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APPENDICE VIII *
ARRÊTÉ EN CONSEIL INSTITUANT LE COMITÉ DES
DOCUMENTS PUBLICS
C.P. 6175
HÔTEL DU GOUVERNEMENT À OTTAWA
Le JEUDI 20 septembre 1945
PRÉSENT:
SON EXCELLENCE
LE GOUVERNEUR GÉNÉRAL EN CONSEIL:
Vu le rapport du secrétaire d'État exposant que ce
dernier, à la demande du premier ministre, a convoqué un comité consultatif officieux
des documents publics, aux fins d'étudier les méthodes à suivre pour assurer la
conservation complète des documents publics, et particulièrement de ceux qui ont trait
à l'activité de l'État en temps de guerre; et
Qu'à la suite d'une enquête portant sur l'état des
documents publics, un rapport a été préparé et étudié par le comité, et que
certaines recommandations pertinentes ont été approuvées;
À ces causes, il plaît à Son Excellence le gouverneur
général en conseil, sur la recommandation du secrétaire d'État, d'ordonner par les
présentes ce qui suit:
1. Est institué un Comité des documents publics, sous la présidence du secrétaire
d'État, et comprenant les fonctionnaires suivants:
Un représentant nommé par le secrétaire d'État (Archives publiques).
Deux représentants nommés par le ministre de la Défense nationale (Armée et service
naval).
Un représentant nommé par le ministre de la Défense nationale (Air).
Un représentant nommé par le ministre des Travaux publics.
Un représentant nommé par le ministre des Finances.
Un représentant nommé par le ministre des Munitions et Approvisionnements et le ministre
de la Reconstruction.
Un représentant nommé par le ministre du Travail.
Un représentant nommé par le secrétaire dÉtat aux Affaires extérieures.
Un secrétaire sera choisi par le personnel du Conseil privé.
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APPENDICE VIII
2. La Société historique du Canada sera priée de
recommander deux historiens de profession qui agiront à titre de conseils près le
Comité, sans honoraires, mais leurs dépenses seront à la charge de l'État.
3. Les fonctions du Comité seront de faire une revue
constante de l'état des documents publics, d'étudier, de concert avec les ministères et
les organismes du gouvernement, toutes questions concernant l'organisation, la
conservation, le dépôt et la destruction des documents publics, et d'exprimer leur avis
à cet égard.
4. Il appartiendra au Comité, notamment, d'examiner les
matières suivantes et d'en faire rapport:
| a) |
La préparation, par les ministères et les organismes de l'État, de comptes rendus
appropriés de leur activité en temps de guerre et, |
| b) |
La suite à donner aux recommandations approuvées, faites par la Commission royale
des documents publics de 1914 et portant sur l'institution d'un Office des documents
publics, notamment sur la question de.fusionnement des
Archives publiques et de cet Office, et sur le genre d'organisme qui se prêterait le
mieux à faciliter l'usage des documents publics. |
5. Lors de l'étude d'un sujet concernant les archives
d'un certain ministère, un représentant de ce ministère devra être présent à la
séance.
6. Il incombera, à titre de responsabilité première,
aux ministères et organismes du gouvernement intéressés, de voir au soin et à la
conservation des archives publiques ainsi qu'à la mise en œuvre des directives
gouvernementales ayant trait aux dispositions à prendre à l'égard des archives
publiques, afin de garantir que des pièces de valeur permanente ne soient pas détruites
par inadvertance.
7. Chaque ministère devra confier le soin de ses
archives à un ou plusieurs fonctionnaires de grade supérieur, de préférence un
secrétaire de ministère, si ce poste existe, ou un fonctionnaire d'un rang semblable.
Ces fonctionnaires seront chargés de faire un examen périodique de l'état des pièces
d'archives des ministères et de les reclasser en vue d'en disposer, ou de transférer les
pièces d'archives ayant une valeur permanente, sans être utiles pour le service courant,
aux Archives publiques (ou à l'Office des documents publics, s'il est établi), ou à
d'autres ministères fédéraux ou provinciaux, ou de détruire certains documents en
conformité des règlements en vigueur. Ces fonctionnaires devront, en outre, maintenir un
service de liaison avec les organismes relevant du ministre.
Les recommandations comportant l'exécution de certaines mesures projetées en fonction
de ce qui précède, seront soumises, dans tous les cas, à l'approbation régulière du
Comité des documents publics.
Le greffier du Conseil privé,
A. D. P. HEENEY |
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COMITÉ DES DOCUMENTS PUBLICS
CIRCULAIRE No2
Mémoire destiné à tous les ministères et organismes
DESTINATION DES DOCUMENTS PUBLICS
La présente Circulaire annule la Circulaire du Comité
des documents publics en date du 9 mars 1946, relative à la destination des documents
publics.
Le Comité des documents publics et le Conseil du Trésor ont approuvé les méthodes
modifiées dont voici l'exposé:
| 1. |
|
Le sous-ministre du ministère ou le chef de l'organisme intéressé
présenteront au Comité des documents publics toutes propositions relatives à la
destination à donner aux documents publics, et ces propositions seront examinées du
point de vue de l'ensemble des dossiers. Quand on prévoit la destruction de documents,
copie de la proposition sera envoyée au Conseil du Trésor et soumise en même temps à
l'approbation de l'auditeur général et contrôleur du Trésor. |
|
|
Si la destruction est approuvée, en tout ou en partie, le Comité
présente une recommandation en conséquence au Conseil du Trésor, qui, s'il est d'accord
du point de vue financier, émet un procès-verbal pour autoriser la destruction; dans les
autres cas, les ministères et organismes intéressés seront prévenus de la décision du
Comité, et la mise en œuvre de la décision n'exigera pas un procès-verbal du
Conseil du Trésor. |
| 2. |
|
Les propositions présentées au Comité doivent s'accompagner d'une liste
des dossiers ou des documents en cause, ainsi que des dates pertinentes, et de tout autre
renseignement utile. |
| 3. |
|
Dans les cas où la destruction de certaines catégories de documents est
autorisée par un procès-verbal antérieur du Conseil du Trésor (T.160481B, daté du 2
juin 1936 et les modificatifs subséquents), ou, dans le cas de documents détenus en
dehors d'Ottawa, sous le régime des Ordres et règlements royaux des trois armes,
les méthodes prévues aux procès-verbaux du Conseil du Trésor ou aux Ordres et
règlements royaux continueront d'être suivies jusqu'à nouvel ordre sans qu'il soit
besoin de consulter le Comité. |
| 4. |
|
La destruction de copies en duplicata au sein d'un ministère ou d'un
organisme se fera normalement, sans consulter le Comité, sur l'autorisation du
sous-ministre du ministère ou du chef de l'organisme intéressé, à condition que ce
haut fonctionnaire soit convaincu que l'original reste dans les documents publics. |
|
|
Toutefois, il existe certains cas, surtout dans les bureaux extérieurs,
où le double constitue un document officiel, et d'autres cas où le double est, de fait,
considéré, dans les cadres du ministère, comme un original en double. La destruction
automatique de duplicatas, en conséquence, sera subordonnée à ces réserves: |
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APPENDICE VIII
| a) |
|
Dans tous les cas où il est nécessaire, aux fins de vérification, de comparer
l'original d'un document ou d'un dossier à la copie en duplicata, cette dernière ne sera
pas détruite avant qu'elle ait servi à sa fin de moyen de vérification; et |
| b) |
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tous les duplicatas d'ordre financier qui sont traités comme documents officiels dans
les bureaux extérieurs seront gardés pendant au moins un an après la fin de l'affaire
à laquelle le duplicata se rapporte. |
Il est important, lorsqu'on présente des propositions entraînant la destruction de
documents, de donner tous les renseignements utiles au sujet des mesures qui ont été
prises pour assurer un examen satisfaisant des documents en question et les consultations
appropriées, au sein du ministère ou de l'organisme.
Le secrétaire du Comité des documents publics,
W.E. D. HALLIDAY.
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Bureau du Conseil privé,
le 11 février 1947. |
