Promouvoir le travail d'équipe en milieu de garde

par Carol Wagg

Dans une garderie, il est important de travailler en équipe. Les tâches se font par rotation, les programmes sont coordonnés et les ressources partagées. Mais formez-vous vraiment une équipe ou êtes-vous simplement un groupe de personnes qui essaient de travailler sous le même toit? Votre atmosphère de travail ressemble-t-elle à celle d'une communauté chaleureuse de professionnelles où il y a beaucoup d'appréciation et de soutien mutuels ou est-ce plutôt une famille dysfonctionnelle dominée par la tension, le soupçon et le ressentiment? Le fait de ne pas travailler en équipe crée un milieu de travail sans joie, rempli de stress et, en bout de ligne, des services de garde de qualité médiocre.

Les gourous du milieu des affaires louent fréquemment le travail en équipe comme «la percée de la décennie en matière de productivité». En réorganisant les employés en équipes efficaces, les entreprises peuvent récolter des dividendes qui se traduiront par :

• du travail de meilleure qualité
• une productivité accrue
• l'amélioration du moral du personnel
• une baisse de l'absentéisme
• un personnel habilité

Si dans votre milieu de travail ce genre de dividendes relève davantage du rêve que de la réalité, il serait alors temps d'accorder la priorité à la promotion du travail d'équipe. Lorsque le travail en équipe est faible, ce sont les enfants qui écopent le plus. Ils sont doués pour reconnaître les tensions entre adultes. De plus, il est difficile pour les jeunes enfants d'apprendre les aptitudes sociales s'ils n'observent pas de modèle de partage, d'affection et de coopération courtoise parmi les intervenantes en garderie. Quelles sont les principales caractéristiques d'une équipe? Quel est le ciment qui tient l'équipe ensemble pour le meilleur et pour le pire. Les informations ci-après visent à renforcer l'effort d'équipe pour le bien de tout le monde : la direction, le personnel, les parents et particulièrement les enfants.

Qu'est-ce qu'une équipe?
Une équipe peut être définie comme un groupe de personnes qui :

• possèdent une formation, des compétences et des aptitudes différentes;
• partagent un objectif commun;
• travaillent ensemble pour atteindre cet objectif (planifier, coopérer, partager le pouvoir);
• communiquent beaucoup entre elles;
• célèbrent ensemble.

Lorsque nous essayons de renforcer l'une de ces caractéristiques, nous renforçons du même coup notre équipe -- et il en résulte des services de garde de meilleure qualité.

A. Une équipe est un groupe de personnes possédant une formation, des compétences et des aptitudes différentes.

Même si l'équipe d'une garderie doit partager une philosophie commune en matière de développement de l'enfant, les antécédents culturels, socio-économiques et professionnels des personnes qui en font partie peuvent être tout à fait différents. En outre, les personnes peuvent avoir d'autres forces et faiblesses dans leur travail avec les enfants, les parents et les autres membres du personnel. Cette diversité peut faire le bonheur ou le malheur de l'équipe. La crainte de la diversité et une résistance au changement sont des traits humains courants susceptibles de favoriser les conflits. Cependant, si la diversité est ouvertement acceptée, elle peut devenir la force de l'équipe. Encouragez les membres du personnel à discuter de leurs différences les uns avec les autres. Une intervenante calée dans la planification créatrice de programmes, mais peu à l'aise à communiquer avec les parents peut être reconnaissante (plutôt que de se sentir menacée) par le fait que sa collègue communique efficacement avec les parents. L'équipe d'une garderie au sein de laquelle on retrouve les mêmes points forts est aussi inefficace qu'une équipe de base-ball uniquement formée de lanceurs.

Stratégies :

1. Recrutez des intervenantes dont la personnalité et les compétences se complètent et se marient bien avec celles des autres membres du personnel déjà en service. Faites participer les membres du personnel à l'entrevue des candidates et au processus de sélection de leur future collègue de travail.

2. Incluez dans les descriptions de travail et les évaluations du rendement des énoncés sur comment bien travailler en équipe. Les commérages malveillants, les attitudes négatives et le fait de ne pas soutenir les collègues sont considérés comme des motifs de licenciement lorsque de tels comportements persistent même après des conseils et des avertissements.

3. À l'occasion de réunions du personnel, félicitez les employées qui ont pris des risques raisonnables et récompensez les tentatives individuelles pour introduire de nouvelles idées à la garderie. Évitez de décourager en distribuant des «Prix Oops» pour les tentatives bien intentionnées pour innover, mais qui ont échoué. (Apposez dans les toilettes des affiches du genre «Penser toutes de la même façon signifie que personne ne réfléchit vraiment!»)

4. Dites ouvertement qu'il est normal d'avoir un certain degré de conflit dans une équipe. Lorsque des conflits naissent, point n'est besoin de paniquer, d'être frustrée ou d'ignorer le problème. Considérez le conflit comme une autre occasion de renforcer l'équipe en coopérant pour clarifier le problème et le régler.

5. Encouragez le personnel à dresser une liste de leurs objectifs personnels et à les respecter. «La chose que j'aimerais faire davantage est...» «La chose que j'aimerais le moins faire est...» Demandez au personnel d'indiquer le point fort d'une collègue; par exemple, «Le point positif (ou point fort) que j'ai noté chez ma collègue est...»

6. Aidez les membres du personnel à «connaître» leurs collègues en tant qu'individus uniques. Demandez à chaque membre du personnel d'indiquer sur une feuille de papier trois traits caractéristiques personnels (comme formation, famille, passe-temps, émission ou activité favorite). Placez ces papiers non signés dans un contenant. À l'occasion d'une réunion du personnel, lisez un texte à tour de rôle et à haute voix en essayant de deviner leur auteure. Le but de l'exercice est de s'amuser et d'apprécier les similitudes et les différences.

Le fait d'avoir un objectif commun comporte un pouvoir unificateur! Toute équipe doit se doter d'un objectif clair et précis à atteindre. En sport par exemple, l'objectif de l'équipe est évident et chaque membre de l'équipe contribue ses aptitudes uniques pour travailler ensemble à la réalisation de l'objectif. L'objectif commun de votre équipe est-il évident? Sans objectif commun, on ne sait pas où on va. Résultat : on mène des activités individuelles non coordonnées en plus d'éprouver du ressentiment et d'avoir un personnel découragé. Votre objectif doit être précis, connu et évident dans tout ce que vous faites.

Stratégies :

1. Demandez aux intervenantes d'écrire et de partager ce qui représente pour elles l'énoncé de mission ou l'objectif de l'équipe. Les résultats indiqueront à quel point l'objectif est clair et efficace.

2. Si nécessaire, élaborez et affichez un énoncé de mission qui définisse clairement l'objectif général de l'organisation. Évitez les formulations vagues et sans inspiration. Un énoncé de mission efficace est :

   • Bref. On doit pouvoir s'en souvenir facilement et il doit être suffisamment court pour qu'on le mette sur du papier en-tête ou sur une carte d'affaires.

   • Inspirant. Il s'agit de la raison d'être de votre équipe! Il doit revigorer votre équipe et non l'endormir.

   • Précis. Il précise ce que vous faites et qui vous servez. La prise de décision est plus facile lorsque l'énoncé de mission est précis. Par exemple, si le «soutien aux parents» fait partie de votre énoncé de mission, alors le personnel qui refuse de rencontrer les parents contredit évidemment l'objectif de l'équipe.

3. Osez rêver. Périodiquement, réunissez-vous pour des séances de réflexion. Élaborez une vision à long terme pour la garderie. Comment entrevoyez-vous le fonctionnement de votre garderie le mois prochain ou l'année prochaine?

4. Essayez de viser des objectifs mensuels. Placez la cible d'un jeu de fléchettes dans la salle du personnel ou dans l'entrée. La cible principale indique l'objectif choisi par l'équipe pour le mois. Il peut s'agir d'une campagne de financement, d'une journée portes-ouvertes ou la promotion de l'estime de soi et des aptitudes sociales des enfants. Demandez à des membres de l'équipe d'écrire sur une fléchette en papier exactement ce qu'ils se proposent de faire pour aider l'équipe à atteindre son objectif. Affichez les fléchettes sur la cible le nez vers le centre. Cet énoncé visuel est destiné aux parents et constitue un aide-mémoire pour votre personnel sur l'objectif commun de l'équipe et sur comment les intervenantes vont le réaliser. Une équipe se renforce lorsque les membres voient clairement comment leurs actions spécifiques sont interreliées et influent sur l'objectif global de l'organisation.

Naturellement, les membres de l'équipe seront plus engagés à la réalisation d'un objectif qu'ils ont contribué à fixer. Lorsque la direction dicte des objectifs, les membres du personnel sont tout simplement moins motivés pour les réaliser. Pour les encourager à travailler efficacement ensemble, il faut déléguer les tâches de façon claire et équitable (chaque membre de l'équipe connaît sa position de jeu) en plus de recourir à la gestion participative. Dans ce type de gestion, on partage un certain degré de leadership et de pouvoir de prise de décision. La contribution du personnel doit être sollicitée, particulièrement avant toute décision administrative majeure pouvant influer directement sur le travail de l'équipe ou sur son environnement.

Stratégies :

1. Partagez le leadership. Affichez d'avance l'ordre du jour de la réunion du personnel et invitez le personnel à proposer des changements ou des ajouts. Encouragez les membres du personnel à diriger à tour de rôle la réunion en tout ou en partie.

2. Partagez la résolution des problèmes. Tenez de courtes séances de réflexion pour partager les solutions concernant une préoccupation commune (par ex. : le comportement d'un enfant, un parent en retard ou une aire d'entreposage en désordre).

3. Partagez la gloire. Reconnaître les efforts et les activités des membres du personnel à l'occasion de réunions, sur les babillards, dans les bulletins. Pendant une réunion du personnel, partagez des «histoires à donner la chair de poule». Ces incidents humoristiques ou les anecdotes drôles rendent tout ce dur travail intéressant.

4. Partagez le fardeau. Une fois que l'objectif ou l'activité d'une équipe a été fixé, établissez un plan d'action mensuel (PAM) et affichez-le. Le plan d'action suivant peut être utile pour clarifier les responsabilités et les délais d'exécution individuels. Les membres de l'équipe participent à la délégation des tâches, mais une personne est désignée «coordonnatrice» pour veiller au suivi du PAM, encourager les membres de l'équipe et concevoir des «détours» lorsque des problèmes surviennent.

Le fait de se sentir bien informé est directement lié à la satisfaction au travail et à la productivité de l'équipe. Pour fonctionner efficacement, l'équipe doit être hautement communicative. Malheureusement, l'absence de dialogue et d'information se produit souvent dans une garderie. «Je ne sais jamais ce qui se passe ici!» est une plainte des plus courantes pour le personnel. Le temps à accorder à la communication constitue un défi évident dans une garderie où le personnel travaille selon des quarts différents, mais avec des enfants qui eux sont toujours présents. Prévoir de façon régulière du temps pour communiquer comme équipe est une question prioritaire; autrement, la désinformation, le commérage et le ressentiment s'installent détruisant ainsi la productivité et le moral du personnel.

Stratégies :

1. Faites de la participation aux réunions du personnel/de l'équipe une exigence des descriptions de travail.

2. Tenez régulièrement des réunions du personnel bien organisées, traitez rapidement des questions à l'ordre du jour et prévoyez du temps pour vous divertir, prendre un casse-croûte et fraterniser. Les exposés ou les réunions ennuyeuses et mal organisées vont détruire, plutôt que renforcer l'équipe.

3. Réservez un créneau pour la planification qui se fera dans le cadre de petits groupes d'intervenantes qui travaillent directement ensemble. De telles réunions peuvent se tenir à l'heure de la sieste, si une suppléante peut surveiller la salle de repos. Clarifiez ce que vous espérez accomplir au cours de la réunion et encouragez l'équipe à rendre compte à la superviseure de ses questions et besoins.

4. Utilisez le babillard destiné au personnel ou le casier de chaque intervenante pour que personne ne manque des messages personnels ou importants.

5. Placez dans un endroit central un tableau blanc destiné au personnel seulement pour que les intervenantes y écrivent spontanément des blagues, des aide-mémoire, des commentaires positifs ou des anecdotes drôles. Si ce tableau est utilisé à bon escient, il peut devenir le pôle d'attraction pour une communication ouverte et informelle et promouvoir ainsi un sentiment d'appartenance.

6. S'il y a un conseil d'administration ou un comité consultatif de parents, demandez qu'une représentante du personnel assiste aux réunions et rende compte à ses collègues. Évitez les rumeurs néfastes qui peuvent nuire à l'équipe en veillant à ce que des informations exactes circulent librement et que le personnel se sente consulté et bien informé au sujet des décisions et des actions qui les touchent directement.

7. Organisez pour le personnel des séances de perfectionnement professionnel destinées aux équipes sur la résolution de problèmes et de conflit ainsi que sur les méthodes de rétroaction efficaces.

8. Souriez! La communication non verbale est toujours la plus puissante.

Qu'arrive-t-il à votre milieu de travail lorsque l'équipe atteint son objectif ou son but? Si vous répondez «rien», vous n'êtes pas une équipe. Les célébrations constituent l'aspect le plus négligé, mais néanmoins importante, de la promotion du travail d'équipe. Le succès de vos coéquipières est aussi le vôtre! Félicitez-les lorsqu'elles réussissent et encouragez-les lorsqu'elles échouent.

Au base-ball, le simple fait d'atteindre le premier but mérite des applaudissements, même si l'objectif (marbre) n'est pas encore réalisé. Nous pouvons aussi le faire. N'attendez pas les fêtes spéciales ou les réalisations extraordinaires. En tant qu'équipe, célébrez tous les «petits succès»! Les enfants vont aussi en bénéficier. Une attitude joyeuse envers la vie s'acquiert, mais ne s'enseigne pas.

Stratégies

1. Organisez des bouffes formidables (ou riches en calorie) le vendredi dans la salle du personnel. Remettez des prix de reconnaissance amusants et simples. Créez un slogan pour l'équipe.

2. Affichez des photos instantanées «Surprise» montrant les membres du personnel au travail.

3. Créez une «caisse pour les cadeaux» pour acheter de petites surprises et célébrer des événements personnels importants comme les anniversaires de naissance, les fiançailles, les graduations et les anniversaires.

4. Établissez une tradition à la garderie pour célébrer les anniversaires de naissance des membres du personnel. Une journée de travail plus courte ou une heure de déjeuner plus longue est toujours bien appréciée.

5. Organisez des fêtes surprises à des intervalles irréguliers sans raison particulière. C'en est que plus intéressant.

6. Cherchez des façons de vous amuser ensemble : c'est bon pour la cohésion.

Un de nos plus importants besoins est de savoir que nous sommes appréciées. Le ciment qui nous tient ensemble et l'énergie qui nous anime, c'est de savoir que nous sommes des personnes valorisées en tant qu'individus et que nos efforts sont ouvertement reconnus à leur juste valeur.

Une équipe a besoin d'objectifs comme point de convergence, mais des objectifs qui soient orientés sur le temps (en quelque sorte, des rêves à réaliser dans un délai précis) ne suffisent pas. Une équipe a aussi besoin de valeurs -- d'objectifs qui soient essentiellement non limités dans le temps. Les valeurs ne sont pas des événements planifiés : elles sont des principes de base et les forces qui guident tout ce que nous faisons. Faites de l'appréciation mutuelle une valeur fondamentale de votre milieu de travail. Si cette valeur semble faire cruellement défaut, alors donnez-en l'exemple. Tout comme la colère, la gentillesse est contagieuse : il faut tout simplement une porteuse pour le répandre.

La promotion du travail d'équipe en garderie n'est pas facile. Une telle équipe constitue le puissant fondement sur lequel repose des services de garde de qualité. Lorsque nous sommes solidaires les unes envers les autres, nous sommes plus en mesure de prendre soin des enfants. N'est-ce pas notre objectif ultime?

Carol Wagg est consultante en élaboration de programmes pour la Early Childhood Education Resource Centre à London, un projet du chapitre de la section de London de l'Association d'éducation des petits de l'Ontario. Ce centre sans but lucratif est financé par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario. Carol fournit des services de consultation et de perfectionnement professionnel pour aider les garderies reconnues et non reconnues à London et dans les cinq comtés environnants.

Les réunions bien réussies sont nécessaires pour bien travailler en équipe.

Les plaintes les plus courantes concernant les réunions du personnel :

• elles traînent en longueur;
• elles sont peu concluantes;
• elles sont ennuyeuses.

• Passer rapidement en revue les points à l'ordre du jour et noter les points auxquels on a imposé une limite de temps.
• Faire en sorte que le temps est bien investi et que des décisions sont prises, des dates fixées, des idées utiles partagées et les préoccupations abordées.
• Incorporer du temps pour le plaisir, la nourriture et la socialisation.
• Afficher ou faire circuler un sommaire écrit de la réunion dès que possible.

1. Réunion planifiée sur une base régulière, souvent mensuelle. Les dates sont fixées bien à l'avance.

2. La participation aux réunions est comprise dans la description de travail.

3. Les dates et les heures sont fixées de façon à accommoder le plus grand nombre possible de membres du personnel.

4. L'ordre du jour est affiché ou distribué avant la réunion.

5. Le personnel est encouragé à ajouter des points à l'ordre du jour et à les signer. La présidente de la séance communique avec ces personnes à l'avance pour savoir si et comment leurs suggestions pourraient être incorporées à l'ordre du jour de la réunion.

6. La présidence de la réunion ou d'une partie de celle-ci est assumée à tour de rôle.

7. Les réunions commencent et finissent à temps. Les discussions sur des points ne doivent pas traîner. Les réunions durent au maximum deux heures.

8. Il y a du perfectionnement professionnel dans chaque réunion.

9. Il y a place dans chaque réunion pour se distraire et socialiser.

10. Les notes concernant la réunion sont affichées ou distribuées immédiatement.

Chaque membre du personnel a ses besoins propres. Ce qui suit n'est qu'un guide. On ne peut pas tout faire à chaque réunion. Il faut s'adapter et être flexible.

Étape 1 :
Commencez par une note positive : Appliquez la règle du RRP! (Récompense, Reconnaissance et Plaisir).

• Notez les réalisations particulières de l'équipe.

• Demandez : «Qu'est-il arrivé depuis la dernière réunion dont vous êtes le plus fières ou que vous regrettez le plus?» Remerciez les gens pour les heures supplémentaires et le travail accompli. Témoignez votre reconnaissance aux personnes qui ont connu un changement (par ex. : un nouveau membre du personnel, un nouveau cours, graduation, promotion, etc.)

• Distribuez le prix Erreur du mois en guise de plaisanterie pour souligner le fait d'avoir pris des risques et d'avoir eu des idées novatrices (même si on a pas totalement réussi).

• Mangez ensemble, surtout si c'est à la fin de la journée.

• Amusez-vous, particulièrement si tous les membres du personnel ne se connaissent pas bien ou ne sont pas à l'aise les unes avec les autres. Planifiez une courte activité pour «briser la glace», promouvoir la sympathie et encourager le personnel à se connaître. Par exemple, donnez à chaque personne un sac en papier avant la réunion. Demandez-leur de mettre dans le sac trois articles qui les caractérisent personnellement (par ex. : parfum, collation ou foulard). Collectez les sacs avant la réunion. Au cours de celle-ci, les membres du personnel ouvrent les sacs chacun à son tour et devine la propriétaire.

• Passez en revue les décisions et les plans d'action issus de la dernière réunion et faites rédiger un rapport d'étape. Tout a-t-il été fait? Qu'en est-il des préoccupations?

• Déterminez les tâches. Que faut-il faire? Par qui ? Quand? Écrivez-les et affichez-les pour que les rôles et les délais soient clairs.

• Cernez les problèmes qui doivent être réglés. L'équipe doit diagnostiquer et déterminer le problème et non pas se borner aux plaintes. Si les gens se contentent de se plaindre, remettez l'accent sur les solutions et les actions. Réfléchissez ensemble sur les solutions : «Que pouvons-nous faire? Qui sera responsable?»

Le perfectionnement professionnel -- même en cinq minutes -- est crucial pour que le personnel sente que les réunions constituent du temps bien investi. Personne n'est motivé à participer à des réunions qui se limitent à des annonces, des problèmes à régler et des tâches à accomplir.

• Passez pendant quelques minutes un film vidéo ou une cassette pertinente en expliquant pourquoi il est digne d'intérêt. Mettez le film à la disposition du personnel pour la semaine suivante pour qu'il en achève le visionnement à la maison ou pendant les pauses.

• Distribuez les documents et un court résumé d'un atelier ou d'un cours que vous avez récemment suivi. Si les frais de participation d'un membre du personnel à un atelier ont été payés par la garderie, il serait alors indiqué de lui demander de partager ses nouvelles connaissances avec le reste du personnel.

• Invitez une conférencière -- une infirmière-hygiéniste, un parent qui a des éloges ou des idées constructives, une représentante de la haute direction de la garderie pour expliquer des changements ou témoigner de la reconnaissance.

• Invitez les enseignantes à expliquer de nouvelles idées de programmation ou à partager des ressources.

• Informez le personnel sur les nouveaux arrivages d'articles ou de livres à la bibliothèque de perfectionnement professionnel de la garderie.

• Faites imprimer les avis et soyez prête à les distribuer à la réunion. Parlez brièvement de la liste et soulignez seulement les principales informations. Une longue liste d'avis au début d'une réunion a tendance à rendre les participantes passives et à les ennuyer au détriment des points à l'ordre du jour. Les gens n'aiment pas non plus passer du temps précieux sur des annonces qu'on aurait pu transmettre par note de service.

• Finissez à temps. Ne dépassez pas le délai imparti à moins que tout le monde s'entende là-dessus. Si un point important n'a pas été couvert, il serait peut-être souhaitable de tenir une autre brève réunion. Si vous le faites une fois, les membres de l'équipe sauront pour la prochaine fois l'importance de se concentrer sur l'essentiel et de traiter efficacement des points à l'ordre du jour.

• Évitez de crier des instructions ou des rappels au moment où les participantes sont en train de sortir.

• Terminez la réunion sur une note positive. Partagez une plaisanterie, une anecdote humoristique ou encourageante que vous avez observée à la garderie. Ce sont des choses simples qui rappellent que le travail vaut vraiment la peine!

• Remerciez les participantes pour leur temps et pour l'intérêt qu'elles ont démontré.

Cet article a paru dans Interaction (Été 1995), publié par la Fédération canadienne des services de garde à l'enfance.

Affiché par la Fédération canadienne des services de garde à l'enfance, septembre 1996.

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