Survol

Rôles et responsabilités du Secrétariat

Communications et Consultation est l'un des trois secrétariats rattachés à la Direction générale de la planification et de la consultation du Bureau du Conseil privé. En plus de fournir aide et conseils pour tout ce qui touche les communications, il coordonne pour l'ensemble de l'administration fédérale le volet « communications et consultation ». Les sections suivantes, présentées par ordre alphabétique, donnent un résumé de ses principales activités.

• Le comité, présidé par le BCP, se réunit chaque semaine ou au besoin pour passer en revue toutes les grandes campagnes de publicité mises de l'avant par les ministères et organismes dans le but d'en améliorer la coordination et la cohérence.

• Les hauts fonctionnaires du BCP et du CPM consultent très souvent le secrétaire adjoint sur une foule de sujets, y compris les questions touchant le personnel supérieur, la gestion de la fonction publique ainsi que la sécurité et le renseignement.

• Élément clé du travail du Secrétariat, la coordination interministérielle suppose une collaboration étroite avec les secrétariats des politiques (BCP) et avec les autres organismes centraux dont les fonctions sont principalement axées sur les communications ou les consultations. Ce volet représente la majorité des échanges avec le CPM, avec les cabinets ministériels ainsi qu'avec les hauts fonctionnaires et les directions des communications de l'ensemble des ministères.  C'est de cette façon que se déroulent chaque jour une bonne partie des opérations gouvernementales en communications.

• Ce travail de coordination touche souvent les activités de plusieurs ministères concernant divers types de dossiers :

• questions opérationnelles : le rapport du VG, par exemple, ou des infocapsules;
• nouvelles initiatives gouvernementales : lancement ou annonce;
• points de friction/dossiers chauds : réponses sur les enjeux de l'heure
• relations fédérales-provinciales : Affaires intergouvernementales (BCP) prend à sa charge le volet communications pour les dossiers de communication impliquant les provinces, p. ex. l'Entente-cadre sur l'union sociale ou les rencontres des Premiers ministres (fédéral-provinciaux);
• affaires internationales : visites (au Canada comme à l'étranger) et différends commerciaux (bois d'oeuvre, etc.);
• dossiers nécessitant une approche horizontale : concentration de l'activité gouvernementale sur une priorité bien définie, les jeunes ou les enfants, par exemple;
• coordination de la publicité : pour assurer une visibilité maximale au gouvernement du Canada et des campagnes bien coordonnées et cohérentes;
• recherche sur l'opinion publique : mise en commun des études et des résultats obtenus, et mise à contribution de la recherche et de l'analyse dans le développement de stratégies et de plans de communication;
• consultation et mobilisation des citoyens : dossiers intersectoriels comme le dialogue avec les collectivités rurales et les stratégies fédérales sur le développement durable;
• surveillance et analyse des médias : principaux éléments retenus par les médias et tendances observées dans les reportages touchant les politiques et les priorités gouvernementales.

• Le BCP coordonne la rédaction des notes destinées au Premier ministre, au vice-premier ministre, au leader du gouvernement à la Chambre des communes, au leader du gouvernement au Sénat ainsi qu'au ministre des Affaires intergouvernementales. De concert avec les adjoints législatifs, le coordonnateur passe en revue les manchettes du jour, décide des questions à traiter en prévision de la période de questions et délimite le contenu des notes à préparer. Il travaille aussi en étroite collaboration avec les secrétariats des politiques et, dans certains cas, avec les ministères intéressés à assurer la qualité, l'opportunité et l'utilité de ces notes.

• Le Secrétariat suit l'actualité, effectue les recherches nécessaires, fournit les documents accessoires au besoin, et avise les cabinets ministériels des événements pouvant susciter des questions. Le coordonnateur reste toute la journée en contact avec le personnel du CPM ainsi que du cabinet des quatre ministres rattachés au portefeuille du Premier ministre.

• En situation de crise, le Secrétariat devient souvent un point de coordination clé mettant sur pied des structures de gestion de crise qui comportent notamment les éléments suivants :

• surveillance des médias en temps réel;
• distribution des questions-réponses approuvées;
• désignation de porte-parole;
• le point (régulièrement) sur la situation et sur les mesures prises par le gouvernement fédéral;
• tous les matins, téléconférence réunissant les hauts fonctionnaires clés;
• interprétation préventive/recherche d'une solution, selon le cas;
• affectation d'employés auprès du ministère ou de l'agence responsable afin de faciliter le travail d'analyse et de production de l'organisme.



• Cette structure permet aux secrétariats des politiques d'obtenir de l'information ainsi que de coordonner les nombreuses interventions ministérielles qui ne sont pas directement liées aux opérations d'urgence. Une structure similaire est souvent utilisée dans les urgences d'une ampleur ou d'une importance moindre.

• À titre du plus haut fonctionnaire de la collectivité fédérale des communications, le Secrétaire adjoint du Cabinet (Communications et Consultation) travaille en partenariat avec les sous-ministres adjoints des communications et les directeurs généraux des communications afin de renforcer le savoir-faire organisationnel et améliorer les compétences professionnelles au sein de la collectivité.

• Un Bureau de la collectivité a été mis sur pied par les responsables des communications, pour favoriser le réseautage, améliorer la formation et le développement professionnel, et les pratiques en matière de recrutement. Le BCP est membre du comité de direction du Bureau de la collectivité. Le Bureau est autofinancé par les responsables des communications.

• La section Opérations du Secrétariat des communications et de la consultation est le porte-parole officiel du BCP et se charge de toutes les questions venant des journalistes. C'est elle qui s'occupe de préparer un argumentaire à l'intention du greffier lorsque le BCP est le ministère responsable, qu'il s'agisse du budget des dépenses ou du rapport annuel du greffier. Tout appel de journalistes reçu par le personnel du BCP est automatiquement redirigé vers le ou la porte-parole officiel(le).

• Le Secrétariat s'occupe notamment de dresser le calendrier des annonces, résultat d'un processus pangouvernemental visant à permettre au CPM, qui agit au nom du Premier ministre, d'exercer sa prérogative quant au choix du moment opportun pour une annonce ainsi qu'au contenu du message.

• Le Secrétariat coordonne le processus d'approbation des communiqués de presse et de tout autre document publié par un ministère. À cet égard, il peut être appelé notamment à assurer la liaison avec les secrétariats des politiques compétents, à veiller à ce que tous les ministères concernés participent au processus, ainsi qu'à demander l'approbation du CPM chaque fois qu'un message porte sur un dossier spécifique ou de premier plan.

• Le Secrétariat des communications produit, à l'interne ou par l'entremise de firmes externes, certaines analyses spéciales, sur des sujets clés comme le discours du Trône, les soins de la santé ou des projets de loi importants. Ces analyses sont préparées pour le compte:

• du Premier ministre;
• des hauts fonctionnaires du BCP et du CPM.



• Une version bilingue de ces analyses est affichée sur l'Intranet du BCP.

• S'appuyant notamment sur les résultats de recherches communes dont il a acheté le droit d'utilisation, le Secrétariat produit à l'intention des hauts fonctionnaires des rapports réguliers/spéciaux sur l'opinion publique.