Annuaires et X.500 :
Services d'annuaires gouvernementaux électroniques
(SAGE)

Le 4 avril 1997

1. Introduction

Voici le deuxième bulletin Flash Réseau de la série intitulée «Annuaires et X.500».

Bien que la première norme internationale X.500 pour les annuaires ait été lancée en 1988 et que la Bibliothèque nationale du Canada (BNC) travaillait, au début des années 90, sur plusieurs projets d'annuaires utilisant la norme X.500, ce n'est qu'à la fin de l'année 1996 qu'on disposait d'un annuaire X.500 pour les usages courants à la Bibliothèque. À ce moment, les gestionnaires du réseau local (RL) à la Bibliothèque ont installé les fichiers et ajouté une icône sur tous les ordinateurs de bureau tournant sur Windows. Depuis, le personnel a accès aux SAGE, soit les Services d'annuaires gouvernementaux électroniques, par l'entremise du Web500 offert par Publiservice, qui est le fournisseur du gouvernement du Canada du service de réseau interne (intranet) pour les employés fédéraux.

L'annuaire électronique des SAGE est une combinaison de deux services d'annuaires gérés par les SGTI, soit les Services gouvernementaux de télécommunication et d'informatique :

1. le Service d'échange d'adresses électroniques (SEAE) qui comprend les adresses électroniques X.400 de plus de 160 000 fonctionnaires;

2. les annuaires téléphoniques du gouvernement du Canada.

2. La norme X.500

Les SAGE sont le fruit de la mise en oeuvre de la norme d'annuaire X.500 ¹ par le gouvernement fédéral canadien. Ils ont été conçus par les SGTI, avec l'aide de l'intégrateur de système ISM Inc., sur Dir.X, soit le progiciel d'annuaires d'entreprise de Siemens Nixdorf. La mise en oeuvre graduelle du système a débuté au cours de l'année financière 1996-1997 et se poursuit toujours.

Mise en oeuvre typique de la norme X.500, les SAGE reproduisent les pages blanches et les pages jaunes des annuaires téléphoniques; les pages blanches fournissent l'information par nom et les pages jaunes, par service. On constate ainsi la grande influence des organismes internationaux de télécommunication sur la conception de la norme X.500.

En plus d'offrir le type d'accès fourni par l'annuaire téléphonique imprimé (par exemple, retracer le numéro d'une personne en cherchant son nom ou parcourir la liste des noms des ministères gouvernementaux), les SAGE permettent l'utilisation d'autres moyens pour trouver de l'information dans l'annuaire, y compris les types de termes de recherche suivants :

• un nom approximatif (utile pour déterminer si le nom de la personne recherchée s'écrit «MacDonald» ou «McDonald»);

• le numéro de téléphone ² (pratique pour déterminer le nom d'une personne dont le numéro ne nous est pas familier);

• le titre du poste (utile pour répondre à des questions comme : «Qui sont les directeurs généraux de la Bibliothèque nationale?»).

Certaines applications, comme les outils de gestion de courrier électronique, utilisent les SAGE pour pratiquement les mêmes raisons que les gens les utilisent, soit pour trouver des adresses de courrier électronique, des renseignements sur l'emplacement physique ou l'adresse postale. Dans l'avenir, les SAGE serviront également à stocker de l'information d'authentification, comme les clés de cryptage publiques qui seront utilisées dans l'Infrastructure à clés publiques (ICP) du gouvernement du Canada, soit une base de données centrale d'information qui permettra aux employés du gouvernement fédéral canadien d'assurer la gestion de l'information ministérielle et d'effectuer des transactions commerciales électroniques ³, et ce, en toute sécurité.

3. Avantages des SAGE

3.1 Réduction des coûts

Étant donné l'augmentation spectaculaire des coûts de production et la réduction considérable des subventions importantes allouées à l'impression de l'annuaire téléphonique du gouvernement, les SGTI ont tiré profit de l'accès amélioré aux annuaires en direct des SAGE pour mettre en oeuvre une nouvelle structure de prix en vue d'inciter les ministères à y avoir accès par l'entremise du Web500. Pour les SGTI, il s'agit d'une réduction des coûts, non seulement parce qu'on imprime maintenant moins d'annuaires, mais également parce qu'ils ont été en mesure de réduire considérablement les sommes importantes qui étaient requises pour l'impression de l'annuaire en papier.

3.2 Accès centralisé

Les SAGE fournissent un accès centralisé aux numéros de téléphone, aux adresses de courrier électronique et à d'autres renseignements sur les employés et les organisations au sein du gouvernement du Canada.

3.3 Renseignements à jour

La mise à jour de l'annuaire des SAGE se fait beaucoup plus facilement que celle de l'annuaire imprimé sur papier. De plus, la mise à jour peut se faire continuellement au lieu d'attendre les réimpressions annuelles, ou moins fréquentes, de l'annuaire sur papier. (Lorsqu'il sera en pleine exploitation, les mises à jour de l'annuaire X.500 se feront probablement aux deux semaines.)

3.4 Entretien décentralisé

À l'aide d'Update 500, un logiciel personnalisé pour la mise à jour de l'annuaire des SAGE, on peut répartir la responsabilité de mise à jour de l'annuaire entre les agents de télécommunications ministériels. Ils peuvent donc «cloner» les données, permettant ainsi à chaque ministère de gérer les données dans leurs propres segments de la base de données centrale X.500.

Deux options d'entretien s'offrent aux ministères gouvernementaux, soit :

1. produire des annuaires internes ministériels et transférer ensuite les données à l'annuaire central X.500;

2. ou élaborer et maintenir un agent de système d'annuaire (ASA) X.500 distinct pour leur ministère, agent qui est intégré au service central gouvernemental d'annuaire X.500.

La Bibliothèque nationale a opté pour le premier choix.

4. Les SAGE fonctionnent-t-ils?

Certaines personnes chargées d'évaluer la pertinence des SAGE ont affirmé que le gouvernement canadien avait pris trop de temps à mettre en oeuvre ce service d'annuaire. En effet, on a passé trop de temps à s'entendre sur la conception du schéma de l'annuaire (c'est-à-dire déterminer les éléments de données à utiliser et leur structure). Cependant, la base de données renferme maintenant de l'information provenant des annuaires ministériels actuels et est largement disponible aux employés du gouvernement.

Depuis que la Bibliothèque nationale a un accès Web aux SAGE, via le RL, beaucoup moins d'annuaires sur papier ont été requis. En outre, l'augmentation importante du prix de la version papier de l'annuaire a incité davantage les ministères à utiliser les SAGE.

Même si on travaille toujours sur la mise au point des procédés d'entretien partagé qui feront de l'annuaire un outil à jour et complet, on dispose déjà de données qui nous permettent de penser que ces procédés n'entraîneront pas une réduction de travail, mais plutôt une réorientation du travail. Les agents de télécommunication à la Bibliothèque font maintenant la mise à jour de l'annuaire à un seul endroit au lieu de quatre, mais passent plus de temps à rassembler et à ajouter des données supplémentaires requises dans le nouvel annuaire.

Un des premiers évaluateurs de la norme X.500 avait lancé la mise en garde selon laquelle la valeur d'un annuaire électronique dépend de sa précision. Même si on peut utiliser de l'équipement et des logiciels sophistiqués pour la construction d'un annuaire X.500, la saisie de données précises, à jour et sécuritaires constitue un problème plus complexe, tout comme l'assurance de la sécurité d'une telle base de données à laquelle on s'attend. Présentement, les SAGE peuvent contenir des noms et des numéros de téléphone, mais on remarque la présence de quelques adresses de courrier électronique ici et là et parfois des erreurs dans les titres des postes. On obtient souvent des noms et des fiches en double. Cette situation peut signifier que certains ministères, peut-être frustrés par des essais infructueux par le passé pour contribuer à la gestion centralisée des données de l'annuaire, fournissent présentement des données incomplètes ou ne disposent pas des procédures ministérielles pour mettre à jour l'information désuète. En bout de ligne, la valeur des SAGE dépendra de l'engagement des ministères et organismes fédéraux qui fournissent des données pour la mise à jour de la base de données. Les progiciels sophistiqués X.500 ne sont que des outils pour faciliter cette activité.

5. En conclusion

Jusqu'à maintenant, les mises en oeuvre de la norme X.500 portent sur des annuaires des pages blanches. Dans quelle mesure cette norme est-elle utile pour les autres annuaires de bibliothèque? Le troisième bulletin Flash Réseau de cette série examinera les usages possibles de la norme X.500 d'annuaires dans les bibliothèques.

2. Pour obtenir de bons résultats avec le présent terme de recherche, l'agent de télécommunication de la Bibliothèque conseille d'inscrire l'indicatif régional du numéro de téléphone.

3. Plus de renseignements sur l'ICP à http://www.cse.dnd.ca/PKI/gocpki_f.htm