Examen du cadre de gestion
Programmes de contributions aux parties et intervenants aux commissions d'enquête

Rapport final
Le 22 février 2007

Sommaire

Note : Pour obtenir un exemplaire du rapport intégral, veuillez communiquer avec le bureau du Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, Bureau du Conseil privé.

Annexe 3 – Réponse de la gestion et plan d’action [ HTML ] [ PDF 59 Ko ]

Introduction

En janvier 2006, la Division de la vérification interne et de l’évaluation (DVIE) du ministère des Finances Canada a entrepris de fournir sur une base provisoire certains services de vérification interne au Bureau du Conseil privé (BCP). Dans ce contexte, la DVIE a géré le mandat d'examen du cadre de gestion des programmes de contributions concernant l'aide financière accordée aux parties et intervenants comparaissant devant la Commission d'enquête sur le programme de commandites et les activités publicitaires et la Commission d'enquête sur les actions des responsables canadiens relativement à Maher Arar.

Cet examen a été effectué en conformité avec les soumissions présentées au Conseil du Trésor demandant l’approbation des modalités des programmes de contributions des deux commissions qui précisaient qu'une évaluation indépendante serait menée après la fin des enquêtes en vue de documenter les leçons apprises et les pratiques exemplaires. Le mandat d’examen a été exécuté par Conseils et Vérification Canada sous la gouverne de la DVIE.

Conclusion

Suite à notre examen, nous concluons que le cadre de gestion des programmes de contributions mis en œuvre par le BCP était approprié et en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert. Cependant, nous avons identifié des opportunités visant à l’améliorer qui font l’objet de recommandations.

Contexte

Les décrets du Conseil privé instituant les deux commissions d'enquête autorisaient les commissaires à recommander l'octroi d'une aide financière aux parties et intervenants à l’enquête s'ils étaient d'avis que ceux-ci ne pourraient y participer sans cette indemnisation. Cette aide financière a été octroyée au moyen de programmes de contributions élaborés par le BCP dont les modalités financières ont été approuvées par le Conseil du Trésor. L’aide financière a consisté à payer les frais légaux encourus par les parties et intervenants telle que recommandée par les commissaires.

En plus de mettre en place les programmes de contributions, le BCP a signé des protocoles d'entente avec les commissions d'enquête afin de définir leurs responsabilités respectives. De même, le BCP a signé les ententes de contributions avec les parties et intervenants à l'enquête.

Objectifs et étendue

L’objectif principal de l’examen visait à s’assurer que le cadre de gestion des programmes de contributions mis en œuvre par le BCP était approprié et en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert et avec les modalités de l’aide financière des programmes de contributions des deux commissions telles qu’approuvées par le Conseil du Trésor. L’objectif secondaire était d’effectuer une évaluation indépendante,  après la fin des enquêtes, en conformité avec les soumissions présentées au Conseil du Trésor demandant l’approbation des modalités des programmes de contributions des deux commissions, en vue de documenter et d’identifier les leçons apprises et les meilleures pratiques afin d’améliorer l’efficience et l’efficacité de la gestion des programmes de contributions appuyant de futures commissions d’enquête dont le BCP pourrait se voir confier la responsabilité.

L’examen a couvert tous les processus, opérations et contrôles du cadre de gestion des programmes de contributions des deux commissions à l'exception de la sélection des demandeurs et de leurs admissibilités à de l’aide financière, ces recommandations étant les prérogatives des commissaires. L'examen a aussi couvert toutes les contributions versées en vertu des deux programmes de contributions soient tous les frais réclamés par les parties et intervenants éligibles à l'aide financière depuis le début des audiences publiques jusqu'au 31 décembre 2005.

Observations et recommandations

Les observations portent sur:

• des faiblesses du cadre administratif;
• des inefficacités du processus de vérification des réclamations;
• une dérogation mineure à la Politique sur les paiements de transfert; et
• des modalités financières imprécises.

Afin d'améliorer les activités de futures commissions d’enquête dont le BCP pourrait se voir confier la responsabilité nos recommandons:

• d’élaborer un protocole d’entente et des procédures et lignes directrices définissant précisément toutes les différentes responsabilités administratives respectives entre le BCP et une commission d'enquête en fonction de l'ensemble des activités liées au cadre administratif (recommandations1, 2, 3);

• d’établir un processus de planification formel incluant un calendrier des activités à réaliser et d’en faire le suivi et prévoyant entre autres de réviser les recommandations des commissaires en matière d'aide financière avant qu’elles ne soient communiquées publiquement aux parties et intervenants à l’enquête (recommandations 4, 5);

• de considérer développer un programme de contributions générique pour l'aide financière accordée aux parties et intervenants à une commission d'enquête (recommandation 6);

• d’inclure aux ententes de contributions l'obligation pour les parties et intervenants de présenter des réclamations indiquant les heures réclamées en fonction des catégories d'activités travaillées par les conseillers juridiques (recommandation 7);

• de préciser et détailler les responsabilités respectives entre le BCP et une commission d'enquête en matière de vérification des réclamations et de diligence raisonnable ainsi que d’élaborer des procédés de vérification détaillés et spécifiques à ce genre de programme de contributions et un outil d'analyse standard facilitant le travail de vérification (recommandations 8, 9, 10);

• d’inclure les raisons justifiant des demandes d’exemptions lors de la présentation de toute future soumission au Conseil du Trésor pour fins d’approbation des modalités d’un programme de contributions similaire (recommandation 11); et

• de s'assurer que toutes les notions figurant dans les recommandations des commissaires en matière d'aide financière soient clairement définies et que ces définitions soient formellement documentées aux ententes de contributions (recommandation 12).