Feuille de route pour les projets de location

Étape de réalisation

• Introduction
• Étape de réalisation de projet
  • Phase de la planification
  • Phase de la conception
  • Phase de la mise en œuvre
  • Phase de la clôture de la réalisation

Introduction

Cette feuille de route décrit les activités et les tâches principales nécessaires à la réalisation des projets de location. Cette feuille de route n'a pas pour but de traiter en détail des activités reliées au processus d'acquisition de locaux, mais plutôt de fournir un aperçu général des activités de l'étape de réalisation de projet à partir de l'obtention d'une approbation préliminaire de projet jusqu'à la conclusion de la phase de la clôture de l'identification. Pour la marche à suivre durant ces étapes préliminaires, voir Feuille de route pour les projets relatifs aux locaux – Étapes de début et d'identification de projet.

Cette feuille de route sert de guide à ceux qui jouent le rôle de gestionnaire des locaux, de chef de projet ou de gestionnaire de projet. Des liens pertinents sont indiqués pour les renseignements particuliers sur les secteurs d'activité, les processus et les modèles à utiliser.

Les procédures du Système national de gestion de projet (SNGP) s'appliquent à tous les projets relatifs aux locaux dont la superficie est supérieure à 3 000 m² locatifs (régions) ou à 5 000 m² locatifs (Secteur de la capitale nationale et Cité parlementaire). Pour les projets sous ces limites, les principes du SNGP s'appliquent, mais l'ampleur du travail et l'étendue de la documentation varient en fonction de divers facteurs dont le type, l'envergure, la complexité et la nature délicate du projet. Pour les petits projets, voir les principes de la méthodologie du Système national de gestion de projet (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

La méthode employée pour les projets de location est dictée par la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux et son règlement. L'entente de location conclue entre Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le locateur permet à SPAC d'exiger du locateur que soient apportées des améliorations locatives dans les locaux loués, et ce, en tout temps avant ou pendant la durée du bail. À cette fin, SPAC conclut avec le locateur une ou plusieurs « ententes auxiliaires pour des améliorations locatives », dans le cadre desquelles le locateur engage des experts-conseils en architecture et en génie, de même que des entrepreneurs, qui fourniront les services de conception et de réalisation du projet.

Tous les autres marchés (comme ceux concernant l'ameublement, le déménagement et autres) relèvent du Règlement sur les marchés.

Étape de réalisation de projet

Phase de la planification

Objectif

L'objectif de la phase de la planification consiste à confirmer la qualité et l'intégralité de l'information existante sur le projet afin d'élaborer et d'organiser la stratégie de réalisation du projet.

Description des travaux

Au cours de cette phase, tous les paramètres précédents du projet sont validés, et un accord pour la réalisation est conclu ou confirmé de nouveau par l'équipe de projet. Le processus d'acquisition de locaux sera également entrepris et des recommandations portant sur l'attribution du contrat de location seront formulées lorsqu'un renouvellement de bail ou une acquisition de locaux sera nécessaire.

Intrants

• Document de clôture de l'identification (DCI)
• Approbation de projet (AP), pouvoir de dépenser (PD) et autorisation de conclure des baux (ACB) (pour les projets qui demandent une présentation au CT), et une approbation pour fournisseur exclusif, s'il y a lieu.
• Rapport de faisabilité approuvé (RFA).
• Rapport d'analyse des investissements (RAI) approuvé.
• Grille d’évaluation préliminaire pour l’Accréditation relative à l’initiative Milieu de travail 2.0
• Étude de marché.
• Rapport de l'analyse de marché.
• Programme fonctionnel (si nécessaire).
• Besoins en locaux.
• Arrêté de projet (non requis pour un renouvellement de bail sans travaux d'aménagement).
• Évaluation de la complexité et des risques des projets (si nécessaire).
• Liste de vérification des enjeux environnementaux (LVEE) (si nécessaire).
• Formulaire d’identification préliminaire du soutien environnemental requis (IPSER) (si nécessaire).
• Autres paramètres du projet déjà connus.

Activités et tâches

1. Lancement de l'étape
   1. Compléter l'équipe de projet.
   2. Mettre à jour le Programme fonctionnel, si nécessaire.
   3. Créer le plan de gestion de projet.
   4. Mettre à jour l'arrêté de projet.
   5. Mettre à jour la structure du dossier du projet (codes financiers, confirmation des fonds, et autres).

      Remarque : Le plan de gestion de projet et l'arrêté de projet ne sont pas requis pour un renouvellement de bail sans travaux d'aménagement.

2. Entreprendre l'acquisition par bail
   1. Préparer le mandat relatif au bail lorsqu'une acquisition par bail est nécessaire.
   2. Enchaîner avec le processus d'acquisition selon l’approbation de projet (AP) (Cadre et processus pour la location de biens immobiliers à Services publics et Approvisionnement Canada [accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada]).
   3. Rédiger le document en vue d'obtenir l'approbation du contrat de location (ACL)  
      

      Remarque : Lorsque l'approbation du CT est exigée pour l’AP/PD, l'autorisation de conclure des baux peut avoir été reçue durant la phase de l'analyse.

   4. Remplir la liste de vérification de la phase de la planification.

Extrants

• Arrêté de projet à jour (si requis).
• Recommandation pour l'attribution du marché de location.

Produit livrable

• Plan de gestion de projet (PGP) (si requis)

Point de vérification

Approbation du plan de gestion de projet (APGP) / Approbation de projet confirmée

Phase de la conception

Objectif

Le but de la phase de conception est de conclure un bail, et d'en arriver à une solution qui réponde aux besoins fonctionnels et opérationnels du client tout en faisant partie intégrante des installations techniques du bâtiment de base sur les lieux loués. Lorsque les documents préalables de construction sont prêts et quand les autres dépenses connues ont des estimations de coût fondées, l'AP et le PD seront soit confirmés ou soit modifiés à la fin de la phase.

Description des travaux

La phase de la conception comprend quatre grandes activités : 1. la conclusion du bail, 2. l'acquisition des ressources, 3. l'élaboration de la conception (l'activité par laquelle les besoins fonctionnels et opérationnels du client sont exprimés en paramètres spatiaux, architecturaux et techniques pour l’élaboration des documents de construction) et 4. la reconfirmation de l'AP et du PD, compte tenu de tous les coûts du projet, qui comprennent désormais les coûts d'aménagement. Les examens d'assurance de la qualité, les approbations et les évaluations des risques sont essentiels à cette phase. Cette phase peut se traduire par la conclusion du bail, si aucun aménagement ne s'impose.

Intrants

• Plan de gestion de projet approuvé (si requis)
• Arrêté de projet à jour (si requis).
• Recommandation pour l'attribution du marché de location.

Activités et tâches

1. Conclusion du bail
   1. Tenter d'obtenir l'autorisation de conclure des baux (ACB).
   2. Signer la lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).
2. Acquisition des ressources
   1. Préparer la demande de proposition et les paramètres pour les services d'experts-conseils.
   2. Faire l'acquisition des services d'experts-conseils.
   3. Compléter la composition de l'équipe de projet.
   4. Signer l'entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils ou les documents de construction (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) (si fournis par le locateur) .
3. Élaboration de la conception
   1. Élaborer l'avant-projet aux fins d'approbation du client.
   2. Effectuer les plans de disposition du mobilier et obtenir l'approbation du client (s'il y a lieu).
   3. Dresser les plans de déménagement aux fins d'approbation par le client.
   4. Rédiger les documents d'approvisionnement portant sur l'ameublement, l'équipement et les systèmes.
   5. Vérifier que Les Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0 et que les Normes d’attribution des locaux sont respectées durant chaque étape de la conception et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
   6. Mettre à jour la grille d'évaluation pour l'accréditation à l'initiative Milieu de travail 2.0
4. Reconfirmation de l'AP et du PD
   1. Effectuer l'estimation des coûts.
   2. Confirmer l'AP et le PD.
   3. Revoir le RAI s'il faut chercher à obtenir une modification de l’AP et du PD.
   4. Mettre à jour les paramètres critiques du PGP.
   5. Remplir la liste de vérification de la phase de conception.

Extrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0, s'il y a lieu.
• Lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux signée.
• Demande de proposition et paramètres pour les services d'experts-conseils.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils durant la conception.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• RAI révisé s'il y a lieu.
• PGP avec paramètres à jour.

Produits livrables

• Documents d'approbation de l'AP et du PD confirmés ou modifiés.

  Note : Pour une AP et un PD modifiés, confirmer ou mettre à jour l'Évaluation de la complexité et des risques des projets.

Point de vérification

AP et PD confirmés ou modifiés en tenant compte de la lettre d'adjudication en prévision de la signature de baux et des coûts estimatifs d'aménagement.

Phase de la mise en œuvre

Objectif

Il s'agit de réaliser un produit final de qualité acceptable qui répond aux besoins du client.

Description des travaux

C'est à la phase de mise en œuvre qu'on met en branle tous les plans et les stratégies connexes. C'est alors que commencent les activités relatives à la construction (ou les travaux « concrets »). La phase de la mise en œuvre comprend les trois grandes activités suivantes : 1. l'acquisition (l'activité qui consiste à lancer des appels d'offres, à évaluer les soumissions et à signer une ou des ententes auxiliaires avec le locateur et à attribuer d'autres marchés), 2. la construction (l'activité par laquelle on administre tous les marchés pour réaliser le produit final pour le client) et 3. l'acceptation des travaux (l'activité qui consiste à inspecter le produit final et à l'accepter).

Intrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0, s'il y a lieu.
• Attribution du marché de location (bail signé).
• Demande de proposition et paramètres pour les services d'experts-conseils.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour obtenir des services d'experts-conseils durant la conception.
• Estimation des coûts.
• Signatures du client sur les documents de conception (étagement vertical, surfaces d'étage, ameublement, déménagements, câblage, sécurité et autres).
• Au besoin, les documents de l'AP et du PD confirmés ou modifiés (incluant le RAI révisé s'il y a lieu).
• PGP avec paramètres à jour.

Activités et tâches

1. Acquisition (services de construction et autres services offerts par des entrepreneurs ou des fournisseurs).
   1. Obtenir les documents de construction (plans et devis pour les travaux d’aménagement ou les améliorations locatives).
   2. Mener des examens à 33-66-99% (pour un projet d’aménagement) pour s’assurer de la conformité avec les Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0, et avec les Normes d’attribution des locaux, et obtenir l'approbation s'il y a lieu.
   3. Obtenir les appels d'offres du locateur.
   4. Attribuer des marchés pour assurer la réalisation du projet.
   5. Signer l'entente auxiliaire avec le locateur pour la construction de locaux à louer.
2. Construction
   1. Administrer tous les marchés.
   2. Assurer le contrôle de la qualité sur le chantier de construction du locateur.
3. Acceptation des travaux
   1. Inspection et mise en service de tous les produits livrables.
   2. Réunir tous les documents de l'ouvrage fini.
   3. Veiller à la formation et à la distribution des manuels et guides.
   4. Délivrer le certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives.
   5. Retourner les garanties contractuelles (y compris les retenues).
   6. Transférer les lieux au gestionnaire immobilier.
   7. Installation du client dans les locaux.
   8. Mettre à jour les paramètres critiques du PGP.
   9. Remplir la liste de vérification de la phase de mise en œuvre.

Extrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour la construction de locaux à louer.
• Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives signé (transfert des produits livrables).
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• PGP avec paramètres à jour.

Produit livrable

• Transfert du produit livrable (TPL) (Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives)

Point de vérification

Approbation du transfert (AT)

Phase de la clôture de la réalisation

Objectif

Afin d'améliorer le rendement des projets et la satisfaction des clients dans l'ensemble, on consigne par écrit et on évalue, par rapport à des critères de rendement préétablis, le rendement des produits et des processus. Le processus de l'amélioration continue est indispensable à l'amélioration générale de la réalisation des projets à SPAC. Si on doit faire appel au processus de l'amélioration continue, c'est parce qu'il reprend les éléments positifs et les éléments négatifs des projets.

Description des travaux

La phase de clôture représente la phase finale du projet; on peut même affirmer qu'elle en constitue l'étape la plus importante. En plus de donner à l'équipe l'occasion de faire toutes les dernières mises au point, elle permet d'évaluer rigoureusement tous les aspects du projet. Cette évaluation porte sur tous les objectifs de rendement qui ont été atteints, dépassés ou non respectés. De plus, le processus de l'amélioration continue constitue une méthode très utile pour mettre en évidence les succès remportés et les lacunes constatées pendant toute la durée du projet. Les documents ainsi établis permettent d'apporter des améliorations systémiques à la façon de réaliser des projets semblables à l'avenir. La phase de la clôture comprend deux grandes activités : 1. la clôture des contrats (l'activité qui consiste à analyser et à évaluer tous les aspects du rendement et de la conformité du produit final en ce qui concerne le matériel, l'installation ou les services particuliers fournis) et 2. la clôture du projet (l'activité qui consiste à réunir et à évaluer les données sur le rendement du projet).

Intrants

• La décision du SMA concernant les demandes de non-conformité relativement aux Normes d'aménagement du gouvernement du Canada relatives à l'initiative Milieu de travail 2.0, s'il y a lieu.
• Contrats ratifiés.
• Entente auxiliaire avec le locateur pour la construction de locaux à louer.
• Certificat provisoire d'achèvement des améliorations locatives signé.
• Rapport de mise en service complété, manuels d'exploitation et d'entretien et documentation sur l'ouvrage fini.
• Lieux transférés au gestionnaire immobilier.
• PGP avec paramètres à jour.

Activités et tâches

1. Clôture des contrats
   1. Effectuer l'inspection postérieure à l'occupation.
   2. Délivrer le certificat définitif d'achèvement des améliorations locatives.
   3. Exercer les activités relatives à la garantie.
   4. Traiter les paiements définitifs et clore les contrats selon les règlements sur les finances et sur les marchés.
2. Clôture du projet
   1. Mesurer la superficie finale.
   2. S'assurer de la mise en œuvre de l'accord d'occupation.
   3. Soumettre la grille dévaluation complétée pour l'accréditation à l'initiative Milieu de travail 2.0 à WP2.MT2@tpsgc-pwgsc.gc.ca   
   4. Envoyer les dessins conformes à l'exécution au groupe de géomatique régional afin qu'ils mettent à jour les plans actuels.
   5. Exercer les activités administratives de clôture.
   6. Remplir le document de clôture.
   7. Parachever la consignation finale des documents.

Extrants

• Certificat définitif d'achèvement des améliorations locatives.
• Documents d'archives définitifs.
• Rapport d'évaluation des experts-conseils.
• Rapport d'inspection postérieure à l'occupation.
• Mesure finale de la superficie.
• PGP mis à jour et définitif.
• Leçons apprises définitives.

Produit livrable

• Document de clôture (DC)

Point de vérification

• Approbation du document de clôture (ADC)