Systèmes de gestion des documents

Le 7 mars 1997

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents?

Lorsqu'on discute d'architectures techniques qui prennent en charge des bibliothèques numériques -- tant à la Bibliothèque nationale que dans l'ensemble des bibliothèques -- les systèmes de gestion des documents sont souvent considérés comme des composants techniques essentiels, tout comme les bases de données relationnelles, les moteurs de recherche plein texte et les serveurs Web. Le rôle de ces derniers composants est parfaitement compris, mais on comprend moins bien celui des systèmes de gestion des documents. Dans le présent Flash Réseau, on tentera d'éclaircir cette question.

Mais avant de répondre à la question «Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents?», définissons d'abord la «gestion des documents». En général, la gestion des documents est le contrôle informatisé de documents électroniques au cours de tout leur cycle d'existence, depuis la création initiale à l'archivage final. Les documents électroniques que ces systèmes gèrent peuvent comprendre n'importe quel type d'objet numérique -- images en mode point, fichiers en HTML, en SGML ou en format de documents transférables (PDF), graphiques, feuilles de calcul et documents de traitement de texte. La gestion des documents permet aux organisations d'exercer un contrôle sur la production, le stockage, la gestion et la diffusion des documents électroniques, de réutiliser plus efficacement l'information et de mieux contrôler le déroulement des opérations relatives aux documents.

Alors, qu'est-ce qu'un «système de gestion des documents»? Dans cette question, l'un des aspects qui prête à confusion, c'est que le terme ne décrit pas un type unique de progiciel ou de technologie logicielle qui exerce un ensemble précis et convenu de fonctions. Voilà donc un aspect qui diffère tout à fait des technologies mieux connues et établies comme les systèmes de gestion de base de données relationnelles (RDBMS). Le domaine des RDBMS est bien compris et bien défini : nous connaissons précisément leurs fonctions et leur place dans l'ensemble de l'architecture technique. On ne peut en dire autant des systèmes de gestion des documents.

Le terme «système de gestion des documents» sous-entend une vaste collection de systèmes qui sont, de façon générale, reliés et qui exécutent une ou plusieurs fonctions. Il s'agit d'un type de technologie de l'information relativement nouveau qui n'est pas encore défini et que l'on utilise pour coordonner la gestion, le stockage et le repérage des documents électroniques. Voici des fonctions typiques exécutées par les systèmes de gestion des documents, bien qu'aucun de ces systèmes ne puisse les exécuter toutes :

• Noms de fichier descriptifs : Permet d'utiliser des noms de fichier longs et plus descriptifs, résolvant ainsi les problèmes causés par des noms de fichier courts.

• Indexation : Permet de créer des listes de mots clés.

• Contrôle des documents multifichiers : Une caractéristique clé des systèmes de gestion des documents réside dans leur capacité de traiter divers fichiers et données associés à un document comme un objet unique au cours des transactions d'archivage et de repérage. Une telle fonction est nécessaire parce que les documents électroniques complexes comprennent souvent plusieurs fichiers (par ex. des chapitres, des diagrammes et des photographies) possédant des formats différents. Pour gérer efficacement ce type de documents, un système de gestion des documents doit connaître l'emplacement de chaque fichier d'un document donné et présenter ce document aux utilisateurs comme s'il s'agissait d'une seule entité.

  Pour mieux comprendre, on pourrait s'imaginer un livre dont toutes les parties auraient été physiquement séparées, c'est-à-dire, les chapitres, les diagrammes et les photographies. La gestion du «livre» divisé ainsi en plusieurs parties, même si elles devraient être réunies ensemble, représenterait un défi. Les tâches manuelles tenues pour acquises dans la gestion d'un livre relié deviennent plus ardues et plus longues lorsque le livre est divisé en plusieurs parties : on doit toujours connaître l'emplacement de chacune des parties; préserver les relations entre les sections; déplacer toutes les parties ensemble d'un endroit à un autre et noter les changements d'une édition à une autre. Un système de gestion des documents «relierait» électroniquement les diverses parties séparées les unes des autres, simplifiant par le fait même la gestion, un aspect à ne pas négliger lorsque l'on doit gérer des milliers de documents électroniques complexes.

• Stockage et repérage : Aide à gérer les fonctions de stockage et de repérage.

• Services de «bibliothèque» : À ne pas confondre avec ce que les bibliothécaires considèrent être des services de bibliothèque; il s'agit d'un terme utilisé pour faire référence aux mécanismes de contrôle des documents comme les contrôles d'entrée, les contrôles de sortie, la piste de vérification, la protection ou la sécurité et le contrôle des versions.

• Gestion du déroulement des opérations : Le déroulement des opérations est défini comme la coordination des tâches, des données et des personnes en vue de rendre un processus administratif plus efficace et adaptable au changement. C'est le contrôle de l'information dans toutes les phases d'un processus. Le chemin d'un document particulier est déterminé par son type (par exemple, s'il s'agit d'un communiqué de presse, d'un manuel, d'un document de politiques ou d'une note de service), les processus qui le gouvernent et ses rôles organisationnels (c'est-à-dire, qui a l'autorité de voir quoi). Il prend en charge des fonctions comme la rédaction, la révision, l'acheminement, le commentaire, l'approbation, le raccordement conditionnel et l'établissement de dates d'échéances et de repères.

• Services de présentation ou de diffusion : La présentation et la diffusion se rapportent à la forme et à la manière selon laquelle l'information est fournie aux utilisateurs. Les systèmes de gestion des documents doivent permettre des buts multiples, en diffusant l'information selon des présentations différentes : sur un réseau (par exemple, le Web), sur cédérom ou imprimée sur papier.

Alors, quelle serait l'utilité d'un système de gestion des documents pour une bibliothèque numérique? Encore une fois, les fonctions spécifiques dépendraient des tâches particulières qui ont été identifiées dans une bibliothèque numérique donnée, mais voici quelques fonctions typiques :

• automatiser les contrôles d'entrée des documents électroniques nouvellement acquis;

• acheminer les documents électroniques par l'entremise du processus de catalogage, en présentant simultanément les documents aux catalogueurs analytiques et aux analystes documentaires, tout en informant automatiquement le personnel responsable et en prenant en charge les approbations d'acquisition et les autorisations, selon le cas;

• stocker les fichiers traités dans une base de données en mettant à jour automatiquement les index;

• aider à gérer les documents multifichiers comme des «publications» au lieu d'ensembles de fichiers;

• fournir l'environnement dans lequel les documents sont reliés à d'autres ressources et processus connexes, comme une notice bibliographique et le PEB;

• prendre en charge la gestion des droits d'auteur.