Six conseils pour une communication efficace

Les conseils suivants portent particulièrement sur la meilleure façon de communiquer votre point de vue durant une négociation. Il vous sera utile d'envisager la communication comme suit : consacrer 10 % du temps à défendre votre point de vue, 10 % à clarifier des priorités et des demandes et 80 % à poser des questions et à recueillir des renseignements sur les intérêts, les préoccupations et les priorités des autres.

Communiquer avec persuasion

• Faites référence à des critères objectifs comme des pratiques de l'industrie, des règlements, des politiques et des précédents. Cela permet de créer un terrain neutre pour l'analyse des options.
• Assurez-vous d'avoir accès à tous les renseignements pertinents et à tous les documents à l'appui.

Utiliser un langage simple

• Utilisez un langage clair et direct.
• Évitez le jargon, les acronymes et les expressions.

Se préparer à présenter ses idées clairement

• Avant une discussion, prenez le temps de définir vos intérêts, vos préoccupations et vos priorités. Cela peut vous aider à rester concentré sur les principaux problèmes et à clarifier vos demandes.
• Anticipez les questions de l'autre partie et préparez vos réponses.

Être curieux, écouter et poser des questions

• Écoutez et posez des questions pour alimenter le dialogue. Cela peut vous aider à détecter les principaux problèmes et à définir les priorités afin que vous puissiez vous pencher sur ce qui importe le plus.
• Votre curiosité vous aidera également à mieux comprendre les demandes de l'autre. Rappelez-vous que comprendre les demandes de l'autre ne signifie pas que vous devez nécessairement être d'accord avec celles-ci. Cela signifie plutôt que vous êtes ouvert à l'idée de découvrir de nouvelles informations et d'atténuer les obstacles à la communication.

Demander plutôt que d'exiger

• Exiger peut créer une résistance et limiter le dialogue. Par exemple, les phrases qui commencent par « Vous devez… » peuvent produire une tension et provoquer de la résistance.
• Les demandes peuvent alimenter le dialogue et accroître les options. Par exemple, les énoncés qui commencent par « J'ai besoin de… » peuvent augmenter les occasions de dialogue et la probabilité d'atteindre vos objectifs.

Le langage corporel et le ton de la voix sont importants

• Une grande partie de la communication est non verbale. Ce que vous communiquez avec votre langage corporel et le ton de votre voix est tout aussi puissant que les mots que vous utilisez. Par exemple, pointer du doigt ou parler fort peut être interprété comme une forme d'agression, tandis qu'être assis bien droit et établir un contact visuel peut être interprété comme un signe d'engagement.
• Le langage corporel et le ton de la voix peuvent varier selon la culture et être interprétés différemment selon les sociétés. Si certains comportements non verbaux vous rendent inconfortable, dites-le dès le début de la séance de négociation.

Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec :
Programme de gestion des conflits d'ordre commercial
gcc.bdm@tpsgc-pwgsc.gc.ca
819-956-4064