Lignes directrices en matière d'évaluation
1B4 Rapports de mise à jour
Objet
Les présentes lignes directrices visent à définir les exigences de la politique liée à la mise à jour des rapports d'évaluation existants.
1.0 Préface
1.1 Le gouvernement fédéral prend des décisions concernant l'achat, la location à bail, la mise en valeur, le transfert et l'expropriation de biens immobiliers en tenant compte, notamment, des évaluations immobilières. Celles-ci doivent donc être conformes aux normes élevées en matière de documentation, de rigueur et de justification.
1.2 Les organismes provinciaux, nationaux et internationaux d'évaluation immobilière ont adopté des normes professionnelles rigoureuses à l'intention de leurs membres. TPSGC a donc consulté les principaux organismes d'évaluateurs professionnels, et élaboré ses propres lignes directrices en matière d'évaluation immobilière, afin de les adapter au contenu minimum adopté par ces principaux organismes. Dans ce contexte, TPSGC a signé un protocole d'entente avec l'Institut canadien des évaluateurs et un autre protocole avec l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ).
1.3 TPSGC exige généralement un rapport narratif d'évaluation (1B1), un rapport d'évaluation narratif abrégé (1B2), un rapport d'évaluation formulaire (1B3) ou un rapport de mise à jour (1B4). La principale différence entre ces rapports est l'étendue de l'information et la profondeur de l'analyse qui sont propres à chacun de ces rapports.
2.0 Politiques
2.1 Lorsque l'évaluateur prépare un rapport de mise à jour, il doit, en plus de respecter les normes professionnelles diffusées par l'organisme dont il est membre, respecter les Politiques et les lignes directrices de TPSGC en matière d'évaluation décrites dans les sections 2.0 Politiques et 3.0 Lignes directrices de TPSGC en matière d'évaluation des présentes lignes directrices.saction conformément aux politiques du CT.
2.2 L'évaluateur doit présenter un rapport bien documenté et étayé de manière qu'il soit évident pour un lecteur impartial que les conclusions sont justes. Le contenu du rapport doit être présenté de façon aussi concise que possible pour que le lecteur puisse rapidement en prendre bonne connaissance.
2.3 L'évaluateur doit s'assurer que son évaluation est impartiale et objective, et qu'elle ne porte pas préjudice ou ne contribue pas à porter préjudice à autrui en se servant d'hypothèses subjectives ou fondées sur des stéréotypes.
2.4 Si, à la suite d'une entente préalable entre l'évaluateur et TPSGC, le contenu du rapport préparé par l'évaluateur ne respecte pas les exigences minimales de l'organisme dont il est membre, ce rapport est alors considéré comme une évaluation « limitée » ou « restreinte ». L'évaluateur doit indiquer clairement dans son rapport qu'il s'agit d'une évaluation « limitée » ou « restreinte » afin que le lecteur ne soit pas induit en erreur. Il doit également préciser dans ce rapport les raisons pour lesquelles il déroge aux exigences minimales habituelles en matière de contenu ainsi que les conséquences éventuelles de cette dérogation sur les conclusions finales du rapport en ce qui concerne la valeur des biens.
2.5 Si certains renseignements ne sont pas accessibles, que leur diffusion est restreinte en raison des lois ou qu'ils sont jugés confidentiels conformément aux contraintes liées à la protection des renseignements personnels, il faut alors indiquer clairement dans le rapport les raisons pour lesquelles ces renseignements sont exclus et les modalités selon lesquelles ils ont été vérifiés. Il faut également indiquer que l'information se rapporte à une transaction sans lien de dépendance. Le client doit pouvoir consulter toute l'information dans le dossier de l'évaluateur.
2.6 Le gouvernement fédéral doit conserver les droits d'auteur du rapport et avoir l'autorisation de se servir du rapport pour les fins qui y sont indiquées.
2.7 Il ne convient pas qu'une personne autre qu'un représentant du gouvernement fédéral puisse se servir du rapport sans avoir d'abord obtenu l'autorisation écrite de l'évaluateur en chef ou de son représentant, ainsi que de l'évaluateur responsable du rapport.
2.8 L'évaluateur désigné dans le Contrat de services doit être le seul signataire du rapport original et du rapport de mise à jour, et il doit assumer l'entière responsabilité pour le contenu et les conclusions de ce rapport.
2.9 L'évaluateur désigné dans le Contrat de services peut se référer au rapport original qui est le sujet d'une mise à jour, toutefois, une réinspection du bien immobilier est recommandé.
2.10 Le rapport fait l'objet d'un examen pour s'assurer qu'il est conforme au Contrat de services ainsi qu'aux Politiques et aux exigences d'évaluation de TPSGC indiquées dans les présentes. Ce rapport doit être établi à la satisfaction de l'évaluateur en chef ou de son représentant.
2.11 L'évaluateur en chef ou son délégué est habilité à réviser les présentes lignes directrices, au cas par cas. Par conséquent, les directives figurant dans le Contrat de services ont préséance sur celles qui figurent dans les présentes lignes directrices.
3.0 Lignes directrices de TPSGC en matière d'évaluation
3.1 Il n'est pas nécessaire que la présentation du rapport de mise à jour soit conforme au rapport original. Par exemple, il arrive souvent qu'un rapport original soit présenté sous la forme d'un rapport narratif complet d'évaluation et que le rapport de mise à jour soit présenté sous la forme d'un rapport d'évaluation restreint.
3.2 Le rapport de mise à jour doit inclure des renvois au rapport original ainsi qu'à toute mise à jour précédente. De plus, le rapport de mise à jour doit obligatoirement inclure des références à toute l'information générale applicable, y compris les conditions du marché, les hypothèses et les restrictions, qui est demeurée inchangée et qui faisait partie du rapport original.
3.3 Dans la mise à jour, l'évaluateur doit tenir compte de tout changement des conditions du marché ainsi que de l'état du bien depuis la date de l'évaluation originale ou de la mise à jour antérieure, et analyser les répercussions de ces changements pour en arriver à une estimation de la valeur actuelle du bien.
3.4 Sauf indication contraire dans le rapport, toutes les valeurs établies dans l'évaluation originale doivent être mises à jour. Les données qui ont servi à les établir doivent être analysées de nouveau s'il y a lieu, en plus de toute autre nouvelle donnée utilisée.
L'évaluateur doit clairement énoncer que l'on peut se fier au rapport de mise à jour seulement comme une prolongation du rapport original ou de tout autre mise à jour précédente. De plus, l'évaluateur doit faire état de toute mise à jour précédente et clarifier que la mise à jour actuelle sert effectivement à « mettre à jour » le rapport original.
3.5 Dans son rapport de mise à jour, l'évaluateur doit préciser clairement que ce rapport ne doit servir qu'au lecteur familiarisé avec le rapport original et avec toutes les mises à jour antérieures.
3.6 Il faut utiliser dans le rapport les unités de mesure du système métrique (ou indiquer entre parenthèses ces unités de mesure converties en unités du système impérial).
3.7 Voici les renseignements que devraient contenir le rapport de mise à jour :
- Introduction
- page de titre
- lettre de transmission dans laquelle l'évaluateur renvoie à l'évaluation originale ou à des extraits de celle-ci concernant la définition de la valeur, la date de l'estimation de la valeur, les droits de propriété évalués, les méthodes utilisées, la corrélation, les conclusions quant à la valeur, etc.
- renvois particuliers qui permettent d'établir un lien entre le rapport de mise à jour et le rapport original ou toute mise à jour ultérieure
- portée
- certificat
- réserves et hypothèses critiques
- Contenu principal
- description du bien immobilier
- changements dans les conditions du marché depuis l'évaluation originale ou toute mise à jour ultérieure (y compris la valeur fiscale, l'impôt foncier, etc.)
- changements touchant le bien immobilier visé depuis l'évaluation originale ou toute mise à jour ultérieure (y compris les réparations, les nouveaux baux, etc.)
- autres renseignements pertinents sur la mise à jour
- mise à jour concernant l'utilisation optimale du bien
- mise à jour des calculs effectués à l'aide de chacune des méthodes utilisées dans le rapport original
