5. Plan d'action de TPSGC

5.1 Progrès réalisés en 2010-2011

Le Ministère continue de réaliser des progrès importants relativement à l'évaluation et à l'amélioration de ses contrôles clés et de respecter ses plans d'action. Conformément au plan d'action du dernier exercice, TPSGC a achevé toutes les évaluations de l'efficacité de la conception pour lesquelles des progrès importants avaient été réalisés en date du 31 mars 2010. Le Ministère a également entamé les évaluations de l'efficacité de la conception touchant les processus liés à l'approvisionnement, aux comptes créditeurs et aux paiements au sein des trois principales directions générales du SCN, et deux d'entre elles ont été achevées. Le tableau suivant illustre comment TPSGC a dépassé les travaux prévus dans le plan d'action du dernier exercice.

Ayant récemment terminé les travaux liés à ses contrôles généraux liés à la TI, le Ministère continue de mettre l'accent sur la documentation et l'évaluation de l'efficacité de la conception des processus opérationnels. Les progrès réalisés par TPSGC en 2010-2011 sont résumés ci-après.

Processus	Documentation 1			Efficacité de la conception 2
	Achevé	Progrès importants	Progrès importants	Achevé	Progrès importants	Progrès importants
Plan d'action découlant de l'annexe A de 2009-2010
Contrôles généraux liés à la TI *	Échelle nationale			Échelle nationale
Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements	BtB, DGSIT, DGA	DGBI		BtB, DGSIT, DGA	DGBI
Immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition	DGBI, DGCP, DGSIT, DGF				DGBI, DGCP DGSIT, DGF
Travaux supplémentaires ne découlant pas du plan d'action de l'annexe A de 2009-2010
Paye			Modèle normalisé
Approvisionnement, comptes créditeurs et paiements			Modèle normalisé; contrôle des applications **			Contrôle des applications **
Immobilisations corporelles et contrats de location-acquisition			Contrôle des applications **			Contrôle des applications **
De la vente au règlement		DGBI			DGBI

Directions générales ou régions : DGBI – Direction générale des biens immobiliers; DGSIT– Direction générale des services d'infotechnologie; DGCP– Direction générale de la cité parlementaire; SCN– Secteur de la capitale nationale; BtB– Bureau de la traduction; DGF– Direction générale des finances; échelle nationale– ensemble du Ministère (pas une direction générale ou une région précise)

* Comprend SIGMA, onze systèmes-sources et deux centres de données. ** Pour SIGMA seulement.

Le tableau suivant présente les principales mesures correctives figurant dans l'annexe A du dernier exercice qui ont été achevées ou qui sont en cours de mise en œuvre :

Processus	Mesure corrective figurant dans l'annexe A du dernier exercice	État
Contrôles au niveau de l'entité	Combler les lacunes en matière de communication, notamment en ce qui concerne les renseignements manquants ou désuets sur les sites Internet et intranet du Ministère.	Amélioration remarquée; les progrès se poursuivent
Contrôles généraux liés à la TI	Renforcer la gestion de l'accès et du changement, des mots de passe et de la surveillance des vérifications.	Achevé
Paye	Renforcer les contrôles d'accès au Système régional de paye et analyser les rapports pour renforcer la séparation des tâches Établir des activités de surveillance interne Élaborer des documents et des normes afin de soutenir l'analyse en fin d'exercice; d'améliorer les fichiers de soutien du processus de paye; de fournir des éléments de preuve relatifs à la vérification des opérations de paye.	Achevé Progrès importants Achevé
Immobilisations corporelles et contrats de location acquisition	Élaborer les documents nécessaires pour soutenir l'analyse.	Achèvement prévu en 2011-2012
Autres postes importants des états financiers	Élaborer une approche structurée et officielle du traitement des pièces justificatives. Améliorer les documents à l'appui des obligations contractuelles et du passif environnemental.	Amélioration remarquée; les progrès se poursuivent Achevé

5.2 Plan d'action pour les prochains exercices

TPSGC continuera de tirer parti des progrès qu'il a réalisé jusqu'à présent et demeure engagé à atteindre le niveau « Surveillé » du cadre de maturité du CIRF, tout en s'assurant que les contrôles demeurent équilibrés et proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer. Les plans du Ministère sont fondés sur les ressources et l'environnement de contrôle actuels. Les modifications importantes apportées à l'un de ces deux aspects pourraient avoir une incidence sur les plans de TPSGC et nécessitent une modification en conséquence. Ces plans seront mis à jour annuellement.

D'ici la fin de 2011-2012, TPSGC planifie :

• D'achever toutes les évaluations de l'efficacité de la conception et d'entamer les plans des mesures correctives pour les aspects suivants :
  • approvisionnement, comptes créditeurs et paiements (DGBI);
  • processus « de la vente au règlement » (DGBI);
  • immobilisations corporelles et contrats de location acquisition (DGBI, DGCP, DGSIT et DGF);
  • contrôles des applications dans SIGMA liés aux immobilisations corporelles et aux contrats de location acquisition ainsi qu'aux processus touchant l'approvisionnement, les comptes créditeurs et les paiements.
• D'entamer la documentation, l'évaluation de l'efficacité de la conception et la prise de mesures correctives pour :
  • le processus « de la vente au règlement » (BtB);
  • un sous-processus dans n'importe quel autre poste important des états financiers ou du processus de rapports financiers.
• D'achever l'élaboration des modèles normalisés concernant la paye ainsi que l'approvisionnement, les comptes créditeurs et les paiements;
• D'examiner et de mettre à jour, au besoin, la documentation du Ministère sur les contrôles au niveau de l'entité et de poursuivre la prise de mesures correctives entamée pendant l'évaluation précédente de l'efficacité de la conception;
• De mettre à jour l'établissement de la portée et l'évaluation des risques du Ministère et, selon les résultats de ce qui précède, de modifier les activités de CIRF futures, au besoin;
• D'entamer l'élaboration d'un modèle de durabilité pour les processus opérationnels et les contrôles au niveau de l'entité énonçant :
  • une stratégie relative à l'établissement annuel de la portée et à l'évaluation annuelle des risques aux fins du CIRF, comprenant l'examen périodique des critères utilisés dans l'évaluation des risques;
  • un programme de surveillance fondé sur les risques qui décrit en détail la stratégie de mise à jour de la documentation relative au CIRF, qui donne un aperçu du type, de la portée et de la fréquence des évaluations à mener sur le système de CIRF et qui définit les exigences relatives à l'approbation des constatations et des plans d'action en vue de la prise de mesures correctives en temps opportun, au besoin;
  • les rôles et les responsabilités des groupes associés au système de CIRF, notamment, l'unité de TPSGC affectée au renforcement du CIRF, le personnel des directions générales et des régions du Ministère, la direction et la vérification interne.
• De mener les évaluations de l'efficacité du fonctionnement opérationnel, conformément au modèle de durabilité pour les contrôles généraux liés à la TI, de même que la réévaluation des systèmes pour lesquels des mesures correctives ont été prises;

D'ici la fin de 2012-2013, TPSGC planifie :

• D'élaborer une approche et une méthode pour mener des évaluations en fonction des modèles normalisés;
• Pour les aspects suivants, d'entamer les évaluations par rapport au modèle normalisé et de prendre les mesures correctives nécessaires :
  • approvisionnement, comptes créditeurs et paiements au sein de deux directions générales dans le SCN et d'une région;
  • paye – dans une région.
• De commencer l'évaluation de l'efficacité de la conception et prendre toute mesure corrective nécessaire ayant trait aux contrôles des applications dans SIGMA touchant le processus « de la vente au règlement »;
• D'achever l'élaboration des modèles normalisés concernant le processus « de la vente au règlement » ainsi que les immobilisations corporelles et les contrats de location acquisition;
• D'entamer l'évaluation fondée sur les risques de l'efficacité du fonctionnement opérationnel des contrôles clés pour la paye ainsi que l'approvisionnement, les comptes créditeurs et les paiements au sein de certaines directions générales dans le SCN;
• De poursuivre ou terminer la prise des mesures correctives cernées pour les travaux achevés en 2011-2012;
• De mettre à jour l'établissement de la portée et l'évaluation des risques du Ministère et, selon les résultats de ce qui précède, modifier les activités de CIRF futures, au besoin;
• De continuer de surveiller les contrôles généraux liés à la TI, tel qu'indiqué dans le modèle de durabilité, et réévaluer les systèmes pour lesquels des mesures correctives ont été prises.

Années à venir

Après 2012-2013, TPSGC continuera d'élaborer, de mettre en œuvre et de mettre au point l'approche du modèle normalisé, y compris les évaluations par rapport au modèle normalisé dans le SCN et les régions. Le Ministère achèvera sa documentation et ses évaluations de l'efficacité de la conception, conformément à son plan d'action, et continuera l'évaluation de l'efficacité du fonctionnement opérationnel des contrôles clés en fonction du modèle de durabilité.

Par ailleurs, TPSGC a cerné le besoin de développer une application de gestion de la gouvernance, des risques et de la conformité. La feuille de route et le cadre qui sont en cours d'élaboration serviront de fondement à la mise en œuvre au cours des prochaines années.

Au fur et à mesure que des travaux seront terminés, le Ministère précisera davantage son modèle de durabilité, continuera de combler les principales lacunes cernées et mettra en œuvre les mesures correctives pour s'assurer de demeurer entièrement conforme à la Politique sur le contrôle interne relativement au CIRF.

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¹ Documentation – Revoir les documents ou en créer de nouveaux et faire les ajustements nécessaires, tel qu'indiqué dans l'évaluation de l'état de la préparation à la vérification. (Retourner à la note 1 originale)

² Efficacité de la conception – Évaluer l'efficacité de la conception des contrôles clés et cibler les lacunes. (Retourner à la note 2 originale)

^* Comprend SIGMA, onze systèmes-sources et deux centres de données. (Retourner à la * originale)

^**Pour SIGMA seulement. (Retourner à la ** originale)