Vérification de la délégation des pouvoirs financiers

Rapport final
Le 24 septembre 2009

Sommaire et Réponse et plan d'action de la direction

Note : Pour obtenir un exemplaire du rapport intégral, veuillez communiquer avec le bureau du Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, Bureau du Conseil privé.

Sommaire

Objectif de la vérification

L’objectif de la vérification consistait à déterminer si les instruments et les mécanismes de délégation des pouvoirs financiers du Bureau du Conseil privé (BCP) sont adéquats et efficaces.

Portée de la vérification

La vérification a servi à examiner l’infrastructure des pouvoirs financiers délégués au BCP et l’exercice de ces pouvoirs en vérifiant les dépenses enregistrées pour la période de douze mois se terminant le 30 septembre 2007. La rémunération a été exclue de la vérification, sauf les dépenses en heures supplémentaires et l’exercice du pouvoir de payer concernant les opérations de paye.

Opinion contenue dans la vérification

À mon avis, même s’il est compliqué par les fonctions centralisées de l’approvisionnement et des finances, le cadre des contrôles et des instruments de gestion du BCP pour la délégation et l’exercice des pouvoirs financiers est dans l’ensemble adéquat et respecte les exigences. Les pouvoirs délégués sont généralement bien exercés. Toutefois, il est justifié d’apporter des améliorations au cadre afin i) de mieux consigner et communiquer les rôles, les responsabilités, les processus et les contrôles pertinents à la lumière des fonctions centralisées, ii) d’améliorer certains aspects du processus d’examen de l’assurance de la qualité décrit dans la politique du Conseil du Trésor, iii) d’améliorer la répartition des tâches et de préciser et de renforcer l’obligation de rendre compte incombant aux gestionnaires des centres de responsabilité pour l’exercice des pouvoirs délégués.

Énoncé d’assurance

La vérification s’est déroulée conformément aux exigences de la politique, des directives et des normes du Conseil du Trésor en matière de vérification interne. Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, des méthodes de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées, et des preuves ont été recueillies pour étayer l’opinion formulée à la haute direction et figurant dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification établis au préalable et acceptés par la direction, et elle ne s’applique qu’aux processus et aux opérations examinés de l’entité faisant l’objet de l’examen.

Sommaire des constatations

La vérification a permis de constater que la majorité des éléments qui constituent le cadre de contrôle du BCP pour la délégation des pouvoirs financiers sont conformes aux exigences de la loi et de la politique, mais qu’il faut apporter certaines améliorations. Les principales constatations figurant dans le présent rapport qui ont abouti à des recommandations se rapportent aux possibilités d’amélioration du contrôle dans les domaines des politiques et des procédures ministérielles, à l’assurance de la qualité des processus de vérification des comptes et à la répartition des tâches. Les constatations qui n’ont pas donné lieu à des recommandations, mais qui ont néanmoins été portées à l’attention de la direction, comprenaient les questions de contrôle budgétaire, l’absence de certaines approbations préalables et l’amélioration des documents. Comme le BCP examinait son tableau de délégation des pouvoirs financiers pendant la vérification, les résultats préliminaires de la vérification ont été communiqués à la direction pour qu’elle les examine en vue de finaliser un tableau de délégation révisé de l’organisme.

Sommaire des recommandations

Il est recommandé que la sous-ministre adjointe, Direction des services ministériels, i) promulgue un document moderne et à jour sur une politique et(ou) des procédures du BCP concernant la délégation des pouvoirs financiers et les responsabilités en matière de vérification des comptes connexes, ii) améliore le processus d’examen de l’assurance de la qualité conformément à l’article 33 de la LGFP afin de tenir compte du risque, de signaler les erreurs pour permettre de prendre des mesures correctives et d’informer la haute direction des résultats globaux de l’assurance de la qualité, iii) ajuste les délégations et processus clés concernant le pouvoir de passer des marchés et le pouvoir d’attester l’exécution et les coûts des marchés.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction a accepté les constatations et les recommandations du rapport. La réponse de la direction et le plan d’action figurent à l’annexe B.

Signature du Dirigeant principal de la vérification

Jim Hamer
Directeur, vérification et évaluation

Annexe B - Réponse de la direction et plan d'action