Feuille de route pour la conception-soumission-construction

Étape de réalisation

• Introduction
• Étape de réalisation de projet
  • Phase de la planification
  • Phase de la conception
  • Phase de la mise en œuvre
  • Phase de la clôture de la réalisation

Introduction

Cette feuille de route pour les projets de conception-soumission-construction décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la réalisation des projets de construction. La méthode de réalisation conception-soumission-construction comprend la planification et la conception de l'architecture et de la conception technique par des experts-conseils ou par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), et l'emploi d'un entrepreneur pour mettre sur pied le projet selon le plan. La coordination contractuelle de la conception et de la construction est la responsabilité de SPAC.

Cette feuille de route n'a pas pour but de traiter en détail des activités reliées au processus conception-soumission-construction, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités de l'étape de réalisation de projet à partir de l'obtention d'une approbation préliminaire de projet jusqu'à la conclusion de la phase de clôture de l'identification. Pour la marche à suivre durant ces étapes préliminaires, voir :

• Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux – Étapes de début et d'identification de projet.
• Feuille de route pour les projets relatifs aux biens – Étapes de début et d'identification de projet.

Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire), et aux projets relatif aux biens d'une valeur totale supérieure à 1 M $ (incluant la TPS ou la TVH, mais excluant les coûts liés aux clients). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les petits projets, voir les principes de la méthodologie du SNGP (page accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Étape de réalisation de projet

Phase de la planification

Objectif

L'objectif de la phase de la planification consiste à confirmer la qualité et l'intégralité de l'information existante sur le projet afin d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet.

Description des travaux

Au cours de cette phase, tous les paramètres précédents du projet sont validés et un accord pour la réalisation est conclu ou confirmé de nouveau entre le chef de projet et le gestionnaire de projet.

Intrants

• Document de clôture de l'identification.
• Approbation préliminaire de projet.
• Rapport de faisabilité approuvé (RFA).
• Rapport d'analyse des investissements (RAI) approuvé.
• Grille dévaluation pour l'accréditation préliminaire à l'initiative Milieu de travail 2.0
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux.
• Arrêté de projet.
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP) (si nécessaire).
• Liste de vérification des enjeux environnementaux (LVEE) (si nécessaire).
• Formulaire d'identification préliminaire du soutien environnemental requis (IPSER) (si nécessaire)
• Autres paramètres du projet déjà connus.

Activités et tâches

1. Lancement de l'étape
   1. Informer les experts techniques (architecture et génie), le coordonnateur régional de la sécurité des chantiers, les spécialistes en environnement et les autres intervenants au sujet du projet.
   2. Compléter l'équipe de projet.
   3. Déterminer les exigences en matière de sécurité, d'environnement et de santé et sécurité.
   4. Évaluer les exigences de mise en service.
   5. Examiner les leçons apprises existantes sur des projets semblables.
   6. Réviser la grille dévaluation pour l'accréditation préliminaire à l'initiative Milieu de travail 2.0
   7. Mettre à jour le Programme fonctionnel, si nécessaire.
   8. Mettre à jour les estimations de coût et les échéanciers.
   9. Créer plan de gestion de projet.
   10. Créer ou mettre à jour l'arrêté de projet.
   11. Créer la convention particulière de services (si nécessaire).
   12. Mettre à jour la structure du dossier du projet (codes financiers, confirmation des fonds, et autres). Désigner le projet comme un projet d'immobilisations (à capitaliser) ou de réparation (à porter aux dépenses), comme il a été déterminé à la phase de définition.
2. Définition de la réalisation du projet
   1. Confirmer le programme fonctionnel et technique.
   2. Définir la portée des travaux de l'expert-conseil.
   3. Examiner les composantes de l'énoncé de projet (cadre de référence).
   4. Créer ou mettre à jour le plan de gestion des risques.
   5. Soumettre le plan de gestion de projet pour examen par le Comité consultatif sur lexamen de projets (CCEP) tel que requis (i.e. à l'échelle nationale, régionale ou à l'échelle des pairs).
   6. Remplir la liste de vérification de la phase de planification.

Extrants

• Arrêté de projet à jour.
• Convention particulière de services (si nécessaire).
• Programme fonctionnel et technique terminé.
• Portée des travaux de l'expert-conseil.
• Plan de gestion des risques.
• Évaluation sur la mise en service.
• Rapport d'examen du CCEP.

Produits livrables

• Plan de gestion de projet (PGP)

Point de vérification

Approbation du plan de gestion de projet (APGP)

Phase de la conception

Objectif

Attribuer tous les contrats d'expertise-conseil pertinents aux soumissionnaires les plus compétents et mettre au point l'avant-projet proposé pour en faire une version de conception détaillée et définitive des spécifications requises. En raison de la conception finale, il faut généralement modifier les projections préliminaires pour ce qui est du temps, des coûts, de la qualité, et peut-être même de la portée des travaux. On compile tous les documents établis pour constituer le point de départ de la présentation pour l'approbation définitive du projet (ADP). Cette approbation est requise pour procéder à la mise en œuvre de la construction.

Description des travaux

L'acquisition des ressources nécessaires ouvre la voie à la conception détaillée, ainsi qu'à l'établissement et à la mise au point du devis. Durant cette étape, il est essentiel de procéder à des examens, de réunir les approbations et d'évaluer les risques. On demande l'approbation définitive du projet après avoir établi et réuni tous les plans détaillés pour la réalisation du projet.

Intrants

• Approbation du plan de gestion de projet.
• Arrêté de projet à jour.
• Programme fonctionnel et technique terminé.
• Portée des travaux de l'expert-conseil.
• Plan de gestion des risques.
• Évaluation sur la mise en service.
• Rapport dexamen du CCEP.

Activités et tâches

1. Acquisition des services d'experts-conseils
   1. Élaborer un énoncé de projet (cadre de référence).
   2. Mettre à jour le plan de gestion des risques.
   3. Fournir des commentaires pour s'assurer que les montants préapprouvés pour modifications proposées (MPMP) sont établis aux fins du contrat de l'expert-conseil.
   4. Préparer la demande de propositions (Méthodes d'approvisionnement).
   5. Mener l'évaluation des experts-conseils (Réalisation du processus d'approvisionnement, Composition du Comité d'évaluation des services d'experts-conseils).
   6. Attribuer le contrat à l'expert-conseil.
2. Élaboration de la conception
   1. Terminer l'analyse des exigences du projet.
   2. Élaborer les documents relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception aux fins d'approbation du client (Examen et acceptation des documents de conception et de construction des experts-conseils).
   3. Préparer le plan de disposition du mobilier et obtenir l'approbation du client (s'il y a lieu).
   4. Préparer les documents d'approvisionnement portant sur l'ameublement, l'équipement et les systèmes (s'il y a lieu).
   5. Examiner les cas de non-conformité aux normes pour l'immeuble de base et aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et obtenir l'approbation selon le cas.
   6. Mettre à jour la grille d'évaluation pour l'accréditation à l'initiative Milieu de travail 2.0
   7. Intégrer tous les examens, rapports ou recommandations issus de l'IPSER.
3. Préparer aux fins d'approbation
   1. Achever les estimations de coût et les échéanciers.
   2. Reconfirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets (ECRP).
   3. Mettre à jour le Rapport d'analyse des investissements (RAI).
   4. Mettre à jour les paramètres critiques du PGP.
   5. Réviser la LVEE si la portée du projet a changé de façon significative.
   6. Incorporer les recommandations de l'évaluation sur la mise en service.
   7. Remplir la liste de vérification de la phase de conception.

Extrants

• Plan de gestion des risques et MPMP.
• Demande de propositions ou énoncé de projet (cadre de référence).
• La décision du sous-ministre adjoint (SMA) concernant les demandes de non-conformité relativement aux normes pour l'immeuble de base et aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Attribution du contrat à l'expert-conseil.
• Estimation des coûts et échéanciers mis à jour.
• Approbation par le client  des documents relatifs à la conception schématique et à l'élaboration de la conception.
• RAI révisé et présentation au Conseil du Trésor (CT), au besoin.
• PGP avec paramètres à jour.

Produits livrables

• Documents d'approbation pour l'Approbation définitive de projet (ADP).
• ECRP confirmée ou mise à jour

Point de vérification

Approbation définitive de projet (ADP).

Phase de la mise en œuvre

Objectif

Il s'agit de réaliser un produit final de qualité acceptable qui répond aux besoins du client.

Description des travaux

C'est à la phase de mise en œuvre qu'on met en branle tous les plans et les stratégies connexes. C'est alors que commencent les activités relatives à la construction (ou les travaux "concrets").

Intrants

• Plan de gestion des risques et MPMP.
• Demande de propositions ou énoncé de projet (cadre de référence).
• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux normes pour l'immeuble de base et aux Normes d'aménagement, s'il y a lieu.
• Attribution du contrat à l'expert-conseil.
• Estimation des coûts et échéanciers mis à jour.
• Approbation des documents de conception par le client
• RAI révisé et présentation au CT, au besoin.
• PGP avec paramètres à jour.

Activités et tâches

1. Achèvement des documents de construction et obtention des services de construction
   1. Achever les documents de construction (Examen et acceptation des documents de conception et de construction des experts-conseils). Élaborer les dessins et devis à 33-66-99% (33-99% pour les projets de construction de route).
   2. Mener des examens à 33-66-99% (33-99% pour les projets de construction de route).
   3. Envoyer les avis et les demandes concernant les permis environnementaux (au besoin).
   4. Approbation des dessins et devis définitifs.
   5. Revoir la désignation du projet pour confirmer qu'il s'agit toujours d'un projet d'immobilisations (à capitaliser) ou de réparation (à porter aux dépenses), et faire les changements nécessaires dans SIGMA.Compiler le dossier de l'appel d'offres des services de construction (Procédures relatives aux services de construction).
   6. Réviser les rapports soumis par les spécialistes en environnement (si nécessaire).
   7. Mettre à jour le plan de gestion des risques.
   8. Fournir des commentaires pour s'assurer que les MPMP sont établis pour le contrat de construction.
   9. Lancer l'appel d'offres et procéder à l'évaluation (Réalisation du processus d'approvisionnement).
   10. Obtenir tous les permis nécessaires qui ne sont pas la responsabilité de l'entrepreneur.
   11. Attribuer le contrat de construction.
2. Construction
   1. Mener la réunion de lancement des travaux de construction et les réunions subséquentes.
   2. Administrer le contrat de construction (Administration du marché).
   3. Vérifier la conformité aux normes de sécurité sur le chantier de construction.
   4. Assurer la conformité aux recommandations ou aux mesures d'atténuation relatives aux rapports et aux examens environnementaux.
   5. Surveiller le budget et la progression des travaux de construction et en informer le Chef de projet.
   6. Assurer la mise en service pendant la construction (Manuel de mise en service).
3. Acceptation des travaux
   1. Mettre à l'essai le rendement fonctionnel (Manuel de mise en service).
   2. Mener des essais sur les matériaux et examiner les résultats des essais (si nécessaire pour les projets de construction de route).
   3. Compiler les documents sur la mise en service.
   4. Réunir tous les documents de l'ouvrage fini.
   5. Veiller à la formation et à la distribution des manuels d'exploitation et d'entretien.
   6. Examiner le rapport des défectuosités et aviser l'entrepreneur de corriger les défectuosités si nécessaire.
   7. Délivrer le Certificat d'achèvement substantiel (provisoire).
   8. Aviser Finance de l'achèvement substantiel.
   9. Retourner les garanties contractuelles (y compris les retenues).
   10. Transférer les lieux au gestionnaire immobilier.
   11. Installation du client dans les locaux.
   12. Mettre à jour les paramètres critiques du PGP.
   13. Consigner les leçons apprises.
   14. Remplir la liste de vérification de la phase de mise en œuvre.

Extrants

• Documents définitifs pour l'appel d'offre (dessins et devis).
• Contrats ratifiés.
• Résultats des essais sur les matériaux (si nécessaire pour les projets de construction de route).
• Rapport des défectuosités.
• Certificat d'achèvement substantiel signé (transfert des produits livrables).
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• PGP avec paramètres à jour.
• Leçons apprises.

Produit livrable

• Transfert du produit livrable(TPL) (Certificat d'achèvement substantiel - provisoire)

Point de vérification

Approbation du transfert (AT)

Phase de la clôture de la réalisation

Objectif

Afin d'améliorer le rendement des projets et la satisfaction des clients dans l'ensemble, on consigne par écrit et on évalue, par rapport à des critères de rendement préétablis, le rendement des produits et des processus. Le processus de l'amélioration continue est indispensable à l'amélioration générale de la réalisation des projets à SPAC. Si on doit faire appel au processus de l'amélioration continue, c'est parce qu'il reprend les éléments positifs et les éléments négatifs des projets.

Description des travaux

La phase de clôture représente la phase finale du projet; on peut même affirmer qu'elle en constitue l'étape la plus importante. En plus de donner à l'équipe l'occasion de faire toutes les dernières mises au point, elle permet d'évaluer rigoureusement tous les aspects du projet. Cette évaluation porte sur tous les objectifs de rendement qui ont été atteints, dépassés ou non respectés. De plus, le processus de l'amélioration continue constitue une méthode très utile pour mettre en évidence les succès remportés et les lacunes constatées pendant toute la durée du projet. Les documents ainsi établis permettent d'apporter des améliorations systémiques à la façon de réaliser des projets semblables à l'avenir. La phase de clôture comprend deux grandes activités : 1. la clôture des contrats (l'activité qui consiste à analyser et à évaluer tous les aspects du rendement et de la conformité du produit final en ce qui concerne le matériel, l'installation ou les services particuliers fournis) et 2. la clôture du projet (l'activité qui consiste à réunir et à évaluer les données sur le rendement du projet).

Intrants

• Documents définitifs pour l'appel d'offre (dessins et devis).Contrats ratifiés.
• Résultats des essais sur les matériaux (si nécessaire pour les projets de construction de route).
• Rapport des défectuosités.
• Certificat d'achèvement substantiel (provisoire) signé.
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• PGP avec paramètres à jour.
• Leçons apprises.

Activités et tâches

1. Clôture des contrats
   1. Effectuer l'inspection postérieure à l'occupation.
   2. Délivrer le Certificat d'achèvement (définitif).
   3. Exercer les activités relatives à la garantie.
   4. Procéder à l'évaluation du rendement de l'expert-conseil (FREREC).
   5. Procéder à l'évaluation du rendement de l'entrepreneur (FRERE).
   6. Finaliser le(s) contrat(s) (Clôture du marché).
2. Clôture du projet
   1. Mesurer la superficie finale.
   2. S'assurer de la mise en œuvre de l'accord d'occupation.
   3. Réunir les commentaires des utilisateurs et compléter les leçons apprises.
   4. Soumettre la grille dévaluation complétée pour l'accréditation à l'initiative Milieu de travail 2.0 à WP2.MT2@tpsgc-pwgsc.gc.ca 
   5. Envoyer les dessins conformes à l'exécution au groupe de géomatique régional (ou au bureau régional équivalent) afin qu'ils mettent à jour les plans actuels.
   6. Exercer les activités administratives de clôture des marchés de construction.
   7. Remplir le document de clôture.
   8. Parachever la consignation finale des documents.

Extrants

• Certificat d'achèvement (définitif).
• Documents d'archives définitifs.
• Rapports d'évaluation du rendement de l'expert-conseil et de l'entrepreneur (FREREC et FRERE).
• Rapport d'inspection postérieure à l'occupation.
• Grille d'évaluation complétée pour l'accréditation à l'initiative Milieu de travail 2.0
• Mesure finale de la superficie.
• PGP définitif et mis à jour.
• Leçons apprises complétées.

Produit livrable

• Document de clôture (DC).

Point de vérification

• Approbation du document de clôture (ADC).