Procès-verbaux

Première réunion

21-22 mars 1997

« Vers une stratégie nationale en matière de ressources documentaires numériques: une réunion de consultation nationale » a eu lieu les 21 et 22 mars 1997 à la Bibliothèque nationale du Canada à Ottawa en vue d'élaborer une stratégie nationale en matière de ressources documentaires numériques L'ICBN est un des résultats de cette réunion.

Documents au sujet de l'ICBN

• Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques : Une alliance nationale (une description détailée en format HTML)

Documents de la première réunion

• Les ressources numériques dans les bibliothèques canadiennes : analyse d'une enquête de la Bibliothèque nationale du Canada
  (8-04-97)

Documents de suivi

• Rapport des participants et compte rendu des décisions
  (8-04-97)
• Communiqué 97-04 : Un groupe de bibliothèques canadiennes fera la promotion des ressources numériques
  (24-04-97)

Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques Une alliance nationale

Bibliothèque nationale du Canada
Juin 1997, avec des révisions Septembre 1997, Mars 1998

Introduction

Au début de l'année 1997, la Bibliothèque nationale du Canada avait entrepris une consultation en deux étapes auprès des bibliothèques canadiennes en vue de connaître l'état du développement de leurs collections de ressources documentaires numériques ainsi que leurs réalisations, leurs problèmes, leurs contraintes, leurs plans et leurs préoccupations dans ce domaine d'activité. On avait d'abord envoyé un questionnaire à 112 bibliothèques, questionnaire auquel 50 bibliothèques ont répondu . Une réunion de consultation sur invitation d'une durée de deux jours avait ensuite eu lieu à la Bibliothèque nationale du Canada, les 21 et 22 mars 1997, à Ottawa. Vingt-cinq institutions ont participé à cette réunion.

Les participants avaient convenu que les bibliothèques avaient toutes acquis suffisamment d'expérience pour être en mesure d'identifier et d'élaborer une approche concertée relative aux points qui préoccupent l'ensemble des bibliothèques canadiennes. Ils ont précisé qu'ils souhaitaient examiner ces points collectivement pour que les choix que chacune d'elles ferait soient fondés, s'il y a lieu, sur des normes acceptées et les meilleures pratiques. On espère ainsi qu'une approche concertée optimisera l'interfonctionnement et favorisera à long terme l'accès aux ressources documentaires numériques au Canada.

L'Inititative canadienne sur les bibliothèques numériques à été fondée à l'automne 1997 avec plus de cinquante (50) bibliothèques canadiennes qui se sont jointes à l'alliance nationale.

Missions des bibliothèques : quelques principes directeurs

À l'occasion de la réunion de consultation, des participants ont articulé un certain nombre de déclarations. Les voici :

• Les Canadiens et Canadiennes ont le droit d'avoir accès à l'information.
• Les bibliothèques favorisent un accès équitable à l'information en s'assurant qu'elle est organisée, complète, précise et qu'elle est fournie efficacement, à un coût abordable et au moment opportun, sans égard au support.
• Les bibliothèques canadiennes jouent un rôle important, car elles favorisent l'accès à l'autoroute électronique et veillent à y assurer la présence d'un contenu canadien.
• Les bibliothèques canadiennes travaillent de concert avec d'autres fournisseurs d'information en vue de maximiser le potentiel des technologies et de veiller à ce que tous les Canadiens aient accès à l'information en fonction de principes d'égalité, d'universalité et d'abordabilité.
• Le Canada a une responsabilité nationale et doit contribuer à l'effort global pour favoriser l'accès à des ressources d'information importantes via les réseaux électroniques internationaux.

L'élaboration des objectifs de l'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques repose sur les principes susmentionnés.

But d'une alliance nationale

Les ressources documentaires numériques et d'information publique de l'ensemble du pays portent sur les documents électroniques, dont le nombre s'accroît à un rythme vertigineux, et les documents qui ont été transformés en documents électroniques par les bibliothèques grâce à la numérisation. Bon nombre de bibliothèques enrichissent leurs propres fonds de ressources électroniques en donnant accès à des ressources électroniques à distance par des liens à réseaux organisés.

Le développement et le gestion de ces trois types de ressources documentaires numériques constituera probablement un objectif à long terme stimulant et coûteux en ce qui concerne les sommes et la main-d'oeuvre qui devront y être affectées.

L'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques proposée vise à accroître la communication et la normalisation des pratiques au sein des bibliothèques canadiennes en vue d'éviter « des pertes de temps à créer entre autres des structures qui existent déjà » et le chevauchement des tâches, ainsi qu'à maximiser l'accessibilité, l'interchangeabilité et la longévité de leurs collections numériques respectives. Un effort concerté à grande échelle permettra de respecter les priorités et les capacités locales tout en favorisant le développement d'un corpus assez important, étendu et évolutif de documents de recherche d'importance sur le plan culturel, social et économique à l'intention des Canadiens et des personnes recherchant de l'information canadienne. Cette initiative sera axée sur des activités pratiques, comme la promotion de l'adoption de structures, de protocoles et des meilleures pratiques éprouvées communs. Elle sera également à l'affût des occasions qui lui permettront de profiter des économies d'échelle et d'une plus grande influence politique qui peut résulter d'une activité collective concertée.

Mission

L'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques vise à favoriser, à coordonner et à faciliter le développement des collections et des services numériques au Canada en vue d'optimiser l'interfonctionnement à l'échelle nationale, et l'accès à long terme aux ressources documentaires numériques au Canada.

Objectifs

Les objectifs particuliers comprennent entre autres :

• l'élaboration et la mise en oeuvre de stratégies visant à favoriser la communication, la sensibilisation et la formation en ce qui concerne les questions relatives aux ressources documentaires numériques;
• l'identification et la diffusion des normes et des meilleures pratiques relatives aux ressources documentaires numériques;
• l'exploration des questions relatives aux ententes de licences;
• l'exploration des méthodes en vue de mieux coordonner les efforts des établissements et afin d'éviter les chevauchements dans le cadre du développement des ressources numériques;
• la résolution des problèmes liés aux ressources documentaires numériques dont le contexte touche particulièrement au Canada, notamment le bilinguisme;
• la préparation de lignes directrices sur l'application de la législation actuelle sur le droit d'auteur et l'élaboration d'énoncés de position relatifs à la propriété intellectuelle dans un environnement numérique;
• l'établissement de liens avec d'autres parties intéressées qui participent à la chaîne de l'information, de la création à l'archivage : les créateurs et les éditeurs; les fournisseurs commerciaux (logiciels, équipement et télécommunications); les utilisateurs; les archives, les musées et les organismes culturels; finalement les organismes gouvernementaux aux niveaux fédéral, provincial, régional et municipal; et
• la production du profil des activités des bibliothèques numériques canadiennes, au Canada et au niveau international.

Structure organisationnelle

L'adhésion à l'Initiative nationale sera volontaire et offerte à toutes les bibliothèques canadiennes. On s'attend à ce que les bibliothèques membres partagent leur savoir-faire, prodiguent des conseils ou soient disposées à travailler en vue de résoudre les problèmes, prennent en charge les coûts liés à la participation de leur personnel et fournissent un apport financier annuel pour l'exploitation de l'Initiative (se reporter aux exigences en matière de ressources ci-dessous).

Comité de direction

Le comité de direction se composera de six personnes au sein de l'organisme national de l'Initiative qui auront été nommées par les membres de l'organisme en vue de représenter les intérêts de l'alliance, et un membre additionnel qui représente la Bibliothèque nationale. Ces personnes seront appelées à travailler ensemble en vue de guider et de coordonner le travail de l'Initiative. Les premières responsabilités du comité de direction consisteront :

• à fournir une directive de planification à l'Initiative;
• à établir une politique sur la participation, le financement, la portée, la durée et les résultats prévus de l'Initiative;
• à encourager et à favoriser l'adhésion d'un grand nombre de membres et à inciter les organisations membres à participer activement;
• à encadrer les sous-comités et coordonner les produits émanant de l'Initiative;
• à examiner et, s'il y a lieu, à appuyer des suggestions et des recommandations soumises par les sous-comités et les membres;
• à s'assurer que les membres sont informés régulièrement au sujet du plan de travail et des activités continues;
• à s'assurer que les activités et les résultats de l'Initiative sont rendues accessibles sur son site Web;
• à gérer et justifier les fonds; et
• à évaluer l'efficacité du travail et la structure de l'Initiative.

Les groupes de travail

Les groupes de travail, permanents ou ad hoc, seront constitués, au besoin, par le comité de direction ou l'Initiative, dans son ensemble. Leur mandat sera établi par le comité de direction. Les groupes de travail devront répondre de leurs activités au comité de direction. Normalement, les membres des groupes de travail seront des membres des institutions de l'Initiative.

En général, les groupes de travail auront pour rôles : a) de surveiller les tendances et d'en faire rapport; b) de recommander ou de rédiger des politiques et des meilleures pratiques. Les groupes de travail peuvent se diviser en autre groupes de travail ou peuvent charger quelqu'un de présenter un rapport ou un exposé de principes en vue de se concentrer sur des questions ou des activités particulières. Le travail d'autres initiatives ou groupes de travail de bibliothèques numériques pertinents devrait être examiné et adopté comme il convient.

Nous vous proposons donc le modèle suivant comme structure initiale des groupes de travail.

Groupe de travail sur les questions de conception et de production.

Mandat

L'objectif général est d'identifier les pratiques de numérisation actuelles et d'utiliser cette information afin de définir les normes et les meilleurs pratiques à employer lors de la création de ressources numériques au Canada dans les domaines de la « transférabilité », de l'« interopérabilité » et du « maintien ».

Activités

1. De préparer un inventaire des pratiques actuelles de numérisation dans les bibliothèques canadiennes et d'évaluer les avantages et les inconvénients des diverses technologies adoptées pour les différents projets. En bref, on devrait étudier les pratiques actuelles avant de proposer des pratiques « idéales ». L'objectif final serait d'évaluer les normes et les meilleures pratiques de manière à pouvoir assurer une exploitation optimale des textes électroniques et la longévité des ressources produites.
2. De développer une « grille d'analyse » qui permettrait aux membres d'identifier plus clairement les avantages et les inconvénients de diverses solutions technologiques telles que les formats PDF, SGML, HTML, XML et tous les autres formats identifiés par le sous-comité.

Cette « grille d'analyse » serait suffisamment détaillée pour faire partie d'une trousse d'information technique destinée aux gestionnaires de projet des bibliothèques numériques ou d'initiatives de publication électronique. La trousse d'information identifiera clairement et évaluera les outils logiciels nécessaires pour appuyer ces normes et ces meilleures pratiques.

En accord avec l'objectif général du groupe de travail, ce sous-comité pourrait présenter la position de l'ICBN concernant les normes recommandées et les meilleures pratiques à employer lors de la conception de ressources numériques dans les bibliothèques canadiennes.

Groupe de travail sur les questions d'organisation et d'access

Mandat

Le Groupe de travail sur les questions d'organisation et d'accès travaillera à garantir que les ressources numériques seront accessibles pour les utilisateurs finals. Étant donnée la diversité du matériel, des logiciels et des technologies de réseautage utilisées par ces derniers, l'accessibilité ne va pas toujours de soi et requiert une attention particulière. Une attention spéciale sera donc apportée aux questions de métadonnées, de gestion des droits et de mise en place de systèmes axés sur des normes pour la récupération de l'information.

Activités

1. Élaborer des lignes directrices gouvernant l'usage de métadonnées pour l'identification, la localisation et la description des ressources électroniques.
2. Étudier et faire des recommandations sur les moyens techniques de vérification de l'authentification et de l'autorisation des utilisateurs.
3. Promouvoir le développement ou l'adoption de passerelles et de protocoles d'échange adéquats (exemple - Z39.50).
4. Étudier diverses méthodes d'évaluation de l'usage des ressources numériques.

Groupe de travail sur la promotion et la représentation

Mandat

Le groupe de travail sur la promotion et la représentation travaillera en collaboration pour mieux promouvoir les objectifs et les exigences de l'ICBN auprès du secteur privé, des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux et des organismes philanthropiques. Cette stratégie doit servir à « ouvrir la porte » à des occasions de financement et à des partenariats possibles.

Activités

1. Élaborer un plan stratégique de communications conçu pour augmenter le niveau de sensibilisation et de compréhension des initiatives dans le domaine des bibliothèques numériques canadiennes. Ce plan stratégique servira à :
   • rehausser le profil de l'initiative ICBN au sein du gouvernement, du secteur privé et du monde de la recherche;
   • assurer que les liens sont faits avec les institutions qui contrôlent ou influencent les dépenses ou les subventions dans ce domaine. (par example - CANARIE, Industrie Canada, ministère du Patrimoine canadien).
2. Élaborer un énoncé de stratégie clair et concis ou un « message » qui peut être utilisé par le groupe de travail, le comité de direction et les membres de l'ICBN pour augmenter le niveau de sensibilisation relativement aux activités et aux préoccupations de l'ICBN.
3. Identifier une liste d'organisations et d'organismes avec qui l'on pourra entrer en communication pour discuter d'ententes possibles de collaboration, de financement ou de partenariats.
4. Élaborer un ordre du jour ou un calendrier de défense des intérêts qui tient compte du financement des divers programmes.
5. Conseiller le secrétariat de l'ICBN concernant l'utilisation du site Web et du serveur de listes pour promouvoir les objectifs et les activités de l'ICBN.
6. Travailler pour élaborer des modèles de financement collectif avec la collectivité des bibliothèques canadiennes ou des organismes affiliés.

Secrétariat

Un secrétariat sera chargé de la communication interne, de la coordination et de l'administration de l'Initiative, de même que de l'élaboration initiale d'un site Web de l'Initiative.

La Bibliothèque nationale servira de secrétariat jusqu'au moment où l'Initiative sera bien établie et aura ses propres ressources à l'appui de ses activités administratives et de communication.

Exigences en matière de ressources

On estime que le comité de direction et les sous-comités tiendront des réunions formelles au moins aux trois mois et communiqueront plus fréquemment, au besoin, par voie électronique. Les frais des participants (voyage, hébergement) seront payés par leur institution. Dans la mesure du possible, on réduira au minimum les frais liés aux réunions et déplacements en effectuant les tâches de l'Initiative et en communiquant par voie électronique et en tenant des réunions en même temps que les réunions ou les conférences des associations de bibliothèques.

La Bibliothèque nationale est disposée, au début, à appuyer le travail de l'Initiative en promouvant sa création et en fournissant le secrétariat.

Afin d'appuyer le développement et les travaux de l'Initiative et afin d'alléger certains coûts administratifs (par exemple les coûts liés à la traduction et à l'impression des documents portant sur l'évolution du projet), les membres devront verser un apport financier annuel (frais d'adhésion). Les bibliothèques peuvent choisir entre deux types d'adhésion :

• Membre participant (un membre ayant plein droit de vote et pouvant participer au comité de direction et aux sous-comités) : 1 000 $
• Membre associé (un membre n'ayant pas droit de vote, mais pouvant participer aux sous-comités) : 300 $

Le comité de direction sera responsable des sommes dépensées dans le cadre de l'Initiative.

Conclusion

En raison de contraintes budgétaires, des attentes sans cesse croissantes des utilisateurs, de systèmes en pleine expansion, des acquisitions et d'autres coûts d'exploitation, les bibliothèques doivent considérer de plus en plus les activités collectives. L'explosion de l'information véhiculée par voie électronique exige une action concertée pour élaborer des collections numériques solides, vibrantes, durables et accessibles dans les bibliothèques du Canada. La collaboration nous fournira un meilleur retour sur l'investissement et, du point de vue des clients, augmentera probablement de façon exponentielle la quantité d'information numérique qui sera offerte à tous les Canadiens par l'entremise des bibliothèques canadiennes. L'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques favorisera l'élaboration des bibliothèques numériques au Canada en augmentant les capacités des bibliothèques individuelles à répondre aux besoins en information numérique de leurs utilisateurs dans les années à venir.

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Les ressources numériques dans les bibliothèques canadiennes : analyse d'une enquête de la Bibliothèque nationale

par Susan Haigh, Analyse de l'information et des normes

Plus tôt cette année, la Bibliothèque nationale du Canada a mené une consultation nationale sur les ressources documentaires numériques dans les bibliothèques canadiennes. La première partie du processus comprenait une enquête auprès de certaines bibliothèques canadiennes pour s'enquérir de l'état actuel des activités en matière de collections numériques. La seconde partie consistait en une réunion restreinte tenue à la Bibliothèque nationale à Ottawa, les 21 et 22 mars, dont le compte rendu figurera dans le numéro de juillet-août de Nouvelles de la Bibliothèque nationale.

Méthodologie de l'enquête

En février 1997, les questionnaires électroniques en français et en anglais ont été montés sur le site World Wide Web (W3) de la Bibliothèque nationale, et un message électronique explicatif a été expédié à 112 bibliothèques, notamment à des membres de l'Association des bibliothécaires parlementaires au Canada (ABPAC), de l'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), du Conseil des directeurs des bibliothèques provinciales et territoriales (PTLDC), du Conseil des directeurs des grandes bibliothèques publiques (CALUPL), ainsi qu'au comité directeur du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF).

Nous avons reçu 50 réponses au total, ce qui constitue un taux de participation de 45 p. cent. Voici la répartition des types de bibliothèques :

Constatations générales

En général, on constate que 66 p. cent des répondants (33) ont entrepris des projets de numérisation touchant leurs collections d'imprimés; 46 p. cent (23) rassemblent et entreposent localement des ressources numériques produites par des organismes externes; et 80 p. cent (40) entreprennent d'organiser des liens à des ressources W3 externes pour le bénéfice de leurs clients. Un vaste éventail de technologies servent à soutenir ces activités. La plupart des bibliothèques n'ont pas complètement résolu les problèmes de gestion et de financement du développement des ressources documentaires numériques.

En fait, la majorité des activités à ce jour ont été exploratoires - débattre des problèmes, planifier et obtenir des approbations et du financement, et entreprendre et évaluer des projets pilotes. Le corpus de documents, surtout de ressources canadiennes importantes sous forme numérique en direct et utiles à la recherche, n'est pas volumineux pour le moment. Toutefois, on constate nettement beaucoup d'intérêt et un engagement marqué à poursuivre l'édification de collections de ressources documentaires numériques.

Activités de numérisation

Critères de sélection

Des 33 bibliothèques répondantes qui indiquent avoir entrepris des projets de numérisation, la majorité (26, ou 79 p. cent) précisent qu'elles ont choisi des documents à numériser en fonction des critères suivants :

Deux institutions précisent que leurs activités de numérisation répondaient strictement à la demande des clients concernant la livraison de documents.

Supports/type de document

Les répondants participent à la numérisation d'une vaste gamme de documents, comme suit :

Dans la catégorie « autre », les répondants mentionnent des thèses, des documents officiels, des cartes postales, des index de livres et de journaux, ainsi que des revues et des journaux complets.

Langue

Les documents en anglais ont été numérisés par 97 p. cent des répondants (28 sur 29). Dans ces collections, les documents en anglais constituent une moyenne de 80 p. cent de la collection. Les documents en français ont été numérisés par 59 p. cent des répondants (17 sur 29); et le niveau moyen de documents en français dans ces collections se situe à 34 p. cent.

Sujet

Les sujets des documents numérisés varient énormément et, comme on peut s'y attendre, ils ont tendance à refléter le type de bibliothèque et ses clients principaux :

• Les bibliothèques publiques ont tendance à numériser des documents sur l'histoire locale ou d'intérêt local. L'une d'elles, la bibliothèque publique de North York, crée des histoires audio numérisées pour enfants.
• Les projets de numérisation des bibliothèques universitaires ont tendance à être basés sur des collections spéciales, telles que la E. Pauline Johnson Archive à l'Université McMaster, et des documents manuscrits sur l'histoire des Loyalistes à l'Université du Nouveau-Brunswick; ou les collections sont basées sur de grandes disciplines telles l'architecture, la musique, le droit, l'éducation, l'économie ou l'histoire.
• Une bibliothèque législative, celle de la Nouvelle-Écosse, a commencé de numériser les documents sessionnels et législatifs de la province.
• La bibliothèque provinciale de la Saskatchewan numérise les documents gouvernementaux provinciaux et municipaux de la Saskatchewan.
• Les efforts des bibliothèques spécialisées reflètent la composition de leurs auditoires spécialisés : par exemple, la bibliothèque du Service forestier de l'Atlantique numérise des documents dans les domaines de la foresterie, de l'entomologie, de la science des sols et des sujets connexes; la bibliothèque du CRDI numérise des documents liés au développement durable.

Les sujets ou documents canadiens semblent être particulièrement ciblés à environ 20 des 33 bibliothèques répondantes (61 p. cent). Pour le moment, cinq bibliothèques numérisent uniquement leurs propres publications, des instruments de recherche internes, des guides d'étudiant et des documents semblables.

Échelle des projets

Un certain nombre d'établissements canadiens signalent une production à grande échelle de documents numérisés à ce jour. En voici quelques-unes :

• 18 000 documents à la Bibliothèque nationale du Québec (stockage non signalé);
• 4 100 documents à l'Université McGill (1,9 Go, c.-à-d. gigaoctet);
• 2 500 documents à l'Université de Toronto (75 Go);
• 2 400 à la bibliothèque provinciale de la Nouvelle-Écosse (23 Mo, c.-à-d. mégaoctets);
• 1 600 à l'Université McMaster (130 Mo);
• 1 000 et plus à l'Université Simon Fraser (env. 2 Go)
• 18 000 photographies à l'Université de la Colombie-Britannique (stockage non signalé).

Accès bibliographique

Vingt-deux répondants indiquent le type d'accès bibliographique descriptif offert dans leurs collections numérisées. De ceux-ci, 12 répondants (55 p. cent) indiquent qu'ils cataloguent les documents suivant les RCAA/MARC; mais l'accès non normalisé prévaut presque également, chez neuf répondants (41 p. cent).

Le modèle est très semblable concernant l'accès aux matières : 12 sur 25 classifient les documents suivant les classifications LC ou Dewey, et l'accès non normalisé est fourni dans neuf cas. Vingt-deux pour cent des bibliothèques (six sur 27 répondants) énumèrent l'ensemble de leurs documents numérisés dans leur catalogue public en direct; certains documents sont énumérés par 37 p. cent des répondants; et aucun par 41 p. cent.

Intention d'archiver

Neuf répondants (sur 28, ou 32 p. cent) indiquent qu'ils ne comptent pas conserver les documents numérisés à perpétuité. Dans ces cas, les documents numérisés sont soit balayés pour les demandes de livraison de documents ou des documents éphémères produits par la bibliothèque. La plupart des répondants (21 sur 24) comptent archiver les documents, mais beaucoup d'entre eux (17) n'ont pas encore élaboré de plans concrets pour réaliser cet objectif. Deux institutions mentionnent le SGML comme moyen d'assurer l'accessibilité à long terme.

Plans futurs

La majorité des répondants (28 sur 34, ou 82 p. cent) indiquent qu'ils comptent poursuivre ou accroître leurs activités de numérisation, les six autres indiquant qu'ils n'ont aucun plan concernant des projets futurs pour le moment. Voici des exemples de projets prévus :

• L'Institut canadien de microreproductions historiques, en partenariat avec l'Université Laval, l'Université de Toronto et la Bibliothèque nationale du Canada, numérisera 5 000 titres sur microformes de Canadiana d'avant 1900 dans les domaines des études autochtones, de l'histoire des femmes canadiennes et de la littérature canadienne. Le projet commencé en 1997 se terminera en 1999.
• Un Centre des textes électroniques (CTE) pour les textes commerciaux et du domaine public, qui fera peut-être appel à la SGML Text Encoding Initiative (initiative d'encodage de texte du SGML) pour la définition du type de documents (DTD), est prévu à l'Université de Waterloo. Un CTE fonctionne déjà à l'Université du Nouveau-Brunswick. La numérisation des thèses est comprise dans les plans des deux.
• L'Université de la Colombie-Britannique prévoit également un projet lié aux thèses et songe à recourir à la SGML Encoded Archival Description (description archivistique encodée du SGML) pour la DTD afin de rendre accessible ses instruments de recherche de sa collection de photographies.
• La bibliothèque législative de la Nouvelle-Écosse prévoit numériser les lois de la Nouvelle-Écosse de 1758 à 1950, de même que les journaux de l'Assemblée législative de la province.
• La bibliothèque législative du Manitoba songe à numériser le Manitoba Newspaper Checklist.
• L'Université de la Saskatchewan prévoit terminer le Saskatchewan Newspaper Index et d'accroître ses collections numérisées en études autochtones.
• La bibliothèque des Affaires indiennes et du Nord canadien compte numériser les livres blancs et les rapports des Commissions royales sur les affaires autochtones.

Registre national

Trente et un répondants sur 33, ou 94 p. cent, se disent en faveur d'établir un registre national des projets de numérisation ou des produits numérisés, afin d'éviter le dédoublement coûteux des travaux de numérisation.

Collections numérisées des ressources externes

Vingt-trois répondants (44 p. cent du total) recueillent de l'information publiée par des sources externes. Treize de ceux-ci (57 p. cent) sont des bibliothèques universitaires. (« Groupement » dans ce cas est défini comme étant acquérir et stocker sur des serveurs locaux, par opposition à relier à des ressources sur des serveurs à distance.)

Critères de sélection

Le choix des ressources électroniques dans certaines bibliothèques est régi par les mêmes politiques de développement des collections qui encadrent les acquisitions d'imprimés (5 sur 23). D'autres mentionnent des critères précis comme la matière, la langue, la demande, les demandes provenant des professeurs et le soutien du mandat institutionnel ou de la recherche (15 répondants sur 23 mentionnent un ou plusieurs de ces critères). Quelques-uns citent les autres aspects suivants : le prix, la facilité de mettre en réseau, ainsi que la facilité d'accès.

Type et matière des documents

Les types de documents suivants prévalent dans les collections électroniques :

Parmi les types d'information recueillie que l'on mentionne le plus fréquemment, citons les fichiers de données statistiques et financières (tels l'Initiative de divulgation des données de Statistique Canada), des ressources de référence telles des index (p. ex., KIOSK CBCA), des dictionnaires et des encyclopédies, ainsi que des bases de données en texte intégral comme la base de données sur la poésie de Chadwyck-Healey. En général, les matières ont tendance à refléter le mandat de l'institution, mais elles sont moins centrées sur les ressources canadiennes et locales que ne le sont les projets de numérisation.

Langue

L'ensemble des répondants rassemblent des documents en anglais à un niveau moyen de 91 p. cent de toute leur collection. Chez les neuf répondants qui regroupent des documents en français, ceux-ci représentent une moyenne de 20 p. cent de leurs collections électroniques.

Échelle des projets

Quelques institutions ont déjà bâti des collections numérisées en direct considérables. En voici la liste :

• 2 500 titres à l'Université Queen's (15 Go)
• 2 000 titres à l'Université de Toronto (stockage non signalé)
• 1 500 titres à l'Université Carleton (9 Go)
• 1 000 titres à l'Institut national canadien pour les aveugles (stockage non signalé)
• 212 titres à la Bibliothèque nationale du Canada (1 Go).

Restrictions à l'accès

Les universités ont tendance à restreindre à leur propre collectivité l'accès à leurs titres électroniques commerciaux pourvus d'une licence. La collection électronique de la Bibliothèque nationale comprend à l'heure actuelle des revues et des monographies électroniques publiées au Canada qui sont accessibles sur des réseaux sans restriction ou frais.

Accès bibliographique

Le modèle d'accès bibliographique concernant les acquisitions numériques externes est semblable à celui mentionné ci-dessus concernant les documents numérisés, avec 56 p. cent des répondants qui cataloguent les documents suivant les RCAA/MARC, et 55 p. cent qui classifient les documents selon les classifications LC ou Dewey. Quatre-vingt-six pour cent des répondants énumèrent toutes (5 sur 21) ou quelques-unes (13) de leurs ressources numériques externes dans leur catalogue public en direct.

Intention d'archiver

La plupart des bibliothèques (6 sur 18 répondants) ont décidé de ne pas archiver à perpétuité leurs collections électroniques de documents externes ou n'ont pas encore résolu la question (8). Des quatre institutions qui prévoient archiver leurs documents, une seule (Université Queen's) a entrepris la conversion d'un ancien support de stockage sur un nouveau support.

Plans futurs

Les plans d'avenir des bibliothèques s'échelonnent de incertain (6 sur 23), à poursuivre d'après les niveaux actuels de cueillette électronique (5), à augmenter leur programme d'acquisitions numériques (8). Quelques répondants préfèrent fournir l'accès à des ressources à distance plutôt que d'acquérir les documents (4); d'autres se disent préoccupés d'atteindre l'équilibre approprié entre fournir l'accès à des documents éloignés et la propriété locale (2). L'Université de Toronto a pour objectif déclaré de livrer 25 p. cent de l'information par voie électronique d'ici l'an 2001.

Services d'accès aux ressources W3

Accès à Internet pour le personnel et le public

Trente-deux (sur 41) bibliothèques mentionnent que tout leur personnel a accès à Internet (78 p. cent). Des postes d'accès public à Internet sont fournis chez 84 p. cent (32 sur 38) des bibliothèques répondantes. Le nombre de postes d'accès public dans ces bibliothèques s'échelonne de un poste à la Bibliothèque nationale, à Agriculture Canada et à la bibliothèque provinciale de la Nouvelle-Écosse, à 500 postes à l'Université du Manitoba. Voici d'autres universités où un nombre important de postes d'accès public à Internet existent : l'Université de l'Alberta (175), l'Université Queen's (165), l'Université de la Saskatchewan (125) et l'Université Simon Fraser (125).

Types de ressources accessibles

Les 43 répondants à cette section offrent une gamme de services W3 :

Vingt-six répondants (65 p. cent) rendent accessible leur catalogue soit par une interface W3 ou par Telnet; 13 offrent les deux en ce moment.

Liens organisés à des ressources externes

Presque tous les répondants (40 sur 43, ou 93 p. cent) offrent une certaine forme de structure organisée vers des liens W3 externes au profit de leurs usagers. Les types de ressources vers lesquelles ils offrent des liens sont divers :

Les deux sites appréciables de liens structurés sont Information sur le Canada par matière de la Bibliothèque nationale (www.collectionscanada.gc.ca/caninfo/fcaninfo.htm) et World Vue de la bibliothèque de référence du Toronto métropolitain, qui a structuré environ 1 100 sites par matière, mais qui sont accessibles uniquement sur les ordinateurs sur place de la bibliothèque.

Autres services d'accès aux ressources numériques

Six bibliothèques universitaires mentionnent qu'elles offrent des services de données électroniques comme l'Initiative de divulgation des données ou l'Enquête sur l'information géographique. (D'autres bibliothèques universitaires ont mentionné celles-ci plus haut dans le questionnaire comme faisant partie de leur collection de ressources externes.) D'autres services mentionnés comprennent les services de référence électroniques; les demandes électroniques de livraison de documents, les ouvrages en réserve, les renouvellements, le catalogage urgent, etc.; les fournitures d'exemplaires numériques; la fourniture de tutoriels et de guides basés sur le W3; un gestionnaire Listserv pour les clients; ainsi que la fourniture et la mise à jour de divers répertoires.

Plans futurs

Des 33 répondants, cinq seulement indiquent n'avoir aucun plan ferme à l'heure actuelle concernant les services pour accéder aux ressources numériques. Quatorze répondants ont des plans d'expansion, et sept indiquent qu'ils comptent augmenter l'intégration des services comme les liens à leurs ressources électroniques au sein de leur catalogue public en direct. Les plans concernant des nouveaux services comprennent un service de réserve par voie électronique (Université de l'Alberta), un service de textes et de données électroniques (Université McMaster), la mise à disposition d'instruments de recherche codés suivant la description archivistique encodée du SGML (Université de la Colombie-Britannique), la mise en oeuvre de la livraison de documents dans les ordinateurs personnels des professeurs (Université Queen's), et le montage d'une base de données sur des ressources Internet évaluées et utiles pour le personnel de la référence et les usagers des bibliothèques publiques (Direction des services de bibliothèque, C.-B.).

Infrastructure technique

Type et vitesse de la connexion au réseau

La plupart des répondants (26 sur 31, ou 84 p. cent) disposent d'une ligne spécialisée louée pour l'accès à Internet, à savoir un accès par ligne commutée pour quatre d'entre eux (13 p. cent) et un accès ordinaire par ligne commutée pour les neuf autres (29 p. cent). La moitié des répondants (18 sur 36) possèdent une ligne T1. À l'autre extrémité de l'échelle, 11 p. cent des répondants mentionnent des vitesses de modem de 56, 28,8 et 14,4 Kbps.

Systèmes d'exploitation

Quatre-vingt trois p. cent des répondants (33 sur 40) disent utiliser plus d'un système d'exploitation pour soutenir les travaux de bibliothèque numérique. En voici la répartition :

Type de logiciel-serveur

Trente-trois répondants indiquent les types de logiciel-serveur qu'ils possèdent, comme suit :

Types de réseaux

Quatre-vingt dix-sept pour cent des bibliothèques répondantes (35 sur 36) disposent de réseaux locaux (RL), 47 p. cent (17) possèdent un réseau à grande distance (WAN), et 25 p. cent (9) signalent un ou plusieurs intranets.

Protocoles utilisés

Le taux d'utilisation de protocole chez les 30 bibliothèques qui ont répondu à cette question se présente comme suit :

Questions de gestion

Cadre stratégique

Des politiques régissant les ressources documentaires numériques n'ont pas encore été complètement définies dans la plupart des bibliothèques. Bien que 88 p. cent (23 sur 26) des répondants indiquent qu'ils ont rédigé des politiques et des procédures portant sur l'acquisition de documents numériques sur support physique (p. ex., cédérom), seuls 62 p. cent (16) possèdent une telle politique régissant l'acquisition de documents numériques en ligne (non physiques). Seule la moitié de ces derniers (8) avait défini des critères de sélection de ces documents. Des politiques régissant l'accessibilité à long terme des ressources électroniques (p. ex., des politiques d'archivage) ont été élaborées dans 15 p. cent (4) des bibliothèques répondantes.

Consultation

Plusieurs répondants (6 sur 30) se sont servis de mécanismes de consultation officiels tels des groupes de discussion et des questionnaires pour établir les besoins et les préférences de leurs usagers concernant les collections et les services documentaires numériques. Plus souvent, toutefois, les bibliothèques mentionnent qu'elles recherchent une approbation concernant l'orientation de projets ou de programmes de la part de leur conseil ou de leur comité consultatif (15), et nombreuses sont celles qui cherchent à obtenir de la rétroaction non officielle sur des projets ou des produits par le biais des mécanismes comme la sollicitation de commentaires sur un site W3 ou par courrier électronique (10). Plusieurs mentionnent avoir fait des exposés devant des groupes d'usagers ou de parties intéressées, et avoir participé à des salons et des expositions de l'industrie, à la fois comme mécanisme de promotion et de recherche de rétroaction.

Coûts

La moitié des répondants (16 sur 32) indiquent qu'ils n'ont pas consigné les coûts des activités en matière de ressources documentaires numériques; 4 autres ont été quelque peu en mesure de calculer les coûts, et 12 précisent qu'ils ont noté les coûts. La Bibliothèque nationale du Canada a évalué, en fonction de trois projets de collections numérisées d'Industrie Canada, que leurs coûts de numérisation s'élevaient à environ 5,50 $ la page (calculé vers la fin d'un projet de numérisation de textes, lorsque des étudiants étaient complètement formés et travaillaient de façon efficiente), et 1,50 $ par enregistrement dans la base de données.

Coût-avantages

Un répondant mentionne avoir établi que les coûts de deux projets de numérisation parrainés par Industrie Canada, dans le cadre du Programme Collections numérisées Rescol, ont été supérieurs aux avantages que ces projets ont apporté à leurs usagers. Un autre rapporte que leur évaluation des coûts par rapport à la qualité les a amenés à « aller de l'avant prudemment ». Mais la majorité des répondants (20 sur 31) n'ont pas tenté d'évaluer le coût-avantages ou d'évaluer la satisfaction des usagers. Cinq répondants indiquent qu'ils ont rassemblé et évalué des données statistiques sur l'usage; et six répondants mentionnent qu'ils ont effectué un peu d'évaluation, habituellement par projet.

Remaniements organisationnels

Cinquante-huit pour cent des répondants (21 sur 36) précisent que leur bibliothèque a dû procéder à certains remaniements organisationnels en raison des activités de numérisation des ressources documentaires. Celles qui n'ont pas procédé à de tels remaniements étaient, en général, de petites bibliothèques ou des bibliothèques qui n'avaient pas entrepris des projets à grande échelle à ce jour, bien que certaines (p. ex., l'Institut canadien de l'information scientifique et technique, la bibliothèque de référence du Toronto métropolitain) avaient des projets importants et actifs, mais elles avaient choisi présumément d'intégrer les activités de ressources documentaires numériques dans les structures organisationnelles existantes.

Conclusion

Dans les dernières questions de l'enquête, on demandait aux répondants d'énumérer les questions qui méritent un débat national et, éventuellement, une coordination nationale. En règle générale, les réponses tombent dans les catégories suivantes :

• Quoi numériser : critères de sélection et priorités
• Comment assurer l'accès à long terme et la conservation des ressources numériques
• Comment éviter le dédoublement d'efforts
• Élaboration et mise en application des normes appropriées
• Approches quant au droit d'auteur et aux licences
• Rôle des bibliothèques concernant l'accès équitable aux réseaux
• Approches quant au financement des travaux de numérisation et aux acquisitions numériques
• Quelle est la technologie nécessaire, et comment la subventionner?
• Approches en matière de formation du personnel et des utilisateurs

Ces questions ont fourni un cadre général de discussion lors de la réunion de consultation nationale en mars, au cours de laquelle une stratégie nationale a été élaborée, et dont nous rendrons compte dans le prochain numéro de Nouvelles de la Bibliothèque nationale.

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Rapport des participants et compte rendu des décisions

Consultation nationale sur la numérisation des collections tenue à la Bibliothèque nationale du Canada
les 21 et 22 mars 1997

Présents:

Havelin Anand, Secrétariat du groupe de travail fédérale sur la numérisation
Pam Bjornson, ICMC
Claude Bonnelly, Université Laval
Alan Burk, Université du Nouveau-Brunswick
Anita Cannon, Mount Allison University
Gary Cleveland, BNC
Lynn Copeland, Simon Fraser University
Marju Drynan, McMaster University
Lyn Elliot Sherwood, Patrimoine canadien
Gwynneth Evans, BNC
Darlene Fichter, University of Saskatchewan
Liz Fox, Queen's University
Barbara Freeze, INCA
Chantal Gauthier, BNC
Susan Haigh, BNC
Mark Haslett, University of Waterloo
Nora Hockin, Industrie Canada
Doug Hodges, BNC
Aldyth Holmes, ICIST
Ernie Ingles, University of Alberta
Yvon André Lacroix, Bibliothèque nationale du Québec
David McKnight, Université McGill
Lucie Molgat, Conseil national de recherches
Carole Moore, University of Toronto
Jill Nicholson, Leamington Public Library
William Oldfield, University of Waterloo
Doug Poff, University of Alberta
Daniel Prémont, Université Laval
Jane Pyper, North York Public Library
Marianne Scott, BNC
Mary Jane Starr, BNC
John Teskey, Université du Nouveau-Brunswick
Jane Thacker, BNC
Karen Turko, University of Toronto
Bridget Turner, Nova Scotia Provincial Library
Johanna Wellheiser, Metro Toronto Public Library
Martha Whitehead, University of British Columbia
Frank Winter, University of Saskatchwean

Présidents:

Claude Bonnelly, Université Laval
Johanna Wellheiser, Metropolitan Toronto Public Library

Introduction

Suite à l'analyse des réponses du questionnaire détaillé sur la gestion des collections numériques dans les bibliothèques canadiennes, le personnel de la Bibliothèque nationale du Canada (BNC) a invité les établissements expérimentés à discuter du besoin et de la méthode préférée d'élaboration de ressources numériques dans les bibliothèques canadiennes. Les bibliothèques représentées avaient acquis de l'expérience dans les domaines suivants : 1. conversion des documents d'un support fixe à un support numérique, 2. gestion de collections à texte intégral de documents numériques, 3. liaison avec les collections que gèrent d'autres établissements.

Deux exposés étaient prévus à l'ordre du jour de la réunion. Le premier s'intitulait Aperçu de la numérisation des bibliothèques - définitions, questions et défis, par Gary Cleveland, et le second Activités de numérisation dans les bibliothèques canadiennes - résumé des réponses au questionnaire, par Susan Haigh. Suivait un ensemble de séances plénières et en petits groupes qui avaient pour but de faire connaître l'expérience acquise dans le milieu de réseaux et l'orientation que prévoient les bibliothèques canadiennes de sorte que les secteurs de mesures concertées puissent devenir manifestes.

Les exposés ont fourni un cadre de discussion et souligné que le réseau Internet n'est pas une bibliothèque numérique, ni ne le deviendra dans un proche avenir. Les bibliothèques numériques sont, en fait, des bibliothèques qui ont les mêmes buts, fonctions, procédés et objectifs que les bibliothèques traditionnelles et qui intégreront à la fois des documents fixes et électroniques. L'édification de bibliothèques numériques sera un effort à long terme, difficile et coûteux, qui exigera les compétences des bibliothécaires et des informaticiens ainsi que la coordination entre de nombreuses bibliothèques.

Au cours de la réunion d'une durée de deux jours, on s'est rendu compte du dynamisme manifesté à l'égard de la numérisation de collections locales, de la création de ressources numériques au moyen de l'édition et de la gestion centrale et de l'accès à des fichiers à texte intégral dans différents genres de bibliothèques à travers le Canada. Les participants ont estimé qu'on avait acquis suffisamment d'expérience pour aborder de façon coordonnée et logique les questions d'intérêt national. De plus, ils ont souhaité traiter les questions collectivement, de sorte que les choix faits au niveau local soient fondés, le cas échéant, sur les normes acceptées et les meilleures pratiques. Une méthode coordonnée optimisera, on l'espère, l'interfonctionnement et facilitera l'accès à long terme aux ressources numériques des bibliothèques au Canada.

À la fin de la première journée, les participants ont décidé de grouper leurs préoccupations sous trois rubriques : la structure d'une initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques, les normes et les meilleures pratiques, et les communications. De plus, la structure des mesures concertées, a été fondée sur les principes suivants :

1. les Canadiens ont le droit d'obtenir les renseignement;
2. les bibliothèques facilitent l'accès aux renseignements nécessaires en s'assurant qu'ils sont organisés, complets, précis et fournis de façon opportune, abordable et efficace, peu importe le support;
3. les bibliothèques canadiennes jouent un rôle important en ce qui concerne l'accès à l'autoroute de l'information et son contenu canadien;
4. les bibliothèques canadiennes travaillent avec d'autres fournisseurs d'information pour maximiser les possibilités qu'offrent les technologies et assurer que les Canadiens ont accès à l'information dont ils ont requis, conformément aux principes de l'équité, de l'universalité et du prix abordable.

Structure d'une initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques

On a demandé à la Bibliothèque nationale de parrainer la création d'un groupe d'institutions qui se proposeront elles-mêmes, dont la mission sera de coordonner et de faciliter l'établissement de ressources numériques dans les bibliothèques canadiennes et de résoudre les questions qui s'y rattachent. Les participants ont baptisé le projet initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques.

Les participants ont tout d'abord demandé que la Bibliothèque nationale du Canada rédige un document sur le but de l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques, et le fasse circuler afin d'obtenir les commentaires des établissements représentés à la première consultation avant de le diffuser plus généralement dans le milieu bibliothéconomique canadien.

Le document sera un « appel aux armes » qui, conformément à un énoncé des perspectives d'avenir, de la mission et des objectifs, englobera un plan d'action général et précisera les ressources exigées. Le document servira de fondement pour inviter les établissements à participer au projet, de leur propre chef, compte tenu qu'un engagement de fonds et de compétences, des conseils ou l'empressement à travailler à régler les questions sont attendus des participants.

Du point de vue des participants à la réunion, l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques profitera tout d'abord aux bibliothèques canadiennes et reconnaîtra le besoin d'établir des rapports avec les autres intervenants qui participent au circuit de l'information, de la création à l'archivage : les archives, les musées, les organismes culturels, les créateurs et les éditeurs, les fournisseurs de l'industrie (logiciel, matériel et télécommunications), les utilisateurs et les organismes gouvernementaux, aux niveaux fédéral, provincial, municipal et régional.

On a estimé que les questions qui méritaient l'attention immédiate des responsables de l'initiative étaient les suivantes :

• la détermination et la mise en application de stratégies axées sur une meilleure communication, une plus grande sensibilisation et éducation en ce qui concerne les questions relatives aux bibliothèques numériques;
• la détermination et la promulgation des normes ou des meilleures pratiques pour la création, l'accès et la préservation des ressources de bibliothèques numériques;
• l'échange d'information et l'utilisation de contrats de licence;
• l'énonciation des rôles et des responsabilités des établissements pour assurer la coordination et éviter la répétition des efforts en matière d'élaboration de ressources numériques;
• la rédaction de lignes directrices sur l'application de la loi actuelle sur le droit d'auteur et l'établissement d'exposés de position concernant le droit d'auteur dans un milieu numérique.

Normes et meilleures pratiques

On a fait une ébauche d'un certain nombre de principes directeurs comme fondement du travail sur les normes dans les domaines suivants : 1. création du contenu, 2. détermination et description, dont la simple description de l'auteur, la description officielle, la recherche de texte intégral et la recherche de texte structuré, 3. la conservation, 4. l'accès et la recherche, 5. l'interfonctionnement et l'échange.

Les principes sont les suivants :

• des groupes d'experts devraient déterminer et promouvoir les meilleures pratiques (qu'elles soient canadiennes ou étrangères) dans les cinq domaines susmentionnés, à l'aide de normes internationales, le cas échéant;
• les bibliothèques doivent travailler de concert avec les responsables des processus de création et de production, de sorte que les normes appropriées (p. ex. détermination et accès) soient intégrées au tout début;
• la discussion et la promotion des normes et des meilleures pratiques devraient être fondées sur le consensus plutôt que sur la contrainte et sur l'expérience, non la théorie;
• il faut tenir compte des besoins du contexte canadien (c.-à-d. bilinguisme) dans le choix de normes et de meilleures pratiques.

Communications et sensibilisation

Il existe un certain nombre de domaines dans lesquels les communications sur les activités canadiennes pourraient être coordonnées et améliorées. Parmi les mécanismes de communications proposés, on compte un registre des collections numériques ainsi que de celles en cours de numérisation ou prévues, un centre d'échange de l'information sur les ateliers et les programmes de formation, les normes et les meilleures pratiques. On a convenu, par conséquent, d'établir un plan de communication stratégique conjointement avec l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques et à l'appui de celle-ci. Dans le cadre de ce plan seraient décrits les rôles et les responsabilités des bibliothèques.

Prochaines étapes

Afin de lancer l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques, les participants ont demandé à la BNC de prendre les mesures suivantes :

• diffuser le rapport des participants et le communiqué de presse (d'ici le 10 avril)
• faire une ébauche de l'énoncé des objectifs de l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques (15 mai)
• envoyer des renseignements aux membres et parrainer l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques (juin et juillet);
• encourager la formation de petits groupes afin de définir les meilleures pratiques et de dresser des plans pour la promotion et la mise en application de ces pratiques (début des travaux en mai);
• dresser une liste des projets numériques en fonction des renseignements fournis par les participants (réponses reçues avant la fin d'avril);
• examiner les choix qui s'offrent pour établir un centre d'échange de l'information sur l'initiative canadienne sur la numérisation des bibliothèques et fournir des renseignements sur les ateliers la formation, les projets, les normes, les meilleures pratiques, etc. (mi-été).