Statuts de l'ICBN (2004)

[PDF 110 Ko]

1. Nom

Cette entité s'appelle l'Initiative canadienne des bibliothèques numériques, ci-après désignée sous le nom d'ICBN.

2. Autorité législative

L'ICBN a été constituée par la participation volontaire de bibliothèques canadiennes sous l'autorité de l'Entente relative aux projets conjoints du Conseil du Trésor

3. Objectif

La bibliothèque numérique collective et les ressources d'information publique de la nation comprennent du matériel produit en format électronique, lequel s'accroît à un rythme accéléré, ainsi que du matériel que les bibliothèques et autres groupes ont converti en format électronique par le biais de la numérisation. En outre, de nombreuses bibliothèques suppléent à leurs propres fonds de ressources électroniques en donnant accès à des liens en réseau organisés à des ressources électroniques à distance.

Le développement et la gestion par les bibliothèques canadiennes de ces trois formes de ressources de bibliothèque numérique promettent d'être dispendieux, d'exiger beaucoup de main-d'œuvre et de poser un défi à long terme.

L'Initiative canadienne des bibliothèques numériques a pour but d'accroître la communication afin d'améliorer la normalisation des pratiques de numérisation au sein des bibliothèques canadiennes. Ceci réduira le chevauchement des activités des bibliothèques et permettra de maximiser l'accessibilité, l'interchangeabilité et la longévité de leurs collections numériques. Tout effort de collaboration tiendra compte des priorités et des capacités locales et favorisera, en même temps, l'élaboration d'un volume important de matériel de recherche significatif pour le bien des Canadiens et de ceux qui cherchent de l'information canadienne. L'organisme se concentrera sur l'aspect pratique; celui de promouvoir l'adoption de structures et de protocoles communs et de pratiques exemplaires reconnues. L'organisme cherchera des occasions de tirer profit des économies d'échelle et de l'influence politique qui peut découler de l'action collective.

4. Mission

L'initiative canadienne sur les bibliothèques numériques vise à favoriser, coordonner et faciliter le développement de collections et de services numériques au Canada en vue d'optimiser l'interfonctionnement à l'échelle nationale et l'accès à long terme aux ressources documentaires numériques au Canada.

5. Objectifs

Les objectifs de l'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques visent à :

1. établir et mettre en œuvre des stratégies axées sur une communication, une sensibilisation et une formation accrues en matière de bibliothèques numériques;
   
   
2. déterminer quelles sont les normes et les meilleures pratiques relatives aux bibliothèques numériques et les promouvoir;
   
   
3. examiner les questions relatives aux contrats de licence;
   
   
4. déterminer des méthodes pour mieux coordonner les activités entre les établissements et pour éviter le chevauchement dans le cadre du développement des ressources numériques;
   
   
5. résoudre les questions de bibliothèque numérique propres au contexte canadien, telles le bilinguisme;
   
   
6. préparer les lignes directrices pour l'application des lois actuelles à l'égard des droits d'auteur et l'élaboration d'énoncés de position en ce qui concerne la propriété intellectuelle dans un environnement numérique;
   
   
7. entretenir des rapports avec d'autres intervenants dans la chaîne de l'information, de la création à l'archivage; les auteurs et les éditeurs; les fournisseurs de l'industrie (logiciel, équipement et télécommunications); les utilisateurs; les archives, les musées et les organismes culturels; les organismes gouvernementaux aux niveaux fédéral, provincial, régional, municipal;
   
   
8. faire connaître les activités numériques des bibliothèques canadiennes, tant au Canada qu'à l'étranger.

6. Membres

L'ICBN est une alliance nationale bilingue de bibliothèques canadiennes et d'établissements et d'établissements à but non-lucrative qui consentent volontairement à participer à la mise en œuvre de son but, de sa mission et de ses objectifs. Sont admissibles, les bibliothèques et les établissements à but non-lucrative qui représentent un organisme ou un groupe d'intérêt (p. ex. : conseil scolaire, municipalité, établissement universitaire).

Il sera nécessaire de demander des frais annuels d'adhésion afin de financer les travaux de l'ICBN et de compenser les coûts administratifs tels l'élaboration de projets, la traduction et l'impression. Les deux types de membres sont les suivants :

1. membres à part entière détenant un droit de vote (un droit de vote par membre-organisme) et le membre-organisme est admissible à poser sa candidature au Comité directeur, en plus de participer aux groupes de travail et à toutes les activités associées à l'ICBN.
   
   
2. membres associés qui n'ont pas le droit de voter ou de siéger au Comité directeur. Leur délégué peut participer à des groupes de travail et à toutes les autres activités associées à l'ICBN, à l'exception des activités directement reliées à la direction de l'ICBN par voie du Comité directeur. Les membres associés peuvent être invités à assister à la réunion annuelle du Comité directeur, à titre d'observateurs.
   
   
3. Les membres à part entière votent sur le barème de frais annuels de l'ICBN.
   
   
4. L'utilisation des fonds recueillis auprès des membres est autorisée par le Comité directeur. Les fonds sont habituellement utilisés pour les coûts directs associés à des études, à des services et à des produits de l'ICBN.
   
   

7. Commandites

L'Initiative canadienne des bibliothèques numériques (ICBN) souhaite la bienvenue aux organisations à but lucratif et à but non lucratif à titre de commanditaires. Des frais annuels d'adhésion de base, tels que déterminés le cas échéant par le Comité directeur, seront perçus. Un reçu d'impôt pour activités de bienfaisance sera délivré pour le montant des contributions excédant les frais annuels d'adhésion de base.

1. Les commanditaires n'ont pas le droit de voter ni de siéger au Comité directeur. Les commanditaires délégués peuvent participer aux activités et aux groupes de travail associés à l'ICBN, à l'exception de ceux directement reliés à la direction de l'ICBN par voie du Comité directeur.
   
   
2. Les commanditaires profiteront d'avantages promotionnels et de mise en marché, tel qu'il est stipulé dans leur entente de commandite annuelle.
   
   

8. Comité directeur

Le Comité directeur sera composé d'au moins sept (7) membres à part entière de l'ICBN. Au moins six d'entre eux seront élus parmi le personnel supérieur de bibliothèque. Le septième membre sera le Bibliothécaire et Archiviste du Canada (ou son représentant) dans le cadre de ses fonctions. Chacun des six (6) membres dûment élus désigneront un ou une déléguée pour le Comité directeur.

Les responsabilités du Comité directeur seront comme suit :

1. fournir des directives de planification à l'ICBN;
   
   
2. établir des politiques concernant la participation, le financement, la portée, la durée et les réalisations de l'Initiative;
   
   
3. encourager et faciliter l'adhésion d'un grand nombre de membres ainsi que promouvoir une participation active de la part des organismes membres;
   
   
4. promouvoir l'Initiative et ses activités dans des réunions appropriées dans les secteurs publics, privés et auprès des organismes à but non lucratif;
   
   
5. favoriser des partenariats avec d'autres groupes, lorsque c'est nécessaire;
   
   
6. encadrer les sous-comités de l'ICBN et coordonner leurs réalisations;
   
   
7. étudier et, s'il y a lieu, donner suite aux recommandations mises de l'avant par les sous-comités et les membres;
   
   
8. s'assurer que les membres de l'ICBN sont régulièrement informés du plan de travail et du progrès des travaux en cours;
   
   
9. s'assurer que les activités de l'ICBN et ses constatations sont diffusées sur le site Web public;
   
   
10. administrer et rendre compte du financement de l'ICBN;
    
    
11. évaluer l'efficacité du travail et de la structure de l'ICBN.
    
    

La durée des fonctions des membres élus sera normalement de deux ans. Les membres ne pourront répéter le mandat plus de deux fois. On tiendra des élections annuelles pour combler les postes vacants du Comité directeur.

Le Secrétaire de l'ICBN sera un membre nommé d'office sans droit de vote au Comité directeur.

Le Comité directeur agira au nom de l'ICBN. Il approuvera les plans, surveillera le plan de travail et le budget de l'ICBN et de ses comités et adoptera des procédures de fonctionnement, au besoin.

9. Présidence

Le président ou la présidente de l'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques sera élu par et parmi les membres du Comité directeur.

10. Vice-présidence

Le vice-président ou la vice-présidente de l'Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques sera élu par et parmi les membres du Comité directeur et remplacera le président ou la présidente, en son absence.

11. Secrétariat

Le directeur général ou la directrice générale du Bureau de la Stratégie, Bibliothèque et Archives Canada, ou une personne désignée occupera le poste de Secrétaire de l'ICBN.

12. Mise en candidature et élection des membres du Comité directeur

1. Tous les membres à part entière de l'ICBN peuvent présenter leur candidature au Comité directeur.
   
   
2. Le Secrétariat est responsable de l'organisation des élections annuelles du Comité directeur. Les candidats doivent représenter différents types de bibliothèques et venir de différentes régions du Canada. Les élections se feront par scrutin secret et les bulletins de vote seront postés aux membres à part entière au moins 14 jours avant l'annonce des résultats. Le Secrétariat annoncera les résultats de l'élection aux membres. Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de voies seront déclarés élus.
   
   
3. Chaque année, pas moins de trois membres seront élus au Comité directeur
   
   
4. Lorsque deux ou plusieurs candidats sont à égalité pour le siège restant, un deuxième vote sera normalement organisé pour les départager et pourvoir le siège vacant
   
   
5. Le Secrétariat conservera un rapport écrit du processus des élections dans ses dossiers.
   
   
6. Lorsqu'un poste se libère avant la date de tenue de l'élection annuelle pour le Comité directeur, le candidat nommé aux dernières élections ayant eu le plus grand nombre de votes après ceux ou celles qui ont été élus occupera automatiquement le poste vacant.
   
   

13. Réunions et communications

1. Le secrétaire s'assurera que les procès-verbaux des réunions du Comité directeur (à l'exception des réunions tenues à huis clos) sont affichés sur le serveur de liste des membres de l'ICBN. On fournira des résumés sur le site Web.
   
   
2. Le secrétaire s'assurera également que tous les membres reçoivent de l'information sur les projets, les programmes et les activités de l'ICBN.
   
   
3. Au besoin, le Comité directeur tiendra une réunion pour tous les membres à part entière, les membres associés, les commanditaires, les responsables des comités, les chefs de groupes de travail et les invités. D'autres réunions de l''ICBN pourront être convoquées par la présidence afin que les membres de l'ICBN soient bien informés et qu'ils aient l'occasion de soulever des questions d'intérêt pour les membres.
   
   
4. Le Comité directeur se réunira une fois par an et pourra organiser d'autres réunions ou téléconférences aussi souvent que nécessaire.
   
   

14. Groupes de travail et comités

Des groupes de travail, soit permanents soit spéciaux, seront formés lorsque cela s'avérera approprié aux yeux du Comité directeur ou de l'ICBN dans son ensemble. Le Comité directeur élaborera un cadre de référence que les groupes de travail devront observer. Normalement, les membres de groupes de travail seront choisis parmi les membres à part entière et les membres associés de l'ICBN.

En général, les rôles des groupes de travail seront de :

Ces groupes de travail pourront former d'autres groupes plus petits ou pourront mandater des rapports ou des déclarations de principe axées sur des questions ou des activités précises. Le travail d'autres groupes ou projets pertinents sur les bibliothèques numériques devra être examiné, diffusé et adopté, le cas échéant.

1. Cadre de référence Un cadre de référence écrit servira à guider tous les comités dans leur travail. Le Comité directeur pourra établir le cadre de référence des groupes de travail et des comités ou les membres de comité pourront s'en charger, sur approbation du Comité directeur. Le Comité directeur examinera le travail des comités lors de ses réunions et examinera, de temps à autre, le mandat et le cadre de référence des groupes de travail ou comités.
   
   
2. Administrateurs Chaque groupe de travail ou comité aura un administrateur responsable approuvé par le Comité directeur. Chaque comité officiel s'assurera que ses membres exécutent les tâches de secrétariat.
   
   
3. Mandat des responsables de groupe de travail ou de comité. Le mandat de tous les responsables de comité nommés par le Comité directeur durera normalement deux ans à partir de la date de nomination. On ne pourra pas nommer ce même responsable pour plus d'un autre mandat de deux ans.
   
   
4. Membres Le responsable d'un groupe de travail devra solliciter la participation de volontaires et confirmer son choix parmi le personnel des membres à part entière ou associés de bibliothèques et d'établissements.
   
   
5. Durée de l'adhésion La durée de l'adhésion de tous les membres de comité sera normalement de deux ans et ne sera normalement pas renouvelable pour plus d'un autre mandat de deux ans. Le responsable du comité sera chargé de l'adhésion, sous la direction générale du Comité directeur.
   
   
6. Rapports Chaque comité devra soumettre au Secrétariat un plan de travail et un budget pour le prochain exercice financier et produire un rapport annuel de l'exercice en cours. Le plan de travail et le rapport annuel devront tous deux inclure la description des activités et des projets du comité et de ceux de ses groupes de travail.
   
   
7. Groupes de travail et projets De concert avec le Comité directeur, les comités de l'ICBN pourront former des groupes de travail chargés d'examiner des questions ou de prendre en charge des projets spéciaux qui s'inscrivent dans le cadre de référence du comité en question. La durée de ces projets sera normalement définie dans le temps. Ces groupes de travail et projets devront figurer au plan de travail annuel préparé à l'intention du Comité directeur et approuvé par lui.
   
   
8. Examen des groupes de travail et comités Le Comité directeur procédera à l'examen des activités de tous les comités et des progrès réalisés de temps à autre. Le Comité directeur procédera à cet examen avec l'aide et la coopération de chaque comité. Cette aide pourra prendre la forme d'un rapport et/ou de recommandations. L'examen consistera en :

Suite à cet examen et à cette évaluation, le Comité directeur pourra :

Cet examen permettra d'éliminer les comités devenus redondants et de ne pas négliger les questions urgentes relatives aux bibliothèques numériques.

15. Évaluation de l'ICBN

Le Comité directeur sera chargé de faire une évaluation de la pertinence de l'ICBN au moins tous les trois ans.

16. Modification des règlements administratifs

Les règlements administratifs de l'ICBN pourront être abrogés ou modifiés par le Comité directeur. Les règlements administratifs modifiés seront distribués aux membres de l'ICBN pour qu'ils puissent exprimer leurs commentaires.