Nouvelles de la Bibliothèque nationale Janvier 1999 Vol. 31, no 1

Le Centre canadien d’échange du livre fête son 25^e anniversaire (1973-1998) 

Rick Blouin

Coordonnateur, Services à la clientèle

Tout cela a commencé par l’adoption de la nouvelle Loi sur la Bibliothèque nationale, qui a été revêtue de la sanction royale le 27 juin 1969 et est entrée en vigueur le 1^er septembre suivant. Bien que cette nouvelle loi renferme une grande partie de la loi initiale ¹, qui a été adoptée en 1952, elle comprend un nouvel article 12 qui stipule que : « Le Gouverneur en conseil peut ordonner que les livres confiés aux soins ou à la garde de quelque ministère, département, direction ou organisme du gouvernement du Canada soient transférés et confiés aux soins et à la garde du directeur général de la Bibliothèque nationale ². »

Joanne Lemieux en action dans la section des pério- diques du CCEL.

Lors de la création de la Bibliothèque nationale en 1953, son programme d’échange de doubles était conçu en vue de redistribuer les doubles de la Bibliothèque nationale exclusivement. Au cours de l’année qui a suivi l’adoption de la nouvelle loi, les activités du programme d’échange de doubles se sont accrues à un rythme effréné, l’expansion et la diversification du programme étant en rapport direct avec l’article 12. Au fur et à mesure que les milieux bibliothéconomiques apprenaient que la Bibliothèque nationale acceptait de recevoir les ouvrages retirés des fonds des bibliothèques, les bibliothèques d’autres ordres de gouvernement commencèrent également à envoyer leurs documents excédentaires à la Bibliothèque nationale. Un nombre croissant de bibliothèques universitaires canadiennes ont également participé au programme des documents de bibliothèque excédentaires, à la fois en envoyant des documents excédentaires et en sélectionnant des ouvrages du regroupement des doubles. Certaines de ces bibliothèques ont mis un terme à leur propre programme d’échange de doubles, envoyant plutôt tous leurs doubles à la Bibliothèque nationale pour redistribution. Au fil des ans, le programme d’échange de doubles de la Bibliothèque était devenu un centre national d’échange de doubles. À ce moment-là, la question était de savoir de quelle manière gérer et réglementer ce service en croissance rapide.

Le rapport annuel 1971-1972 de la Bibliothèque nationale indique que « l’envoi de documents excédentaires par les bibliothèques de tout le pays a entraîné un encombrement de documents à la Bibliothèque nationale. ...Au cours de la première moitié de l’année, la Bibliothèque a reçu une telle quantité de documents qu’elle s’est vu dans l’obligation de suspendre partiellement la réception de doubles; l’espace manque pour accueillir ces documents et le personnel ne suffit pas à la tâche. » Afin de trouver une solution à ce problème, Jean Higginson, qui dirigeait à cette époque la Division des acquisitions générales, a effectué une étude de gestion, qui a recommandé qu’une seule administration chapeaute les activités d’échange de doubles. (À ce moment-là, la Division des publications officielles, la Division des publications en série et la Section des dons et échanges dirigeaient les activités d’échange.) La nouvelle structure organisationnelle a été appelée la Division de l’échange des documents excédentaires. Au cours de sa première année d’existence, plus de 200 000 publications ont été redistribuées à d’autres bibliothèques.

Pour la Bibliothèque, la centralisation des activités d’échange des documents excédentaires a entraîné des difficultés au niveau du contrôle et de la coordination de l’acheminement des documents, dont la réception et l’entreposage s’effectuaient alors à trois emplacements distincts. On estime que l’arriéré de travail à cette époque représentait environ de 30 000 à 40 000 boîtes de documents. À l’automne de 1973, la nouvelle division se devait de trouver un entrepôt convenable et de décider s’il fallait maintenir le système courant d’échange de doubles, ou adopter une nouvelle méthode.

Au début de l’hiver 1974, la Division de l’échange des documents excédentaires est devenue le Centre canadien d’échange du livre (CCEL), qui s’est installé dans l’entrepôt situé rue Bentley, à Nepean (Ontario). Le CCEL devait alors relever le défi qui consistait à organiser les collections, à rédiger les notices bibliographiques comportant les nouvelles localisations et à traiter l’arriéré qui correspondait à environ 50 000 boîtes de documents. Pour les 14 membres du personnel, la tâche semblait gigantesque. L’adoption d’une approche méthodique en vue de régler les problèmes que posait une structure si imposante dotée d’un personnel restreint a permis de supprimer les activités inutiles, les formulaires superflus et le dédoublement des tâches. Le Centre a rapidement pris de l’expansion pour devenir un service national efficace.

De 1969 à 1974, la quantité de documents reçus a augmenté dans une proportion de 600 pour 100, passant de 175 000 documents à 1 070 440 documents. Au cours de la même période, la distribution de documents s’est accrue de plus de 800 pour 100, passant de 48 400 documents en 1969 à plus de 400 000 documents en 1974 ³.

Le Centre, qui desservait déjà les bibliothèques du gouvernement fédéral, a élargi progressivement sa clientèle en assumant la responsabilité des activités d’échange de doubles de plusieurs bibliothèques d’autres secteurs et en les intégrant en une organisation centralisée. Les bibliothèques participantes ont pu ainsi assigner d’autres tâches à leurs employés. (Cet aspect de la centralisation a été souligné par ces établissements qui ont mis un terme à leurs activités d’échange, et ont transféré leurs collections d’échange au Centre canadien d’échange du livre.)

(1 178 établissements)

Dès le début, on a déterminé trois catégories de documents : les monographies, les périodiques et les publications officielles. L’organisation des collections du CCEL est encore la même aujourd’hui, car elle facilite le choix et la redistribution des documents reçus. Le CCEL envoie à intervalles réguliers une liste des publications disponibles aux bibliothèques participantes.

La Section des périodiques est chargée de recevoir les documents et de les répartir entre les trois sections en fonction de leur nature. L’équipe, composée de quatre membres et supervisée par Bill Rea, assume la responsabilité de la plus grande partie de la collection, soit quelque deux millions de documents. Une nouvelle base de données des périodiques, développée en 1998 en se servant de Microsoft Access, permet de gérer cette collection de manière plus efficace.

La Section des publications officielles comprennent des publications du gouvernement du Canada et une petite collection de publications officielles étrangères; dans les deux cas, il s’agit de publications en série et de monographies. Le spécialiste de la section, Dan Rutt, est en mesure d’offrir des exemplaires de publications officielles aux clients en remplacement des publications égarées ou endommagées. Dans certains domaines tels les publications du Parlement, les documents remontent à l’époque du Haut et du Bas-Canada, vers 1849. « Depuis mon arrivée au Centre en 1982, les collections des publications officielles ont connu de multiples changements, qu’il s’agisse des changements de nom de ministère, de la restructuration de l’administration fédérale qui a provoqué la disparition ou la fusion de ministères, de la réduction de l’espace disponible et des effectifs », de dire M. Rutt. « Malgré ces changements, la section a pu offrir le même niveau de services aux établissements participants », ajoute-t-il.

Deux spécialistes dirigent la Section des monographies. Ils sont responsables de l’organisation de la Section et de la compilation des listes de distribution. « Chaque liste comporte diverses vedettes-matières choisies parmi les documents envoyés au centre par des institutions de tout le Canada », explique la spécialiste Rhonda Wilson. « Nous examinons d’abord les documents pour déterminer leur qualité et leur état. Puis, ils sont répartis en catégories générales en fonction du sujet, en se basant sur le système de classification décimale de Dewey. Nous varions les sujets pour faire en sorte qu’une vaste gamme de documents soit offerte aux établissements participants. »

Le CCEL participe de façon importante à l’enrichissement de la collection des documents canadiens de la Bibliothèque nationale. Il offre à la Bibliothèque toutes les publications canadiennes qu’il reçoit. Le spécialiste dans ce domaine, Greg Stanton, estime que depuis sa création, le CCEL a permis à la Bibliothèque nationale d’acquérir ou de remplacer plus de 925 000 documents canadiens, ce qui représente une économie appréciable compte tenu des coûts astronomiques de remplacement des documents.

Le CCEL compte sur un personnel chevronné qui sélectionne, organise et diffuse les documents envoyés par les milieux bibliothéconomiques. Le fonctionnement efficient du Centre tient à sa vaste expérience des publications « usagées » et à ses connaissances sur le plan de l’utilité de tous les types de documents qui parviennent au CCEL.

Le premier sondage, 1998 ⁴ :

En janvier dernier, à l’approche de son 25^e anniversaire, le CCEL a effectué un sondage d’envergure nationale auprès des utilisateurs. Les objectifs consistaient à :

• déterminer les besoins des clients et leur degré de satisfaction en vue de réorienter les services du Centre en fonction des exigences actuelles des utilisateurs;

• examiner d’autres modes de prestation des services à la clientèle;

• faire connaître le CCEL en tant que service important de la Bibliothèque nationale.

Le CCEL a fait parvenir quelque 971 questionnaires à ses utilisateurs en juin 1998 ⁵. Il a reçu 531 réponses, ce qui correspond à un taux de 54,68 pour 100. Les répondants ont indiqué leur degré de satisfaction en ce qui concerne le nombre de listes et leur fréquence d’envoi pour chaque catégorie de documents, le délai d’envoi des documents sélectionnés, les listes voulues et les lignes directrices du programme contenues dans le Guide de l’utilisateur du CCEL. Les résultats du sondage précisent qui sont les utilisateurs du Centre, le mode d’utilisation, la façon dont les clients préfèrent envoyer et recevoir les documents, et dans quelle mesure les clients connaissent l’existence du site Web, du gestionnaire Listserv et de l’adresse de courriel. Voici les principales constatations :

• Les bibliothèques spécialisées forment la majorité des répondants (28,5 %), puis viennent par ordre décroissant les bibliothèques universitaires (16,2 %), les bibliothèques d’écoles primaires et secondaires (13,4 %), celles des collèges (12,5 %), les bibliothèques des administrations publiques non fédérales (9 %), les bibliothèques publiques (8,5 %) et les bibliothèques des établissements hospitaliers (3,8 %). Les autres répondants (7 %) n’ont pas précisé le secteur d’appartenance de leur établissement.

• Les modes d’utilisation sont divers. Le plus courant consiste à recevoir des documents exclusivement (45,9 %), à envoyer et à recevoir des documents (38 %), et à envoyer des documents exclusivement (5,1 %).

• En moyenne, les répondants se disent satisfaits ou très satisfaits du nombre de listes qu’ils reçoivent (50 %) pour chaque catégorie de documents, tandis que 20 % restent neutres à cet égard et que 3 % manifestent leur insatisfaction. Toutefois, en ce qui a trait aux monographies (listes françaises), 14 % se disent insatisfaits.

• En moyenne, les répondants indiquent qu’ils sont satisfaits ou très satisfaits en ce qui concerne la fréquence d’envoi des listes (48 %) dans chaque catégorie de documents, tandis que 22 % restent neutres à cet égard et que 3 % se disent insatisfaits.

• En moyenne, les répondants se disent satisfaits ou très satisfaits du délai d’envoi des documents sélectionnés (40 %) dans chaque catégorie de documents, tandis que 23 % n’expriment pas d’opinion à cet égard et que 2 % manifestent leur insatisfaction. Toutefois, en ce qui a trait aux monographies (listes anglaises), 21 % se disent insatisfaits.

• Même si seulement 1,5 % des répondants indiquent qu’ils ne sont pas satisfaits en ce qui à trait au mode d’envoi des documents au Centre, les répondants qui se disent satisfaits indiquent qu’ils sont préoccupés par les frais qui s’y rattachent. Ils proposent que le Centre envisage d’assumer ces frais. Des répondants ont également manifesté leur insatisfaction en ce qui concerne le mode de remboursement des frais d’affranchissement et indiqué qu’ils préféreraient une méthode plus facile.

• Peu de répondants ont consulté le site Web du CCEL (13 %); la majorité des répondants ayant accès à Internet qui n’ont pas consulté le site Web du CCEL indiquent qu’ils n’en connaissaient pas l’existence (55 %). Plus de la moitié des répondants ne connaissaient pas l’existence du gestionnaire Listserv (57 %). Seulement 9 % y sont abonnés.

Afin de mieux servir sa clientèle, le CCEL est en voie de mettre sur pied un service de courriel pour recevoir les demandes des clients et y répondre. Les clients peuvent également continuer d’envoyer leurs demandes par télécopieur ou par la poste. Par ailleurs, le CCEL continuera d’envoyer les listes et les publications par la poste, mais il diffusera également les listes dans son site Web. Le Centre entend également tenir compte des préoccupations portant sur les dates de tombée des listes de monographies anglaises.

Le sondage du Centre canadien d’échange du livre confirme que celui-ci est important au sein des milieux bibliothéconomiques canadiens à titre de centre national de redistribution de documents excédentaires. Le Centre entend poursuivre son examen d’autres méthodes en vue d’offrir des services qui soient meilleurs, plus rapides et d’accès équitable. Il désire également sensibiliser davantage les milieux bibliothéconomiques et invite les clients à lui suggérer des façons d’améliorer l’efficience de ses services. Consultez son site Web revampé à l’adresse : www.nlc-bnc.ca/cbec-ccel