Schéma des procédures relatives au dossier du Programme d'aide fédéral (PAF)

Le schéma illustre les procédures relatives au dossier du Programme d'aide fédéral.

• Au haut, cinq titres : Programmes, Conseillers financiers, Coordonnateur des contributions, Autres, Direction
• Sous Programmes, première case : Proposition de financement dans le cadre du PAF présentée par le coordonnateur des contributions (CC). Tenue des consultations préliminaires
• Cette case mène à une autre qui embrasse les cinq titres et porte la mention suivante : S'il y a lieu, discussions approfondies entre les Programmes, les Services financiers et les Achats pour déterminer le mécanisme de financement qui convient le mieux : contrat, contributions, autre (RI (règlements interministériels), transfert budgétaire . . .)?
• Cette case mène à trois autres :
  • la case de gauche, sous Conseiller financier, portant la mention : Autre - Conseiller en gestion financière (CGF)
  • la case du centre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Contribution - le CC envoie la demande de financement aux Programmes (attribue un numéro de demande)
  • la case de droite, sous Autres, portant la mention : Contrat - Achats
• La case du centre mène à une autre qui porte la mention : Les Programmes transmettent la demande au bénéficiaire potentiel. Les deux parties remplissent la demande.
• Cette case mène à une autre sous Conseiller financier, portant la mention : Le CC consulte le conseiller en ressources financières (CRF) / CGF au sujet des questions financières
• Cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Reçoit la demande de financement remplie
• Cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Entre les données de base dans la base de données des contributions
• Cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Évaluation du dossier - Vérifier l'information sur le programme, évaluer l'admissibilité du client et du projet, examiner les revenus et dépenses
• Cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Prépare le formulaire de recommandation d'approbation pour le premier vice-président (PVP), indique la raison et le numéro d'entreprise
• Cette case mène à une autre portant la mention : conseiller en ressources financières / CGF transfère les fonds aux contributions, procède à l'engagement du financement et fournit un numéro d'engagement
• Cette case ramène à la case sous Coordonnateur des contributions portant la mention : Prépare le formulaire de recommandation d'approbation pour le PVP, indique la raison et le numéro d'entreprise
• Cette case mène à une autre, sous Direction, portant la mention : Acheminer le formulaire de recommandation d'approbation pour les autorisations requises : V.-P., DGFATI, PVP
• Cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Le CC demande de l'information sur la trésorerie et établit l'accord de contribution
• Cette case mène à une autre à droite, sous Autres, portant la mention : S'il y a lieu, examiner l'accord de contribution avec les Achats et les Services juridiques
• Cette case ramène à la case sous Coordonnateur des contributions portant la mention : Le CC demande de l'information sur la trésorerie et établit l'accord de contribution
• Cette case mène à une autre sous Programmes, portant la mention : Les Programmes examinent l'accord et envoient deux exemplaires au bénéficiaire pour qu'il les signe
• Cette case mène à deux autres :
  • une case à droite :
    • cette case mène à une autre à gauche, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Le CC reçoit l'original signé par les Programmes, qu'il verse en dossier
    • cette case mène à une autre, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Vérifie si le suivi auprès des Programmes a été fait, obtient les résultats finaux et ferme le dossier.
    • cette case mène à une autre, sous Autres, portant la mention : Divulgation proactive des accords de plus de 25 K$ / AIPRP / GI et TI
  • une case sous cette case :
    • cette case mène à une autre, sous Programmes, portant la mention : Les Programmes soumettent la demande initiale de financement du bénéficiaire d'après les besoins en trésorerie
    • cette case comporte une flèche portant la mention « Avance initiale » et menant à une case à droite, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Avance initiale - Le CC examine le formulaire de demande d'avance du PAF
    • cette case mène à une autre, à droite, sous Autres, portant la mention : le service des comptes créditeurs demande un exemplaire de l'accord de contribution signé, de la demande d'avance dans le cadre du PAF signée, en vertu de l'article 34, par le gestionnaire de programme et parafé par le CC
    • Sous ces cases, la note suivante : *Les paiements anticipés peuvent être versés conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert et les besoins de trésorerie du demandeur.
  • Dessous :
    • Cette case mène à une autre, sous Programmes, portant la mention : Les Programmes reçoivent les prévisions de trésorerie, l'état des revenus et dépenses, et le formulaire rempli de demande de paiement du PAF ainsi que les factures admissibles.
    • Cette case comporte une flèche portant la mention « Paiements subséquents », qui mène à une case à droite, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Paiement(s) subséquent(s) - Le CC examine les documents et rapproche les paiements versés par rapport aux demandes de paiement admissibles reçues. Le CC recommande de verser le ou les paiements subséquents.
    • Cette case mène à une autre, à droite, sous Autres, portant la mention : le service des comptes créditeurs demande le formulaire de demande de paiement et les factures admissibles signées, conformément à l'article 34, par le gestionnaire de programme et parafées par le CC.
  • Dessous :
    • Cette case mène à une autre, sous Programmes, portant la mention : Les Programmes reçoivent le rapport final, l'état des revenus et dépenses, le formulaire de demande de paiement du PAF et les factures admissibles
    • Cette case comporte une flèche portant la mention « Paiement final », qui mène à une case à droite, sous Coordonnateur des contributions, portant la mention : Paiement final - Le CC examine les documents et rapproche les paiements versés par rapport aux demandes de paiement admissibles reçues. Le CC recommande de verser le paiement final
    • Cette case mène à une autre à droite, sous Autres, portant la mention : le service des comptes créditeurs demande le formulaire de demande de paiement et les factures admissibles signées, conformément à l'article 34, par le gestionnaire de programme et parafées par le CC. Dernière retenue de 10 %
    • Sous cette case, la mention : Si le paiement est supérieur à 50 000 $, AQ - Élevée (avant l'émission du paiement); si le paiement est inférieur à 50 000 $, AQ - moyenne/faible (échantillon)