Forum sur les <métadonnées> au Canada

L'utilisation des métadonnées pour décrire les collections d'archives

1re partie

Lorraine Gadoury
Bibliothèque et Archives Canada

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L'expérience pratique dont nous allons vous parler ici est celle de la description de documents historiques très anciens, datant des 17e et 18e siècles. Ces documents ne sont pas conservés par les Archives nationales du Canada mais par les Archives de France. Cependant, comme ils sont au cœur des débuts de l'histoire canadienne, les Archives du Canada ont envoyé en France, dès la fin du 19e siècle, des copistes pour décrire et transcrire les documents importants conservés dans les dépôts d'archives de ce pays.

Les documents furent d'abord transcrits puis, avec la mise au point de la technique du microfilmage dans les années 1950, les documents originaux furent reproduits et mis à la disposition des chercheurs canadiens. Aujourd'hui, avec la nouvelle technique de numérisation de masse des documents à partir des microfilms, c'est une nouvelle étape qui s'amorce qui rendra l'accès aux documents d'archives concernant la Nouvelle-France encore plus facile.

Les documents d'archives de la Nouvelle-France sont de plusieurs types. On trouve par exemple le plus ancien recensement canadien effectué en 1666 par l'intendant Jean Talon et qui énumérait chaque personne habitant la colonie (image 1);

le traité de paix intervenu à Montréal en 1701 entre les principales nations amérindiennes et le gouverneur général de la colonie Louis-Hector de Callières, où les chefs ont signé de leurs totems (image 2);

des listes de militaires comme celle des officiers de Carignan devenus habitants en 1668 (image 3);

de la correspondance entre les administrateurs coloniaux et le Secrétaire d'État à la Marine attestant de décisions importantes concernant l'avenir de la colonie (image 4)

ou des ordonnances diverses, par exemple celle-ci qui défend aux habitants de la ville de Québec de laisser vaquer leurs cochons dans les rues (image 5)!

Afin que les documents d'archives soient accessibles, ils doivent être décrits et disponibles par le biais d'une base de données que les chercheurs peuvent interroger par divers critères de recherche, comme la date des documents, le nom de leurs auteurs et destinataires ou encore les sujets qui sont traités dans ceux-ci.

Or, une grande partie des descriptions des documents d'archives concernant la Nouvelle-France ont été réalisées au moment de leur transcription, c'est-à-dire au tournant du 20e siècle. Elles ont été alors publiées dans les Rapport des Archives publiques du Canada et se présentent sous la forme suivante (image 6).

Heureusement, en 1986, la Section des archives française de la Division des manuscrits, sous la direction de Victorin Chabot, a mis en place une base de données pour servir de cadre à l'automatisation des instruments de recherche de la section et particulièrement ceux qui concernent les anciennes archives françaises. Cette base est connue sous le nom de PIAF, pour « Programme d'inventaire des archives françaises ». Elle fonctionne à l'aide du logiciel Minisis, et son contenu est versé ensuite dans l'outil de recherche de l'institution ArchiviaNet, accessible par l'Internet.

Concrètement, les anciennes descriptions sont saisies dans Word Perfect, puis elles sont vérifiées et complétées par des archivistes ou des assistants-archivistes pour ajouter les éléments qui ne figuraient pas dans les descriptions originales comme les cotes, les numéros de microfilms, les folios extrêmes, ainsi de suite. On insère enfin les codes pour permettre le transfert dans la base de données PIAF (image 7).

Ces fichiers Word Perfect sont ensuite transférés dans la base de données PIAF sur Minisis. Les archivistes peuvent consulter ces descriptions afin de faire de la recherche et des corrections. Le public, quant à lui, n'a pas accès directement à Minisis qui, comme vous pouvez le constater, n'est pas d'un abord particulièrement facile (image 8).

Les données sont ensuite migrées à intervalle régulier dans ArchiviaNet où elles sont consultées par le public sur le site des Archives nationales du Canada. Les internautes peuvent, sur ce site, faire de la recherche par dates et mots-clés afin de retrouver les documents qui les intéressent. Un écran de recherche permet d'abord d'entrer les éléments désirés (image 9).

Le résultat est la liste de tous les documents qui comprennent le ou les éléments demandés (image 10);

en sélectionnant un document en particulier, on donner ensuite accès à sa description complète, incluant la référence aux Archives nationales du Canada, ainsi que dans le dépôt où est conservé le document original (image 11).

À l'automne 2001, un projet conjoint de numérisation de documents d'archives a été mis sur pied entre les Archives nationales du Canada, les Archives de France et le Ministère canadien des Affaires étrangères, dans le cadre du programme Canada-France 2004. L'objectif du projet est double. L'équipe doit réaliser une exposition virtuelle sur la Nouvelle-France, qui permettra d'attirer les visiteurs et internautes en présentant des documents d'archives se démarquant par leur grande qualité visuelle et en les replaçant dans le contexte historique par des textes d'une grande pertinence.

Le projet vise aussi à décrire, à numériser et à mettre en ligne environ 600 000 pages de documents d'archives relatifs à la Nouvelle-France. Ces documents seront accessibles par le biais d'un portail international qui contiendra les descriptions des documents ainsi que les images et qui, comme ArchiviaNet pour les Archives nationales du Canada, permettra d'y avoir accès. Les chercheurs pourront faire des recherches par fonds d'archives, institutions, mots-clés et par dates. Le tout se-ra lancé en novembre 2003 en France et au Canada. Ma collègue, Sarah Klotz, va maintenant vous présenter comment les métadonnées ont été au cœur de la mise sur pied de ce portail qui va réunir des descriptions provenant de la France et du Canada.

Suite de la présentation en anglais par Sarah Klotz