Preferences of program directors for evaluation of candidates for postgraduate training

John L. Provan, BSc, MB, MS, FRCS, FRCSC; Lori Cuttress

Canadian Medical Association Journal 1995; 153: 919-923

Paper reprints of the full text may be obtained from: Lori Cuttress, Ontario International Medical Graduate Program, 302-85 Grenville St., Toronto ON M5S 3A2

Abstract

Objective: To determine the preferences of program directors for various grading systems and other criteria in selecting students for residency training positions through the Canadian Resident Matching Service .

Design: Questionnaire survey.

Participants: All 110 directors of residency training programs in Ontario.

Setting: Ontario medical schools.

Outcome measures: Weighting of importance of different screening tools (e.g., grading systems, personal interview, dean's letter) used during undergraduate training.

Results: Of the 110 directors 96 (87%) responded. Of the 92 who rated the various grading practices 35 (38%) preferred a numeric grading system, 26 (28%) a letter grading system, 23 (25%) an honours/pass/fail system and 8 (9%) a pass/fail system. Most of the respondents from each school favoured a grading system that was more discriminating than the one used at their location. The personal interview was regarded as the most important screening tool by 80 (83%) of the respondents; the dean's letter was considered to be very useful by only 16 (17%).

Conclusions: More value was placed by program directors on a numeric or other more discriminating grading system than on the pass/fail system. Although the grading system provides only one type of screening mechanism it raises the question of whether there should be a policy for uniform grading practices for all Canadian students.

Résumé

Objectif : Déterminer les divers systèmes de notation et les autres critères que les directeurs de programme préfèrent utiliser pour choisir les étudiants qui occuperont des postes de formation en résidence par l'entremise du Service canadien de jumelage des résidents.

Conception : Sondage par questionnaire.

Participants : Les 110 directeurs de programmes de formation en résidence de l'Ontario.

Contexte : Facultés de médecine de l'Ontario.

Mesures des résultats : Pondération de l'importance de divers outils de sélection (p. ex., systèmes de notation, entrevue personnelle, lettre du doyen) utilisés au cours de la formation de premier cycle.

Résultats : Sur les 110 directeurs, 96 (87 %) ont répondu. Sur les 92 qui ont coté les diverses pratiques de notation, 35 (38 %) préféraient un système de notation numérique, 26 (28 %) un système de notation alphabétique, 23 (25 %) un système spécialisation/réussite/échec et 8 (9 %) un système réussite/échec. La plupart des répondants de chaque faculté préconisaient un système de notation plus différentiel que celui qu'on utilisait dans leur établissement. L'entrevue personnelle était considérée comme le moyen de sélection le plus important par 80 (83 %) des répondants et 16 (17 %) seulement considéraient la lettre du doyen comme très utile.

Conclusions : Les directeurs de programme ont accordé une plus grande valeur à un système de notation numérique ou à un autre système plus différentiel qu'au système réussite/échec. Même si le système de notation n'offre qu'un seul type de moyen de sélection, il faut se demander s'il devrait y avoir une politique de notation uniforme applicable à tous les étudiants du Canada.

CMAJ October 1, 1995 (vol 153, no 7) / JAMC le 1er octobre 1995 (vol 153, no 7)