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Accueil > Responsabilité et Transparence > AIPRP > Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2007-2008

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Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2007-2008

Table des matières

Avant-propos

Partie I : Contexte

  1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

  1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
  2. Sommaire des activités et faits saillants
  3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
  4. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances
  5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait)

Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, articles 8 et 9 (Extrait)

Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels


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Avant-propos

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre P-21) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, d'autres le 1er avril 2007 et d'autres encore le 1er septembre 2007.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux personnes de consulter les renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve, de certaines exceptions précises et limitées. La Loi accorde aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, de même que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige qu'à la fin de chaque exercice, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral établisse, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de la Loi dans son institution.

Le présent rapport annuel donne un résumé de la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2007-2008.

Autres exemplaires

On peut se procurer d'autres exemplaires de ce rapport à l'adresse suivante :

Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 5C1
11, rue Laurier
Gatineau (Québec)
K1A 0S5

Téléphone : 819-956-1820
Télécopieur : 819-994-2119

Partie I : Contexte

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

TPSGC est le principal fournisseur de services communs et centraux du gouvernement du Canada. Nous appuyons les activités quotidiennes de 125 ministères et organismes fédéraux, et administrons les prescriptions de 19 lois du Parlement et les exigences des politiques correspondantes. Les priorités du gouvernement et la demande de services de nos ministères et organismes clients influent sur notre contexte opérationnel.

TPSGC dépense environ 5,2 milliards de dollars annuellement et emploie environ 13 000 personnes. Nous offrons toute une gamme de services, comme l'achat de biens et de services ainsi que la gestion des locaux et du portefeuille immobilier du gouvernement, y compris la restauration des édifices du Parlement. Le Ministère assure également la prestation des services de paye et de rémunération, de technologie de l'information (TI), de sécurité industrielle et de vérification, ainsi que des services linguistiques.

TPSGC vise deux résultats stratégiques : des services de qualité et une saine intendance. En mettant l'accent sur des services de qualité et une saine intendance, nous contribuons directement et indirectement à l'atteinte des résultats stratégiques du gouvernement du Canada dans les quatre secteurs suivants : les affaires économiques, les affaires sociales, les affaires internationales et les affaires gouvernementales.

Pour mieux tenir compte de l'approche adoptée par TPSGC pour la prestation de services et de sa structure organisationnelle, les activités de programme qui supportent nos résultats stratégiques ont été regroupées de façon à faire ressortir nos domaines de prestation de services clés :

  • Biens immobiliers;
  • Approvisionnements;
  • Technologie de l'information;
  • Receveur général et rémunération;
  • Conseils, Information et Services partagés;
  • Intégration des affaires;
  • Organismes de services spéciaux
    • Services de vérification Canada
    • Bureau de la traduction
  • Écologisation des opérations gouvernementales; et
  • Gestion ministérielle.

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Partie II : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Direction de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ainsi que pour les deux organismes de services spéciaux, et le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de TPSGC est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé, et la directrice de l'AIPRP et les gestionnaires de la Gestion de risque et de la Qualité détiennent les pleins pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l'exception de l'alinéa 8(2) m) de la Loi. Le chef, Renseignements personnels et politiques détient une délégation de pouvoirs limitée en vertu du paragraphe 14 a) (cas dans lesquels aucun document pertinent ne peut être fourni) et de l'article 15 de la Loi (prorogation du délai).

Un extrait de la délégation de pouvoirs approuvée par le ministre de TPSGC se trouve à l'annexe A.

Le directeur de la Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs administratifs en vertu de l'alinéa 8(2) e) de la Loi pour ce qui est de l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Une telle disposition permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques.

1.2 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

La directrice de l'AIPRP relève directement du directeur général du Secrétariat exécutif, qui relève lui-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications.

Les responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP sont les suivantes :

  • gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que du règlement, des directives et des lignes directrices pertinentes;
  • préparer, rédiger et publier des politiques, des procédures, des normes et des lignes directrices ministérielles en matière de protection des renseignements personnels;
  • préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et son règlement;
  • examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications;
  • défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada;
  • aider les gestionnaires et les employés du Ministère dans le cadre des enquêtes et veiller à ce que les documents de l'institution soient mis à la disposition du Commissariat à la protection de la vie privée si cela se révèle nécessaire dans le cadre des enquêtes sur les plaintes;
  • coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et de ses fonds de renseignements en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Conseil du Trésor;
  • présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 71(1) e) de la Loi;
  • exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux;
  • prévenir le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de toute initiative ou de toute question qui touche la Loi sur la protection des renseignements personnels ou une de ses dispositions, ou qui risque d'entraver la protection de la vie privée des Canadiens et des Canadiennes, et ce, suffisamment tôt pour permettre au Commissaire de vérifier de quoi il s'agit et d'examiner les problèmes. Sont visés par cette exigence :
    1. les nouveaux programmes de couplage des données; une copie de l'évaluation ministérielle du programme doit être envoyée au Commissaire au moins 60 jours avant sa mise en oeuvre;
    2. l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels d'une manière correspondant aux motifs pour lesquels l'information a été obtenue ou compilée, lorsque cette utilisation n'est pas mentionnée dans Info Source;
    3. l'élaboration de lois ou de règlements ayant une incidence sur la protection des renseignements personnels avant que les documents soient soumis pour approbation au gouverneur en conseil, ou, lorsque cela s'applique, avant l'approbation des règlements ministériels;
    4. la divulgation pour des raisons d'intérêt public, en vertu de l'alinéa 8(2) m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, avant la communication ou, si cela se révèle impossible, au moment de la communication;
    5. les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), à un moment jugé raisonnable avant la mise en oeuvre de l'initiative, du programme ou du service;
    6. toute infraction ou violation soupçonnée ou réelle par rapport aux règles de sécurité en matière de renseignements personnels; de telles infractions doivent être rapportées sans tarder.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur général ou d'un directeur général régional) qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.


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1.3 Politiques et procédures
1.3.1 Politiques ministérielles

La politique ministérielle 002 fait le lien avec la délégation des pouvoirs en matière de protection des renseignements personnels, et présente des définitions et une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. On a rédigé une annexe à la politique qui porte sur l'attribution administrative des pouvoirs ainsi que sur les procédures et lignes directrices ministérielles concernant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les alinéas 8(2) j) et 8(2) m) de la Loi restent délégués parle ministre, conformément à l'article 73 de la Loi. La politique sera mise à jour au cours de l'exercice 2008-2009 afin de refléter les modifications apportées à la suite du renouvellement des politiques de l'AIPRP du SCT.

La politique ministérielle 014 définit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et privés sur les lieux de travail.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels, de telle sorte que tous les employés sont au courant de leurs responsabilités à cet égard. Les employés sont notamment informés qu'ils doivent consigner toutes les utilisations et les divulgations de renseignements personnels et en rendre compte en documentant toutes les activités ayant trait à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents dans les dossiers ministériels officiels.

Les centres de responsabilité sont invités à consulter la Direction de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des doutes sur les règles à appliquer pour la conservation et le retrait de renseignements personnels.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

  • faire connaître la Loi sur la protection des renseignements personnels et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
  • exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC; et
  • établir des normes et des lignes directrices nationales pour le traitement centralisé des demandes.
1.3.3 Procédures administratives à la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a élaboré un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP qu'elle met à jour régulièrement.


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2. Sommaire des activités et faits saillants

Le temps consacré par le personnel de la Direction de l'AIPRP aux questions de protection des renseignements personnels, y compris l'offre de conseils, était semblable au temps qui y a été consacré pendant le dernier l'exercice.

2.1 Comités

En tant que membre du Groupe de travail interministériel sur l'AIPRP, présidé par le SCT, la Direction de l'AIPRP de TPSGC a participé, au cours de l'exercice 2007-2008, à l'élaboration de la Politique révisée sur la protection des renseignements personnels et de la Directive sur le numéro d'assurance sociale (NAS). Le renouvellement de l'ensemble des politiques sur l'AIPRP se poursuivra au cours des deux prochaines années.

La Direction de l'AIPRP est représentée au sein d'un comité ministériel, le Groupe de travail sur les analyses informatiques judiciaires, présidé par la Direction générale des services d'infotechnologie, lorsqu'on a besoin de conseils pour élaborer un processus/protocole afin de s'assurer que faits recueillis au cours d'une enquête sont préservés de façon à ce qu'ils puissent être admissibles devant le tribunal.

2.2 Séances d'information

Au cours du dernier exercice, il n'y a pas eu de présentations sur la protection des renseignements personnels. Cependant, un aperçu sur la protection des renseignements personnels est habituellement incorporé aux séances d'information sur l'AIPRP. Celles-ci sont incluses dans le rapport sur la Loi sur l'accès à l'information.

Une séance de formation de groupe sur l'Info Source a été donnée et 14 réunions individuelles ont aussi été tenues avec 42 coordonnateurs ministériels de l'Info Source, des gestionnaires et des employé(e)s afin de les conseiller et les guider sur les exigences du SCT concernant les fichiers de renseignements personnels.


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2.3 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
2.3.1 Fichiers de renseignements personnels (FRP)

La Direction de l'AIPRP doit être prévenue lorsque des renseignements personnels contenus dans un FRP sont utilisés ou communiqués aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par le Ministère, mais que cet usage ne figure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.

Un FRP a été enregistré auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor en 2007-2008.

  • TPSGC PCU 606 - Certificats de l'Infrastructure à clé publique (ICP) du gouvernement du Canada.

La Direction de l'AIPRP a continué à travailler en collaboration avec le SCT et les directions générales de TPSGC à l'élaboration des FRP nouveaux et révisés suivants :

Fichiers centraux (grand public)

  • TPSGC PCU 603 - Services d'information téléphonique du centre de renseignements du Canada
  • TPSGC PCU 604 - Demandes de publication et listes de diffusion du gouvernement du Canada
  • TPSGC PCU 705 - Systèmes de traitement de la paye de la fonction publique
  • TPSGC PCU 707 - Services de répertoire

Fichier centraux (employés)

  • TPSGC PCE 702 - Banque de données sur les pensions de la fonction publique
  • TPSGC PCE 706 - Services de voyage partagés

Fichiers particuliers (grand public)

  • TPSGC PCU 050 - Données d'appels téléphoniques
  • TPSGC PCU 090 - Remboursement des chèques
  • TPSGC PCU 095 - Paiement de factures et dossiers d'archivage des images
  • TPSGC PCU 110 - Centre de services à la clientèle de la Voie de communication protégée (annulé)
  • TPSGC PCU 125 - Registre des biens saisis
  • TPSGC PCU 136 - Retours électroniques
  • TPSGC PCU 151 - Services de bibliothèque

Fichiers particuliers (employés)

  • TPSGC PPE 840 - Résolution informelle des conflits
  • TPSGC PPE 845 - Programme de perfectionnement des employés du groupe CS
  • TPSGC PPE 850 - Système intégré d'information du Bureau de la traduction

Fichiers ordinaires (grand public)

  • TPSGC PSU 912 - Contrats
  • TPSGC PSU 917 - Contrôle de sécurité du personnel
2.3.2 Fichiers inconsultables

TPSGC ne tient pas de fichiers inconsultables.


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2.3.3 Formulaires ministériels

La politique ministérielle 061 (Gestion des formulaires) stipule que tous les formulaires nouveaux et révisés qui servent à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP qui s'assure que de leur conformité aux exigences imposées par les lois et les politiques. Au cours de l'exercice 2007-2008, 20 demandes ont été présentées en vue d'un examen de la conformité et de la rédaction d'un énoncé de confidentialité sur la protection des renseignements personnels.

2.3.4 Communication en vertu de l'alinéa 8(2) e) de la Loi

Le Ministère a traité 14 demandes de communication de renseignements personnels à des organismes d'enquête en 2007-2008.

Une copie de toutes les demandes reçues en vertu de l'alinéa (2) e) ainsi qu'une consignation des renseignements communiqués en réponse à la demande doivent être conservées conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.3.5 Communication en vertu d'autres alinéas du paragraphe 8(2) de la Loi

Au cours de l'exercice 2007-2008, TPSGC a communiqué des renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2) a), 8(2) b), 8(2) c) et 8(2) f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n'y a eu aucune communication en vertu des alinéas 8(2) g) et 8(2) m) de la Loi.

Conformément au paragraphe 9(1) de la Loi, le Ministère conserve un relevé des cas d'usage ou des fins auxquelles les renseignements ont été communiqués par l'institution si ceux-ci ne sont pas mentionnés parmi les usages et les fins énumérés dans le fichier de renseignements personnels pertinent.

À titre de référence, un extrait de la Loi sur la protection de renseignements personnels (articles 8 et 9) se trouve à l'annexe B.

2.3.6 Activités de couplage et de partage des données

Les activités de couplage et de partage des données suivantes ont été entreprises en 2007-2008.

Usage et entreposage du numéro d'assurance social (NAS) à des fins d'administration des régimes de pension

Au cours de l'exercice 2007-2008, TPSGC a travaillé étroitement avec le SCT à une proposition afin d'autoriser l'utilisation du NAS à des fins d'administration des régimes de pension. L'utilisation du NAS est nécessaire pour administrer les exigences légales du Régime de pension de la fonction publique, du Régime de pension de retraite des Forces canadiennes et du Régime de pension de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Les personnes ne peuvent contribuer qu'à un maximum de 35 ans pour les trois régimes, et qu'à un seul régime à la fois pour toute période de service. Un protocole d'entente entre TPSGC, la Défense nationale et la GRC a été préparé et soumis pour examen au SCT.

Protocoles d'entente sur la sécurité industrielle avec les pays étrangers

La Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale est chargée de négocier les protocoles d'ententes sur la sécurité industrielle avec les pays étrangers. Deux ébauches d'annexes (partage de renseignements protégés A et protégés B) ont été préparées et elles seront présentées à divers intervenants pour qu'ils les examinent, décèlent les préoccupations sur le plan de la protection de la vie privée, et fassent des recommandations pertinentes. Cette initiative se poursuivra en 2008-2009.


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3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la politique sur les ÉFVP, entrée en vigueur le 2 mai 2002. La politique vise à permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un projet de prestation d'un programme ou d'un service comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels (définition dans la Loi sur la protection des renseignements personnels) est conforme aux principes en vigueur en matière de protection des renseignements personnels et à aider les agents à éviter ou à atténuer tout risque identifiable d'atteinte à cette protection.

La Direction de l'AIPRP a établi un cadre ministériel pour les ÉFVP et élaboré l'ébauche d'une politique ministérielle d'ÉFVP qui donne un aperçu clair du processus d'examen et d'approbation au sein de TPSGC, ainsi que des rôles et des responsabilités des intervenants. Les gestionnaires ont respecté le cadre et l'ébauche de politique lorsqu'ils ont effectué des ÉFVP.

Le personnel de la Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de TPSGC tout au long du processus d'ÉFVP; il doit notamment examiner les ébauches et les versions définitives des rapports d'ÉFVP et assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Des ÉFVP sont nécessaires lorsqu'un programme ou un service est confié au secteur privé. Pour l'instant, lorsque le personnel de l'unité des Services juridiques de TPSGC examine des conditions contractuelles, il demande aux agents de négociation des marchés de communiquer avec la Direction de l'AIPRP pour savoir si une ÉFVP est nécessaire. À la Direction de l'AIPRP, on leur répond de vérifier auprès de leurs ministères clients et on donne le nom de la personne responsable de l'AIPRP dans ces ministères. La Direction de l'AIPRP de TPSGC indique aussi s'il est nécessaire d'inclure les dispositions sur la sécurité et la protection des renseignements personnels dans les documents sur les achats.

La Direction de l'AIPRP, de concert avec la Direction générale des services d'infotechnologie, a lancé son site Web en janvier 2005. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes. Les résumés des résultats des rapports d'ÉFVP produits par TPSGC sont disponibles sur ce site.

En 2007-2008, la Direction de l'AIPRP a participé à plusieurs initiatives ministérielles qui ont nécessité l'élaboration d'ÉFVP et d'ÉFVP préliminaires (ÉFVPP).

Tableau I
ÉFVP et ÉFVPP
Période de référence ÉFVP1 ÉFVPP
Non réglées
au cours
d'années
antérieures		 Commen-
cées		 Complé-
tées		 Annulées
ou
Reportées		 Reportées
à l'exercice
suivant
2005-2006 11 10 8 0 13 9
2006-2007 13 0 0 0 13 4
2007-2008 13 1 2 6 6 0
3.1 ÉFVP terminées

Les ÉFVP suivantes ont été complétées et envoyées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au cours de l'exercice 2007-2008.

  • Applications Web de la rémunération (AWR) - Deuxième version
  • Système de suivi de la correspondance du ministre et du sous-ministre (CCM Mercury)
3.2 ÉFVP annulées ou reportées

Les ÉFVP pour les projets suivants ont été annulées ou reportées à cause de restrictions budgétaires, parce que les initiatives ne seront pas poursuivies ou parce que les applications ont été abandonnées.

  • Harmonisation du Programme des marchandises contrôlées et du Programme de la sécurité industrielle
  • Application Web libre-service pour la LPFP
  • Archives centrales du Bureau de la traduction
  • Protocole de transfert de fichiers du Bureau de la traduction
  • Intranet, Extranet et Internet du Bureau de la traduction
  • Site de formation du Bureau de la traduction

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3.3 ÉFVP en cours

Les ÉFVP suivantes, commencées en 2007-2008 et pendant des exercices précédents, étaient encore en cours de traitement à la fin de la période visée par ce rapport :

  • Services de gestion d'accès et d'identité (SGAI) - Version 2
  • Site Internet des publications du Gouvernement du Canada (précédemment intitulé Librairie électronique)
  • Programme de passeport d'écocivisme
  • Formulaires électroniques sécurisés
  • Initiative des services de voyage partagés (ISVP) - Version 3
  • Termium Plus du Bureau de la traduction
3.4 ÉFVP préliminaires (ÉFVPP) en cours

Lorsqu'on ne dispose pas encore des renseignements nécessaires pour réaliser une évaluation détaillée, on peut faire une ÉFVPP. Dans des cas exceptionnels, on peut aussi effectuer une ÉFVPP (plutôt qu'une ÉFVP complète), si l'initiative proposée ne semble pas soulever de préoccupations en ce qui a trait à la protection de la vie privée.

Il n'y a pas eu de nouvelles ÉFVPP au cours de l'exercice 2007-2008.

Les ÉFVPP suivantes, qui avaient été entreprises au cours des exercices précédents, ont été complétées en 2007-2008 :

  • Modèle d'authentification d'activités communes et de délégation
  • Projet « eContact »
  • Base électronique d'information sur les tarifs d'expédition et formulaire électronique (« e-Frisbee »)
  • Marché en direct du gouvernement du Canada
  • Centre de protection de l'information
  • Voie de communication protégée, validation du principe (Québec)
  • Voie de communication protégée, Service d'acheminement des messages protégés

Les ÉFVPP suivantes étaient toujours en cours à la fin de l'exercice :

  • Environnement d'hébergement
  • Services de sécurité pour la Voie de communication protégée
  • Formulaires électroniques protégés

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4. Rapport statistique : Interprétation et explication des tendances

4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Habituellement, à TPSGC, on traite les demandes de façon officielle lorsque les renseignements sont sensibles et pourraient faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception aux termes des articles de 18 à 28, 69 et 70 de la Loi.

En 2007-2008, 67 demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection desrenseignements personnels. La majorité des demandes portaient sur les cotes de sécurité (20 p. 100), les relations de travail et les enquêtes (18 p. 100), la pension et la paye (16 p. 100), et d'autres documents reliés à l'emploi (13 p. 100). Les autres demandes visaient de la correspondance et d'autres renseignements personnels concernant les requérants (33 p. 100).

TPSGC a connu une diminution de 6 p. 100 du nombre total de demandes de renseignements personnels reçues par rapport à l'exercice précédent.

Tableau II
Tendances dans le traitement des demandes de renseignements personnels
Période de référence Demandes en suspens Demandes reçues Demandes complétées Demande
reportées
2005-2006 4 62 64 2
2006-2007 2 71 67 6
2007-2008 6 67 67 6
4.1.1 Consultations interministérielles

En plus des demandes de renseignements personnels reçues par TPSGC, 10 institutions fédérales ont consulté le Ministère concernant la communication de renseignements dans 13 cas différents. Ces consultations ne paraissent pas dans les tableaux statistiques de l'annexe C, mais elles ont représenté 23 p. 100 du nombre total de cas traités par la Direction de l'AIPRP

4.1.2 Examen informel des documents

Les requérants peuvent généralement avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent de façon non officielle en communiquant avec le gestionnaire du secteur de programme dont relèvent les documents. Lorsque c'est le cas, la Direction de l'AIPRP fournit de l'aide et des conseils en fonction des besoins.

Bien que ces chiffres ne paraissent pas dans les tableaux statistiques à l'annexe C, sept demandes ont été présentées par la direction au cours de l'exercice en vue d'un examen non officiel des documents avant leur communication proactive aux personnes visées. En tout, 715 pages ont été examinées et ont fait l'objet d'une recommandation en vue d'une communication non officielle.


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4.2 Disposition à l'égard les demandes complétées

Parmi les 73 demandes traitées, 67 (92 p. 100) ont été réglées en 2007-2008. Les six autres demandes (8 p. 100) n'étaient pas encore réglées au 31 mars 2008.

Si l'on ne tient compte que des demandes que le Ministère a pu compléter, l'information a été communiquée, en tout ou en partie, dans 72 p. 100 des cas.

Les demandes réglées appartiennent aux catégories suivantes :

4.2.1 Communication totale

Dans 21 des 67 cas complétés (31 p. 100), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents.

4.2.2 Communication partielle

Dans 27 cas (40 p. 100), les requérants ont eu accès à une partie des documents.

4.2.3 Aucune communication (exception/exclusion en totalité)

Il n'y a pas eu de demandes pour lesquelles on n'a communiqué aucun renseignement (exception ou exclusion).

4.2.4 Traitement impossible

Après un examen initial, 12 demandes (18 p. 100) n'ont pu être traitées par le Ministère. Dans la plupart des cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document pertinent à la demande.

4.2.5 Abandon de la demande

Des demandes complétées, cinq ont été considérées comme abandonnées (8 p. 100). Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

4.2.6 Transmission de la demande

Bien que la Loi ne prévoit pas de transmission d'une demande, deux demandes (3 p. 100) ont été transmises avec le consentement du requérant et l'accord de l'institution qui était davantage concernée.

4.3 Motifs d'exception invoqués

Le droit d'une personne de consulter les renseignements personnels qui la concernent aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels est limité par un certain nombre d'exceptions énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

L'annexe C présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Comme l'annexe C l'indique, la plupart des motifs d'exception ont été invoqués en vertu de l'article 26 de la Loi (Renseignements concernant un autre individu).


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4.4 Motifs d'exclusion invoqués

Les articles 69 et 70 de la Loi stipulent que celle-ci ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada, ainsi qu'aux documents considérés comme des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.

Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe C indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Aucun motif d'exclusion n'a été invoqué en rapport avec les demandes de renseignements personnels.

4.5 Prorogations de délai

Des délais ont été prorogés dans 19 cas. Dans trois cas, on a dû consulter d'autres ministères fédéraux. Dans les 16 autres cas, le respect des délais fixés aurait eu une incidence importante sur le déroulement des activités de l'organisation.

4.6 Délais de traitement

Quarante-quatre demandes (66 p. 100) ont été complétées dans les 30 premiers jours suivant leur réception par le Ministère, 12 (18 p. 100) ont été complétées dans un délai de 31à 60 jours, et cinq (7 p. 100) ont été complétées entre 61 et 120 jours après la date de réception de la demande par le Ministère. Le traitement des six autres demandes (9 p. 100) a exigé plus de 120 jours.

4.7 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

4.8 Mode de consultation

Des copies de documents ont été remises en réponse à 48 demandes (72 p. 100). On ne compte dans cette catégorie que les demandes pour lesquelles on a communiqué la totalité ou une partie de l'information.

4.9 Corrections et mentions

Aucune demande n'a été reçue pour la correction des renseignements personnels et l'information a été corrigée, ou pour qu'une mention soit mise au dossier.

4.10 Coûts

Les salaires liés aux questions touchant la protection des renseignements personnels se sont élevés à 221 270 $ et les frais de fonctionnement et d'entretien ont été de 87 359 $; le tout s'élève donc à 308 629 $. Le nombre d'équivalents temps plein utilisé a été de 3,2.


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5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau III indique le nombre de plaintes adressées à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.

Tableau III
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Période de référence Plaintes Demandes de révision judiciaire
2005-2006 7 0
2006-2007 2 0
2007-2008 2 1
5.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée Canada

Au cours de l'exercice 2007-2008, la Direction de l'AIPRP n'a constaté aucun changement au nombre de plaintes présentées à la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Les deux plaintes présentées au Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'exercice concernaient le retard à répondre au requérant.

Trois enquêtes ont été effectuées relativement à des plaintes reçues par TPSGC au cours de l'exercice et d'exercices précédents. Deux des plaintes ont été résolues à la satisfaction du requérant, et l'autre a été réglée en cours d'enquête. Deux plaintes étaient toujours en cours d'enquête à la fin de l'exercice.

5.2 Demandes de révision judiciaire

Une demande a été présentée à la Cour fédérale du Canada pour une révision judiciaire.

Numéro de dossier de la Cour fédérale T-1314-07 : Le requérant a présenté une demande de révision judiciaire à la Cour fédérale parce que TPSGC n'avait pas fourni les renseignements personnels demandés dans les délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les documents ont été communiqués au requérant en septembre 2007 et la demande a été abandonnée.

Annexe A : Délégation de pouvoirs (Extrait)

Pour de l'information sur l'annexe A : Délégation de pouvoirs (Extrait),
voir Annexe A : Délégation de Pouvoirs (Extrait).


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Annexe B : Loi sur la protection des renseignements personnels, Articles 8 et 9 (Extrait)

Communication des renseignements personnels

8. (1) Les renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l'individu qu'ils concernent, que conformément au présent article.

Cas d'autorisation

(2) Sous réserve d'autres lois fédérales, la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée dans les cas suivants :

  1. communication aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l'institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins;
  2. communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication;
  3. communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements;
  4. communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral;
  5. communication à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés;
  6. communication aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada ou l'un de ses organismes et, d'autre part, le gouvernement d'une province ou d'un État étranger, une organisation internationale d'États ou de gouvernements, le conseil de la première nation de Westbank, le conseil de la première nation participante — au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d'éducation en Colombie-Britannique — ou l'un de leurs organismes, en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites;
  7. communication à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème;
  8. communication pour vérification interne au personnel de l'institution ou pour vérification comptable au bureau du contrôleur général ou à toute personne ou tout organisme déterminé par règlement;
  9. communication à Bibliothèque et Archives du Canada pour dépôt;
  10. communication à toute personne ou à tout organisme, pour des travaux de recherche ou de statistique, pourvu que soient réalisées les deux conditions suivantes :
    1. le responsable de l'institution est convaincu que les fins auxquelles les renseignements sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent,
    2. la personne ou l'organisme s'engagent par écrit auprès du responsable de l'institution à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent;
  11. communication à tout gouvernement autochtone, association d'autochtones, bande d'Indiens, institution fédérale ou subdivision de celle-ci, ou à leur représentant, en vue de l'établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs;
  12. communication à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de recouvrer ou d'acquitter la créance;
  13. communication à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution :
    1. des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée,
    2. l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

Communications par Bibliothèque et Archives du Canada

(3) Sous réserve des autres lois fédérales, les renseignements personnels qui relèvent de Bibliothèque et Archives du Canada et qui y ont été versés pour dépôt ou à des fins historiques par une institution fédérale peuvent être communiqués conformément aux règlements pour des travaux de recherche ou de statistique.

Copie des demandes faites en vertu de l'alinéa (2) e)

(4) Le responsable d'une institution fédérale conserve, pendant la période prévue par les règlements, une copie des demandes reçues par l'institution en vertu de l'alinéa (2) e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués et, sur demande, met cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée.

Relevé des cas d'usage

9. (1) Le responsable d'une institution fédérale fait un relevé des cas d'usage, par son institution, de renseignements personnels versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que des usages ou fins auxquels ils ont été communiqués par son institution si ceux-ci ne figurent pas parmi les usages et fins énumérés dans le répertoire prévu au paragraphe 11(1), en vertu du sous-alinéa 11(1) a)(iv) et du paragraphe 11(2); il joint le relevé aux renseignements personnels.


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Annexe C : Rapport statistique - Loi sur la protection
des renseignements personnels

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Institution : TRAVAUX PUBLICS ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX CANADA
Période visée par le rapport : 4/1/2007 à 3/31/2008

I. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 67
En suspens depuis la période antérieure : 6

TOTAL : 73

Traitées pendant la période visée par le rapport : 67
Traitées pendant la période visée par le rapport : 6

II. Disposition à l'égard des demandes traitées

  1. Communication totale : 21
  2. Communication partielle : 27
  3. Aucune communication (exclusion) : 0
  4. Aucune communication (exemption) : 0
  5. Traitement impossible : 12
  6. Abandon de la demande : 5
  7. Transmission : 2

TOTAL : 67


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III. Exceptions invoquées

Exemptions Nombres
S.
Art. 18(2) 		0
S.
Art. 19(1)(a) 		0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
S.
Art. 20		 0
S.
Art. 21		 0
S.
Art. 22(1)(a)		 1
(b) 1
(c) 0
S.
Art. 22(2)		 0
S.
Art. 23(a)		 0
(b) 0
S.
Art. 24		 0
S.
Art. 25		 0
S.
Art. 26		 16
S.
Art. 27		 8
S.
Art. 28		 0

IV. Exclusions citées

Exclusions Nombres
S.
Art. 69(1)(a) 		0
(b) 0
S.
Art. 70(1)(a)		 0
(b) 0
(c) 0
(d) 0
(e) 0
(f) 0

V. Délai de traitement

  • 30 jours ou moins : 44
  • De 31 à 60 jours : 12
  • De 61 à 120 jours : 5
  • 121 jours et plus : 6

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VI. Prorogations des délais

30 jours ou moins

  • Interruption des opérations : 16
  • Consultation : 3
  • Traduction : 0

TOTAL : 19

31 jours ou plus

  • Interruption des opérations : 0
  • Consultation : 0
  • Traduction : 0

TOTAL : 0

VII. Traduction

Traductions demandées : 0

  • Traductions préparées
    • De l'anglais au français : 0
    • Du français à l'anglais : 0

VIII. Méthode de communication

  • Copies de l'original : 48
  • Examen de l'original : 0
  • Copies et examen : 0

IX. Corrections et mention

  • Corrections demandées : 0
  • Corrections effectuées : 0
  • Mention annexée : 0

X. Coûts

Financiers (raisons)
  • Traitement : 221,270 $
  • Administration (fonctionnement et maintien) : 87,359 $
  • TOTAL : 308,629 $
Années-personnes utilisées (raisons)
  • Années-personnes (nombre décimal) : 3.2

1 Le nombre d'ÉFVP et d'ÉFVPP pour 2005-2006 et 2006-2007 a été révisé pour refléter les ÉFVP qui ont été changées en ÉFVPP. (Retour à la note 1)

Date de modification : 2012-06-18

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