Procès-verbal

Comité de direction

14 décembre 2001
Bibliothèque nationale du Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0N4
CANADA

Procès-verbal

Présents :

Comité directeur de l'ICBN :

Magdalene Albert (ICMH)
Brian Bell (HALINET)
Claude Bonnelly (Université Laval), président
Suzanne Bureau (ICIST)
Lynn Copeland (Université Simon Fraser)
Chris Petter (Université de Victoria)
Leigh Swain (délégué d'office du bibliothécaire national)
Karen Turko (Université de Toronto)

Secrétariat :

Ralph Manning (ICBN)
Jennifer Trower (ICBN)

Invités :

Susan Haigh (GTBNC)
Marie Louise Perron (ANC)
Marianne McLean (ANC)
Frits Pannekoek (Université de Calgary, par conférence téléphonique pour le point 4)

1. Introduction

Ralph Manning souhaite la bienvenue au nouveau comité directeur de l'ICBN pour l'exercice 2001-2002.
Examen de l'ordre du jour
Examen des activités de l'ICBN et élection du comité directeur
Présentations

2. Élection du président du comité directeur

Karen Turko propose la candidature de Claude Bonnelly.
Suzanne Bureau seconde la proposition.
Claude Bonnelly accepte.
Approuvé à l'unanimité.

3. Adoption des procès-verbaux des dernières réunions du comité directeur

Procès-verbaux des réunions d'octobre 2000, janvier 2001, octobre 2001.
On ne propose aucun changement ou commentaire.
Karen Turko propose l'adoption des procès-verbaux tels que lus.
Brian Bell seconde la motion.
Adoption des procès-verbaux sans modification.

Aucune activité ne découle des procès-verbaux.

4. Rapport du secrétariat Membres

L'ICBN compte 33 membres à part entière et 27 membres associés. Lors de la campagne de renouvellement de 2001-2002, nous avons recruté un nouveau membre (Bibliocentre) et un membre a choisi de ne pas renouveler son adhésion (Legislative Library of British Columbia).

La Bibliothèque publique d'Ottawa et HALINET ont modifié leur adhésion de membre associé à membre à part entière.

Finances

Les revenus de l'ICBN provenant des membres totalisent 41 000 $ (33 membres à 1 000 $ et 27 membres à 300 $).

On évalue à 20 000 $ la contribution en nature de la Bibliothèque nationale.

Personnel

De janvier 2001 à avril 2001 : Ann Guthrie (stagiaire)
Septembre 2001 : Ann Guthrie (temps partiel)
D'octobre à décembre 2001 : Jennifer Trower (temps partiel)
De janvier 2002 à avril 2002 : Yanjun Liang (stagiaire)

Options pour pourvoir aux besoins éventuels de personnel :

• Embaucher par l'intermédiaire d'une agence
  
  
• Embaucher du personnel d'une des institutions membres de l'ICBN qui facturera l'ICBN pour les dépenses encourues (ceci s'est fait dans le passé, avec l'ICMH)

Il faudra cerner les besoins en dotation et établir une description du poste et le profil du candidat avant de procéder à la recherche de candidat.

5. SCHLN - Conférence téléphonique avec Frits Pannekoek (Université de Calgary)

Les partenaires travaillant au projet s'efforceront de respecter le délai de mars prévu pour compléter le travail de l'année 1 de financement, afin d'éviter tout problème de financement éventuel.

Le comité directeur de l'ICBN joue le rôle suivant :

• Fournit une surveillance bienveillante;
  
  
• Résout les conflits entre les partenaires;
  
  
• N'a pas de droit de veto sur les comités éditoriaux;
  
  
• Veille à ce que les demandes faites à Patrimoine Canadien (PCH) soient adéquates;
  
  
• Communique avec PCH;
  
  
• Gère la section du projet correspondant à Ottawa;
  
  
• Détermine et coordonne les célébrations régionales pour promouvoir le projet.

On nomme Karen Turko comme représentante du comité directeur de l'ICBN au comité éditorial du projet du site canadien d'histoires locales numérisées (SCHLN).

Le délai de soumission des demandes pour l'année 2 est le 1er février. On retravaillera la demande initiale en vue de la soumettre. Le but pour l'année 2 est d'attirer de nouveaux partenaires membres de l'ICBN. On devra inclure ces nouveaux partenaires dans les demandes de l'année 2 soumises le 1er février 2002.

Claude Bonnelly, Ralph Manning et Frits Pannekoek vont préparer une description d'un " nœud " et expliqueront de quelle façon d'autres membres de l'ICBN peuvent participer, en tant que partenaires, aux prochaines étapes du projet SCHLN (en définissant divers niveaux de participation).

On souligne certaines préoccupations quant à la représentation géographique du contenu du projet. On s'attend à résoudre cet aspect au cours de la troisième année du projet.

6. Présentation des Archives nationales du Canada

Marianne McLean
Marie-Louise Perron
On nomme Brian Bell comme représentant de l'ICBN au Centre canadien de généalogie.

7. Présentation de Susan Haigh - Groupe de travail sur la Bibliothèque numérique au Canada (GTBNC).

Le travail du GTBNC montre la volonté de la BNC de travailler en collaboration avec l'ICBN pour un objectif commun.

Rôle de l'ICBN :

• Filtrer l'information et les ressources en matière de développement de bibliothèque numérique
  
  
• Rechercher et déterminer les pratiques exemplaires
  
  
• Susciter la communication et fournir des occasions de mettre en commun les connaissances
  
  
• Promouvoir et défendre les intérêts du milieu bibliothéconomique
  
  
• L'ICBN, avec le GTBNC, peut faciliter les activités de consultation nationale.

8. Nouvelles des thèses électroniques

On a formé un comité sur les thèses électroniques et une réunion a eu lieu. Les groupes d'étudiants ont examiné et signé l'entente et un consensus se dessine quant aux formats à utiliser (XML, PDF).

On étudie la relation avec UMI et on négocie présentement un contrat.

On approuve une motion visant à rehausser le rôle de l'ICBN au soutien actif des activités liées aux thèses électroniques. Lynn Copeland est élue à titre de représentante de l'ICBN.

9. Règlements

On demande aux nouveaux membres du comité directeur de parler de leurs attentes quant au rôle de l'ICBN dans l'avenir.

Voici les idées exprimées :

• Le Canada devrait s'engager dans la numérisation de notre patrimoine et les bibliothèques numériques sont des intervenants majeurs dans ce processus.
  
  
• Il faudrait étoffer les réseaux provinciaux.
  
  
• Il faudrait déterminer les collections nationales.
  
  
• On devrait déterminer qui sont les spécialistes des collections spéciales et les encourager à communiquer et coordonner leurs efforts.
  
  
• Il ne faudrait pas passer outre les petites institutions dans les demandes de financement.
  
  
• L'ICBN peut encourager les pressions politiques

Nous retirerons les objectifs de l'ICBN des règlements afin de faciliter leur modification et leur mise à jour. Les règlements viseront à assurer la participation des bibliothèques publiques au comité directeur de l'ICBN. On demandera au Secrétariat de préparer l'ébauche des règlements mis à jour et de la distribuer aux membres du comité directeur.

10. Plan de travail et activités à venir

à court terme (janvier-février 2002)

• Promouvoir l'utilisation de l'Inventaire des projets numérisés au Canada
  
  
• Communiquer aux membres de l'ICBN les lignes directrices de PCH pour les demandes de financement.
  
  
• Évaluation de l'inventaire
  
  
• Mise à jour et réorganisation du site Web (stagiaire)

SCHLN

• Faire la demande pour une deuxiÈme année de financement du projet
  
  
• Envoyer le message aux membres de l'ICBN d'encourager la participation de nouveaux partenaires (Claude Bonnelly, Ralph Manning et Frits Pannekoek ébaucheront le message, qui comprendra des précisions sur le projet et des détails pour les nouveaux participants)

Consultations nationales

• Journaux
  
  
• Métadonnées éducatives
  
  
• Collections spéciales

Pour discussions ultérieures

• Examiner à nouveau le rôle pour développer une voix plus puissante
  
  
• Redéfinir le rôle de l'ICBN puisque l'engagement des membres dans des projets de numérisation croît sans cesse.

11. Varia

Élection par acclamation de Brian Bell à la vice-présidence de l'ICBN.

Il faut améliorer la communication avec les membres de l'ICBN : l'on devra inclure les activités de communication à la description de tâches du nouveau personnel de l'ICBN.

Les membres de l'ICBN avaient exprimé leur intérêt d'avoir plus des publicités pour le Répertoire des projets canadiens de numérisation.

Prochaine réunion :

Le comité directeur de l'ICBN se réunira par conférence téléphonique en janvier 2002. La prochaine réunion en personne se fera peut-être au début du printemps - à confirmer.