurés d'avoir en tout temps à notre disposition un bassin d'experts en rémunération formés et compétents pour pourvoir combler les postes laissés vacants au Centre des services de paye en raison de l'attrition naturelle.

Malgré l’automatisation de fonctions, la plus grande maîtrise de Phénix par les utilisateurs et la simplification des processus, il est clair que nous avons encore beaucoup à faire. Il ne s’agit pas uniquement d’atteindre l’état de stabilité et de respecter nos normes de service, c’est aussi une question de service à la clientèle. Nous devons faire en sorte de mieux soutenir les employés fédéraux.

Dans nos discussions avec nos partenaires, nous allons examiner notre modèle actuel de service à la clientèle et trouver les éléments à améliorer. Nous devons améliorer l'expérience de service que nous offrons pour assurer la qualité et l'opportunité de la prestation, ainsi que la satisfaction de la clientèle.

Rapports sur l'état d'avancement

Tandis que nous finalisons notre approche, que nous dressons notre feuille de route et fixons nos échéances pour atteindre l'état de stabilité, nous commencerons à rendre compte de notre rendement général.

À compter du début décembre, nous planifions de publier des rapports mensuels sur notre vitesse de traitement par rapport à nos normes de service. Ces rapports permettront aux employés de constater le rendement de leur système de paye.

Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada

Avant de terminer cette séance d’information, je veux prendre un moment pour parler de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada. J’ai déjà mentionné que je copréside la Campagne cette année, avec mes collègues Bill Pentney et Tasha Taylor.

Chaque année, des organismes de charité de tout le pays comptent sur la générosité des fonctionnaires pour continuer leur travail indispensable dans leurs communautés. Je sais que certains se préoccupent du fait que des fonctionnaires pourraient hésiter à donner à cause des problèmes éprouvés avec Phénix. Je tiens à réitérer que le système a été testé et que nous ne prévoyons aucun problème avec le processus de retenues salariales.

Normalement, environ 80 % des employés choisissent de faire des dons au moyen de retenues salariales. J'ai le plaisir d'annoncer qu'à ce jour, cette année, plus de 73 % des dons des employés ont été faits sous forme de retenue salariale, et que nous avons atteint plus de la moitié de notre objectif de 19 millions de dollars pour la Campagne. Ces chiffres continuent de grimper alors qu'il reste encore quelques semaines avant la fin de la Campagne. Je veux remercier les fonctionnaires de leur générosité malgré les préoccupations qu'ils peuvent avoir. Vous contribuez tous à améliorer les choses dans votre communauté.

Conclusion

En terminant, laissez-moi encore une fois vous dire que nous travaillons tous avec acharnement pour régler les problèmes et traiter tous les mouvements de paye des employés aussi rapidement que possible. Une fois que nous aurons surmonté les problèmes actuels, nous commencerons à voir des améliorations considérables dans notre rapidité à traiter la paye et à répondre aux demandes de renseignements.

Et nous explorons tous les scénarios possibles pour atteindre ce but.

Le soutien continu de tous nos partenaires, ainsi que la patience et la compréhension des employés de l’ensemble du gouvernement fédéral, nous aident à y arriver.

Merci.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada