Rôles et responsabilités

Demandes de vérification Description

De temps en temps, les ministères font l’objet de vérifications internes sur l’administration de la paye. L’approche de vérification et de déclaration proposée, qui consiste à utiliser le rapport sur les contrôles des organismes de service, permettra aux ministères participants d’être à l’aise quant au modèle et à l’efficacité opérationnelle des contrôles du Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada. L’hypothèse est que ce format de rapport permettra de répondre à la majorité des demandes en matière de vérification.

Si les demandes de vérification ne peuvent être traitées au moyen des contrôles des organismes de service, les ministères auront besoin du soutien du Centre des services de paye.

Demandes de vérification Ressources humaines

Les Ressources humaines sont responsables des aspects suivants :

• Désigner une personne-ressource unique pour la demande de vérification particulière.
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye.
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant la vérification (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye.
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification.
• Faire connaître les résultats et les recommandations qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute correction de mouvements de paye (présentée au moyen des voies normales et accompagnée des documents requis).

Demandes de vérification Finances

Les finances sont responsables des aspects suivants :

• Désigner une personne-ressource unique pour la demande de vérification particulière.
• Coordonner les demandes de renseignements provenant du Centre des services de paye.
• Communiquer, par écrit, les besoins précis concernant la vérification (renseignements requis et échéances) aux gestionnaires des Opérations de la paye du Centre des services de paye.
• Communiquer les dernières nouvelles sur les besoins en matière de renseignements sur la paye au Centre des services de paye pour appuyer la vérification.
• Faire connaître les résultats et les recommandations qui pourraient avoir des répercussions sur le Centre des services de paye, y compris toute correction de mouvements de paye (présentée au moyen des voies normales et accompagnée des documents requis).

Demandes de vérification Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est responsable des aspects suivants :

• Veiller à ce que les exigences du rapport sur les contrôles des organismes de service soient respectées.
• Répondre aux demandes spéciales de vérification et informer les ministères si ces demandes sont couvertes au titre du rapport sur les contrôles des organismes de service ou si une vérification spéciale est requise.

Si la demande de vérification n’est pas couverte au titre du rapport sur les contrôles des organismes de service, le Centre des services de paye doit :

• Informer les ministères si la demande ne peut être réalisée selon le calendrier voulu.
• Fournir aux ministères les copies des documents et l’information que le Centre des services de paye conserve.
• Préparer des exemplaires des documents demandés et les transmettre de manière sécuritaire à la personne-ressource ministérielle désignée.

Authentification des signatures ministérielles figurant sur les demandes au format papier transmises au Centre des services de paye, comme les signatures en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les signatures des personnes disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines (source fiable) Description

La source fiable doit veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes au format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :

• La source fiable est chargée d’authentifier la signature en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celle-ci soit envoyée au Centre des services de paye.
• La source fiable doit authentifier la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines pour toutes les demandes soumises par le ministère (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Authentification des signatures ministérielles figurant sur les demandes au format papier transmises au Centre des services de paye, comme les signatures en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les signatures des personnes disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines (source fiable) Gestionnaire

La source fiable d’un ministère peut être un gestionnaire ou un employé travaillant dans le domaine des ressources humaines ou des finances. Son nom doit apparaître sur le formulaire de demande d'intervention de paye qui est soumis au Centre des services de paye (il est à noter que la demande d’intervention de paye peut être envoyées par une personne autre que la source fiable tant que le nom de cette dernière se trouve sur le formulaire).

Il revient aux ministères de veiller à ce que le Centre des services de paye ait en mains une liste à jour des sources fiables de leur organisation.

Authentification des signatures ministérielles figurant sur les demandes au format papier transmises au Centre des services de paye, comme les signatures en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les signatures des personnes disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines (source fiable) Ressources humaines

La source fiable d’un ministère peut être un gestionnaire ou un employé travaillant dans le domaine des ressources humaines ou des finances. Son nom doit apparaître sur le formulaire de demande d'intervention de paye qui est soumis au Centre des services de paye (il est à noter que la demande d’intervention de paye peut être envoyées par une personne autre que la source fiable tant que le nom de cette dernière se trouve sur le formulaire).

Il revient aux ministères de veiller à ce que le Centre des services de paye ait en mains une liste à jour des sources fiables de leur organisation.

Authentification des signatures ministérielles figurant sur les demandes au format papier transmises au Centre des services de paye, comme les signatures en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les signatures des personnes disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines (source fiable) Finances

La source fiable d’un ministère peut être un gestionnaire ou un employé travaillant dans le domaine des ressources humaines ou des finances. Son nom doit apparaître sur le formulaire de demande d'intervention de paye qui est soumis au Centre des services de paye (il est à noter que la demande d’intervention de paye peut être envoyées par une personne autre que la source fiable tant que le nom de cette dernière se trouve sur le formulaire).

Il revient aux ministères de veiller à ce que le Centre des services de paye ait en mains une liste à jour des sources fiables de leur organisation.

Authentification des signatures ministérielles figurant sur les demandes au format papier transmises au Centre des services de paye, comme les signatures en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les signatures des personnes disposant de pouvoirs délégués en Ressources humaines (source fiable) Centre des services de paye

Pour toutes les transactions transmises au format papier nécessitant une authentification par une source fiable, le Centre des services de paye examinera la totalité des formulaires de demande d’intervention de paye pour s’assurer que la source fiable figurant sur le formulaire correspond à la source fiable désignée par le ministère.

Avantages (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.03) Description

Les avantages font référence aux prestations pour raisons médicales, aux prestations d’assurance et aux prestations de retraite de retraite entraînant des retenues sur la paye. Exemples d’avantages sociaux :

• Régime de soins de santé de la fonction publique
• Régime de soins dentaires
• Régime provincial d’assurance-maladie
• Assurance-invalidité/ Assurance invalidité de longue durée
• Régime d’Assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique
• Prestations supplémentaires de décès
• Régime de pension de la fonction publique

Avantages (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.03) Employé

Il revient à l’employé de s’inscrire au Régime de soins de santé de la fonction publique et d’apporter des modifications à sa protection au moyen de Libre-service de Phénix.

Dans certaines circonstances, l’employé ne peut apporter des modifications à sa protection au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique en utilisant les fonctions de libre-service de Phénix (p. ex., il ne peut accéder à ces fonctions lorsqu’il est en congé non payé). Dans ces cas, le Centre des services de paye exécutera les actions nécessaires au nom de cet employé (l’employé incapable d’accéder aux fonctions de libre-service doit avoir déployé tous les efforts possibles pour y accéder avant de demander de l’aide au Centre des services de paye).

Les employés admissibles sont automatiquement inscrits au Régime de soins dentaires de la fonction publique.

L’employé doit faire parvenir tous les formulaires requis par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces formulaires doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant :

• prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Pour s’inscrire à un régime d’assurance à participation volontaire (ou à des avantages sociaux auquel on ne peut s’inscrire par le libre-service de Phénix), l’employé doit transmettre les formulaires appropriés par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant :

• prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Une fois son admissibilité confirmée par le Centre des services de paye, l’employé admissible est chargé d’envoyer le formulaire d’inscription du Centre des pensions du gouvernement du Canada par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce formulaire doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant :

• prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Avantages (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.03) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit promouvoir l’utilisation des fonctions de libre-service pour les employés en ce qui concerne le Régime de soins de santé de la fonction publique.

Il est chargé de ce qui suit, en lien avec les avantages :

• Vérifier l’admissibilité aux avantages sociaux.
• Donner accès en sélectionnant « Renonciation » dans la section Choix garantie pour le Régime de soins de santé de la fonction publique.
• Commencer l’inscription au avantages sociaux applicables, ou modifier les renseignements relatifs à l’inscription dans Phénix.
• Commencer, modifier ou arrêter dans Phénix l’inscription à d’autres avantages au moment de la réception des documents pertinents.
• Déterminer l’admissibilité des employés et s’assurer que tous les employés admissibles remplissent le formulaire d’inscription au Régime de pension de la fonction publique. Il faut ensuite traiter l’inscription des employés dans Phénix et envoyer les formulaires au Centre des pensions.

Régimes d’assurance

Le Centre des services de paye est chargé de transmettre à l’assureur l’information au nom de l’employé.

Assurance-santé

Il revient au Centre des services de paye de corriger les erreurs dans la protection des employés lors des transferts dans les ministères clients.

Le Centre des services de paye se charge de communiquer avec Sun Life Financière lorsque des erreurs sont repérées et que des corrections doivent être apportées.

OEC Description

Grâce au Programme d’épargne-salaire, les employés peuvent cotiser à un régime d’épargne-salaire des Obligations d’épargne du Canada par le biais de retenues à la source, au moyen des Services en ligne Obligations d’épargne du Canada.

Désormais, tous les ministères et organismes utilisent le site Web des Obligations d’épargne du Canada. Les formulaires papier ne sont donc plus nécessaires.

Les directeurs de campagne fourniront aux employés de leur ministère un numéro d’identification d’organisme pour accéder au site. Pour ouvrir une session, les employés doivent se servir du numéro d’identification du ministère ou de l’organisme qui les rémunère. Les employés qui ont déjà utilisé le site Web devront aussi entrer leur code d’identification de client et leur mot de passe. Une fois leur session ouverte, les employés doivent inscrire les numéros de leur Bureau de paye et de leur Liste de paye (LP L’information se trouve dans le coin supérieur gauche de votre plus récent bordereau de paye (talon de chèque de paye).

Les changements entreront en vigueur à compter de la première paye de décembre.

OEC Employé

Il incombe aux employés de s’inscrire sur le site Web des Obligations d’épargne du Canada et de suivre la marche à suivre décrite dans le Guide de l’employé, qui peut être consulté à partir du site Web des Obligations d’épargne du Canada.

Il existe trois catégories d’employés :

1. Les employés cotisant au régime d’épargne-salaire qui n’ont jamais utilisé les Services en ligne vont aller à l’adresse Obligations d’épargne du Canada employés, puis sélectionner Les Services en ligne Obligations d’épargne du Canada.
2. Les employés qui n’ont jamais cotisé au régime d’épargne-salaire vont aller à l’adresse Obligations d’épargne du Canada employés, sélectionner Les Services en ligne Obligations d’épargne du Canada puis, dans la page d’ouverture de session, cliquer sur Enregistrement.
3. Les employés cotisant au régime d’épargne-salaire qui souhaitent modifier leurs cotisations vont aller à l’adresse Obligations d’épargne du Canada employés, sélectionner Les Services en ligne Obligations d’épargne du Canada, entrer le code d’identification de client et le mot de passe, puis cliquer sur Connexion. Les employés peuvent désormais consulter tous les régimes existants à partir de l’écran Mes régimes.

OEC Centre des services de paye

Il incombera au Centre des services de paye de corriger les erreurs qui pourraient survenir pendant le transfert automatique.

• En cas d’erreurs, lorsque l’employé en fait la demande par écrit, le Centre devra augmenter le montant des retenues restantes afin de compenser les retenues manquées.
• Le Centre arrêtera ou diminuera les retenues existantes, si l’employé en fait la demande par écrit.
• Le Centre demandera aux employés qui n’arrivent pas à accéder aux services en ligne d’utiliser le formulaire papier.

Changement lié à mon emploi Description

La modification d’une nomination pourrait comprendre les événements de paye suivants :

• Nomination intérimaire
• Modification des heures de travail
• Modification de la situation
• Modification de la durée d’emploi
• Prolongation de la durée d’emploi
• Promotion
• Rétrogradation
• Reclassification d’un poste
• Conversion
• Changement de poste
• Cessation anticipée de l’affectation intérimaire, pour une durée déterminée ou temporaire
• Mutation
• Retour à la rémunération de base

Changement lié à mon emploi Employé

Le cas échéant, l’employé est responsable de ce qui suit :

• Signer le document faisant autorité (lettre d’offre).
• Fournir les renseignements demandés ainsi que tous les documents remplis aux professionnels en Ressources humaines, au besoin;
• Prêter serment (s’il y a lieu, p. ex. pour un employé occasionnel qui devient un employé pour une durée déterminée ou pour une durée indéterminée).
• Enregistrer les entrées du module Gestion du temps dans le bon dossier de l’employé.

Changement lié à mon emploi Gestionnaire

S’il y a lieu, le gestionnaire disposant de pouvoirs au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et de pouvoirs de délégation en matière de dotation est responsable de ce qui suit :

• Signer le document faisant autorité (p. ex., une lettre d’offre; une nomination intérimaire pourrait nécessiter la signature d’un formulaire de nomination intérimaire ministériel au lieu d’une lettre d’offre).
• Faire prêter le serment (s’il y a lieu) et veiller à ce que le document connexe soit signé et transmis aux Ressources humaines.
• Toutes les tâches pertinentes à exécuter dans les fonctions de libre-service de Phénix, y compris l’examen ou la création et l’attribution de l’horaire de travail de l’employé dans la fonction de libre-service pour les gestionnaires dans Phénix.

Changement lié à mon emploi Ressources humaines

S’il y a lieu, les Ressources humaines sont responsables de préparer le document faisant autorité.

Les Ressources humaines doivent vérifier les pouvoirs en vertu de l’article 34 de la LGPF et les pouvoirs de délégation en matière de dotation sont adéquats dans le document faisant autorité.

Les Ressources humaines sont responsables de s’assurer que tous les documents, y compris le document faisant autorité et, au besoin, le serment, sont reçus par le gestionnaire responsable de l’embauche.

Les Ressources humaines doivent saisir en temps opportun les données exactes dans les lignes sur les données relatives à l’emploi et les données personnelles dans PeopleSoft et vérifier ces données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bien été acheminée dans Phénix.

En ce qui concerne les ministères qui utilisent Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada (v. 9.1), lorsqu’il traite une nomination intérimaire, le professionnel en Ressources humaines est chargé de créer une ligne de congé non payé dans l’enregistrement du poste d’attache, ce qui met la rémunération du poste d’attache de l’employé en mode d’attente.

Pour ce qui est des exceptions comme la rétrogradation, la protection salariale, la reclassification d’emploi, etc., le professionnel en Ressources humaines doit recueillir la lettre d’offre signée et tout autre document faisant autorité et l’envoyer par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. La signature en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques doit être authentifiée par la source fiable avant l’envoi des documents au Centre des services de paye.

Changement lié à mon emploi Finances

Il incombe aux Finances d’autoriser la transaction dans Phénix en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à une transaction nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33, les Finances téléphonent à leur personne-ressource au Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Changement lié à mon emploi Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye est responsable de ce qui suit :

À la réception de l’avis de données saisies dans PeopleSoft :

• Déterminer l’admissibilité des employés à toutes les prestations et les inscrire.
• Inscrire l’employé (lui donner accès) en tant que déclarant à rapport de temps dans un nouvel enregistrement et dans l’enregistrement actuel (nomination intérimaire).

À la réception de la demande d’intervention de paye et de tout document supplémentaire :

• Saisir les données sur le salaire lorsqu’il ne s’agit pas du salaire minimum dans Phénix.
• Établir les crédits de congés payés.

Le cas échéant, le Centre des services de paye fournira à l’employé la lettre sur la rémunération et les avantages sociaux, laquelle comprendra des renseignements sur tous les programmes de droits et d’avantages sociaux.

Si un employé est promu ou intérimaire dans un poste non-représenté ou exclu et qui aurait droit d’adhérer au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, le Centre des services de paye devra lui faire parvenir la documentation.

Le Centre des services de paye fera les changements si l’employé est promu et qu’il a droit à la protection payée par l’employeur.

À la fin d’une affectation pour une période déterminée, le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix. Le Centre des services de paye pourra le produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles.

Modifications apportées aux données personnelles Description

Les modifications apportées aux données personnelles comprennent les suivantes :

• Changement d’adresse
• Changement de nom
• Changement d’état matrimonial

Modifications apportées aux données personnelles Employé

En ce qui concerne les ministères ayant accès à des fonctions de libre-service de PeopleSoft, l’employé saisira les changements requis directement dans le système.

Les employés qui n’ont pas accès aux fonctions de libre-service de PeopleSoft sont chargés d’aviser par écrit les Ressources humaines des changements.

Modifications apportées aux données personnelles Ressources humaines

Les Ressources humaines sont responsables de saisir de façon exacte et rapide le changement d’adresse, d’état matrimonial ou de nom dans PeopleSoft (pour les employés qui n’ont pas accès aux fonctions de libre-service). Elles sont chargées de s’assurer que l’information a bien été acheminée à Phénix.

Communication avec les tiers Description

Il est possible, dans des circonstances particulières, que des tiers demandent des renseignements sur la rémunération d’employés du gouvernement fédéral.

Communication avec les tiers Employé

L’employé doit confirmer par écrit son consentement concernant la diffusion d’une partie ou de la totalité de ses renseignements sur la rémunération à la personne qui en a fait la demande par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce consentement doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, et son code d’identification de dossier personnel ainsi que son numéro de cas doivent être indiqués sur le formulaire.

Communication avec les tiers Ressources humaines

Les demandes peuvent viser des renseignements sur les ressources humaines et la rémunération. On s’attend à ce que les professionnels en Ressources humaines acheminent les tiers vers le Centre des services de paye afin d’obtenir de l’aide relativement aux demandes de renseignements précis sur la rémunération.

Communication avec les tiers Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit traiter toutes les demandes liées à la rémunération.

On s’attend à ce que le Centre des services de paye avise les Ressources humaines du ministère concerné de la réception d’une demande provenant d’un tiers qui sollicite de l’information sur la rémunération d’un employé (au besoin c.-à-d. demandes liées à un cabinet d’avocats ou au ministère de la Justice).

On s’attend à ce que le Centre des services de paye avise l’employé concernant la demande de renseignements et obtienne le consentement par écrit de l’employé, et ce, avant de transmettre tout renseignement (si l’information demandée n’est pas requise selon la loi).

Le Centre des services de paye est responsable de l’identification et de l’authentification du tiers avant l’envoi des renseignements sur la paye de l’employé.

Gestion des erreurs critiques Description

La gestion des erreurs critiques comprend le recensement et la correction de toutes les erreurs découlant de la saisie des données par les Ressources humaines ou par le Centre des services de paye, lesquelles empêcheront le traitement de la paye.

Gestion des erreurs critiques Ressources humaines

Les Ressources humaines sont chargées de s’assurer que le Centre des services de paye dispose des coordonnées du point de contact ministériel responsable de la gestion des erreurs.

Cette personne recevra un avis écrit du Centre des services de paye lorsque ce dernier relèvera des erreurs empêchant le traitement de la paye et qui découlent de la saisie de données par les Ressources humaines dans PeopleSoft.

Les Ressources humaines sont responsables de s’assurer que les erreurs critiques sont corrigées avant la date limite de la paye hors cycle afin que l’employé puisse recevoir une paye durant cette période de paye.

Les Ressources humaines doivent aviser le Centre des services de paye lorsque l’erreur a été corrigée.

Gestion des erreurs critiques Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé d’exécuter tous les jours dans Phénix le rapport d’erreur R38. Ce rapport recensera les erreurs critiques qui empêcheront le traitement de la paye si elles ne sont pas corrigées.

Le Centre des services de paye doit examiner les erreurs et en trouver la source (p. ex. données saisies par les Ressources humaines ou par le Centre des services de paye).

Si l’erreur découle de la saisie des données par les Ressources humaines, le Centre des services de paye doit en aviser le point de contact ministériel le jour même.

Le Centre des services de paye recevra un avis indiquant que l’erreur a été corrigée par les Ressources humaines.

Si l’erreur est attribuable aux données saisies par le Centre des services de paye, ce dernier doit s’assurer de corriger les erreurs avant la date limite de la paye hors cycle finale afin que l’employé puisse recevoir une paye durant cette période de paye.

Retenues (excluant les saisies-arrêts et les compensations statutaires) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.01) Description

Retenues d’impôt

Les retenues liées à l’impôt sont les retenues d’impôt normalement prélevées sur la paye de l’employé et peuvent comprendre ce qui suit :

• Impôt fédéral
• Impôt provincial

De plus, un employé peut demander une retenue supplémentaire d’impôt.

Retenues générales

Les retenues générales comprennent les retenues obligatoires (cotisations syndicales) et des retenues facultatives. En voici quelques exemples :

• Dons de charité : Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada
• Stationnement

Retenues (excluant les saisies-arrêts et les compensations statutaires) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.01) Employé

Retenues d’impôt : Impôt supplémentaire

Si l’employé souhaite augmenter le montant de la retenue d’impôt prélevée sur sa paye, il doit présenter les formulaires d’impôt pertinents aux Ressources humaines de son ministère (au moment de l’embauche) ou au Service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Retenues générales (excluant les cotisations syndicales)

Les employés peuvent utiliser les fonctions de libre-service de Phénix pour commencer, modifier ou arrêter certaines retenues facultatives le jour même ou à une date future (se référer aux fonctions de libre-service de Phénix pour connaître la liste des options).

Pour toutes les autres retenues facultatives, l’employé est chargé de remplir et de transmettre les formulaires pertinents au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Retenues générales : Cotisations syndicales

Si l’employé désire s’opposer à la retenue automatique de cotisations syndicales pour motifs religieux, il doit envoyer le formulaire suivant à l’agent des Ressources humaines du ministère :

• Déclaration assermentée : Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux (TBS/SCT 340-52F).

Retenues (excluant les saisies-arrêts et les compensations statutaires) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.01) Ressources humaines

Retenues d’impôt : Impôt supplémentaire

Dans le cas d’une embauche, les Ressources humaines sont responsables de transmettre les formulaires d’impôt au moyen d’une source fiable au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Retenues générales : Cotisations syndicales

Les Ressources humaines doivent saisir l’indicateur de situation syndicale, le code de syndicat et le code indicatif d'unité de négociation pour commencer les retenues appropriées de cotisations syndicales pour les employés représentés.

Les Ressources humaines sont responsables d’envoyer le formulaire suivant au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins d’approbation (au besoin) :

• Déclaration assermentée : Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux (TBS/SCT 340-52F).

Une fois l’approbation duSecrétariat du Conseil du Trésor reçue, les Ressources humaines doivent mettre à jour les données dans le champ sur la situation syndicale et transmettre l’information au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Retenues (excluant les saisies-arrêts et les compensations statutaires) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.01) Finances

Retenues générales : Cotisations syndicales

À la demande du Centre des services de paye de la fonction publique, les Finances produisent les chèques aux syndicats pour les cotisations payables dans les 30 jours.

Les montants sont recouvrés auprès des employés jusqu’à ce qu’ils soient payés en entier. Veuillez consulter la section sur les trop-payés pour obtenir de plus amples renseignements.

Retenues (excluant les saisies-arrêts et les compensations statutaires) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables chaque fois qu’un formulaire de retenues sur la paye sera présenté par les Ressources humaines.

Retenues d’impôt : Impôt supplémentaire

Il revient au Centre des services de paye de rajuster les retenues liées à l’impôt s’il reçoit des formulaires d’impôt indiquant des retenues d’impôt supplémentaire (le système inscrit par défaut le montant de la réclamation de base).

Retenues générales : Autres

Le Centre des services de paye est chargé de commencer, modifier ou arrêter les retenues auxquelles l’employé ne peut accéder au moyen des fonctions de libre-service de Phénix.

Retenues générales : Cotisations syndicales

Le Centre des services de paye de la fonction publique est responsable de voir à ce que les employés payent les cotisations appropriées aux syndicats appropriés, y compris les demandes de paiements par les Finances ministérielles aux syndicats et le recouvrement des cotisations payées au nom de l’employé par son ministère.

Le Centre des services de paye envoie le formulaire gouvernement du Canada 80-1 aux Finances, par courriel crypté ou par télécopieur, pour aviser ces dernières qu’un paiement doit être fait à l’unité de négociation.

Les montants seront recouvrés auprès de l’employé par le Centre des services de paye (se reporter à la section sur le recouvrement des trop-payés).

Avance de salaire d’urgence Description

Avance de salaire en cas d’urgence

Les avances de salaire d’urgence doivent seulement être émises aux employés :

1. à la nomination initiale ou à la réaffectation suivant un retour d’un congé non payé et une paye n’est pas recu au cours de vos 20 premiers jours de travail.
2. si une paye normale n’est pas recu ou si le salaire applicable à votre poste d’attache ou à l’égard des heures normales travaillés n’est pas rénuméré.

Une demande d’avances de salaire d’urgence doit être associée à une lettre d’offre (étant donné qu’elle doit être présentée au moment de l’embauche initiale ou de la réembauche) ou d’une confirmation du gestionnaire lors d’un retour de congé non payé, sans quoi elle ne sera pas traitée par le Centre des services de paye.

Le montant ne doit pas excéder 60 % de la paye brute de l’employé.

L’avances de salaire d’urgence doit être recouvrée sur la première paye couvrant la période pour laquelle elle a été accordée. Les avances de salaire d’urgence ne peuvent jamais être recouvrées sur une période prolongée.

Avance de salaire d’urgence Employé

L’employé peut communiquer avec son gestionnaire s’il souhaite présenter une demande d’avances de salaire d’urgence.

Précisez le mode de paiement de préférence, Dépôt direct ou par chèque.

Une demande d’avances de salaire d’urgence doit être associée à une lettre d’offre (étant donné qu’elle doit être présentée au moment de l’embauche initiale ou de la réembauche), sans quoi elle ne sera pas traitée par le Centre des services de paye.

Les employés ne sont pas obligés d’accepter une avances de salaire d’urgence si elle leur est offerte.

Avance de salaire d’urgence Gestionnaire

Il revient au gestionnaire de déterminer si une avances de salaire d’urgence peut être accordée, conformément à Directive sur les conditions d’emploi.

Le gestionnaire doit obtenir l’approbation de la demande d’avances de salaire d’urgence en suivant les procédures ministérielles.

Il doit transmettre la demande d’avances de salaire d’urgence par écrit par l’entremise d’une source fiable qui authentifiera la signature du gestionnaire, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Avance de salaire d’urgence Finances

Les Finances se verront transmettre le formulaire de demande gouvernement du Canada 80-1 par le Centre des services de paye, et elles seront chargées de ce qui suit :

• Obtenir l’autorisation de l’avances de salaire d’urgence en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (conformément aux processus ministériels liés à la signature).
• Émettre le paiement de l’avances de salaire d’urgence.
• Envoyer le formulaire demande gouvernement du Canada 80-1 signé par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Il doit être envoyé pour établir le recouvrement de l’avances de salaire d’urgence le plus tôt possible de manière à éviter le versement d’un trop-payé. Le formulaire gouvernement du Canada 80-1 doit être authentifié par une source fiable avant d’être envoyé au Centre des services de paye.

Avance de salaire d’urgence Centre des services de paye

Le Centre des services de paye communiquera avec l’employé pour l’aviser du moment où le premier chèque de paye régulier sera disponible s’il doit arriver au­delà des normes de service indiquées dans la politique du Conseil du Trésor ou les conditions d’emploi pertinentes.

Le Centre des services de paye devra vérifier la liste des sources fiables pour toutes les demandes d’avances de salaire d’urgence.

Le Centre des services de paye calculera le montant de l’avances de salaire d’urgence en fonction de la demande présentée par le gestionnaire et les particularités de l’embauche ou du retour d’un congé. Il transmettra ces renseignements au moyen d’un formulaire de demande gouvernement du Canada 80-1 et de la documentation d’appui aux finances, y compris le numéro du cas.

À la réception du formulaire gouvernement du Canada 80-1 envoyé par les Finances, le Centre des services de paye établira le recouvrement de l’avances de salaire d’urgence pour éviter le versement d’un trop-payé.

Dates de fin d’emploi d’un employé : Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant Description

Enregistrer les dates de fin d’emploi d’un employé dans le système PeopleSoft du ministère lorsque l’employé occupe un emploi occasionnel ou un emploi d’une durée déterminée ou qu’il est un étudiant.

Dates de fin d’emploi d’un employé : Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant Ressources humaines

Le personnel des Ressources humaines doit enregistrer le dossier de l’employé dans le système PeopleSoft.

Les Ressources humaines sont responsables de modifier la date de fin d’emploi dès qu’elles reçoivent l’avis du gestionnaire dans PeopleSoft. Pour obtenir des renseignements sur les prolongations ou les cessations anticipées d’affectation, veuillez consulter l’événement « Modification apportée à la nomination ».

Dates de fin d’emploi d’un employé : Emploi occasionnel, emploi d’une durée déterminée, étudiant Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit déterminer s’il doit arrêter les avantages sociaux.

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Description

Les versements sont des allocations qui découlent de suppléments à la paye. Les versements pourraient comprendre ce qui suit :

• Prime au bilinguisme
• Prime versée en remplacement des jours fériés
• Prime versée en remplacement de la paye de vacances
• Indemnité d’études
• Prestations de maternité et prestations parentales
• Indemnité de poste isolé
• Versements propres à des ministères et classifications

Aux fins du présent tableau de rôles et responsabilités, les versements ne comprennent pas le paiement des congés annuels. Consultez l’événement sur la liquidation des congés pour obtenir des renseignements sur le paiement des congés annuels.

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Employé

L’employé doit remplir tous les formulaires requis (p. ex. : PSPC-SPAC 7631 pour l’Indemnité de poste isolé).

Si un employé refuse la réception d’un versement, il doit envoyer un avis par courriel chiffré, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; cet avis doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Gestionnaire

Confirmer les versements.

S’assurer que les formulaires appropriés sont remplis, comme le PSPC-SPAC 7631 (Indemnité de poste isolé).

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Ressources humaines

Les Ressources humaines doivent fournir aux employés des renseignements sur les processus ministériels liés aux versements (p. ex. : dans le cas d’une Indemnité de poste isolé, il faut fournir à l’employé une trousse d’information complète sur la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État).

Les Ressources humaines doivent s’assurer que toute la documentation requise, y compris la lettre d’offre et le serment ou l’affirmation solennelle pour les nouveaux employés (au besoin), est reçue par le gestionnaire recruteur.

Les Ressources humaines sont chargées de remplir adéquatement et en temps opportun les enregistrements de renseignements personnels dans PeopleSoft et de vérifier les données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bel et bien été reçue dans Phénix. Par exemple, la zone sur les langues officielles détermine si l’employé est admissible à une prime au bilinguisme.

Les Ressources humaines doivent recueillir les documents ci après et les envoyer à une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation du mouvement en vertu de l’article 33 dans Phénix.

Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une approbation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Versements (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.02) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye doit confirmer que l’employé est admissible aux versements, conformément à la lettre d’offre et au moment de la réception des documents faisant autorité (p. ex. : dans le cas d’une Indemnité de poste isolé, il faut s’assurer que l’employé est en nomination pour une durée indéterminée ou pour une durée déterminée de trois mois ou plus, y compris les employés à temps partiel travaillant plus du tiers d’une semaine de travail normale).

Au moment de la réception du document faisant autorité, le Centre des services de paye saisira les données (mouvement de paye) pour les versements qui ne découlent pas automatiquement des données des Ressources humaines (p. ex. : Indemnité de poste isolé) dans Phénix.

Le Centre des services de paye est chargé de rajuster tous les versements, s’il y a lieu (rajuster le versement de la prime au bilinguisme si l’employé n’a pas travaillé 10 jours au cours du mois).

Paye pour services supplémentaires Description

La paye pour services supplémentaires fait référence aux paiements versés aux employés pour toutes les heures travaillées en dehors des heures définies dans leur horaire de travail (heures supplémentaires).

La système de support au processus sera traitée au moyen du libre service des employés et des gestionnaires dans Phénix.

Paye pour services supplémentaires Employé

Ministères utilisant le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Dans les ministères qui utilisent le module sur le temps et la main d’œuvre du libre service de Phénix, les employés doivent être inscrits à maClé pour accéder aux fonctions libre service.

Il incombe à l’employé d’enregistrer et de sauvegarder régulièrement ses données sur les heures dans la feuille de temps au moyen du libre service de Phénix. Les entrées devraient être saisies durant la période de paye en cours pour éviter les retards liés à la paye. Une fois que Phénix a vérifié les entrées liées au temps, ces dernières sont envoyées au gestionnaire de l’employé détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins d’approbation.

Certains employés pourraient ne pas être en mesure d’accéder au libre service de Phénix (s’ils n’ont pas de connexion Internet ou se trouvent à un endroit reculé). Dans ce cas, leur gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 sera en mesure de saisir des données en leur nom.

Ministères n’utilisant pas le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Dans les ministères qui n’ont pas opté pour l’utilisation du module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix, une partie ou tous les employés doivent soumettre leurs demandes de système de support au processus à leur gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34.

Soumission tardive des système de support au processus

Si la système de support au processus n’est pas soumise dans les 8 semaines suivant le moment où les heures supplémentaires ont été effectuées, l’employé doit remplir un formulaire de système de support au processus et le fournir à son gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 aux fins de la saisie des données.

Paye pour services supplémentaires Gestionnaire

Ministères utilisant le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Il incombe aux gestionnaires détenant les pouvoirs en vertu de l’article 34 d’examiner et d’approuver les données liées au temps saisies pour tous les employés dont ils sont responsables en vertu de l’article 34.

Lorsqu’un employé n’est pas en mesure d’accéder au libre service de Phénix, un gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 doit soumettre la demande de système de support au processus au nom de l’employé. En outre, si l’employé n’a pas saisi sa demande de système de support au processus dans les 8 semaines suivant le moment où les heures supplémentaires ont été effectuées, il peut saisir le temps dans le libre service de Phénix au nom de l’employé jusqu’à 6 mois après le moment où les heures supplémentaires ont été effectuées.

Ministères n’utilisant pas le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 doit approuver la demande de système de support au processus et fournir la demande au responsable de la comptabilisation du temps.

Soumission tardive des système de support au processus (plus de 6 mois)

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 doit signer le formulaire de demande de système de support au processus et demander l’authentification à la source fiable ministérielle. Le formulaire de système de support au processus peut alors être soumis par courriel chiffré, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Ministères utilisant le rôle de responsable de la comptabilisation du temps de Phénix

Le ministère doit s’assurer que le gestionnaire détenant les pouvoirs en vertu de l’article 34 approuve la demande avant qu’elle soit soumise au responsable de la comptabilisation du temps et tenir à jour les documents nécessaires.

Le ministère doit signer une lettre d’attestation indiquant que le responsable de la comptabilisation du temps saisira uniquement les demandes qui ont été approuvées aux fins de paiement par le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34.

Le ministère doit désigner la ou les personnes qui assumeront le rôle de responsable de la comptabilisation du temps. Le ministère établira ses propres procédures internes pour demander, approuver et soumettre des données au responsable de la comptabilisation du temps ainsi que pour la tenue à jour des dossiers, et communiquera cette procédure aux employés, aux gestionnaires détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 et aux agents financiers (article 33).

Paye pour services supplémentaires Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation du mouvement en vertu de l’article 33 dans Phénix.

Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Paye pour services supplémentaires Centre des services de paye

Soumission tardive des système de support au processus

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye doit saisir manuellement les demandes de système de support au processus tardives dans Phénix.

Chèques Paiements par dépôt direct ou par chèque perdus ou voléss ou volés Employé

L’employé doit aviser le Centre des services de paye si un chèque a été perdu ou volé ou si un dépôt direct n’a pas été reçu.

L’employé doit remplir et signer les formulaires suivants :

• PSPC-SPAC 535 : Engagement et garantie : chèque perdus
• PSPC-SPAC 536 : Paiement par dépôt direct
• PSPC-SPAC 540 : Affidavit

L’employé doit soumettre les formulaires remplis au Centre des services de paye, de même qu’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Chèques Paiements par dépôt direct ou par chèque perdus ou voléss ou volés Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation en vertu de l’article 33 du mouvement dans Phénix, une fois que le chèque ou le paiement a été émis de nouveau.

Chèques Paiements par dépôt direct ou par chèque perdus ou voléss ou volés Centre des services de paye

Le Centre des services de paye se charge de demander un suivi du paiement au bureau de paye régional. Si ce suivi montre que le chèque ou dépôt n’a pas été encaissé ou déposé dans le compte d’un employé, le Centre des services de paye demande au bureau de paye régional d’en produire un double (ce double ne peut pas être émis par le Centre des services de paye).

Le Centre des services de paye devra remplir au préalable le formulaire PSPC-SPAC 535/536 et l’envoyer à l’employé accompagné du formulaire PSPC-SPAC 540 pour qu’il les remplisse.

Saisies-arrêts et compensations (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.06) Description

Les saisies arrêts et compensations sont des retenues ordonnées par le ministère de la Justice ou l’Agence du revenu du Canada.

Saisies-arrêts et compensations (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.06) Finances

Les Finances sont investies des pouvoirs en vertu de l’article 34 et doivent verser tous les paiements liés à une saisie arrêt ordonnée par la Cour et liés à une compensation ordonnée par l’Agence du revenu du Canada (, et ce, selon les exigences du Centre des services de paye.

Les Finances doivent comparer le montant de la saisie arrêt et les sommes payables à la Cour.

Lorsque les Finances reçoivent l’avis du Centre des services de paye, elles obtiennent la signature appropriée en vertu de l’article 34 et produisent un chèque aux tierces parties, conformément aux instructions relatives à la saisie arrêt.

Saisies-arrêts et compensations (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.01.06) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye recevra un avis du ministère de la Justice concernant les saisies arrêts, et un avis de l’Agence du revenu du Canada ( au sujet des compensations. (L’Agence du revenu du Canada ( enverra cet avis au Secteur de la rémunération, qui l’enverra ensuite au Centre des services de paye.)

Le Centre des services de paye doit aviser le ministère des Finances au sujet de la saisie arrêt. Aucun avis n’est envoyé aux Finances concernant les détails d’une compensation statutaire.

Le Centre des services de paye doit saisir l’information sur la saisie arrêt dans Phénix. Les montants retenus relativement à une saisie arrêt seront calculés automatiquement par Phénix

Le Centre des services de paye avise l’employé relativement à la retenue visant la saisie arrêt.

Soutien en matière de griefs Description

Les représentants ministériels des Relations de travail sollicitent parfois l’aide du Centre des services de paye dans le cadre du règlement de griefs ou des mesures à prendre à la suite du règlement de griefs.

Soutien en matière de griefs Ressources humaines

Le représentant des Relations de travail peut communiquer avec le Centre des services de paye pour :

• obtenir des renseignements ou du soutien dans le cadre du règlement d’un grief (il présentera sa demande par l’intermédiaire de la source fiable et précisera le délai voulu);
• demander la prise de mesures à la suite du règlement d’un grief.

Soutien en matière de griefs Centre des services de paye

Le Centre des services de paye reçoit du représentant ministériel des Relations de travail la demande de soutien en matière de griefs ou la demande concernant la prise de mesures à la suite du règlement d’un grief.

Le cas échéant, le Centre des services de paye indiquera au ministère qu’il ne peut donner suite à la demande dans le délai voulu.

Dans le cas d’une demande de soutien en matière de griefs, le Centre des services de paye préparera les renseignements demandés et les transmettra au représentant des Relations de manière sécuritaire.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Description

L’embauche comprend toutes les nouvelles embauches dans la fonction publique. Voici quelques exemples de types d’embauche :

• Emploi à temps partiel pour une période déterminée < 3 mois;
• Emploi à temps partiel pour une période déterminée > 3 mois et < 6 mois;
• Nomination pour une durée déterminée < 3 mois;
• Emploi pour une période déterminée > 3 mois et < 6 mois;
• Nomination pour une durée déterminée > 6 mois;
• Emploi saisonnier ou emploi saisonnier à temps partiel;
• Emploi pour une période indéterminée ou emploi à temps partiel pour une période indéterminée;
• Personnel exonéré de niveau supérieur;
• Personnel exonéré;
• Groupe de la direction;
• Personne nommée par le gouverneur en conseil;
• Double emploi;
• Double rémunération;
• Employé occasionnel;
• Employé occasionnel, selon les besoins;
• Étudiant;
• Étudiant à temps partiel.
• Employé à temps partiel (12,5 heures ou moins)
• Employé travaillant « au fur et à mesure des besoins »

Pour obtenir des renseignements sur l’avance salariale d’urgence, veuillez consulter l’événement sur les avances salariales d’urgence.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Employé

Le nouvel employé doit :

• signer la lettre d’offre;
• fournir de l’information et tous les documents remplis requis au responsable des Ressources humaines, comme demandé;
• faire le serment (au besoin) auprès du secteur ministériel responsable (les employés occasionnels, les employés à temps partiel et les employés qui ne sont pas visés par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (certains employeurs distincts) n’ont pas à prêter serment);
• fournir son numéro d’assurance sociale au personnel des Ressources humaines;
• remplir le formulaire TD1 et le formulaire d’impôt provincial;
• remplir le questionnaire de l’employé (et l’envoyer à l’adresse électronique ministérielle);
• remplir le formulaire d’inscription au dépôt direct (PSPC-SPAC 8437), qui est nécessaire au versement du premier paiement;
• obtenir une maClé ou la mettre à jour (l’employé doit avoir une adresse électronique valide du gouvernement et un code d’identification de dossier personnel et fournir sa date de naissance pour s’inscrire);
• établir le lien avec le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 dans le libre service de Phénix;
• enregistrer toutes les données sur le temps et la main d’œuvre dans le dossier de l’employé approprié;
• en cas de double emploi, aviser le gestionnaire que l’employé est en congé non payé de son poste d’attache.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Gestionnaire

Le gestionnaire investi des pouvoirs conférés par l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et du pouvoir de dotation doit :

• signer la lettre d’offre;
• administrer le serment ou l’affirmation solennelle et s’assurer que le document est signé et envoyé aux Ressources humaines (au besoin);
• s’assurer que l’employé a demandé une maClé;
• effectuer toutes les tâches pertinentes dans le libre service des gestionnaires de Phénix, y compris examiner ou créer et assigner l’horaire de travail de l’employé.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Ressources humaines

Les Ressources humaines doivent préparer la lettre d’offre pour les nouveaux employés.

Les Ressources humaines doivent s’assurer que toute la documentation requise, y compris la lettre d’offre et le serment ou l’affirmation solennelle des nouveaux employés (au besoin), est reçue par le gestionnaire recruteur.

Les Ressources humaines doivent vérifier et créer le code d’identification de dossier personnel de l’employé dans le fichier central.

Les Ressources humaines sont chargées de remplir adéquatement et en temps opportun les enregistrements de renseignements personnels dans PeopleSoft et de vérifier les données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bel et bien été reçue dans Phénix. En voici des exemples :

• Date de début
• code d’identification de dossier personnel valide
• Bureau de paye et liste de paye
• Code d’emplacement
• Zone relative à la première langue officielle
• Situation syndicale, code de syndicat et code indicatif d'unité de négociation
• Date de fin d’emploi ou date de congé temporaire saisonnier

Les Ressources humaines doivent recueillir les documents ci après et les envoyer à une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

• Lettre d’offre et d’acceptation (cas exceptionnels uniquement, p. ex. : salaire au dessus du taux minimum, rétrogradation, protection du salaire, conversion et nouvelle classification, ainsi que certaines indemnités qui pourraient être propres à un employé précis (comme un employé débutant ou l’Indemnité de poste isolé) ou tout autre document faisant autorité (comme la lettre de nomination))
• Questionnaire de l’employé
• Formulaire TD1 et formulaire d’impôt provincial remplis
• Formulaire de dépôt direct signé

Une demande reçue sans toute la documentation énumérée sera automatiquement rejetée par le système et retournée à l’expéditeur. L’envoyeur devra renvoyer tous les documents.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation du mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

ISi elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Embauche (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à l’embauche.

Les responsabilités du Centre des services de paye comprennent ce qui suit.

Au moment de l’avis que des données ont été entrées dans PeopleSoft

• Déterminer l’admissibilité de l’employé et inscrire ce dernier à tous les avantages sociaux pertinents.
• Inscrire l’employé (lui accorder l’accès) à la fonction de déclaration du temps (y compris annuler son inscription dans les cas de double emploi).

Au moment de la réception d’une demande d'intervention de paye et des documents requis

• Inscrire les versements supplémentaires et les avantages sociaux en fonction des documents reçus, y compris appliquer les impôts supplémentaires dans Phénix, comme demandé par l’employé.
• Saisir le salaire dans Phénix lorsqu’il ne s’agit pas du salaire minimal..
• Commencer les paiements par dépôt direct.
• Calculer et recouvrer les gains ouvrant droit à pension tardifs.
• Établir les droits aux congés payés (y compris les rajustements requis dans les cas de réembauche).

Le Centre des services de paye transmet à l’employé une lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux qui contient tous les renseignements sur les programmes de droits et d’avantages sociaux.

Présentation et traitement des demandes de mouvement de paye aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques Description

Cette section décrit le processus générique à employer pour déterminer si les documents doivent être envoyés aux Finances aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Présentation et traitement des demandes de mouvement de paye aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques Employé

L’auteur d’une demande d’intervention de paye doit déterminer si la demande nécessite que des copies des documents initiaux soient envoyées aux Finances dans le cadre du processus d’autorisation en vertu de l’article 33 et s’assurer que ces copies sont bel et bien transmises aux Finances.

Présentation et traitement des demandes de mouvement de paye aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques Gestionnaire

L’auteur d’une demande d’intervention de paye doit déterminer si la demande nécessite que des copies des documents initiaux soient envoyées aux Finances dans le cadre du processus d’autorisation en vertu de l’article 33 et s’assurer que ces copies sont bel et bien transmises aux Finances.

Présentation et traitement des demandes de mouvement de paye aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques Ressources humaines

L’auteur d’une demande d’intervention de paye doit déterminer si la demande nécessite que des copies des documents initiaux soient envoyées aux Finances dans le cadre du processus d’autorisation en vertu de l’article 33 et s’assurer que ces copies sont bel et bien transmises aux Finances.

Présentation et traitement des demandes de mouvement de paye aux fins de l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques Finances

Les responsables ministériels des Finances doivent :

• répertorier les mouvements pour lesquels ils veulent des copies des documents et communiquer ce besoin au sein du ministère;
• réaliser tout examen qu’ils jugent nécessaire avant d’autoriser le mouvement de paye en vertu de l’article 33 en se servant des documents fournis par l’auteur de la demande d’intervention de paye, puis procéder aux examens après le traitement;
• autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une approbation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Gestion des congés (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.01) Description

La gestion des congés concerne la tenue des banques de congés des employés en fonction des droits prévus dans leurs régimes de congés, conformément aux conditions d’emploi et aux conventions collectives, et des congés pris par les employés.

Gestion des congés (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.01) Employé

Les employés doivent saisir leurs congés payés dans la fonction libre service de PeopleSoft.

Gestion des congés (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire ou le superviseur de l’employé doit approuver les congés payés dans le libre service de PeopleSoft.

Gestion des congés (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.01) Ressources humaines

Les Ressources humaines continuent d’être chargées de tenir les banques de congés pour les autres systèmes de gestion des congés administrés par le ministère.

Gestion des congés (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est chargé de tenir les banques de congés des employés dans le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada. La tenue des banques de congés comprend les activités suivantes :

• Mettre à jour les soldes de congés en fonction des mouvements de congé liés aux mesures de paye entrantes approuvées, comme les congés payés et non payés approuvés, les crédits de congé et les rajustements dans PeopleSoft.
• Fermer les comptes de congés lorsqu’une mesure de paye reçue concerne le départ permanent de l’employé et au moment de saisir le mouvement visant à liquider les droits de congé inutilisés dans PeopleSoft.

Congés non payés (de plus de 5 jours) : Maladie et invalidité (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

L’assurance-invalidité et l’assurance-invalidité de longue durée sont des régimes d’assurances obligatoires du gouvernement qui visent à protéger les employés contre toute perte de revenu découlant d’une maladie à long terme.

Le Régime d'assurance-invalidité s’applique aux employés qui sont assujettis au processus de négociation collective, tandis que le régime d'assurance-invalidité de longue durée s’applique aux employés exclus du processus ou non représentés. Ces régimes sont obligatoires pour tous les employés admissibles.

Veuillez consulter le Guide sur l’administration des régimes d’assurance pour confirmer tous les employés qui sont admissibles à l’assurance-invalidité et à l’assurance-invalidité de longue durée.

Congés non payés (de plus de 5 jours) : Maladie et invalidité (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Employé

L’employé présente une demande officielle de congé à son gestionnaire (gouvernement du Canada 178 ou l’équivalent). Si l’employé n’est pas en mesure de remplir le formulaire de congés, la personne disposant des pouvoirs délégués peut le remplir en son nom.

L’employé fournit un certificat médical.

L’employé doit remplir les documents suivants et les envoyer par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

• Entente concernant le paiement des cotisations au Régime de soins de santé de la fonction publique
• pendant le congé non payé
• Chèques pour le paiement des cotisations au Régime de soins de santé de la fonction publique (s’il y a lieu)
• Avis écrit, si un employé décide de mettre un terme aux retenues au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique

Lorsque l’employé devient admissible à l’assurance-invalidité ou à l’assurance-invalidité de longue durée, il doit remplir le formulaire pertinent (selon le cas).

Demande de prestations d’assurance-invalidité

Dans le cas d’une demande d’assurance-invalidité, il faut remplir trois formulaires distincts. L’employé doit s’assurer que les formulaires de déclaration de l’employé et de déclaration de l’employeur sont remplis et envoyés par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, et le code d’identification de dossier personnel et le numéro de cas de l’employé doivent figurer sur le formulaire.

L’employé doit également remplir la partie 1 de la déclaration du médecin et demander que le reste du formulaire soit rempli par son médecin, qui l’enverra à son tour directement à la Sun Life.

Demande de prestations d’assurance-invalidité de longue durée

Dans le cas d’une demande d’assurance-invalidité de longue durée, il faut remplir deux formulaires distincts tels que la déclaration de l’employé et du médecin. L’employé doit remplir la partie 1 de la déclaration du médecin et demander que la partie 2 soit complétée par le médecin traitant qui la fera parvenir à l’Industrial Alliance.

Il est de la responsabilité de l’employé de s’assurer que les formulaires complétés ainsi que les documents justificatifs parviennent à l’assureur.

L’employé doit s’assurer que les formulaires de déclaration de l’employé et de déclaration de l’employeur sont remplis et envoyés par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, et le code d’identification de dossier personnel et le numéro de cas de l’employé doivent figurer sur le formulaire.

Congés non payés (de plus de 5 jours) : Maladie et invalidité (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire ayant les pouvoirs délégués doit signer le formulaire de demande de congé et demander l’authentification par la source fiable ministérielle (si l’employé est en détachement, il faut demander la signature de l’organisation d’attache du gestionnaire ayant les pouvoirs délégués).

La personne ayant des pouvoirs délégués peut remplir le formulaire de congé si l’employé n’est pas en mesure de le faire.

Lorsque le formulaire de demande de congé est authentifié par une source fiable, le formulaire peut être soumis par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Le gestionnaire doit remplir une copie de la description de travail de l’employé au moment où il reçoit la demande et l’envoyer par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Demande de prestations d’assurance-invalidité

Le gestionnaire ou superviseur direct remplit la déclaration de l’employeur et la renvoie à l’employé.

Demande de prestations d’assurance-invalidité de longue durée

Le gestionnaire remplit sa partie du formulaire de demande d’assurance-invalidité de longue durée et la renvoie à l’employé.

Congés non payés (de plus de 5 jours) : Maladie et invalidité (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation du mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une approbation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Congés non payés (de plus de 5 jours) : Maladie et invalidité (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables pour tous les congés non payés de plus de 5 jours.

Au moment de la réception du formulaire de demande de congé, le Centre des services de paye doit communiquer avec l’employé et envoyer les formulaires requis d’assurance-invalidité ou d’assurance-invalidité de longue durée afin qu’ils soient remplis, ainsi que fournir la lettre sur la rémunération et les avantages sociaux.

Le Centre des services de paye doit saisir le congé non payé dans PeopleSoft (données sur l’emploi incluant la date de retour au travail prévue et les soldes de congés).

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les droits et avantages sociaux sont mis à jour, au besoin, dans Phénix.

Demande de prestations d’assurance-invalidité

Le Centre des services de paye doit remplir les sections pertinentes de la déclaration de l’employeur.

Le Centre des services de paye est chargé d’envoyer les documents suivants à la Sun Life par télécopieur :

• la déclaration de l’employé remplie;
• la déclaration de l’employeur remplie et signée par le gestionnaire ou superviseur direct et joindre la copie de la description de tâches applicable.

Demande de prestations d’assurance-invalidité de longue durée

Le Centre des services de paye doit remplir les sections pertinentes du formulaire d’assurance-invalidité de longue durée.

Le Centre des services de paye est chargé d’envoyer les documents à l’Industrielle Alliance.

Le Centre des services de paye avise l’assureur pertinent si l’employé devient admissible à une révision rétroactive du salaire, à une reclassification, etc.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Congé de maternité et congé parental (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

Le congé de maternité et le congé parental sont des congés non payés accordés à un employé (homme ou femme) pour lui permettre de s’occuper de son nouveau né ou de son enfant adopté.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Congé de maternité et congé parental (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Employé

L’employé doit :

• fournir un avis à l’employeur avant la naissance de l’enfant ou au moment où le congé devrait débuter, conformément à la convention collective pertinente;
• fournir et signer le formulaire de demande de congé (gouvernement du Canada 178 ou l’équivalent) et le fournir à la personne détenant les pouvoirs délégués.

Lorsque l’employé reçoit la lettre sur les avantages sociaux et les formulaires connexes, il doit recueillir et envoyer les documents suivants par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, et le code d’identification de dossier personnel et numéro de cas de l’employé doivent figurer sur le formulaire.

• Entente du régime de prestations supplémentaires de chômage dûment remplie et signée
• Preuve de la demande et de la réception de prestations au titre de l’assurance-emploi et du Régime québécois d'assurance parentale afin de recevoir la totalité des prestations de maternité et des prestations parentales
• Entente relative au paiement des primes au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique pendant le congé non payé (s’il y a lieu)
• Chèques pour le paiement des cotisations au Régime de soins de santé de la fonction publique (s’il y a lieu)
• Avis écrit, si un employé décide de mettre un terme aux retenues au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique
• Formulaire de demande de paiement anticipé
• Déclaration de l’employé concernant les prestations du Régime québécois d'assurance parentale

Si des modifications sont apportées aux dates de congé initiales qui avaient été convenues, l’employé doit en aviser le gestionnaire.

L’employé doit modifier le formulaire de demande de congé (gouvernement du Canada 178), puis le faire approuver par le gestionnaire détenant les pouvoirs délégués.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Congé de maternité et congé parental (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire ayant les pouvoirs délégués doit signer le formulaire de demande de congé et demander l’authentification par la source fiable ministérielle (si l’employé est en détachement, il faut demander la signature de l’organisation d’attache du gestionnaire ayant les pouvoirs délégués).

Une fois authentifié, le formulaire de congé peut être soumis par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Congé de maternité et congé parental (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une approbation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Congé de maternité et congé parental (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables pour tous les congés non payés de plus de 5 jours.

Au moment de la réception du formulaire de demande de congé, le Centre des services de paye fournira la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux et tous les formulaires connexes à l’employé.

Le Centre des services de paye doit saisir le congé non payé dans PeopleSoft (données sur l’emploi incluant la date de retour au travail prévue et les soldes de congés).

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les droits et avantages sociaux sont mis à jour, au besoin, dans Phénix.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Autres (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

Les autres types de congés non payés comprennent les suivants :

• Congé avec étalement du revenu
• Congé de transition à la retraite
• Congé autofinancé
• Congé non payé autorisé
• Période de suspension
• Congé pour les soins d’un membre de la famille proche
• Congé non payé pour obligations personnelles de moins de trois mois
• Congé pour besoins familiaux personnels de plus de trois mois
• Réinstallation du conjoint
• Congé d’études
• Congé de plus de cinq ans ou trois ans et option de ne pas cotiser au régime de pensions
• Mise à pied saisonnière

Congés non payés (plus de 5 jours) : Autres (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Employé

Les employés doivent remplir le formulaire approprié et le soumettre à leur gestionnaire.

• Demande de congé avec étalement du revenu (TBS/SCT 325 10)
• Demande de congé de transition à la retraite (TBS/SCT 325-9F)
• Demande de congé autofinancé (TBS/SCT 330 109)
• Demande de congé et rapport d’absence (gouvernement du Canada 178)

Lorsque l’employé reçoit la lettre sur les avantages sociaux et les formulaires connexes, il doit recueillir et envoyer les documents suivants par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

• Entente relative au paiement des primes au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique pendant le congé non payé (s’il y a lieu)
• Chèques pour le paiement des cotisations au Régime de soins de santé de la fonction publique (s’il y a lieu)
• Avis écrit, si un employé décide de mettre un terme aux retenues au titre du Régime de soins de santé de la fonction publique
• Chèques pour le paiement des cotisations au Régime de soins dentaires de la fonction publique. Vous référer au site du Gouvernement du Canada Régime de soins dentaires de la fonction publique.

Si des modifications sont apportées aux dates de congé initiales qui avaient été convenues, l’employé doit en aviser le gestionnaire.

L’employé doit modifier le formulaire de demande de congé (gouvernement du Canada 178), puis le faire approuver par le gestionnaire détenant les pouvoirs délégués.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Autres (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire doit valider l’admissibilité de l’employé (congé de transition à la retraite).

Le gestionnaire ayant les pouvoirs délégués doit signer le formulaire de demande de congé et demander l’authentification par la source fiable ministérielle (si l’employé est en détachement, il faut demander la signature de l’organisation d’attache du gestionnaire ayant les pouvoirs délégués).

Une fois authentifié, le formulaire de congé peut être soumis par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d'intervention de paye, et le code d’identification de dossier personnel de l’employé doit figurer sur le formulaire.

Le gestionnaire détenant des pouvoirs délégués doit communiquer avec le Centre des services de paye si l’accord de congé doit être modifié en raison de circonstances exceptionnelles.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Autres (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances sont responsables de l’autorisation du mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une approbation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Congés non payés (plus de 5 jours) : Autres (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables pour tous les congés non payés de plus de 5 jours.

Au moment de la réception du formulaire de demande de congé, le Centre des services de paye fournira la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux et tous les formulaires connexes à l’employé.

Le Centre des services de paye doit saisir le congé non payé dans PeopleSoft (données sur l’emploi incluant la date de retour au travail prévue et les soldes de congés).

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les droits et avantages sociaux sont mis à jour, au besoin, dans Phénix.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

La Loi sur l’indemnisation des agents de l’État prévoit une indemnisation pour tous les fonctionnaires fédéraux, y compris les employés en poste à l’étranger et les employés recrutés sur place hors du Canada, qui se sont blessés en travaillant et ne sont protégés par aucune loi locale. Le même traitement est réservé aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Employé

L’employé remplira le formulaire de la commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité au travail.

Si l’employé est incapable de travailler, il peut prendre des congés de maladie pendant la période d’attente de la décision de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail. S’il n’a pas de congés de maladie ou s’il les a épuisés, il peut demander que des congés de maladie lui soient avancés.

Si de prendre des congés de maladie n’est pas une option, l’employé peut demander un congé non payé. Pour un congé non payé de cinq jours ou moins, l’employé suit le processus de libre-service de Phénix si son ministère utilise Système de gestion des ressources humaines gouvernement du Canada ou le module Gestion des absences si son ministère utilise Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada.

Pour un congé non payé de plus de cinq jours, l’employé présentera une demande officielle de congé à son gestionnaire (gouvernement du Canada 178 ou équivalent). Si l’employé est incapable de remplir le formulaire de demande de congé, le délégataire des pouvoirs pourra remplir le formulaire à sa place.

L’employé recevra un avis l’informant de la décision de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Si l’employé est incapable de remplir le formulaire de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail (hospitalisation), le délégataire des pouvoirs pourra remplir le formulaire pour lui.

Le délégataire des pouvoirs remplit la section du formulaire (Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail) réservée au superviseur avant de l’envoyer par courrier, télécopieur ou courriel chiffré au Service du courrier du Centre des services de paye pour que ce dernier y inclut les renseignements de paye, ainsi qu’un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Le Centre des services de paye retourne le formulaire rempli au délégataire des pouvoirs qui le remet à la personne-ressource du ministère pour la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail.

Si l’employé a épuisé ses congés de maladie, le délégataire des pouvoirs l’informera des congés qui sont disponibles. Ce dernier pourra soit approuver une avance de congés de maladie soit un congé non payé.

Si un congé non payé de plus de cinq jours est approuvé, le formulaire de congé, dûment authentifié par une source fiable, peut être soumis au Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, au Service du courrier du Centre des services de paye, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Si la demande à la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail est approuvée, le délégataire des pouvoirs vérifie que les bons codes de congé sont utilisés. L’employé doit utiliser le solde de ses congés de maladie en attendant l’approbation de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail.

À la réception de la demande de l’employé approuvée, le délégataire des pouvoirs fournit les approbations nécessaires aux Ressources humaines.

Le délégataire des pouvoirs doit soumettre le formulaire approuvé de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail au Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, au Service du courrier du Centre des services de paye, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Si la durée totale du congé pour accident du travail (pour une blessure ou une maladie) accordé atteint 130 jours ouvrables, le ministère devrait procéder à un examen spécial du cas, et décider s’il serait justifié ou non de prolonger le congé pour accident du travail au-delà de cette période.

Si le ministère n’accorde pas de prolongation, le bureau régional concerné d’Emploi et Développement social Canada devrait être immédiatement informé de la date à laquelle le congé pour accident du travail prendra fin. À la réception de ce renseignement, Emploi et Développement social Canada prend les dispositions nécessaires pour que l'employé reçoive des indemnités prévues par la loi provinciale d’indemnisation des accidentés du travail à partir de la date à laquelle le congé pour accident du travail prend fin, jusqu'au règlement de sa réclamation.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Ressources humaines

La personne-ressource du ministère pour la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail soumet le formulaire de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail à Emploi et Développement social Canada qui recevra et traitera la réclamation et la remettra à l’administration provinciale compétente.

Coordonner le retour au travail avec le gestionnaire et l’agent chargé du dossier de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail assigné à l’employé, le cas échéant.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Congé non payé (de plus de cinq jours) : Indemnisation des travailleurs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables pour tous les congés non payés de plus de cinq jours.

Fournir des renseignements salariaux pour le formulaire de la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail connexe, sur demande.

Informer l’employé des options de congé possibles, conformément à la convention collective.

À la réception d’un formulaire de demande de congés, le Centre des services de paye effectuera les interventions suivantes :

• Entrer le congé non payé dans PeopleSoft (données sur l’emploi, y compris la date de retour prévue et les soldes de congé)
• Vérifier que tous les droits et avantages sont mis à jour comme il se doit dans Phénix.
• Remettre à l’employé la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux ainsi que les formulaires connexes.

Si la demande à la Commission des accidents du travail/Commission de la santé et de la sécurité du travail est approuvée et que le Centre des services de paye reçoit l’autorisation, ce dernier exécutera les interventions suivantes :

• Rétablir la paye pour l’employé en congé non payé
• Entrer le congé non payé pour accident du travail dans PeopleSoft
• Mettre à jour les soldes de congé, le Centre des services de paye convertira les congés de maladie (payés ou non) en congés pour accident du travail
• Informer la commission provinciale des accidents si un employé a droit à une révision rétroactive de son traitement, à une reclassification, etc.
• Vérifier que tous les droits et avantages sont mis à jour comme il se doit dans Phénix
• Remettre à l’employé la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux ainsi que les formulaires connexes
• Entrer tout ajustement nécessaire sur le feuillet de renseignements T5 de l’employé

Congé non payé (de cinq jours ou moins) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 7.04.04) Description

Le congé non payé (de cinq jours ou moins) est entré dans le système après que le gestionnaire de l’employé l’a approuvé (sauf en cas de grève ou de suspension qui ne requiert pas l’approbation du gestionnaire) et que le congé a été pris.

Congé non payé (de cinq jours ou moins) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 7.04.04) Employé

Ministères se servant du module Temps et main-d’œuvre de Phénix (ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada)

Pour les ministères utilisateurs du module Temps et main-d’œuvre du libre-service de Phénix, les employés doivent être inscrits dans maClé pour avoir accès au libre-service.

L’employé entre le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins en se servant du libre-service de Phénix (après avoir pris le congé).

Certains employés pourraient être incapables d’accéder au libre-service de Phénix (parce qu’ils ne peuvent se connecter à l’lnternet ou se trouvent dans un lieu éloigné). Dans ce cas, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 fera les entrées pour eux.

Ministères ne se servant pas du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Certains ministères utilisant le Système de gestion des ressources humaines (Système de gestion des ressources humaines) du gouvernement du Canada ont choisi de ne pas utiliser le module Gestion du temps de Phénix pour une partie ou la totalité de leurs employés. Dans ces ministères, l’employé doit soumettre son congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34.

Ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

L’employé d’un ministère qui utilise Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada entrera son congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins dans le module Gestion des absences; cette entrée mettra automatiquement à jour la base de données de Phénix.

Soumission tardive du congé non payé (ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada ou le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada)

Pour les ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada ou le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada, si le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins n’est pas soumis dans les huit semaines après la prise du congé, l’employé doit remplir un formulaire de congé et le remettre au responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 ou au délégataire des pouvoirs pour qu’il entre le congé pour lui.

Congé non payé (de cinq jours ou moins) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 7.04.04) Gestionnaire

Ministères se servant du module Temps et main-d’œuvre de Phénix (ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada)

C’est au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 qu’il revient d’autoriser les entrées dans le libre-service pour les gestionnaires de Phénix.

Lorsqu’un employé est incapable d’accéder au libre-service de Phénix, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit entrer le congé non payé au nom de l’employé dans le libre-service pour les gestionnaires de Phénix. De plus, si l’employé n’a pas entré son congé non payé dans les huit semaines après la prise du congé, les gestionnaires disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont six mois pour l’entrer après la prise du congé pour l’employé.

Ministères ne se servant pas du module Temps et main-d’œuvre de Phénix (ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada)

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit approuver la demande de congé non payé et la remettre au responsable de la comptabilisation des temps.

Ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

Le gestionnaire délégataire doit approuver le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins dans le module Gestion des absences de Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada. De plus, si l’employé n’a pas entré son congé non payé dans les huit semaines après la prise du congé, le gestionnaire a six mois pour l’entrer après la prise du congé au nom de l’employé.

Soumission tardive du congé non payé (ministères qui utilisent Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada et le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada) (après six mois de la prise du congé)

C’est au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 ou au gestionnaire délégataire de signer le formulaire de congé et de demander l’authentification de la source fiable du ministère. Le formulaire peut ensuite être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye (PSPC-SPAC 446-5) portant le code d’identification de dossier personnel.

Congé non payé (de cinq jours ou moins) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 7.04.04) Centre des services de paye

Ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada

Le Centre des services de paye se charge d’entrer le congé non payé dans PeopleSoft (soldes des congés).

Soumission tardive du congé non payé (ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada ou le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada)

Le Centre des services de paye vérifie la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye se charge d’entrer le congé non payé dans Phénix et dans PeopleSoft (soldes des congés).

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Description

Suivant les dispositions de la convention collective applicable, les crédits de congé annuel et de congé compensatoire accumulés et inutilisés seront payés en argent à l'employé.

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Employé

L’employé qui demande que l’impôt retenu à la source sur les paiements forfaitaires soit réduit doit transmettre la lettre d’autorisation de l’Agence du revenu du Canada (et celle du ministère du Revenu du Québec s’il travaille et réside au Québec) ainsi que la demande (gouvernement du Canada 178) par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, au Service du courrier du Centre des services de paye, ainsi qu’un formulaire de demande d'intervention de paye (PSPC-SPAC 446-5) portant le code d’identification de dossier personnel.

Les paiements desquels l'impôt a été déduit ne pourront pas être annulés uniquement dans le but d'éviter la retenue d'impôt si la lettre d'autorisation n'est pas reçue avant le versement du paiement.

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Gestionnaire

Selon les informations fournit par les Ressources humaines le gestionnaire doit revoir les renseignements obligatoires fournis aux Ressources humaines pour déterminer s’il a suffisamment de fonds dans son budget ou s’il doit demander à l’employé de prendre une partie ou la totalité de ses congés excédentaires.

Si la décision est de monnayer les congés, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit approuver le paiement.

Ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada

Après que le paiement a été approuvé, la signature faisant foi de l’autorisation en vertu de l’article 34 doit être authentifiée par une source fiable. La demande de paiement des congés peut ensuite être envoyée pour traitement au Service du courrier du Centre des services de paye par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

La demande de paiement des congés sera entrée par le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 et approuvée dans Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada et téléchargée dans Phénix.

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Ressources humaines

Selon les liquidations obligatoires en instance, les Ressources humaines informeront les gestionnaires et les employés avant la clôture de la période comptable 12-2 (p. ex. trois mois à l’avance) le 15 mai de chaque exercice financier, du nombre des crédits dépassant le maximum autorisé qui seront liquidés.

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Liquider les congés (obligatoire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Centre des services de paye

Ministères qui utilisent Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye validera les soldes des congés et les mettra à jour dans la base de données de PeopleSoft, et traitera ensuite le paiement de liquidation des congés dans Phénix.

Liquider les congés (volontaire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Description

Suivant les dispositions de la convention collective applicable, un employé peut demander que lui soit payée, pendant un exercice, la totalité ou une partie de :

• ses congés compensatoires accumulés;
• ses crédits de congé annuel accumulés mais inutilisés.

Liquider les congés (volontaire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Employé

L’employé qui demande que l’impôt retenu à la source sur les paiements forfaitaires soit réduit doit transmettre la lettre d’autorisation de l’Agence du revenu du Canada (et celle du ministère du Revenu du Québec s’il travaille et réside au Québec) ainsi que la demande (gouvernement du Canada 178) par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, au Service du courrier du Centre des services de paye, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye portant le code d’identification de dossier personnel et le numéro de dossier.

Les paiements desquels l'impôt a été déduit ne pourront pas être annulés uniquement dans le but d'éviter la retenue d'impôt si la lettre d'autorisation n'est pas reçue avant le versement du paiement.

Liquider les congés (volontaire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Gestionnaire

Selon les informations fournit par les ressources humaines, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 est chargé d’approuver le paiement de liquidation des congés.

Ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada

Après que le paiement a été approuvé, la signature faisant foi de l’autorisation en vertu de l’article 34 doit être authentifiée par la source fiable. La demande de paiement des congés peut ensuite être envoyée au Service du courrier du Centre des services de paye par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Ministères utilisant Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

La demande de paiement de liquidation des congés sera entrée par le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 et approuvée dans Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada et téléchargée dans Phénix.

Liquider les congés (volontaire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Liquider les congés (volontaire) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 4.02.02) Centre des services de paye

Ministères qui utilisent Mes Ressources humaines du Gouvernement du Canada

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye validera les soldes des congés et les mettra à jour dans la base de données de PeopleSoft, et traitera ensuite le paiement de liquidation des congés dans Phénix.

Prix de longs états de service Description

Les prix de longs états de service ont pour objet de reconnaître les états de service des employés au sein de la fonction publique du Canada. Cette activité consiste à établir et vérifier les prix de long service.

Prix de longs états de service Employé

Si un employé qui croit être admissible à un prix de longs états de service a été oublié par le ministère, il lui revient d’en informer le coordonnateur des prix du ministère (ou la partie responsable au sein du ministère) qu’il est admissible à un prix.

Prix de longs états de service Gestionnaire

Le gestionnaire doit aviser le coordonnateur des prix du ministère (ou la partie responsable au sein du ministère) que des employés sont admissibles à un prix de longs états de service.

Prix de longs états de service Ressources humaines

Les Ressources humaines sont chargées d’établir le calcul initial des dates relatives au prix de longs états de service (à l’aide des données ministérielles dans PeopleSoft).

Les Ressources humaines peuvent demander que le Centre des services de paye valide les dates et les calculs (en envoyant l’information à valider), et de trouver des renseignements particuliers concernant le type de service à valider (s’il y a lieu).

Prix de longs états de service Centre des services de paye

Le Centre des services de paye validera les dates de service et les calculs des longs états de service à l’aide des données de PeopleSoft du ministère, Phénix et d’un examen du dossier (au besoin).

La confirmation ou des renseignements supplémentaires seront fournis à la personne ressource des Ressources humaines.

Rémunération au rendement (Processus opérationnel commun des ressources humaine 5.03.01) Description

La rémunération au rendement est uniquement accordée à un employé occupant un poste visé par une nomination.

Les régimes de rémunération au rendement s’appliquent aux employés suivants :

• cadres de direction et non-cadres de direction;
• personnes nommées par le gouverneur en conseil;
• participants au Programme de perfectionnement en leadership;
• membres de la haute direction.

Rémunération au rendement (Processus opérationnel commun des ressources humaine 5.03.01) Ressources humaines

Le ministère est chargé ce qui suit :

• déterminer si une personne est admissible à une rémunération au rendement;
• fournir à la source fiable une lettre d’avis indiquant le taux ou le montant de la rémunération au rendement et une feuille de calcul pour qu’elle authentifie la signature faisant foi de l’autorisation en vertu de l’article 34 et envoyer les renseignements nécessaires pour traiter la rémunération au rendement au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un (PSPC-SPAC 446-5F)), en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Rémunération au rendement (Processus opérationnel commun des ressources humaine 5.03.01) Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Rémunération au rendement (Processus opérationnel commun des ressources humaine 5.03.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye communiquera avec les Ressources humaines pour obtenir, le cas échéant, les renseignements manquants au sujet de l’employé.

Le Centre des services de paye traitera le mouvement dans Phénix.

Recouvrement d’un trop-payé Description

Le receveur général du Canada a le pouvoir de recouvrer d'un employé un trop-payé attribuable à une erreur administrative ou dans l'éventualité où un paiement non accumulé serait versé.

Voici des exemples de trop-payé ou de montant versé à l’avance qui doit être recouvré :

• rémunération d’intérim
• versements
• indemnités
• recouvrement des arriérés au titre de la pension
• paiement de transition à la cessation d’emploi
• avances de salaires, telles qu’avances de congé annuel ou avances de salaire d’urgence

Recouvrement d’un trop-payé Employé

L’employé est responsable du recouvrement.

Pour un trop-payé relevé par le Centre des services de paye au moyen d’une recherche dans Phénix, l’employé recevra une notification du Centre des services de paye l’avisant de l’existence d’un trop-payé, supérieur à 10 % du salaire brut.

Si le montant à recouvrer est inférieur à 10 % du salaire brut, il sera recouvré à même les premières sommes disponibles.

Si le montant à recouvrer est supérieur à 10 % du salaire brut, et que le recouvrement entier et immédiat impose un fardeau financier à l’employé, ce dernier aura 10 jours ouvrables pour signifier son intention d’alléguer des difficultés financières au Service du courrier du Centre des services de paye par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, ainsi qu’un formulaire de demande d'intervention de paye portant le code d’identification de dossier personnel et le numéro de dossier.

Si l’employé n’allègue pas de difficultés financières, le montant sera recouvré à même les premières sommes disponibles.

Si l’employé allègue des difficultés financières, il doit fournir les renseignements requis à son gestionnaire.

Pour un trop-payé relevé au ministère mais non signalé par le service des Finances au Centre des services de paye avant la cessation d’emploi, l’employé visé sera responsable de verser un paiement volontaire après avoir été joint par le Centre des services de paye.

Recouvrement d’un trop-payé Gestionnaire

Le délégataire des pouvoirs est responsable d’autoriser la demande en cas de difficultés financières de l’employé.

Le délégataire des pouvoirs est responsable d’examiner la demande en cas de difficultés financières de l’employé et de décider s’il faut plus de temps pour traiter la demande.

Si le délégataire des pouvoirs donne son autorisation, l’allégation de difficultés financières est envoyée au responsable ministériel pour approbation.

À la réception de l’autorisation du délégataire des pouvoirs et de l’approbation du responsable ministériel, une ressource du délégataire des pouvoirs enverra l’allégation de difficultés financières au service des Finances.

Le délégataire des pouvoirs collaborera avec l’employé et le service des Finances à établir un calendrier de remboursement. Le gestionnaire ou le service des Finances enverra le calendrier de remboursement par l’intermédiaire d’une source fiable qui est responsable d’authentifier la signature du délégataire des pouvoirs par courrier, télécopieur ou courriel chiffré au Service du courrier du Centre des services de paye, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye portant le code d’identification de dossier personnel et le numéro de dossier.

Si l’allégation de difficultés financières est rejetée, le délégataire des pouvoirs doit en informer l’employé et le Centre de services de paye.

Recouvrement d’un trop-payé Ressources humaines

Si l’allégation de difficultés financières est approuvée, les Ressources humaines collaboreront avec le délégataire des pouvoirs, l’employé et le responsable ministériel à établir un calendrier de remboursement.

Recouvrement d’un trop-payé Finances

Le service des Finances est chargé de ce qui suit :

• Si l’allégation de difficultés financières est approuvée, établir avec l’employé, le délégataire des pouvoirs et les Ressources humaines un calendrier de remboursement et fournir cette information à la source fiable responsable d’authentifier la signature d’autorisation sur l’allégation de difficultés financières et de l’envoyer ensuite au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, ainsi qu’un formulaire de demande d'intervention de paye portant le code d’identification de dossier personnel et le numéro de dossier.

Le service des Finances est responsable de prendre les mesures de recouvrement de tout montant en souffrance (p. ex. si les fonds n’étaient pas suffisants à la cessation) en conformité avec la politique et les lignes directrices régissant le recouvrement des montants en souffrance.

Recouvrement d’un trop-payé Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Il exécutera le rapport R 19 dans Phénix pour retracer les montants pays en trop.

Le Centre des services de paye enverra à l’employé une notification l’informant de l’existence d’un trop-payé (par courrier ou courriel) avec copie au service des Finances du ministère en indiquant le numéro du dossier si le montant à recouvrer est supérieur à 10 % du salaire brut. Le Centre des services de paye inclura des instructions à l’intention de l’employé sur la manière de collaborer avec le délégataire des pouvoirs ministériel pour présenter une allégation de difficultés financières.

Phénix recouvrera automatiquement le trop-payé à même les premières sommes disponibles dix jours ouvrables après la notification à moins qu’une allégation de difficultés financières soit reçue entretemps (auquel cas, le Centre des services de paye mettra le dossier en attente).

Si le Centre des services de paye reçoit une allégation de difficultés financières approuvée et autorisée, il entrera le calendrier de remboursement.

S’il n’existe aucun paiement du gouvernement à même lequel recouvrer le trop-payé, le Centre des services de paye communiquera avec la personne pour demander un paiement volontaire pour la somme due. Si la personne ne répond pas dans les 30 jours, une lettre de demande finale au titre d’un trop-payé lui sera envoyée avec copie au service des Finances de son ancien ministère. Cette situation vaut également lorsque le service des Finances n’avise pas le Centre des services de paye de trop-payés relevés au ministère avant le départ d’un l’employé.

Le Centre des services de paye devrait demander que les paiements soient effectués par chèque certifié ou mandat postal. Il encaisse les chèques et en avise le service des Finances.

Nota : Si le trop-payé n'a pas été recouvré par l'organisation et qu’il est signalé dans le formulaire Information sur la cessation d'emploi/retraite (PSPC-SPAC 2386), le Centre des pensions du gouvernement du Canada le recouvrera sur les prestations de retraite, dans la mesure du possible. Ce formulaire est envoyé au Centre des pensions par le Centre des services de paye dans la procédure de cessation d’emploi.

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Description

La Loi sur l’accès à l’information confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’à toutes les personnes et à tous les organismes présents au Canada le droit d’accès aux dossiers qui relèvent d’une institution gouvernementale assujettie à la Loi.

Elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent des institutions gouvernementales fédérales et de demander à ce que des corrections y soient apportées.

Toutes les demandes d’information du programme d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels sont gérées par les coordonnateurs ministériels de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, dont la liste figure sur le site Web du Conseil du Trésor. Les coordonnateurs siègent au Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, mais sont responsables d’un ministère en particulier.

Les coordonnateurs de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels communiquent avec le Bureau de première responsabilité (bureau de paye régional) au sein de leur ministère. Ce bureau est chargé d’examiner la demande et de fournir les renseignements demandés aux coordonnateurs de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau de paye régional peut communiquer avec d’autres secteurs au sein de son ministère pour recueillir des renseignements pertinents : gestionnaires, Ressources humaines, Finances et, en ce qui a trait à Services publics et Approvisionnement Canada, le Centre des services de paye.

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Employé

Si un employé souhaite faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sa demande doit être présentée par écrit et être conforme aux lignes directrices précisées sur le site du Conseil du Trésor (au besoin).

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Gestionnaire

L’aide des gestionnaires pourrait être sollicitée dans la recherche de l’information visée par une demande d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (au besoin).

La demande aura été reçue par le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels et transmise, par la suite, au bureau de paye régional du ministère concerné.

Si le gestionnaire ne dispose pas de l’information demandée ou s’il croit qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, il devra en aviser le bureau de paye régional, qui avisera à son tour le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Ressources humaines

L’aide des Ressources humaines pourrait être sollicitée dans la recherche de l’information visée par une demande d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (au besoin).

La demande aura été reçue par le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels et transmise, par la suite, au bureau de paye régional du ministère concerné.

Si les Ressources humaines ne disposent pas de l’information demandée ou si elles croient qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, elles devront en aviser le bureau de paye régional, qui avisera à son tour le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Finances

L’aide des Finances pourrait être sollicitée dans le but de récupérer l’information visée par une demande d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (au besoin).

La demande aura été reçue par le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels et transmise, par la suite, au bureau de paye régional du ministère concerné.

Si le service des Finances ne dispose pas de l’information demandée ou s’il croit qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, il devra en aviser le bureau de paye régional, qui avisera à son tour le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Répondre aux demandes d’information en vertu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Centre des services de paye

L’aide du Centre des services de paye pourrait être sollicitée dans la recherche de l’information visée par une demande d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (au besoin).

La demande aura été reçue par le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels et transmise, par la suite, au bureau de paye régional du ministère concerné.

Si le Centre des services de paye ne dispose pas de l’information demandée ou s’il croit qu’un autre ministère pourrait être en possession de cette information, il devra en aviser le bureau de paye régional, qui avisera à son tour le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours Description

Reprise du versement du salaire de base d’un employé qui est retourné au travail à temps plein ou à temps partiel après un congé non payé pendant lequel sa paye et ses autres versements ont été temporairement arrêtés.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours Employé

L’employé doit aviser son gestionnaire de son retour au travail.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours Gestionnaire

Le gestionnaire doit confirmer auprès de l’employé que celui-ci reviendra au travail à la date convenue.

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit obtenir l’authentification de la source fiable de l’avis de retour au travail après un congé non payé de l’employé. Une notification peut ensuite être envoyée au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye recevra une notification de la source fiable au sujet du retour au travail de l’employé et le traitera dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye réinscrira l’employé comme déclarant (temps).

Le Centre des services de paye est responsable d’envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux à l’employé.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours : Horaire de réadaptation Description

Reprise du versement du salaire de base d’un employé qui retourne au travail suivant un horaire de réadaptation.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours : Horaire de réadaptation Employé

L’employé doit aviser son gestionnaire de son retour au travail suivant un horaire de réadaptation.

Ministères se servant du module Temps et main-d’œuvre de Phoenix

Pendant un retour au travail progressif (selon un horaire de réadaptation), l’employé doit entrer ses heures travaillées (incluant les heures de congés payées) par l’entremise libre-service de Phénix, dans le module Gestion temps afin d’être payé. La demande de congé sans solde doit être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail (Congé / réadaptation).

Les heures devraient être entrées pendant la période de paye courante pour éviter tout retard dans le versement de la paye. Après avoir été vérifiées dans Phénix, les données entrées seront envoyées au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 de l’employé pour approbation.

Certains employés pourraient être incapables d’accéder au libre-service de Phénix (parce qu’ils ne peuvent se connecter à l’lnternet ou se trouvent dans un lieu éloigné). Dans ce cas, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 fera les entrées pour eux.

L’employé communique avec le Centre de pensions à l’égard de ses cotisations au régime de pension et au régime de prestations supplémentaire de décès.

Ministères ne se servant pas du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Pour les ministères qui n’ont pas choisi d’utiliser le module Temps et main-d’œuvre de Phénix pour une partie ou la totalité de leurs employés, l’employé doit soumettre ses temps au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34.

Fin au programme de réadaptation

L’employé doit aviser son gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 lorsque l’horaire de réadaptation n’est plus requis.

L’employé n’est plus requis de compléter des feuilles de temps dès la fin de la participation au programme de réadaptation.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours : Horaire de réadaptation Gestionnaire

Suivant l’approbation écrite de l’assureur, le gestionnaire doit confirmer auprès de l’employé que celui-ci reviendra au travail à la date convenue.

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit obtenir l’authentification de la source fiable de l’avis de retour au travail après un congé non payé de l’employé. L’avis doit ensuite être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye, 5Fen complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail (Congé/réadaptation).

Ministères se servant du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Il revient au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 d’examiner et d’approuver les feuilles de temps entrées de ces employés tous les employés pour lesquels il exerce l’autorisation en vertu de l’article 34.

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 pourra entrer les feuilles de temps d’un employé qui n’est pas en mesure d’accéder au libre-service de Phénix.

Ministères ne se servant pas du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit approuver la demande et la remettre au responsable de la comptabilisation des temps.

Fin au programme de réadaptation

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit obtenir l’authentification de la source fiable de l’avis signifiant la fin de l’horaire de réadaptation. L’avis peut ensuite être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, y compris un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Le gestionnaire ne doit plus autoriser les feuilles de temps dès la fin de la prticipation au programme de réadaptation.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours : Horaire de réadaptation Finances

Le service des Finances doit autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Retour d’un congé non payé de plus de cinq jours : Horaire de réadaptation Centre des services de paye

Le Centre des services de paye vérifiera la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye recevra de la source fiable l’avis au sujet du retour au travail de l’employé; il traitera le retour et le début de l’horaire de réadaptation dans PeopleSoft, suivant la confirmation de l’assureur.

Le Centre des services de paye réinscrira l’employé comme déclarant (temps) (groupe Trav réad).

Le Centre des services de paye doit envoyer un rapport mensuel sur les gains aux assureurs concernés pendant que l’employé travaille selon un horaire de réadaptation en tenant compte des journées de congés payées / non-payées.

Le Centre des services de paye est responsable d’envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux à l’employé.

Le CR informe l’employé par courriel qu’il doit saisir les heures travaillées toutes les semaines dans le module de Gestion temps.

Le Centre de services de paye modifiera les codes de pension, de prestations supplémentaires de décès et d’assurance-invalidité dans Phénix.

Fin au programme de réadaptation

Le Centre des services de paye recevra une notification de la source fiable et de l’assureur au sujet de la fin de la période de réadaptation et le traitera dans PeopleSoft.

Le Centre de services de paye saisit dans le système Ressources humaines la date de fin au programme de réadaptation.

Le CR modifiera les codes de pension, de prestations supplémentaires de décès et d’assurance-invalidité de Phénix.

Le CR informe l’employé par courriel qu’il doit cesser de saisir les heures travaillées toutes les semaines dans le module de Gestion temps.

Examen du dossier de paye Description

Selon la convention collective (article 56.03), le dossier de paye d’un employé peut être mis à sa disposition une fois par année, sur demande, aux fins d’examen : « Sur demande écrite de l’employé-e, son dossier personnel est mis à sa disposition une fois par année aux fins d’examen en présence d’un représentant autorisé de l’Employeur ».

Examen du dossier de paye Employé

Si un employé souhaite examiner son dossier de paye, il doit d’abord communiquer avec son représentant ministériel des ressources humaines, qui en fera la demande en son nom.

Les employés peuvent également soumettre cette demande à leur gestionnaire, qui communiquera avec le représentant des Ressources humaines approprié afin de prendre des dispositions auprès du Centre des services de paye.

Examen du dossier de paye Gestionnaire

Envoyer la demande de l’employé au représentant ministériel des Ressources humaines (s’il y a lieu).

Examen du dossier de paye Ressources humaines

Présenter au nom de l’employé une demande d’examen d’une copie du dossier de paye par écrit, en faisant appel à une source fiable, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Coordonner l’examen du dossier de paye avec l’employé, une fois que la copie est reçue du Centre des services de paye.

Examen du dossier de paye Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit fournir une copie du dossier de paye de l’employé aux Ressources humaines uniquement après que le représentant ministériel des Ressources humaines en a fait la demande.

Révision de salaire (en raison des conventions collectives) Description

Une révision de salaire est un changement des taux de rémunération qui s’appliquent à un groupe donné.

Révision de salaire (en raison des conventions collectives) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye doit informer les organisations ci-après du changement des taux de rémunération :

• la Commission des accidents du travail;
• la Commission de la santé et de la sécurité du travail;
• SunLife Financial;
• Industrielle Alliance.

Le Centre des services de paye génèrera un rapport de Phénix pour identifier les comptes qui n’ont pas été traités automatiquement.

Le Centre des services de paye appliquera les changements des taux de rémunération aux comptes qui n’auront pas été traités automatiquement.

Ententes de détachement Description

Une entente de détachement comporte les caractéristiques suivantes :

• Déplacement temporaire d’un employé vers un autre ministère ou organisme de l’administration publique centrale (annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques), ou vers une organisation pour laquelle le Conseil du Trésor est l’employeur.
• Déplacement latéral temporaire d’un employé vers un autre organisme afin qu’il assume les fonctions d’un poste qui existe déjà ou afin qu’il s’occupe d’un projet spécial. L’employé conserve son poste d’attache au sein de l’organisation d’origine et est rémunéré par cette dernière. L’entente de détachement est l’instrument d’acceptation de l’accord convenu, et elle doit clairement indiquer que l’employé reprendra son poste d’attache à la fin de son détachement.

Ententes de détachement Employé

Il incombe à l’employé de signer l’Entente de détachement.

Ententes de détachement Gestionnaire

Dans chacun des organismes concernés, soit l’organisme d’attache et l’organisme d’accueil, il incombe au gestionnaire d’informer les Ressources humaines du détachement au nom de l’employé détaché selon les procédures en vigueur au sein de l’organisme.

Le gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 de l’organisme d’attache et celui de l’organisme d’accueil sont chargés de signer l’Entente de détachement.

Il incombe aux gestionnaires (et de l’organisme d’attache et de l’organisme d’accueil) d’informer les services des Finances pour s’assurer qu’ils feront le transfert de tous les paiements salariaux de l’organisme d’attache à l’organisme d’accueil.

Ententes de détachement Ressources humaines

Ressources humaines (Organisme d’attache) :

Il incombe aux Ressources humaines de saisir les données ci-après dans PeopleSoft :

• Date d’entrée en vigueur du détachement
• Champ Action
• Raison
• Lieu
• Date de fin du détachement

Les Ressources humaines doivent saisir en temps opportun les informations exactes dans les lignes sur les données relatives à l’emploi et les données personnelles dans PeopleSoft et vérifier ces données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bien été acheminée dans Phénix.

Lorsque le code de lieu de service ou le syndicat ne sont pas les mêmes (parce que le groupe ou le lieu sont différents), les Ressources humaines de l’organisme d’attache doivent faire parvenir l’Entente de détachement au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Ressources humaines (Organisme d’accueil) :

Il incombe au Ressources humaines de préparer l’Entente de détachement.

Les Ressources humaines doivent saisir les informations suivantes dans PeopleSoft :

• Date d’entrée en vigueur du détachement
• Champ Action
• Raison

Ententes de détachement Finances

Les Finances (organisme d’attache et organisme d’accueil) se chargent de rapprocher les règlements interministériels liés aux paiements de salaire.

L’organisme d’attache est chargé d’autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures en vigueur.

Ententes de détachement Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables.

Lorsqu’un employé en détachement effectue des tâches qui se rattachent à une autre unité de négociation, les cotisations syndicales doivent être versées à l’agent négociateur qui se rattache aux nouvelles tâches. Le Centre des services de paye est chargé de mettre fin au versement de cotisations syndicales pour le poste d’attache dans l’organisme d’attache et de modifier le code de retenues dans Phénix. Même si Phénix ne tient pas compte du processus d’entrée et de sortie d’un détachement, le Formulaire de demande d'intervention de paye envoyé au Centre des services de paye sert à déterminer les changements qui doivent être apportés concernant le syndicat et le lieu de travail.

Le Centre des services de paye va envoyer le formulaire gouvernement du Canada 80-1 aux Finances, par courriel crypté ou par télécopieur, pour aviser ces dernières qu’un paiement doit être fait à l’unité de négociation.

Le Centre des services de paye recouvrera les montants dus auprès de l’employé (se reporter à la section sur le recouvrement des trop-payés).

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Description

Le décès en cours d’emploi est un type de cessation d’emploi. En raison du caractère prioritaire et délicat de ce mouvement, il est traité en toute urgence.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Employé

Le conjoint/la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé communique au gestionnaire la date du décès, et peut-être le certificat de décès.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Gestionnaire

Le gestionnaire doit suivre les procédures en vigueur pour la cessation d’emploi qui sont fournies par le Centre des services de paye.

Le gestionnaire fait parvenir les documents de départ à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis fait parvenir ces documents, notamment la date du décès (et le certificat de décès, s’il est disponible) dans les plus brefs délais par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

Le gestionnaire peut fournir lui-même l’avis de décès ou aviser le conjoint/la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé de communiquer avec le Centre des pensions (Shediac).

Le gestionnaire délégataire doit :

• s’assurer que tous les renseignements relatifs aux congés sont à jour dans PeopleSoft et que les congés ont été approuvés;
• communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou dans les soldes de congés;
• ajuster les entrées relatives au temps et à la main-d’œuvre dans le SSG si l’employé est décédé pendant qu’il était en congé payé (p. ex. en vacances);
• déterminer les montants ministériels dus par l’employé (avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.

Le gestionnaire doit suivre toutes les procédures ministérielles lors de la cessation d’emploi, notamment en aviser les Finances.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Finances

Les Finances sont responsables des formulaires sur les départs qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères).

Les Finances vont communiquer au Centre des services de paye le montant des sommes dues à l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement des trop-payés.

S’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues, les Finances devront faire les démarches de recouvrement nécessaires auprès de la succession de l’employé.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Centre des services de paye

Il incombe au Centre des services de paye de communiquer au gestionnaire les processus et procédures applicables lors de la cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye communiquera avec le conjoint/la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé pour obtenir un certificat de décès (si celui-ci n’a pas déjà été fourni).

Le Centre des services de paye dirigera le conjoint/la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé vers le Centre des pensions pour obtenir des renseignements sur les prestations de retraite, si cela n’a pas déjà été fait par le gestionnaire ministériel.

Il incombe au Centre des services de s’assurer que les soldes des congés sont actualisés dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye doit saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans PeopleSoft; ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé).

Le Centre des services de paye finalisera le compte de sorte que la dernière paye de l’employé soit générée et il s’assurera de mettre fin à tous les versements/avantages sociaux de l’employé, s’il y a lieu.

Le Centre des services de paye déterminera tout salaire versé en trop à l’employé qui doit être remboursé.

Si les Finances fournissent des renseignements sur les sommes dues à l’État, le Centre des services de paye s’occupera de configurer le recouvrement. (Voir la section sur le recouvrement des trop-payés pour obtenir un complément d’information).

Le Centre des services de paye enverra la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux lors d’une cessation d’emploi au conjoint/à la conjointe, à la famille proche ou à l’exécuteur testamentaire de l’employé et discutera avec eux du versement du salaire final de l'employé ou des avantages sociaux à payer et des options de paiement.

Le Centre des services de paye va envoyer l’avis de décès (PSPC-SPAC 2014) et le formulaire Information sur la cessation d’emploi/retraite (PSPC-SPAC 2386) au Centre des pensions avec tous les documents requis.

Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix. Le Centre des services de paye pourra le produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles.

Pour une cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi, le Centre des services de paye devrait immédiatement générer un Relevé de salaire (T4) et le faire parvenir au conjoint/à la conjointe, à la famille proche ou à l’exécuteur testamentaire de l’employé.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Description

La cessation d’emploi comprend la cessation d’emploi au sein de la fonction publique. Elle peut comprendre ce qui suit :

• Démission
• Retraite
• Retraite pour raisons médicales
• Congédiement pour des raisons disciplinaires (suspension)
• Renvoi pour cause d’incompétence ou d’incapacité
• Renvoi durant la période d’essai
• Abandon de poste

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Employé

Les responsabilités de l’employé sont :

• Fournir au gestionnaire une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), indiquant notamment la date du départ et la raison (uniquement pour les départs volontaires).
• Informer le Centre des pensions lorsqu’il quitte la fonction publique (aux fins du versement des prestations de retraite, le cas échéant).
• Remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et envoyer le document original au gestionnaire (départ volontaire).

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire doit :

• Rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ, en format papier ou électronique (courriel) (uniquement pour les départs volontaires).
• Doit faire parvenir la lettre d’acceptation du départ signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison, ainsi que le formulaire de départ du ministère (ou son équivalent) à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis envoyer les documents :
  • o aux services des finances de l’employé;
  • courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste, en joignant un formulaire de demande d'intervention de paye (PSPC-SPAC 446-5F) et en indiquant le code d’identification de dossier personnel.
• S’assurer que tous les renseignements relatifs aux congés sont à jour dans PeopleSoft et que les congés ont été approuvés.
• Communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou les soldes des congés.
• Déterminer les sommes dues par l’employé (p. ex. avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.

Dans le cas des cessations d’emploi, le gestionnaire communiquera avec les Ressources humaines pour appliquer les processus et procédures ministériels.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Ressources humaines

Dans le cas des cessations d’emploi, les Ressources humaines doivent faire connaître au gestionnaire les processus et procédures ministériels à suivre.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Finances

Les Finances pourraient devoir se charger des formulaires de départ qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères).

Les Finances informeront le Centre des services de paye de toute dette envers l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement des trop-payés.

S’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions du gouvernement du Canada (Centre des pensions) ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues, les Finances font des démarches de recouvrement auprès de l’employé.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à la cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye doit s’assurer que les soldes des congés sont actualisés dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye doit saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans PeopleSoft; ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé).

Le Centre des services de paye finalisera le compte de sorte que la dernière paye de l’employé soit générée et il s’assurera de mettre fin à tous les versements/avantages sociaux, s’il y a lieu.

Le Centre des services de pays doit « arrêter l’inscription » dès la réception d’un avis du Centre des pensions indiquant que l’employé a reçu un remboursement de cotisations ou lorsqu’un ancien cotisant est réembauché en tant que non-cotisant.

Le Centre des services de paye enverra la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux lors d’une cessation d’emploi qui contient des renseignements sur tous les versements et avantages sociaux.

Il incombe au Centre des services de paye de faire parvenir le formulaire PSPC-SPAC 2386 au Centre des pensions.

Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix. Le Centre des services de paye pourra le produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Description

La cessation d’emploi comprend la cessation d’emploi au sein de la fonction publique. Elle peut comprendre ce qui suit :

• Démission
• Retraite
• Retraite pour raisons médicales
• Congédiement pour des raisons disciplinaires (suspension)
• Renvoi pour cause d’incompétence ou d’incapacité
• Renvoi durant la période d’essai
• Abandon de poste

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Employé

Les responsabilités de l’employé sont :

• Fournir au gestionnaire une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), indiquant notamment la date du départ et la raison (uniquement pour les départs volontaires).
• Informer le Centre des pensions lorsqu’il quitte la fonction publique (aux fins du versement des prestations de retraite, le cas échéant).
• Remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et envoyer le document original au gestionnaire (départ volontaire).

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire doit :

• Rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ, en format papier ou électronique (courriel) (uniquement pour les départs volontaires).
• Doit faire parvenir la lettre d’acceptation du départ signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison, ainsi que le formulaire de départ du ministère (ou son équivalent) à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis envoyer les documents :
  • o aux services des finances de l’employé;
  • courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste, en joignant un formulaire de demande d'intervention de paye (PSPC-SPAC 446-5F) et en indiquant le code d’identification de dossier personnel.
• S’assurer que tous les renseignements relatifs aux congés sont à jour dans PeopleSoft et que les congés ont été approuvés.
• Communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou les soldes des congés.
• Déterminer les sommes dues par l’employé (p. ex. avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.

Dans le cas des cessations d’emploi, le gestionnaire communiquera avec les Ressources humaines pour appliquer les processus et procédures ministériels.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Ressources humaines

Dans le cas des cessations d’emploi, les Ressources humaines doivent faire connaître au gestionnaire les processus et procédures ministériels à suivre.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Finances

Les Finances pourraient devoir se charger des formulaires de départ qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères).

Les Finances informeront le Centre des services de paye de toute dette envers l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement des trop-payés.

S’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions du gouvernement du Canada (Centre des pensions) ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues, les Finances font des démarches de recouvrement auprès de l’employé.

Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un départ, d’un détachement ou de la fin d’un contrat) (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à la cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye doit s’assurer que les soldes des congés sont actualisés dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye doit saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans PeopleSoft; ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé).

Le Centre des services de paye finalisera le compte de sorte que la dernière paye de l’employé soit générée et il s’assurera de mettre fin à tous les versements/avantages sociaux, s’il y a lieu.

Le Centre des services de pays doit « arrêter l’inscription » dès la réception d’un avis du Centre des pensions indiquant que l’employé a reçu un remboursement de cotisations ou lorsqu’un ancien cotisant est réembauché en tant que non-cotisant.

Le Centre des services de paye enverra la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux lors d’une cessation d’emploi qui contient des renseignements sur tous les versements et avantages sociaux.

Il incombe au Centre des services de paye de faire parvenir le formulaire PSPC-SPAC 2386 au Centre des pensions.

Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix. Le Centre des services de paye pourra le produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles.

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Description

Une mutation d’entrée est l’affectation permanente d’un employé dans une organisation après son départ d’une autre.

Cette ligne présente les responsabilités de l’organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye lors de la mutation d’un employé au sein de l’organisation.

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Employé

L’employé est chargé de ce qui suit :

• Signer la lettre d’offre.
• Fournir les renseignements et tous les documents requis, sur demande, aux Ressources humaines concernées.
• Remplir un formulaire TD1 et un formulaire d’impôt provincial, si cela est nécessaire.
• Répondre au questionnaire de l’employé (notamment fournir une adresse courriel), si cela est nécessaire.
• Actualiser son inscription dans maCLÉ.
• Établir un contact avec le gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 au moyen de la fonction libre-service des employés dans Phénix.
• Saisir toute donnée sur le temps et la main-d’œuvre dans le bon dossier de l’employé.

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Gestionnaire

Le gestionnaire investi des pouvoirs conférés par l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et du pouvoir de dotation doit :

• Signer la lettre d’offre.
• S’assurer que l’employé a mis à jour maCLÉ.
• Être responsable de toutes les tâches dans la fonction libre-service des gestionnaires de Phénix, notamment de l’examen, de la création et de l’attribution de l’horaire de travail de l’employé dans la fonction libre-service des gestionnaires de Phénix.

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Ressources humaines

Il incombe aux Ressources humaines de rédiger la lettre d’offre pour la mutation d’entrée de l’employé.

Les Ressources humaines doivent s’assurer que le gestionnaire responsable de l’embauche a envoyé tous les documents requis, notamment la lettre d’offre.

Les Ressources humaines doivent vérifier si le code d’identification de dossier personnel de l’employé est inscrit dans le fichier central.

Les Ressources humaines doivent attendre l’avis confirmant la mutation de sortie avant de saisir les données Système de gestion des ressources humaines sur la mutation d’entrée.

Les Ressources humaines sont responsables de la saisie en temps opportun de données exactes dans les lignes sur les données relatives à l’emploi et les données personnelles dans PeopleSoft, comme une Embauche/Réembauche, ainsi que de la vérification de ces données.

Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bien été acheminée dans Phénix, notamment :

• date de début
• code d’identification de dossier personnel valide
• bureau de paye et liste de paye;
• code de lieu
• champ Langue officielle
• situation syndicale/code de syndicat/code UIN

De plus, les Ressources humaines doivent saisir les renseignements suivants :

• l’organisation actuelle de l’employé dans le champ Transfert de société;
• la date d'entrée en vigueur de la mutation.

S’il y a lieu, les Ressources humaines doivent recueillir les documents suivants et les faire parvenir au Centre des services de la paye au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.

• lettre d’offre et lettre d’acceptation (pour les cas exceptionnels uniquement : p. ex. exceptions liées au salaire et pour certaines indemnités pouvant être accordées à un employé donné - employé débutant ou recevant l’indemnité de poste isolé) et tout autre document faisant autorité (p. ex. lettre de nomination);
• questionnaire de l’employé;
• formulaire TD1 et formulaire d’impôt provincial remplis (mise à jour seulement).

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Finances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans Phénix Système régional de paye en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures en vigueur.

Mutation d’entrée dans une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 3.05) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à l’embauche/réembauche.

Les responsabilités du Centre des services de paye comprennent :

À la réception d’un avis de saisie de données dans PeopleSoft :

• Déterminer l’admissibilité de l’employé et l’inscrire pour tous les avantages auxquels il a droit.
• Inscrire (donner l’accès) à l’employer en tant que déclarant (déclaration des heures de travail).

À la réception d’une demande d’intervention de paye & et des documents requis :

• Saisir tous les versements ou avantages supplémentaires auxquels l’employé a droit selon les documents reçus, notamment appliquer les retenues d’impôt supplémentaires dans Phénix qui ont été demandées par l’employé.
• Saisir toute exception liée au salaire.
• Calculer et recouvrer tout gain ouvrant droit à pension en retard.
• Établir tous les congés payés additionnels auxquels l’employé a droit (notamment faire tout ajustement nécessaire pour un employé réembauché).

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Description

Une mutation de sortie est un changement permanent d’un employé qui quitte une organisation pour travailler dans une autre.

Cette ligne présente les responsabilités de l’organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye lors de la mutation de sortie d’un employé.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Employé

L’employé doit :

• Accepter la lettre d’offre remise par la nouvelle organisation (organisation d’entrée).
• S’assurer que tous ses congés et toute la paye pour services supplémentaires sont inscrits au moyen de la fonction libre-service des employés de Phénix.
• Remettre au gestionnaire de l’organisation qu’il quitte (organisation de sortie) une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), qui indique notamment la date du départ et la raison.
• Fournir la lettre d’offre de la nouvelle organisation au gestionnaire de son organisation actuelle.
• Remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et transmettre l'original à son gestionnaire.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire est chargé de ce qui suit :

• Rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ (document papier ou courriel).
• Faire parvenir, aux fins d’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, la lettre d’acceptation du départ de l’employé signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison du départ, à la source fiable, puis envoyer ces documents au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.
• Transmettre le formulaire de départ du ministère aux services suivants :
  • services des finances de l’employé;
  • services des Ressources humaines de l’employé.
• Déterminer les paiements ministériels dus par l’employé (p. ex. avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.
• S’assurer que tous les congés et toute la paye pour services supplémentaires sont saisis dans le système grâce à la fonction libre-service des gestionnaires.
• Communiquer avec les Ressources humaines pour suivre les processus et procédures ministérielles en vigueur.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Ressources humaines

Les Ressources humaines doivent faire connaître au gestionnaire les processus et les procédures ministériels relatives à une cessation d’emploi/mutation de sortie.

Il incombe aux Ressources humaines d’effectuer toutes les actions en suspens qui ne sont pas rattachées au départ dans le système des Ressources humaines (p. ex. toutes les affectations par intérim ont été saisies).

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Finances

Les Finances peuvent être responsables des formulaires sur les départs qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères).

S’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci sont versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Les Finances informeront le Centre des services de paye de toute dette envers l’État qui n’aura pas été recouvrée par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement des trop­payés.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye va vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires accompagnent la mutation de sortie.

Le Centre des services de paye doit assurer la mise à jour du solde des congés dans PeopleSoft.

Le Centre des services de paye est chargé de saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans PeopleSoft; ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé).

Déterminer l’admissibilité de l’employé et modifier les avantages au besoin.

Le Centre des services de paye doit saisir les renseignements suivants :

• la NOUVELLE organisation dans le champ Transfert de société;
• la date d'entrée en vigueur de la mutation.

Le Centre des services de paye effectuera tous les mouvements de paye connexes et finalisera le compte dans Phénix.

Le Centre des services de paye déterminera tout salaire versé en trop qui doit être remboursé par l’employé.

Si les Finances fournissent des renseignements sur les sommes dues à l’État, le Centre des services de paye s’occupera de configurer le recouvrement. Voir la section sur le recouvrement des trop­payés pour obtenir un complément d’information.

Le Centre des services de paye communiquera avec la nouvelle organisation et l’informera que la mutation d’entrée est prête à être traitée.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Description

Une mutation de sortie est un changement permanent d’un employé qui quitte une organisation pour travailler dans une autre.

Cette ligne présente les responsabilités de l’organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye lors de la mutation de sortie d’un employé.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Employé

L’employé doit :

• Accepter la lettre d’offre remise par la nouvelle organisation (organisation d’entrée).
• S’assurer que tous ses congés et toute la paye pour services supplémentaires sont inscrits au moyen de la fonction libre-service des employés de Phénix.
• Remettre au gestionnaire de l’organisation qu’il quitte (organisation de sortie) une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), qui indique notamment la date du départ et la raison.
• Fournir la lettre d’offre de la nouvelle organisation au gestionnaire de son organisation actuelle.
• Remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et transmettre l'original à son gestionnaire.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.01) Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire est chargé de ce qui suit :

• Rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ (document papier ou courriel).
• Faire parvenir, aux fins d’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, la lettre d’acceptation du départ de l’employé signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison du départ, à la source fiable, puis envoyer ces documents au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.
• Transmettre le formulaire de départ du ministère aux services suivants :
  • services des finances de l’employé;
  • services des Ressources humaines de l’employé.
• Déterminer les paiements ministériels dus par l’employé (p. ex. avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.
• S’assurer que tous les congés et toute la paye pour services supplémentaires sont saisis dans le système grâce à la fonction libre-service des gestionnaires.
• Communiquer avec les Ressources humaines pour suivre les processus et procédures ministérielles en vigueur.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

Le réaménagement des effectifs survient lorsque les services d’un ou de plusieurs employés nommés pour une période indéterminée ne sont plus requis après une certaine date en raison d’un manque de travail, de la suppression d’une fonction, d’une réinstallation à laquelle l’employé ne veut pas participer ou du recours à un autre mode d’exécution.

Le ministère est tenu de présenter aux employés une garantie d'offre d'emploi raisonnable ou les options A, B ou C.

Un échange a lieu lorsqu’un employé optant qui préfère rester dans l’administration publique centrale échange son poste avec un employé non touché (le remplaçant) qui est disposé à quitter l’administration publique centrale en vertu de la partie VI de la Directive sur le réaménagement des effectifs.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Employé

Les responsabilités de l’employé sont les suivantes :

• Communiquer avec son gestionnaire pour lui demander des renseignements sur sa situation (c.-à-d. touché ou excédentaire).
• Demander des précisions ou des renseignements aux Ressources humaines de son ministère (Dotation ou Relations de travail), au besoin (p. ex. le ministère offre-t-il des garanties d’offres d’emploi raisonnables ou l’employé deviendra-t-il un employé « optant »? Quelle est la différence? Quelles sont les options en présence? etc.).

Si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte, les Ressources humaines du ministère indiqueront à l’employé de s’adresser au Centre des services de paye une fois que sa situation sera confirmée (touché ou excédentaire) pour obtenir des renseignements sur l’option B (mesure de soutien à la transition) ou l’option C (mesure de soutien à la transition, indemnité d’études, démission, congé d’études non payé).

• Il incombe à l’employé de trouver un autre employé avec qui faire un échange.
• Le remplaçant muté au poste de l’employé optant doit répondre aux exigences du poste, sauf s’il n’exercera pas les fonctions du poste. Le remplaçant sera rayé de l’effectif dans les cinq jours ouvrables suivant l’échange.
• Tout employé desservi par le Centre des services de paye qui choisit l’option B (mesure de soutien à la transition) ou l’option C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé) de la Directive sur le réaménagement des effectifs devrait demander le calcul de la mesure de soutien à la transition.
• Tout employé qui choisit l’option A ou B et qui souhaite annuler la réduction de sa pension (l’employé doit être âgé entre 55 et 59 ans, doit avoir accumulé au moins 10 ans de service, ne doit pas avoir reçu une offre d’emploi raisonnable et doit avoir été mis à pied) doit remplir un formulaire d’annulation de la réduction de la pension (2419 pour les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor agit en tant qu’employeur et 2429­1 pour les ministères pour lesquels le Conseil du Trésor n’agit pas en tant qu’employeur) et le faire parvenir aux Ressources humaines.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Les responsabilités du gestionnaire sont les suivantes :

• Communiquer des renseignements à l’employé touché par le réaménagement des effectifs et répondre aux préoccupations soulevées par l’employé.
• Indiquer à l’employé de s’adresser à la direction générale des ressources humaines de son ministère pour obtenir des renseignements et des précisions sur les options relatives au réaménagement des effectifs, selon sa situation.
• Informer les Ressources humaines du ministère de l’option choisie par l’employé (garantie d’offre d’emploi raisonnable ou autre option lorsqu’aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte).
• Informer les Ressources humaines du ministère du fait que l’employé a été déclaré excédentaire ou qu’une garantie d’offre d’emploi raisonnable lui a été présentée.
• Faire parvenir aux Ressources humaines l’avis de cessation d’emploi de l’employé.
• Envoyer l’avis de cessation d’emploi de l’employé au Centre des services de paye au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.
• Participer au processus d’échange, conformément à la section 6.2.1 de la Directive sur le réaménagement des effectifs.

Le gestionnaire détenant des pouvoirs délégués autorisera le congé d’études non payé lorsque cette option s’offre à l’employé.

Le sous-ministre ou le gestionnaire délégataire doit certifier que l’employé n’a reçu aucune indemnité d’études, offre d’emploi raisonnable ou garantie d’offre d’emploi raisonnable.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Ressources humaines

Les responsabilités des Ressources humaines sont les suivantes :

• Communiquer aux gestionnaires et aux employés des renseignements sur le réaménagement des effectifs au sein de leur ministère.
• Coordonner la communication de renseignements aux employés entre le ministère, les Finances et le Centre des services de paye en ce qui concerne les options A, B et C si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte.
• Remettre des lettres aux employés touchés ou excédentaires et envoyer les lettres au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail.
• Confirmer l’admissibilité à la protection salariale, s’il y a lieu.
• Si une garantie d’offre d’emploi raisonnable a été faite, informer l’employé des différentes options qui y sont associées.
• Si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte, communiquer à l’employé des renseignements sur l’option A, coordonner l’échange de renseignements sur l’option C (fournir des renseignements sur la mise à pied et le statut prioritaire, et indiquer à l’employé de s’adresser au Centre des services pour obtenir des renseignements sur les options B et C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé). Indiquer à l’employé de s’adresser au Centre des pensions.
• Tenir une liste des noms des employés excédentaires ou des remplaçants et fournir cette liste au Centre des services de paye (qui peut demander des renseignements sur les options B ou C relatives au réaménagement des effectifs si aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable n’est offerte).
• Confirmer si un gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 détient aussi des pouvoirs délégués de dotation (certification) lui permettant de signer une lettre à l’intention des employés touchés ou excédentaires.

Dans le cas d’un échange, celui-ci doit avoir lieu dans les 120 jours suivant la date à laquelle l’employé est informé qu’il est optant. Une lettre d’offre doit être remise à l’intérieur de ce délai de 120 jours par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d'intervention de paye, en complétant les champs obligatoires suivant : prénom et nom de l’employé, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type et sous-type de travail. L'échange doit avoir lieu à une date donnée, c'est-à-dire que les deux employés concernés échangent directement leurs postes le même jour.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

En ce qui concerne les périodes de priorité des employés excédentaires ou mis à pied, les Finances, au nom du ministère ou de l’organisation d’attache, doivent payer tout autre coût autorisé, comme les déplacements, la réinstallation et le recyclage professionnel des employés excédentaires et mis à pied, lorsque le ministère n’offre aucune garantie d’offre d’emploi raisonnable.

Réaménagement des effectifs (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Les responsabilités du Centre des services de paye sont les suivantes :

• Effectuer les calculs et informer l’employé de l’option B (mesure de soutien à la transition) et de l’option C (mesure de soutien à la transition et congé d’études non payé).
• Traiter le congé sans solde de l’employé et toutes les activités liées à ce processus (voir congés sans solde de plus de 5 jours).
• Traiter la cessation d’emploi de l’employé et toutes les activités relatives à ce processus (voir cessation d’emploi).
• Certifier les années de services.
• Rembourser les droits de scolarité et les livres scolaires.

Retour : départ temporaire - saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

Employé de retour après un congé saisonnier.

Retour : départ temporaire - saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire fournira les la date de retour au travail aux Ressources humaines.

Retour : départ temporaire - saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Ressources humaines

Les Ressources humaines traiteront le retour du congé temporaire dans le système des Ressources humaines.

Les Ressources humaines produiront une letter d’offre à chaque année, indiquant les périodes d’emploi et des congés temporaires.

Les Ressources humaines sont chargées de remplir adéquatement et en temps opportun les enregistrements de renseignements personnels dans PeopleSoft et de vérifier les données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bel et bien été reçue dans Phénix.

Retour : départ temporaire - saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans Phénix Système régional de paye en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures en vigueur.

Retour : départ temporaire - saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à l’embauche.

Les responsabilités du Centre des services de paye comprennent ce qui suit.

Au moment de l’avis que des données ont été entrées dans PeopleSoft

• Déterminer l’admissibilité de l’employé et inscrire ce dernier à tous les avantages sociaux pertinents.

À la réception de la liste des tâches, le Centre des services de paye fournira la Lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux ainsi que tous les formulaires connexes à l’employé.

Gérer le départ temporaire des saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Description

Congé initié par l’employeur : congé saisonnier.

Gérer le départ temporaire des saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Gestionnaire

Le gestionnaire fournira les periodes du congé saisonnier aux Ressources humaines.

Gérer le départ temporaire des saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Ressources humaines

Les Ressources humaines sont chargées de remplir adéquatement et en temps opportun les enregistrements de renseignements personnels dans PeopleSoft et de vérifier les données. Les Ressources humaines doivent s’assurer que l’information a bel et bien été reçue dans Phénix.

Gérer le départ temporaire des saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Finances

Les Finances doivent autoriser le mouvement dans Phénix Système régional de paye en vertu de l’article 33.

Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures en vigueur.

Gérer le départ temporaire des saisonniers (Processus opérationnel commun des ressources humaine 6.02.01) Centre des services de paye

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à l’embauche.

Les responsabilités du Centre des services de paye comprennent ce qui suit.

Au moment de l’avis que des données ont été entrées dans PeopleSoft

• Déterminer l’admissibilité de l’employé et inscrire ce dernier à tous les avantages sociaux pertinents.

Le Centre des services de paye s’assurera que tous les droits et avantages sociaux sont mis à jour au besoin dans Phénix.