La tenue des documents d'affaires à des fins juridiques, 
à des fins de vérification et à des fins archivistiques

Rapport sur la réunion de spécialistes tenue à Ottawa
les 10 et 11 juin 1999

Table des matières

Résumé

• Contexte

• Principales conclusions

I. Introduction

• Genèse de la réunion

• Objectifs

II. Première journée : exposés de spécialistes

• Mot de bienvenue  -  Lee McDonald

• Premier exposé  -  Eric Anttila et Julia Lelik, Bureau du vérificateur général du Canada

• Deuxième exposé : John Gregory, gouvernement de l'Ontario

• Troisième exposé :Jeanne Proulx, gouvernement du Québec

• Quatrième exposé :Heather MacNeill, Université de la Colombie-Britannique

• Cinquième exposé :Neil Levette, Secrétariat du Conseil du Trésor

• Discussion en plénière

III. Deuxième journée : plénière du matin

• Sujets de discussion

IV. Rapports des groupes de discussion

• Premier groupe

• Deuxième groupe

• Troisième groupe

V. Discussion finale en plénière

VI. Programme provisoire

• Mot de la fin

Annexe I : cadre de référence

Annexe II : ordre du jour de la réunion

Annexe III : liste des participants 

Résumé

Contexte

C'est un fait indiscutable, la tenue de documents authentiques et fiables présente un défi de taille pour les collectivités du droit, de la vérification et de l'archivistique. Les 10 et 11 juin 1999, une trentaine d'experts de ces collectivités se sont réunis aux Archives nationales, à Ottawa, pour étudier diverses questions se rapportant à ce problème.

La collectivité du droit se préoccupe bien sûr de l'admissibilité des documents électroniques comme preuve devant les tribunaux, mais aussi, de manière plus générale, de l'authenticité juridique des documents dans le contexte du commerce électronique et des échanges ordinaires entre personnes. La collectivité s'interroge, à juste titre, sur la validité des documents électroniques pendant tout leur cycle de vie, souhaitant offrir aux citoyens des sûretés légales suffisantes pour leur permettre de conclure des marchés et de régler d'autres affaires par la voie électronique sans devoir faire appel aux tribunaux pour déterminer la validité des documents à l'appui.

Cela rejoint les préoccupations des personnes travaillant au développement d'applications de commerce électronique, pour qui il s'est avéré difficile de définir les exigences de transmission et de gestion à respecter pour assurer l'authenticité et la fiabilité des registres commerciaux.

La collectivité de la vérification, pour sa part, s'interroge sur la capacité des organisations à créer et à maintenir une piste adéquate pour la vérification des activités dans un environnement électronique. Plusieurs facteurs l'ont amenée à ce questionnement, notamment le problème du maintien de documents authentiques et fiables sur la conversion des systèmes en prévision du passage à l'an 2000 à des fins de vérification et dans la perspective de litiges.

La collectivité archivistique, enfin, s'inquiète de la conservation et de l'accessibilité à long terme des documents électroniques désignés comme ayant une valeur archivistique. Elle se demande en effet comment préserver l'authenticité de ces documents considérant l'évolution constante des logiciels et du matériel.

Principales conclusions

Voici les principales conclusions tirées par les spécialistes après discussion :

1. Les collectivités du droit, de la vérification et de l'archivistique envisagent sous le même angle les attributs d'authenticité des documents à l'ère électronique.
2. Cependant, la plupart des décideurs, des gestionnaires d'activité, des responsables de l'information et des autres intéressés restent généralement ignorants des problèmes rattachés à la gestion des documents électroniques ou à l'authenticité de ces documents.
3. Il serait utile d'élaborer des politiques et normes et, surtout, de les faire sanctionner par un organisme reconnu (un organisme national ou international de normalisation, par exemple).
4. Les initiatives en cours dans le domaine du droit, de l'évaluation et des archives bénéficieraient d'un apport pluridisciplinaire.
5. Une collaboration interdisciplinaire serait avantageuse, et les participants ont convenu de faire des efforts en ce sens à la suite de la réunion.

Introduction

Genèse de la réunion

Une trentaine d'avocats, de vérificateurs, d'archivistes et de spécialistes de la documentation se sont réunis aux Archives nationales du Canada pour explorer diverses questions liées à l'authenticité des documents dans une perspective juridique, dans une perspective de vérification et dans une perspective archivistique. L'idée de ce rassemblement est née suite à une prise de conscience, à savoir qu'il serait plus productif pour ces disciplines de collaborer que de travailler en vase clos.

Les Archives nationales et le Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux ont partagé la responsabilité de l'organisation. Lee McDonald, archiviste national par intérim, a ouvert la réunion, présidée par Ian Wilson, archiviste de l'Ontario. James Mitchell, du Sussex Circle, a joué le rôle de modérateur.

Objectifs

La réunion des spécialistes se voulait une tribune pour les représentants des trois collectivités et visait trois grands objectifs, soit :

• Permettre l'échange d'information sur la question de l'authenticité entre les membres des collectivités du droit, de la vérification et des archives;
• Définir les critères à utiliser pour établir l'authenticité à des fins juridiques, à des fins de vérification et à des fins archivistiques et, si possible, relever les critères communs aux trois collectivités;
• Repérer les possibilités de collaboration et de partenariat interdisciplinaire pour trouver des solutions aux problèmes en lien avec l'authenticité communs aux trois collectivités

La réunion elle-même comprenait trois parties :

• Durant la première partie, des participants choisis ont fait un bref exposé sur les initiatives liées à l'authenticité en cours dans chacune des collectivités. Ils provenaient de cinq organismes différents : le Bureau du vérificateur général, le ministère du Procureur général de l'Ontario, le ministère de la Justice du Québec, le programme d'études archivistiques de l'Université de la Colombie-Britannique et le Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Durant la deuxième partie, les participants ont discuté en groupes de diverses questions entourant l'authentification des documents, défini les critères généraux à employer pour authentifier les documents et proposé des amorces pluridisciplinaires de solution fondées sur les initiatives en cours ou prévues dans leurs collectivités.
• Durant la troisième partie, l'animateur de chaque groupe de discussion a fait un bref exposé en plénière. Ces exposés ont été suivis d'une présentation du modérateur résumant les délibérations des deux jours. Les exposés et la présentation visaient à stimuler la discussion commune sur les défis et le suivi de la réunion.

II. Première journée : exposés de spécialistes

Mot de bienvenue  -  Lee McDonald

Lee McDonald, archiviste national par intérim, a d'abord déclaré que le secteur privé et le secteur public faisaient de plus en plus usage de documents électroniques. Les techniques de création de documents ont fait un bond en avant et les techniques de conservation n'ont, malheureusement, pas suivi. La survie et l'accessibilité de ces documents à long terme sont, par conséquent, devenues des sujets de préoccupation.

De cet état de fait résultent des problèmes bien concrets pour les Archives nationales du Canada. L'institution amasse des documents électroniques depuis deux décennies, mais se débat toujours avec les difficultés inhérentes à leur conservation à long terme.

La protection de l'authenticité et de l'intégrité des documents électroniques à long terme est un problème qui dépasse les frontières institutionnelles  --  les archivistes s'y intéressent dans la perspective du choix et de la conservation des documents, tandis que les vérificateurs, les avocats et d'autres spécialistes à l'intérieur et à l'extérieur de la fonction publique s'en préoccupent par nécessité, car il leur faut des documents électroniques crédibles et fiables pour leur travail.

Premier exposé : Eric Anttila et Julia Lelik, Bureau du vérificateur général du Canada

M. Anttila et M^me Lelik ont expliqué comment le Bureau du vérificateur général vérifie et examine de manière indépendante les activités de la fonction publique pour fournir une information et des conseils objectifs au Parlement et l'assurer de la bonne conduite des activités. Pour s'acquitter de ces responsabilités, le vérificateur général doit s'en remettre à la capacité des ministères et organismes vérifiés de tenir des registres complets et fiables sur tout ce qui se rapporte à l'utilisation des ressources ainsi que sur les résultats obtenus durant une période donnée. Par le passé, le vérificateur a pu s'appuyer sur des systèmes d'information dotés de mécanismes de contrôle appropriés, mis en place au fil des ans; mais les choses sont en train de changer.

Nous sommes présentement témoins de l'avènement d'une nouvelle ère, celle de l'économie basée sur l'information, et les changements en résultant auront des effets aussi profonds que l'invention de l'imprimerie et la révolution industrielle. L'économie de l'information repose principalement sur la technologie des puces et de la réseautique, en train de se répandre partout sur la planète. Du point de vue de la gestion de l'information, cela signifie l'abandon du support papier au profit des enregistrements de données. Dans certains cas, les documents sont atomisés et enregistrés sous forme de fragments, reliés les uns aux autres, en des endroits géographiquement distants.

L'exactitude, la sûreté et la fiabilité de l'information est une responsabilité de la direction. Le vérificateur attend donc que celle-ci continue d'évaluer constamment les risques et de mettre à jour les mécanismes de contrôle des données lorsque c'est nécessaire, y compris adopter des normes, des outils et des pratiques modernes pour garantir que l'information importante, financière ou non, soit bien conservée.

Le vérificateur doit étayer ses opinions par des preuves suffisantes. La nature des preuves à sa disposition est toutefois en train de changer rapidement. Les pistes de vérification, les journaux et les métadonnées¹ aident le vérificateur à cerner le contexte dans lequel documents et données ont été créés. Il est crucial que les ministères connaissent les normes de tenue d'archives et puissent obtenir des conseils en la matière dans le présent environnement, caractérisé par la transformation rapide des affaires et de la technologie.

Deuxième exposé : John Gregory, gouvernement de l'Ontario

M. Gregory a amorcé le volet juridique de son exposé par quelques observations sur la Common Law (système juridique en vigueur dans toutes les provinces et tous les territoires du Canada, excepté le Québec). Il a défini le document juridique comme un document qui détermine ou modifie la relation légale entre des personnes ou, encore, entre l'État et des personnes. Ces documents posent les mêmes problèmes d'authentification que les documents d'archives et les documents servant aux vérifications, à la différence qu'une personne est habilitée à trancher de manière définitive sur leur authenticité : le juge.

L'authenticité est relative, non absolue. Tout comme en archivistique et en vérification, il n'y a pas de garanties en matière d'authenticité dans le domaine juridique : il y a seulement des degrés variables de certitude. Un document peut avoir une valeur juridique même s'il n'a pu être parfaitement authentifié. Traditionnellement, c'est la signature qui permet d'authentifier un document; il y a cependant plusieurs façons de signer, certaines étant plus sûres que d'autres. De surcroît, un document non signé peut quand même être jugé authentique suivant son contenu ou son contexte. L'important, ce n'est pas la signature, mais la crédibilité de l'authentification.

L'authenticité et la vérité sont deux notions différentes. Un document peut en effet être authentique mais son contenu, faux.

Les mêmes principes s'appliquent aux documents électroniques. Le système dans lequel une information est enregistrée représente un élément clé du contexte. Les gens ont pour devoir de se renseigner sur les assurances d'authenticité requises à différentes fins juridiques et sur la technologie à mettre en place pour fournir le degré d'assurance approprié. Il serait, bien sûr, utile d'élaborer des normes à cet effet, même si celles-ci ne pourront pas être considérées définitives. Les solutions seront nécessairement multiples.

Le papier semble parfois une nécessité dans le monde juridique : pensons par exemple aux cas où la loi exige un document écrit, des signatures ou un original. Il faudra peut-être revoir la législation de sorte que les communications électroniques pertinentes ne soit pas bloquées. Dans la pratique, l'admissibilité des documents électroniques comme preuve ne pose généralement pas problème. L'actuel projet d'uniformisation des lois tranche d'ailleurs certaines questions de principe qui se posent à cet égard.

Troisième exposé : Jeanne Proulx, gouvernement du Québec

M^e Jeanne Proulx a concentré son exposé sur les documents, par opposition aux dossiers, eux-mêmes constitués de plusieurs documents. Si chaque document dans un dossier est authentique, ainsi en sera-t-il du dossier. M^e Proulx a souligné qu'en droit civil (système juridique en vigueur au Québec), la notion de document est la pierre angulaire de l'infrastructure juridique nécessaire pour assurer la confiance dans les échanges, commerciaux ou autres. Comme ceux des régions sous le régime de la Common Law, les gens sous le régime du droit civil souhaitent pouvoir accorder la même foi aux documents électroniques qu'aux documents sur papier.

Voici les points saillants de l'exposé de M^e Proulx :

• Le sens donné en droit civil au terme « signature » s'apparente à celui qu'on lui donne en Common Law. Il est inutile de revoir la définition juridique du terme ou de préciser comment doivent être signés les documents électroniques : ajouter une nouvelle définition applicable aux documents électroniques ne ferait que brouiller les cartes. Du reste, il serait absurde de modifier la notion de signature chaque fois que les techniques de communication changent.
• Fait à noter, bien qu'un document puisse exister et être authentifié sans signature, la signature sans document n'a aucune valeur. Il est donc important d'établir un lien entre la signature et le document, ce qu'oublient souvent ceux qui proposent de nouvelles définitions du terme signature.
• On s'interroge sur ce que le système juridique doit faire pour garantir la neutralité technologique. La réponse : il faut énoncer des normes assez claires pour que les nouvelles technologies puissent les respecter. Cela suppose au départ que l'on ne rend pas l'authenticité du document ou la reconnaissance de la signature conditionnelle à l'utilisation d'une technologie particulière, mais plutôt à la capacité de cette technologie de satisfaire à la définition juridique des termes « documents » et « signature ». La loi doit être neutre, c'est-à-dire ne pas favoriser une technologie aux dépens d'une autre.
• Il faut permettre aux gens d'utiliser la méthode de communication avec laquelle ils se sentent le plus à l'aise, que ce soit le papier ou l'électronique. C'est pourquoi le Code civil doit permettre au juge d'exiger une version imprimée d'un document électronique utilisé en cour.
• Il faut trouver un moyen de garantir l'intégrité des données migrées ou imprimées. Les données deviennent « fragiles » lorsqu'elles sont transférées. C'est uniquement lorsque les documents électroniques sont aussi stables qu'un document écrit qu'ils peuvent être considérés équivalents à un document sur papier. À défaut d'une telle stabilité, ils ont le même poids qu'un document oral, type de document ayant une valeur définie en droit civil.
• En droit civil, les documents électroniques sont considérés comme des objets « matériels », créés à l'intérieur d'un cadre électronique intelligible; on leur accorde, par conséquent, le même poids que les documents papier. Autrement dit, le système électronique utilisé pour créer et enregistrer un document doit être intelligible au même titre que l'environnement dans lequel un document papier est créé.
• Les documents électroniques et les documents papier ont une « échine commune »; ils vont coexister pendant encore bien des années et doivent par conséquent être considérés comme un seul et même document.

Quatrième exposé : Heather MacNeill, Université de la Colombie-Britannique

Depuis 1994, l'Université de la Colombie-Britannique a lancé deux projets de recherche visant à trouver des moyens pour assurer la fiabilité et l'authenticité des documents électroniques.

Le premier a déjà pris fin. Comme l'actuel, il reposait sur deux disciplines différentes : la diplomatique² et l'archivistique.³

Ce premier projet (The Preservation of the Integrity of Electronic Records), mené entre 1994 et 1997, avait pour objet la recherche de moyens pour préserver l'intégrité des documents électroniques. Il a permis d'arrêter des critères et méthodes de création et de mise à jour permettant d'assurer la fiabilité et l'authenticité des documents électroniques d'utilisation courante (c.-à-d., documents actifs ou semi-actifs). Le deuxième projet, connu sous le nom InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems), a débuté en janvier 1999. Il s'agit d'un projet international et pluridisciplinaire ayant pour objet la recherche de moyens pour préserver l'authenticité des documents électroniques qui ne sont plus requis pour les activités courantes mais doivent néanmoins être conservés dans l'intérêt général de la société et que l'on a retiré ou prévoit retirer du système original (c.-à-d., des documents inactifs).

Les notions de « document actif » et « document semi-actif (ou intermédiaire)» sont fondamentales. Car un degré différent de « gestion des risques » correspondra à chaque type de document.

Dans le cadre de référence du projet, « fiabilité » s'entend de la capacité d'un document à représenter les faits qui y sont énoncés; elle est liée à la création du document et, surtout, à l'intégralité de sa forme intellectuelle et le degré de contrôle exercé sur sa création.

Le terme « authenticité », quant à lui, veut dire que le document est bien ce qu'il prétend être (il est véritable) et n'a pas été corrompu depuis sa création. Pour protéger l'authenticité, il faut employer des méthodes sûres de transmission et de stockage.

Durant le premier projet, les chercheurs ont déterminé qu'un certain nombre de mesures pouvaient être prises pour garantir la fiabilité et l'authenticité :

1. Enchâsser les règles dans un système institutionnel de gestion des documents, de même qu'intégrer les procédures opérationnelles et documentaires.
2. Instituer des procédures qui resserrent le lien archivistique, c'est-à-dire le rapport entre les divers documents (p. ex., classification, enregistrement et profil des documents électroniques).
3. Intégrer la gestion des documents électroniques et des documents traditionnels, de manière à renforcer le lien archivistique entre les documents et à mieux définir leur contexte documentaire.

L'équipe de recherche a ensuite formulé des règles détaillées pour satisfaire aux exigences définies à la suite de ces observations.

Pour ce qui est du projet InterPARES, en cours, les recherches englobent quatre domaines interconnectés :

1. La préservation de documents électroniques authentiques  --  exigences conceptuelles.
2. La sélection de documents électroniques authentiques  --  critères et méthodes d'évaluation.
3. La préservation de documents électroniques authentiques  --  méthodes et responsabilités.
4. La formulation des politiques, stratégies et normes  --  principes directeurs.

Voici quelques-unes des questions auxquelles tentera de répondre l'équipe de recherche InterPARES :

1. Quels éléments particuliers déterminent l'authenticité? Ces éléments sont-ils inhérents aux documents eux-mêmes ou existent-ils à l'extérieur des documents?
2. Si ces éléments existent en dehors du document (p. ex., dans le contexte technologique), peut-on les relocaliser de sorte qu'ils soient plus faciles à préserver sans influencer la validité du document?
3. Les procédures technologiques peuvent-elles, en elles-mêmes, garantir l'authenticité ou a-t-on besoin de les compléter par des procédures externes? Autrement dit, est-ce que la technologie peut, à elle seule, préserver l'authenticité d'un document dans le temps?
4. Comment retirer pour toujours du système actif les documents qui ont de la valeur sans compromettre leur authenticité?
5. Est-ce que les méthodes d'évaluation actuelles compromettent l'authenticité des documents?

Cinquième exposé : Neil Levette, Secrétariat du Conseil du Trésor

Se fondant sur son expérience à l'Office national de l'énergie, M. Levette a parlé des problèmes qui surgissent lorsqu'une institution opte pour l'utilisation de l'électronique dans tous ses rapports avec la clientèle et se retrouve de ce fait avec des archives majoritairement, voire exclusivement constituées de documents électroniques. Dans l'environnement électronique actuel, il n'y a pas de page  --  c'est-à-dire que l'on ne peut pas utiliser la page comme structure de base dans les documents électroniques. Aujourd'hui, l'information électronique est fragmentée et ce sont des composantes qu'il faut gérer; c'est-à-dire que l'information ne se présente plus toujours sous la forme de pages virtuelles : ses diverses composantes sont rattachées les unes aux autres par des hyperliens et, ensemble, forment le document complet.

Dans un tel système, le document imprimé est effectivement un « artéfact » de l'original. Dans nombre de cas, il n'y a pas d'équivalent papier du document électronique.

Voici les points saillants de l'exposé de M. Levette :

• La présentation à proprement parler n'est pas aussi importante que le contexte de création.
• Les personnes qui utilisent des systèmes électroniques doivent non seulement respecter les règles fédérales et provinciales, mais aussi les contraintes propres au monde électronique.
• Les normes ISO sont plus fiables que les standards d'un fournisseur.
• Les logiciels en eux-mêmes n'offrent pas une sécurité suffisante.
• L'architecture des systèmes est le contexte le plus stable sur lequel on puisse se fonder pour établir la légalité d'un document et devrait par conséquent être normalisée. Malheureusement, il n'existe pas encore une norme architecturale généralement acceptée.
• Les spécialistes des systèmes (et d'autres personnes) se demandent si l'emplacement géographique du serveur sur lequel un document est stocké (outre-mer, à l'extérieur de la province ou de la municipalité) influence la validité de ce dernier.
• Il nous faut un système qui peut être utilisé sans formation technique et qui n'exige pas non plus une connaissance spécialisée de l'archivistique ni même de la Technologie de l’information (TI) en général.

Discussion en plénière

Durant la discussion en plénière, les participants ont débattu des différentes questions soulevées dans les exposés et d'autres questions importantes.

Normes

• Des normes sont en cours d'élaboration, y compris des normes générales, c'est-à-dire dont le champ d'application n'est pas restreint à une seule zone de responsabilité ou sphère de compétence.
• Il existe des normes pour les images sur microfilm, mais l'industrie n'a pas encore établi de normes pour les documents électroniques.
• La technologie devient rapidement obsolète, ce qui constitue un problème majeur pour les entreprises comme pour l'État. Pour garder les systèmes à jour, il faut constamment réinvestir.
• Les avocats sont persuadés de la nécessité de normes minimales relativement à la conservation des documents électroniques. Et bien que la profession légale soit bien placée pour définir les normes à suivre,⁴ elle n'est pas, de toute évidence, en position de les faire respecter.

Terminologie

• Il faudrait uniformiser la terminologie utilisée dans les différentes disciplines, autrement les normes ne serviront pas à grand-chose. Les termes comme « fiabilité », « confiance », « intégrité » et « authenticité » n'ont pas la même signification pour tout le monde. Les avocats ont besoin de termes précis dans leur profession.

Gouvernement et industrie

• Nous pouvons nous demander si nous sommes vraiment en mesure d'influencer l'avenir. En réalité, est-ce l'industrie ou le gouvernement qui détermine les normes et les règles à suivre? Si nous établissons des normes et des règles, faudra-t-il qu'elles soient mondiales ou est-il possible de nous concentrer sur le Canada seulement?
• Les réunions de ce genre vont devenir plus fréquentes à mesure que deviendront plus apparents les problèmes associés aux documents électroniques. La difficulté, c'est de dépasser le stade des discussions entre spécialistes, d'élargir la discussion pour y inclure d'autres personnes, en particulier celles qui auront à mettre en place, à interpréter et à appliquer les procédures.
• Il y a une autre question fondamentale, à savoir les règles seront-elles imposées par le haut ou viendront-elles de la base? L'infrastructure réglementaire devrait être assez souple pour être appliquée au quotidien.

Questions archivistiques

• Les décisions et notions relatives aux archives semblent tenir pour acquis un support papier. Peuvent-elles être appliquées aux documents électroniques?
• Est-ce que les notions traditionnelles de document, dossier et série sont en train de perdre tout leur sens ou avons-nous simplement de la difficulté à les appliquer à une réalité où les documents électroniques occupent une place de plus en plus importante? Les documents électroniques ont-ils complètement remplacés les documents textuels? Est-ce que la notion de document a remplacé celle de dossier?
• Que peut-on réalistement attendre des clients? Les archivistes doivent réaliser que les dossiers sont créés à des fins opérationnelles et non dans une optique d'archivage. Pour être sensées, les normes ne devront pas nuire aux opérations courantes des ministères ou aux activités. Il faudra de plus montrer aux ministères et organismes les avantages immédiats qu'ils sont en droit d'attendre de l'application de normes rigoureuses.

III. Deuxième journée : plénière du matin

La deuxième journée a débuté par une discussion en plénière sur les questions soulevées la veille dans les exposés.

Ian Wilson, président de la réunion, a amorcé la discussion en notant que, pour lui, les notions de « vérification », de « centralisation » et d'« entreprise personnelle » étaient primordiales. En effets, elles renvoient à la structure de notre société et à la lutte entre deux tendances opposées, soit la centralisation du pouvoir et l'habilitation des individus. En cet âge de l'information, les distinctions traditionnelles entre le public et le privé sont en train de s'embrouiller. Bien des fonctions gouvernementales ont été privatisées. Ces circonstances sont responsables du manque de cohérence dans les politiques gouvernementales en matière de documents électroniques. Les questions centrales concernent davantage la gestion de l'information (GI) que la technologie de l'information.

Les gouvernements doivent prendre conscience du fait que l'information est un bien qu'il faut apprécier et gérer comme les autres. On pourrait faciliter cette prise de conscience en citant en exemple des cas où une gestion efficace de l'information a aidé l'État à défendre sa position dans des procès très médiatisés, notamment celui des pensionnats.

Deux questions sont ressorties des autres points soulevés par Ian Wilson :

• Pouvons-nous établir des normes d'archivage puis forcer le gouvernement à les adopter? (Peut-être pourrions nous y parvenir ou, à tout le moins, ouvrir la porte en mettant à profit la réunion annuelle des dirigeants principaux de l'information ou en tirant parti d'un autre forum du genre.)
• Qui va oser agir et combler le vide politique dans lequel baigne la gestion de l'information?

Sujets de discussion

Après la plénière, les participants ont été invités à soumettre des sujets qui, à leur avis, méritaient d'être étudiés plus à fond en petits groupes. Voici les propositions qui ont été recueillies :

1. Comment améliorer les communications entre nos collectivités, de manière à permettre la résolution des problèmes communs et la protection des intérêts conjoints?
2. Comment faire respecter les normes? Par l'autorité? (On a parlé d'occuper le terrain.)
3. Comment venir à bout de la jalousie professionnelle et permettre une discussion franche et productive en groupes? (Question qui a pour corollaire la suivante : Comment venir à bout de la peur et vaincre la résistance à la nouvelle technologie?)
4. Faudra-t-il exercer des pressions sur l'industrie du logiciel pour arriver à mettre des normes en place?
5. Comment accroître la visibilité des archives? Faut-il se doter d'un plan d'action pour pousser les diverses collectivités concernées à aborder ces problèmes avec les associations professionnelles et avec l'État?
6. Comment influencer le programme législatif du gouvernement? Comment intéresser le gouvernement au problème de la gestion des documents électroniques?
7. Comment utiliser le Web à notre avantage?
8. Les documents électroniques se comparent-ils aux documents papier ou sont-ils foncièrement différents?
9. Le stockage et l'extraction posent des problèmes. Ces problèmes sont-ils de nature purement pratique ou sont-ils fondamentaux? La technologie est-elle financièrement abordable? Est-elle stable?
10. Est-ce que les normes actuelles sont suffisantes? Peut-on préciser les composantes qui font la fiabilité des métadonnées? Peut-on élaborer et mettre en œuvre des normes dans un seul pays?
11. Comment construire une infrastructure conviviale de gestion de l'information? Le fossé séparant les gestionnaires des utilisateurs doit être comblé par des normes pour que ces derniers ne rebutent pas à appliquer les normes.
12. Comment intéresser davantage les ministères à la gestion des documents et comment accroître le potentiel des divisions responsables de la gestion des documents?
13. Il faut dresser un plan de recherche et trouver des fonds gouvernementaux pour financer cette recherche.
14. Il faut aussi un plan d'action à court terme : l'adoption de solutions à court terme stimule la recherche de solutions à long terme.
15. Il faut aussi combler le vide politique. Il est rare que les décideurs se donnent la peine de définir une orientation en matière de gestion des documents.
16. Comment assurer la protection des libertés et droits individuels dans ce nouveau contexte technologique?
17. Comment faire connaître les avantages d'une gestion efficace des archives en se servant d'exemples?
18. Comment faire adhérer les politiciens à la cause de la gestion efficace des documents?
19. La gestion des documents s'érode, tandis que la production documentaire augmente de manière exponentielle. Faudra-t-il une catastrophe comme le bogue de l'an 2000 pour forcer les gens à s'en préoccuper?
20. Nous entendons-nous sur la façon dont il convient d'envisager les documents?
21. L'« authenticité » réside-t-elle dans le document lui-même ou dans le système électronique?
22. Il faut considérer la question de l'emplacement, de la garde et du contrôle des documents, qui peuvent se trouver dans les mains d'un autre gouvernement ou à échapper à une autorité donnée. L'accès aux documents détenus par une autorité étrangère peut être restreint.
23. Il faut aussi se pencher sur la gestion des risques. Quels risques sont acceptables?
24. Faut-il présenter la gestion efficace des documents comme un investissement stratégique d'affaires?

IV. Rapports des groupes de discussion

Après deux heures de discussion, les trois groupes ont présenté leurs conclusions et recommandations en plénière.

Premier groupe

Ce groupe s'est penché sur deux grandes questions :

• La valeur et l'utilisation des documents dans la société;
• Le moyen d'intéresser les décideurs à la gestion des documents.

Les membres de ce groupe se sont interrogés sur les mesures à prendre pour promouvoir la question auprès des politiciens et auprès des responsables de l'action gouvernementale. La démarche, selon eux, devrait faire appel à des études de cas (exemples positifs); il faudrait aussi choisir un « apôtre » de la gestion des documents.

Voici les principales conclusions et recommandations du groupe :

• Les participants à la présente réunion de spécialistes devraient travailler à sensibiliser le gouvernement et le secteur privé à la gestion de l'information.
• Il faut que le gouvernement prenne conscience de la valeur de ces biens intellectuels et réalise l'importance d'une gestion adéquate de ces biens.
• Considérant la nature pluridisciplinaire du problème de l'authenticité, il serait préférable de confier à une personne bien avisée le soin de promouvoir sa résolution par la collaboration.⁵
• Les solutions pourront reposer sur la technologie ou être dictées par elle, mais devront, indépendamment de l'approche choisie, être appuyées par des pratiques opérationnelles d'ensemble et des plans d'activité généraux.

Le groupe a aussi recommandé fortement que les spécialistes continuent de se rencontrer afin d'échanger et de poursuivre le travail sur les questions centrales mentionnées ci-dessus.

Deuxième groupe

Ce groupe s'est interrogé sur la manière dont il convenait « d'occuper le terrain », reconnaissant que la nature et la portée de ce terrain restaient à définir. Il a souligné les efforts amorcés au niveau législatif (p. ex., le projet de loi C‑54), mais a précisé que d'autres initiatives d'élaboration de politiques, de lois, de règlements et de normes étaient néanmoins requises.

Le groupe a parlé de la nécessité de livrer combat en s'interrogeant à haute voix sur le lieu du premier engagement  --  dans l'arène provinciale, fédérale ou internationale? Selon lui, il est essentiel d'organiser une ardente campagne d'information, une campagne coordonnée, complétée par des recherches continues et progressives.

Le groupe a aussi présenté les recommandations suivantes :

• Il faut montrer au gouvernement et à l'industrie que la sécurisation des documents est synonyme de sécurisation de l'organisation. Dans la pratique, cela se traduit par un milieu plus sûr pour la conduite des affaires.
• Il faut intéresser un auditoire plus vaste à la question, aider plus de gens à comprendre l'ampleur des problèmes.
• Il est important d'éliminer la « jalousie professionnelle ».⁶

Troisième groupe

Ce groupe s'est également interrogé sur la façon « d'occuper le terrain ». Il a dit qu'il était impératif que les différentes disciplines et collectivités cessent de travailler en vase clos. Voici les principales conclusions que le groupe a tirées :

• La technologie change les méthodes de conservation des documents, mais pas les objectifs.
• Il faut rassurer les citoyens, leur faire comprendre que la technologie électronique n'est pas une menace et qu'elle ne sera pas utilisée contre eux à la manière « Big Brother ».
• Il faut intéresser les politiciens en définissant les problèmes concrets liés aux documents électroniques.
• Il faut identifier et approcher les principaux détenteurs d'enjeux, en particulier dans l'industrie et dans le domaine de la normalisation. On devrait à cette fin tirer avantage des organismes en place et des initiatives existantes.
• Les Archives nationales peuvent faire valoir leur rôle en matière de législation à condition de s'y prendre assez tôt.
• L'adoption d'une optique de gestion axée sur les résultats menace la bonne tenue d'archives parce qu'elle met l'accent sur les résultats plutôt que le processus par lequel on aboutit aux décisions.

Le groupe a recommandé un plan d'action, y compris la création d'un comité directeur pour guider les spécialistes au cours des six à 12 prochains mois. Dans l'immédiat, il y a deux tâches à accomplir selon lui :

1. Mener des recherches pour définir les intérêts communs.
2. Élaborer un plan de communication incluant entre autres des exemples concrets montrant les avantages d'avoir de bonnes politiques de gestion des documents. Les communications viseraient les dirigeants principaux de l'information et diverses associations professionnelles.

Il faudra faire connaître le résultat des recherches et chercher continuellement à attirer l'attention des médias. On pourrait pour cela se servir d'un site Web et des différents intranets ministériels. Le groupe a aussi recommandé de faire le point sur l'état du plan de communication lors d'une future réunion de spécialistes.

Les membres du groupe s'entendaient généralement pour dire que toute initiative entreprise à la suite de la réunion devrait reposer sur une collaboration de toutes les professions représentées.

V. Discussion finale en plénière

On a donné la parole aux participants, qui ont été invités à commenter et à tirer des conclusions générales. Avant de présenter ces conclusions il est cependant important de noter que, dans chaque groupe, les animateurs ont observé chez les participants un désir de définir les prochaines étapes; ce qui n'a pas empêché ces derniers de manifester également un intérêt pour les problèmes stratégiques.

Émergence d'un programme

Le président a déclaré avoir l'impression qu'un sentiment d'urgence et de cohésion commençait à se dégager, ainsi qu'un programme commun.⁷ Il a noté que la conservation des documents a toujours été définie comme un problème « archivistique ». Toutefois, si un programme est élaboré à la suite de la réunion, celui-ci devra montrer l'interdisciplinarité de cette activité, qui doit faire partie intégrante des opérations.

À cet égard, on a suggéré qu'il pourrait être utile d'inclure d'autres personnes dans les futures réunions sur le sujet, notamment :

• les spécialistes des systèmes, les fonctionnaires responsables de la formulation des politiques gouvernementales ainsi que des représentants du secteur privé, notamment de l'industrie pharmaceutique;
• les utilisateurs, puisque c'est eux qui ont le plus besoin de solutions;
• les politiciens (on a suggéré qu'un député d'arrière-ban intéressé par la question pourrait être choisi comme porte-parole); il serait plus facile de gagner l'appui du Parlement si l'on démontrait par des études que garder les documents sert l'intérêt du public en général).

Comités et autres forums

Pour ce qui est de « l'occupation du terrain », on a mentionné un certain nombre de partenaires potentiels : comités de ministres et sous-ministres responsables de la justice, comités de dirigeants principaux de l'information, l'association canadienne des archivistes (Association of Canadian Archivists), l'Association canadienne de la technologie de l'information et divers groupes de formation. Il est possible que les différentes disciplines et professions représentées au sein de ces comités aient des antennes académiques déjà engagées dans des recherches. Celles-ci devraient être inventoriées. Il faudrait aussi tirer immédiatement parti de tout « désastre » afin de faire valoir les problèmes relevés pendant la réunion des spécialistes. À noter, les associations professionnelles ont souvent des composantes éducatives qui pourraient aider à faire connaître le dossier.

Il faudrait tirer parti des programmes et réalisations d'organismes tels que l'Office national de l'énergie, Justice Canada, la Défense nationale et Santé Canada. Les participants devraient toutefois devenir des maîtres dans leur domaine avant de faire valoir l'importance d'une bonne gestion des documents à un public plus vaste.

Les participants ont noté que les Archives nationales n'ont pas le pouvoir, à elles seules, de dicter la politique gouvernementale. Par contre, le Forum sur la gestion de l'information, mis sur pied par les Archives, pourrait, de concert avec celles-ci, jouer le rôle de catalyseur et aider à influencer le gouvernement dans son ensemble. Le Forum rassemble actuellement des représentants de cinquante institutions gouvernementales et associations professionnelles différentes, et il a déjà élaboré des lignes directrices et d'autres produits pour utilisation dans l'ensemble de l'administration fédérale.

Communication

En ce qui concerne les communications, il a été suggéré que les participants mettent à profit leurs contacts et leur savoir-faire particulier pour élaborer un message concret et éloquent qui pourra être communiqué à l'ensemble des organismes professionnels, gouvernementaux et privés.⁸ Il a aussi été suggéré qu'il reste encore beaucoup de travail à faire sur le contenu avant d'amorcer l'élaboration de politiques.

Il faut aussi voir comment l'on pourra convaincre l'industrie de s’y intéresser. Les problèmes technologiques sont-ils d'ampleur telle qu'il sera impossible de les résoudre ou peut-on espérer convaincre l'industrie informatique de considérer les exigences inhérentes à la conservation des documents dans la conception de ses produits? Comment résoudre le problème de l'obsolescence rapide de la technologie?

Conservation des documents

Les Archives nationales croient que les documents électroniques peuvent être stables et demeurer et pouvait être migrés tant que nous possédons une documentation adéquate.

Les archivistes ont pour préoccupation de préserver l'authenticité des documents à long terme. Authentifier les documents communiqués d'un point à l'autre dans l'espace est certes un défi, mais il est encore plus difficile de préserver les documents communiqués dans le temps. Le problème n'est pas restreint au monde des archives; en effet, il a des répercussions sur toutes les organisations qui cherchent à tenir des registres électroniques pour répondre à leurs besoins opérationnels et rendre des comptes.

C'est là l'objet des recherches entreprises à l'Université de la Colombie-Britannique et d'autres projets à l'intérieur de la collectivité archivistique. Ces projets cherchent à établir des normes techniques, mais ils s'intéressent aussi aux politiques, aux pratiques de gestion et à des techniques telles que celles utilisées pour décrire le contexte original des documents. Toutes ces questions présentent aussi un intérêt pour d'autres collectivités, dont celles du droit et de la vérification. On commence toutefois à se demander si les institutions d'archives ont encore les capacités et les ressources nécessaires pour conserver les documents d'archives. Est-ce que d'autres organisations devraient assumer cette responsabilité, par exemples celles qui créent les documents?

Migration de données

Un débat fait actuellement rage à savoir si la migration des données est vraiment la meilleure solution au problème des changements technologiques. Certains ont avancé qu'il serait peut-être possible de créer des systèmes et des technologies capables de reproduire l'environnement dans lequel ont été créés les documents, ce qui permettrait de conserver ceux-ci dans leur format original. Avant d'élaborer des stratégies pour la conservation des documents électroniques, il va falloir clore le débat et élaborer des normes et pratiques appropriées, suivant la solution retenue comme étant la plus efficace. Mais les institutions d'archives ne peuvent faire cela toutes seules (aucune organisation ne devrait le faire). Il faut chercher des moyens d'établir des partenariats et lancer des projets conjoints.

Gestion des risques

La gestion des risques est une question centrale, qui a une grande importance pour l'authenticité. En effet, à l'avenir, les questions d'authenticité seront évaluées en fonction des risques que présente la perte d'un document particulier.

Les ressources investies dans la gestion des documents seront proportionnelles au risque associé à leur perte. Les ministères pourraient fort bien choisir de classer leurs documents en fonction des risques et d'investir plus de ressources dans ceux ayant l'indice de risque le plus élevé. Le Conseil du Trésor est d'ailleurs sur le point de publier de nouvelles lignes directrices sur la gestion des risques. Les Archives nationales s'intéressent aussi à la gestion des risques.

Recherche

Les participants ont tenté de déterminer dans quels domaines il faudrait mener plus de recherches :

• Comment insérer les utilisateurs dans l'équation, c.‑à‑d., amener les gens à déposer leurs documents électroniques.
• La conservation des documents électroniques à long terme.
• La gestion des risques.
• La normalisation de la terminologie. Les normes existantes peuvent-elles être promulguées et raffinées?
• Quelles sont les caractéristiques des métadonnées?
• En quoi les documents changent-ils lorsqu'ils sont migrés? La migration influe-t-elle sur l'authenticité?
• Comment monter un dossier ou élaborer un modèle opérationnel? L'économique expérimentale pourrait-elle à surmonter cette dernière difficulté?

VI. Programme provisoire

Voici le programme qui ressort des discussions en plénière et en groupes :

Maintien du groupe

Les Archives nationales et les archivistes provinciaux présents à la réunion ont convenu, en principe, de parrainer un forum continu sur l'authenticité et les questions connexes, formé de représentants des diverses collectivités concernées par la question. Ils ont aussi approuvé les mesures suivantes :

• Création immédiate d'un comité directeur aux fins susmentionnées;
• Établissement d'un calendrier de mise en œuvre du plan d'action afin de profiter de l'élan donné par la réunion de spécialistes;
• Création et maintien d'un site Web (site des Archives nationales ou site du Forum sur la gestion de l'information?) sur le sujet;
• Diffusion des principales conclusions de la réunion (réunies dans le présent rapport) aux collectivités professionnelles par la participation aux conférences et réunions des associations professionnelles.

Diffusion

Voici ce qui a été convenu en ce qui concerne la diffusion :

• Un plan de communication est nécessaire. Il faudrait aussi tenir des ateliers ou conférences pour solidifier les liens entre les collectivités.
• Les participants devraient commencer immédiatement à promouvoir le dossier.
• Le compte rendu de la réunion devrait être rendu public.
• Le groupe devrait se réunir à nouveau dans six à 12 mois (à condition que le comité directeur ait déjà commencé son travail). La conférence annuelle de l'Association of Canadian Archivists serait peut-être un bon endroit pour cela, car elle permettrait de faire connaître le travail du groupe. Le groupe pourrait aussi tendre la main aux bibliothécaires, aux gestionnaires et à d'autres professionnels (par des invitations individuelles) qui pourraient l'aider à constituer un réseau pluridisciplinaire de contacts.

Substance

Sans vouloir diminuer l'importance d'une démarche bien planifiée ainsi que d'un programme efficace de communication et de diffusion, les participants ont mentionné plusieurs fois durant la réunion la nécessité de continuer à se concentrer sur la substance de ces problèmes très difficiles. La réunion de spécialistes a permis de constater qu'un certain nombre de projets et de programmes excitants ont contribué à faire progresser la réflexion dans les diverses disciplines  --  le projet de l'Université de la Colombie-Britannique, le programme législatif du Québec et le programme de dépôt et archivage électroniques de l'Office national de l'énergie sont trois des exemples qui ont été mentionnés durant la réunion.

Il reste à voir comment intégrer les travaux et les faire progresser. Peut-être que l'on pourrait, pour ce faire, organiser d'autres réunions de spécialistes, mais axer celles-ci sur des problèmes plus particuliers et offrir en complément des ateliers ou autres activités du genre. Le futur comité directeur pourrait peut-être se pencher là-dessus.

Mot de la fin

Pour conclure, Ian Wilson a noté que la réunion avait permis de relever les problèmes communs et même quelques pistes de solution. Dans certains cas, toutefois, on a mis au jour des questions additionnelles. Il a proposé que les membres de chaque collectivité mettent par écrit leurs impressions sur la conférence et les soumettent à des journaux et bulletins professionnels. À son avis, les membres des différentes collectivités peuvent effectivement « occuper le terrain » en adoptant les idées formulées au cours des deux jours et en travaillant à les promouvoir.

Annexe I : cadre de référence

La tenue des documents d’affaires et les exigences du droit,
de la vérification et de l'archivistique

Une réunion de spécialistes
les 10 et 11 juin 1999
à Ottawa

Les Archives nationales du Canada et la Conférence des archivistes national, provinciaux et territoriaux parrainent une réunion de spécialistes du droit, de la vérification et de l'archivistique pour discuter de la tenue des documents d'affaires en faisant valoir les exigences propres à chacune de ces disciplines. La rencontre d’un jour et demi, qui débutera le 10 juin en après‑midi et se poursuivra toute la journée du lendemain, se déroulera dans l’édifice des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale, au 395, rue Wellington, à Ottawa.

Annexe II : ordre du jour de la réunion

O R D R E  D U  J O U R

La tenue des documents d’affaires à des fins juridiques, 
à des fins de vérification et à des fins archivistiques 
Réunion de spécialistes
395, rue Wellington, pièce 156, Ottawa, Ontario
LES 10 ET 11 JUIN 1999

  15 h 30 à 17 h

Le 10 juin 1999
13 h 30 à 14 h	Mot de bienvenue, introduction, définition du contexte
14 h  à 15 h	Brefs exposés sur les initiatives liées à l'authentification des documents
15 h à 15 h 30	Pause-café
Brefs exposés sur les initiatives liées à l'authentification des documents (suite)
18 h  à 19 h 15	Bar payant
19 h 15 à 21 h 30	Dîner des Archives nationales du Canada
Le 11 juin 1999
8 h 30 à 9 h	Café/thé/pâtisseries
9 h à 10 h	Discussion en plénière à partir des exposés (pour amorcer la réflexion des groupes de discussion).
10 h à 10 h 15	Pause café
10 h 15 à 12 h	Groupes de discussion
12 h à 13 h 30	Buffet
13 h 30 à 15 h 15	Plénière (rapport de chaque groupe, suivi d'une discussion avec l'ensemble des participants et participantes)
15 h 15 à 15 h 30	Pause-café
15 h 30 à 16 h 30	Le consultant fait la synthèse des discussions des deux jours en considérant les objectifs de la réunion (p. ex., exigences relatives à l'authentification, possibilités de collaboration, etc.)
16 h 30 à 16 h 45	Mot de la fin

Annexe III : liste des participants

EXPERTS MEETING PARTICIPANTS
10 - 11 JUNE 1999

Eric Anttila
Office of the Auditor General of Canada
Principal
Informatics Audit Attest and Consulting
240 Sparks Street
West Tower, 10th Floor (10-15)
OTTAWA ON  K1A OG6
Téléphone : (613)995-3708
Télécopieur : (613) 941-8285

Gabrielle Blais
Directeur, Division des archives gouvernementales et de la disposition des documents
Direction du développement et de la préservation des archives
Archives nationales du Canada
344, rue Wellington
OTTAWA ON  K1A 0N3
Téléphone : (613) 996-3405
Télécopieur : (613) 996-8982
Courriel : gabrielle.blais@lac-bac.gc.ca

Richard Brown
Chief, Appraisal and Special Projects
Government Archives and Records Disposition Division
National Archives of Canada
344 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0N3
Téléphone : (613) 947-1469
Télécopieur : (613) 947-1546
Courriel : richard.brown@lac-bac.gc.ca

Sue Bryant
Assistant Director Operations
Interdepartmental PKI Task Force
Treasury Board of Canada Secretariat
L’Explanade Laurier, Floor: 10EE,
140 O’Connor Street
OTTAWA ON  K1A OR5
Téléphone : (613)957-0527
Télécopieur : (613) 946-9893

Ken Chasse
Barrister and Solicitor
2289 Shardawn Mews
Mississauga (Toronto) ON  L5C 1W6
Téléphone : (905) 276-7760
Télécopieur : (905) 276-4606

Diane Chisholm
Assistant Territorial Archivist
Yukon Archives
Box 2703
WHITEHORSE YT  Y1A 2C6
Téléphone : (867) 667-5641
Télécopieur : (867) 393-6252

Jean-Maurice Demers
Responsable des lois applicables aux archives
Direction des systèmes et technologies de l'information
Archives nationales du Québec
1210, avenue du Séminaire
SAINTE-FOY QC  P1V 4N1
Téléphone : (418) 644-4802
Télécopieur : (418) 646-0868
Courriel : Jean-Maurice.Demers@mcc.gouv.qc.ca

Wendy Duff
Assistant Professor
Faculty of Information Studies
University of Toronto
140 St. George Street
TORONTO ON  M5S 3G6
Téléphone : (416) 978-3152
Télécopieur : (416) 971-1399
Courriel : duff@fis.utoronto.ca

John Gregory
General Counsel
Policy Branch
Ministry of the Attorney General (Ontario)
720 Bay Street, 7th Floor
TORONTO ON  M5G 2K1
Téléphone : (416) 326-2503
Télécopieur : (416) 326-2699
Courriel : john.d.gregory@jus.gov.on.ca

Jacques Grimard 
Directeur général
Direction du développement et de la préservation des archives
Archives nationales du Canada 
344, rue Wellington 
OTTAWA ON  K1A 0N3 

Vigi Gurushanta
Manager
CARS & Hybrid Image System Development
Systems & Technology
Royal Bank Financial Group
315 Front Street, 15th Floor
TORONTO ON  M5V 3A4
Téléphone : (416) 348-5688
Télécopieur : (416) 348-5460

Hans Hofman
Director
Electronic Records Program
Rijksarchiefdienst, Postbus 90520,
2509 LM THE HAGUE
The Netherlands
Téléphone : 31 70 331 5518
Télécopieur : 31 70 331 5555

Robert Kapitany
Information Services
Office of Management Services
Therapeutic Products Directorate
Health Canada
Tunneys Pasture
OTTAWA ON  K1A 0L2
Téléphone : (613) 941-1351
Télécopieur : (613) 941-3338

Rhonda Lazarus
Counsel
Treasury Board Legal Services
Department of Justice
L’Esplanade Laurier, West Tower, 5^th Floor
300 Laurier Avenue West
OTTAWA ON  K1A 0R5
Téléphone : (613)-952-3345
Télécopieur : (613) 954-5806
Courriel : lazarus.rhonda@tbs-sct.gc.ca

Julia Lelik
Office of the Auditor General of Canada
Principal
Chief Knowledge Officer
240 Sparks Street
West Tower, 10th Floor (10-15)
OTTAWA ON  K1A 0G6
Téléphone : (613) 995-3708
Télécopieur : (613) 941-8285
Courriel : lelikja@oag-bvg.gc.ca

Neil Levette
Infrastructure Investment Management Division
Chief Information Officer Branch
Treasury Board of Canada Secretariat
275 Slater Street, 6th Floor
OTTAWA ON  K1A 0R5
Téléphone : (613) 941-3132
Télécopieur : (613)
Courriel : Levette.Neil@tbs-sct.gc.ca

Andrew Lipchak
Coordinator, Policy and Planning
Archives of Ontario
Unit 300, 77 Grenville Street
TORONTO ON  M5S 1B3
Téléphone : (416) 327-1575
Télécopieur : (416) 327-1992

Michael MacKinnon
Analyst
Provincial Archives of New Brunswick
P.O. Box 6000
FREDERICTON NB  E3B 5H1
Téléphone : (506) 453-3960
Télécopieur : (506) 457-4992

Heather MacNeil
Assistant Professor
School of Library, Archival, and Information Studies
University of British Columbia
831-1956 Main Mall
VANCOUVER BC  V6T 1Z1
Téléphone : (604) 822-6365
Télécopieur : (604) 822-6006
Courriel : hmacneil@interchange.ubc.ca

Paul McCormick
Director General
Information Resource Management
National Library of Canada
395 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0N4

Lee McDonald
Assistant National Archivist
National Archives of Canada
395 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0N3

John McDonald
Senior Advisor
Office of the Director General
Archives Development and Preservation Branch
National Archives of Canada
344 Wellington Street, Room 5014
OTTAWA ON  K1A 0N3

Tom McMahon
Counsel
Law and Privacy Section
Department of Justice
Room 3167, 284 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0H8
Téléphone : (613) 957-4724
Télécopieur : (613) 941-2002

Elizabeth Murphy-Walsh
President
Institute of Internal Auditors
c/o Environment Canada
10 Wellington Street
HULL QC  K1A 0H3
Téléphone : (819) 994-7736
Télécopieur : (819) 994-7321

Rosemary Murray-Lachapelle
Acting Director
Office of Government Records
Archives Development and Preservation Branch
National Archives of Canada
344 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0N3

Thomas G. Parker
Director
Records Management Division
Nova Scotia Archives and Records Management
Government of Nova Scotia
P.O. Box 261
HALIFAX NS  B3J 2L4
Téléphone : (902) 424-3012
Télécopieur : (902) 424-0129
Courriel : parkertg@gov.ns.ca

Michael Power
Assistant Director
Policy
Interdepartmental PKI Task Force
Treasury Board of Canada Secretariat
275 Slater Street
OTTAWA ON  K1A 0R5
Téléphone : (613) 946-5056
Télécopieur : (613) 946-9893

Jeanne Proulx
Ministère de la Justice du Québec
1200, route de l’Église, bur. 4.19
SAINTE-FOY QC  G1V 4M1
Téléphone : (418) 646-8242
Télécopieur : (418) 643-9749
Courriel : jproulx@justice.gouv.qc.ca

Joan Remsu
Senior Counsel
Public Law Policy Section
Department of Justice
284 Wellington Street, EMB-5
OTTAWA ON  K1A 0H8
Téléphone : (613) 946-3118
Télécopieur : (613) 941-4088
Courriel : jremsu@justice.gc.ca

Shelley Smith
Provincial Archivist
Provincial Archives of Newfoundland & Labrador
Colonial Building
Military Road
ST. JOHN'S NF  A1C 2C9
Téléphone : (709) 729-3065
Télécopieur : (709) 729-0578
Courriel : ssmith@gov.nl.ca

Al Whitla
Director, Internal Audit
Comptrollership Branch
Treasury Board of Canada, Secretariat
300 Laurier Avenue, West Tower, 9th Floor
OTTAWA ON  K1A 0R5
Téléphone : (613) 952-3363
Télécopieur : (613) 952-3247

Ian Wilson
(Formerly) Archivist of Ontario

National Archivist
National Archives of Canada
344 Wellington Street
OTTAWA ON  K1A 0N3
Téléphone : (613) 947-1513
Télécopieur : (613) 947-1500
Courriel : ian.wilson@lac-bac.gc.ca

Notes de bas de page

[2]. La diplomatique est une technique d'analyse permettant d'évaluer l'authenticité des documents. Elle a vu le jour au XVII^e siècle. La diplomatique aide à mieux comprendre les documents électroniques, car elle permet d'analyser les attributs communs à tous les documents en faisant appel à des notions et principes dégagés grâce à des siècles d'étude approfondie du processus documentaire. Ces notions et principes se sont avérés fort utiles au moment d'analyser les documents électroniques produits sur différents logiciels et matériels en vue d'élaborer des normes.

[3]. L'archivistique, ou la science des archives, permet d'analyser des ensembles de documents d'après leurs rapports documentaires et fonctionnels et d'après les méthodes employées pour les contrôler et les diffuser.  

[4]. Si c'est le cas, il vaudrait la peine que la collectivité du droit et la collectivité archivistique poursuivent les efforts en ce sens.  

[5]. Cet « apôtre » de la gestion des documents devrait occuper un poste aussi élevé que possible dans la hiérarchie de l'administration publique. On a suggéré le greffier du Conseil privé, voire un cadre de l'industrie pharmaceutique lui-même profondément conscient des risques associés à une mauvaise gestion des documents.

[6]. Pour la forme, on a demandé aux participants s'ils étaient prêts à céder des documents de leur cru pour en permettre l'assimilation à des normes générales, le stockage dans une base de données commune ou une centrale d'archivage. Les responsabilités professionnelles doivent être coordonnées pour permettre une action collective. 

[7]. De fait, en groupes, les participants ont semblé s'attarder davantage aux mesures à prendre pour faire progresser le dossier qu'aux problèmes comme tels. Il faut dire que la discussion des problèmes tangibles était difficile considérant le temps limité à la disposition des participants. 

[8]. Les Archives nationales ont convenu d'émettre un communiqué après la réunion.