Plan d'action ministériel pour répondre aux examens des pratiques d'approvisionnement effectués par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement en mai 2010 : Chapitre 3 - Stratégies d'approvisionnement (méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions)

Le plan d'action de gestion qui suit répond aux recommandations de l'examen, qui concernent particulièrement l'initiative de gestion des biens et services liée aux services de conception graphique.

Recommandation 3.71

3.71 Nous sommes toujours préoccupés par l'absence, dans les dossiers d'achat, d'une documentation adéquate à l'appui des décisions prises. Le niveau de documentation devrait pourtant être proportionnel aux risques de l'achat en question. L'absence d'une documentation adéquate est non seulement contraire aux exigences de la politique de Conseil du Trésor (CT) et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), elle donne également lieu à certaines spéculations quant à l'équité, à l'ouverture et à la transparence du processus d'approvisionnement. Elle entraîne également un ajout inutile à la charge de travail du personnel ministériel lorsqu'il doit répondre aux questions et aux demandes de renseignements concernant certains achats.

Mesures prises par TPSGC 3.71

La Direction générale de la surveillance (DGS) entamera une étude pour déterminer la cause principale de la documentation incomplète.

La Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications tiendra compte de cette étude pour proposer un plan d'action relativement aux préoccupations énoncées.

Selon les constatations de la DGS, la Direction générale des approvisionnements examinera les instructions à l'intention des agents de négociation des contrats du Guide des approvisionnements ainsi que les autres modèles et outils d'approvisionnement, afin d'y intégrer des ajouts ou des modifications, s'il y a lieu.

État 3.71

Date cible : juin 2010
Bureau de première responsabilité (BPR) : Direction générale de la surveillance

Date cible : juin 2010
BPR : Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications

Date cible : 31 décembre 2010
BPR : Direction générale des approvisionnements – Secteur du risque, de l'intégrité et de la gestion stratégique (SRIGS)

Recommandation 3.78

3.78 Nous encourageons TPSGC à intégrer les points suivants à son initiative :

Élaborer une méthode d'approvisionnement normalisée et simplifiée, dans la mesure du possible, afin d'acquérir des services de conception graphique au sein du gouvernement.
Instaurer des méthodes d'évaluation des soumissions et de sélection des fournisseurs clairement définies.
Veiller à ce que le volume d'activité prévu soit étayé d'une analyse appropriée des besoins ministériels.

Mesures prises par TPSGC 3.78

Fondée sur une méthode d'approvisionnement normalisée et simplifiée, une demande d'offre à commandes/demande d'arrangement en matière d'approvisionnement (DOC/DAA) portant sur des services de conception graphique et de conception d'expositions a été affichée sur le MERX le 28 mars 2010. La date de clôture était le 22 avril 2010.

La demande de soumissions a été élaborée dans le cadre d'une initiative de gestion des biens et services de la Direction générale des approvisionnements et en consultation avec les clients et l'industrie. Les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d'approvisionnement (AA) subséquents figureront dans l'Index des offres à commandes de TPSGC. Bien que leur utilisation soit facultative, on en fera la promotion au moyen de courriels à l'intention des secteurs et des directions générales responsables des communications dans les ministères.
Dans le cadre de la nouvelle DOC/DAA, on a établi une méthode de sélection des fournisseurs ainsi que des critères d'évaluation clairement définis. Dans le cadre de l'évaluation, on utilise une combinaison du mérite technique et du prix pour déterminer le fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix. Tous les fournisseurs dont l'offre se situe dans les limites du seuil établi dans la demande de soumissions (plus ou moins un écart-type) deviendront titulaires d'une offre à commandes; tous les fournisseurs dont la soumission est conforme deviendront titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement, peu importe leur tarif.

Dans le cas des arrangements en matière d'approvisionnement, on sélectionnera un fournisseur au moyen d'un deuxième processus concurrentiel.
Les nouveaux instruments d'approvisionnement établis par TPSGC permettront de répondre aux besoins en conception graphique, peu importe le volume d'activité.

Les OC seront émises pour les besoins évalués à moins de 25 $. Les AA seront utilisés à la deuxième étape du processus concurrentiel pour les besoins au-delà ou en deçà de cette limite, et ce, à la discrétion des utilisateurs clients.

État 3.78

État : soumissions en cours d'évaluation
Date cible : septembre 2010
(date prévue des nouvelles OC/des nouveaux AA)
BPR : Direction générale des approvisionnements (Secteur de la gestion des services et des achats spécialisés [SGSAS] – Direction de l'approvisionnement en communication)

État : soumissions en cours d'évaluation
Date cible : septembre 2010
BPR : Direction générale des approvisionnements (SGSAS – Direction de l'approvisionnement en communication)