Conseil consultatif sur la gestion de projets

Mandat

Date de rédaction – 25 septembre 2008
Date de mise à jour – le 10 octobre 2012

• Contexte
• Introduction
• Mandat
• Portée des activités
• Composition
• Rôles et responsabilités
• Fréquence et moment des réunions
• Mise à jour du mandat

Contexte

1. Dans la foulée de l'évaluation de la conformité de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à la Ronde V du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), effectuée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le sous-ministre a demandé à chaque sous-ministre adjoint de signer un protocole d'entente sur le CRG. L'élément de gestion 15 vise à faciliter la collaboration en vue de respecter les exigences de la nouvelle version de la Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor, en vigueur depuis 2007. Conformément à la Politique, les ministères doivent disposer d'une capacité adéquate en gestion de projets, en fonction de la complexité des projets et des risques qui y sont associés. De plus, les ministères doivent appliquer les processus décisionnels tout au long des projets. Ces exigences permettront d'optimiser les ressources et d'assurer une saine intendance des projets ainsi que d'en faire la preuve. Une capacité adéquate garantira également une contribution optimale à l'accomplissement de résultats liés aux programmes, sur les plans organisationnel, horizontal et gouvernemental.

Introduction

2. En décembre 2010, TPSGC a approuvé la Politique relative au Système national de gestion de projet (SNGP). Ce faisant, le Ministère a élargi l'application du SNGP afin qu'elle s'applique non seulement aux projets immobiliers mais également aux projets opérationnels appuyés par les technologies de l'information ainsi qu'à d'autres projets, dans le but d'assurer une approche normalisée de gestion de projet à l'échelle du Ministère. La Politique repose sur le cadre du Conseil du Trésor (CT) et sur le processus des points de contrôle. En favorisant le partage des pratiques exemplaires et des leçons apprises, la Politique contribue à améliorer les pratiques en matière de gestion de projet. Le Ministère utilise le cadre de surveillance du rendement de son Plan d'investissement intégré nouvellement approuvé pour suivre de près la conformité à la Politique.

3. En juillet 2011, le CT a approuvé le premier Plan d'investissement intégré de TPSGC. Ainsi, TPSGC comptait parmi les quelques ministères à disposer d'un tel plan approuvé par le CT. Le Plan d'investissement intégré veille à ce que les investissements de TPSGC soient harmonisés avec les priorités gouvernementales et ministérielles, en plus d'être gérées de manière intègre et abordable par le biais de la structure de gouvernance établie. Les ministres du CT ont également approuvé l'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet de TPSGC comme étant de catégorie 3.

Mandat

4. Le Conseil consultatif sur la gestion du projet de TPSGC facilitera la collaboration entre les directions générales afin d'atteindre les objectifs suivants :

1. renforcer la capacité de gestion de projets du Ministère;
2. communiquer les pratiques exemplaires, accroître l'uniformité des procédures, des outils, des documents relatifs aux projets et examiner les pratiques se rapportant à ces derniers;
3. élaborer et maintenir un cadre de gestion de projet du SNGP de TPSGC afin de garantir l'utilisation systématique des outils de gestion de projets au sein du Ministère en vue d'assurer le suivi de l'avancement, des dépenses et des risques associés aux projets, ce qui permet de satisfaire aux exigences de la politique sur la gestion des projets du SCT;
4. faciliter et communiquer les résultats et les leçons apprises, y compris les résultats de la collaboration entre la Direction générale des biens immobiliers et le SCT dans le cadre d'une simulation de la mise en œuvre de la Politique sur la gestion des projets;
5. examiner les méthodes de gestion de projets pour garantir que les jalons sont atteints en temps opportun;
6. explorer des approches de gestion de projets innovatrices.

Portée des activités

5. Le cadre suivant est utilisé pour établir le plan de travail du Conseil et les domaines prioritaires. Les questions présentées au Conseil doivent être clairement liées à ces catégories afin de pouvoir facilement fournir un contexte pour ces éléments.

6. Les membres du Conseil réaliseront notamment les activités suivantes :

1. échange de pratiques exemplaires et de pratiques liées aux projets en vue d'uniformiser davantage les procédures du SNGP;
2. repérage des ressemblances entre les différents processus de prestation de services en appui à la réalisation d'initiatives de transformation;
3. examen et recommandation de démarches pour systématiser l'utilisation des outils de gestion de projets du SNGP du Ministère, qui servent à surveiller l'état d'avancement, les dépenses et les risques liés aux projets, dans le but de développer et d'établir un cadre de pratiques de gestion de projets au sein du Ministère. Au minimum, les pratiques doivent inclure :
   1. l'établissement de démarches qui garantiront des liens clairs entre le volume d'activités en matière de projets et la planification de la capacité des directions générales et du Ministère;
   2. l'établissement d'une démarche visant à identifier les personnes possédant les compétences adéquates;
   3. des démarches pour garantir que les jalons sont atteints en temps opportun.
4. coordination et préparation des réponses de TPSGC relatives au progrès des documents et une preuve appuyant les préparatifs de TPSGC pour l'évaluation annuelle du CRG portant sur la gestion de projets de la composante de gestion 15;
5. facilitation des préparations continues de TPSGC pour l'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet et surveillance des progrès au moins une fois par année;
6. coordination et préparation des réponses de TPSGC visant à documenter les progrès et à fournir des preuves au SCT tous les trois ans pour l'Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet;
7. examen de la formation normalisée sur la gestion de projets et recommandations de formation devant être offerte au personnel par les Directions générales, y compris la formation offerte par l'École de la fonction publique du Canada.

Composition

7. Coprésidents

Proviennent de la Direction générale des Biens immobiliers, Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, et de la Direction générale des services d'infotechnologie, le Bureau d'exécution des projets

8. Représentation des directions générales

• Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération (DGCGBR)
• Direction générale des approvisionnements (DGA)
• Direction générale des communications (DGC)
• Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques (DGSMPS)
• Direction générale de la surveillance (DGS)
• Direction générale des finances (DGF)
• Direction générale des ressources humaines (DGRH)
• Direction générale des services d'infotechnologie (DGSIT)
• Direction générale des services intégrés (DGSI)
• Direction générale de la Cité parlementaire (DGCP)
• Direction générale des biens immobiliers (DGBI)
• Bureau de la traduction (BT)

9. Secrétariat

• Direction générale des services d'infotechnologie – le Bureau d'exécution des projets

Rôles et responsabilités

10. Membres :

1. On s'attend des membres qu'ils mettent à profit leur expertise en la matière et fournissent en temps opportun leurs conseils sur la Politique.
2. Les membres doivent aussi assister à toutes les réunions prévues ou désigner un remplaçant compétent qui assumera les responsabilités du membre en titre, en donnant aux coprésidents un préavis suffisant.
3. Les membres doivent faire part aux non-membres des discussions tenues lors des réunions pour s'assurer d'obtenir la plus large contribution possible à l'élaboration des recommandations.
4. Dans la mise en œuvre des recommandations du Conseil dans leur propre secteur, les membres se réuniront pour faire part de leurs expériences pour aider à cerner les obstacles possibles aux initiatives proposées.

11. Coprésidents :

1. Établir le contenu et les résultats souhaités;
2. préparer, rassembler et distribuer le matériel;
3. établir l'ordre du jour;
4. déterminer les variations aux ordres du jour ou aux dates, tenir compte des facteurs internes ou externes y compris l'étendue des éléments de discussion à l'ordre du jour;
5. présenter l'ordre du jour et les procès-verbaux des dernières réunions aux fins d'approbation par les membres;
6. résumer les points et faire rédiger le procès-verbal;
7. examiner et approuver les procès-verbaux avant la distribution aux membres, en coordination avec le secrétariat;
8. mettre sur pied des groupes de travail, au besoin, pour analyser des questions et des propositions particulières;
9. présider et gérer les réunions.

12. Secrétariat :

1. S'assurer que les comptes rendus de décisions (CRD) et les procès-verbaux sont rangés dans un lieu commun, accessible à tous les membres, idéalement sur le site Intranet;
2. fixer le lieu et la date des réunions;
3. gérer tous les aspects logistiques des réunions;
4. distribuer l'ordre du jour lorsqu'il a été établi et approuvé par les coprésidents;
5. rédiger le procès-verbal pendant les réunions;
6. gérer l'ordre du jour;
7. rédiger l'ébauche du procès-verbal et du CRD pour les soumettre à l'examen et à l'approbation des présentateurs (au besoin) et des coprésidents avant la diffusion finale à tous les membres;
8. recevoir les points à l'ordre du jour et les documents à examiner devant le Conseil;
9. distribuer les documents des réunions à tous les membres, après leur approbation;
10. recevoir les mises à jour et les procès-verbaux des groupes de travail pour les acheminer aux membres par l'entremise du processus de distribution;
11. exercer diverses fonctions administratives relatives à la tenue des listes de membres, à la traduction des documents et à d'autres activités;
12. coordonner les prises de contact touchant l'analyse et la résolution des problèmes.

Fréquence et moment des réunions

13. Les réunions auront habituellement lieu une fois par mois. Les coprésidents peuvent, à leur discrétion, convoquer des réunions extraordinaires et annuler des réunions mensuelles.

14. Le procès-verbal des réunions sera présenté à la réunion suivante aux membres du Conseil, aux fins d'approbation.

Mise à jour du mandat

15. Le présent mandat sera passé en revue par les membres au moins une fois par année.