Programme renouvellement de l'authentification électronique Demande de proposition 2 (DDP 2)
Rapport final du surveillant de l'équité
Le 29 octobre 2010
Soumis à : Kristine Stolarik, Agent principal de gestion des risques
Préparé par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
Renouvellement de l’authentification électronique
En qualité de Surveillant de l’équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l’équité) soumettent par les présentes leur rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité pour la Demande de proposition 2 (SE DDP 2 rapport final) se rapportant à la Demande de proposition (DDP 2) du processus concurrentiel d’approvisionnement pour le programme de Renouvellement de l’authentification électronique, mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro EN869-110512/A. Ce rapport final couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l’équité, débutant par l’observation des séances de consultation auprès de l’industrie jusqu’à la conclusion de l’évaluation des réponses reçues à la DDP.
Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité
Le Surveillant de l’équité est d’opinion que la Demande de proposition et les phases de l’évaluation pour la DDP 2 ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité.
Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l’équité
L’objectif général était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l’équité.
Nos services de Surveillant de l’équité incluaient :
- la fourniture d’observations relatives à l’équité sur les consultations auprès de l’industrie et la Demande de renseignements (DDR);
- la fourniture de commentaires relatifs à l’équité sur le document DDP à l’état d’ébauche et final incluant les modifications, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu’attirer l’attention sur des lacunes potentielles en matière d’équité qui pourraient survenir durant le processus d’évaluation;
- l’observation de l’évaluation des réponses reçues à la DDP pour assurer que les procédures d’évaluation et de sélection et la politique ministérielle prescrites dans la DDP ont été suivies de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection; et
- l’observation des comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un addenda au présent rapport.)
Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité durant le processus de la Demande de soumission
Activités du Surveillant de l’équité relatives à l’élaboration de la Demande de proposition (DDP) pour la DDP 2
Activités du Surveillant de l’équité relatives aux séances de consultation auprès de l’industrie et Demandes de renseignements (DDR) pour la DDP 2
Durant la période du 12 janvier au 9 juin 2010, le Spécialiste Surveillant de l’équité (Spécialiste SE), a examiné la planification pour les séances de consultation auprès de l’industrie et les a observées lorsqu’elles prenaient place. Les séances de consultation auprès de l’industrie incluaient une séance initiale avec tous les fournisseurs intéressés, au cours desquelles des représentants autorisés de la Couronne ont présenté une vue d’ensemble du programme Renouvellement de l’authentification électronique. Durant cette période, des réunions individuelles ont été tenues avec tous les fournisseurs qui en avaient exprimé l’intérêt. Des observations relatives à l’équité concernant les séances ont été fournies par le Spécialiste SE et l’action appropriée a été prise par les responsables du projet.
Durant cette période, par une DDR publiée sur MERX le 10 mars 2010 (Document 1) et une deuxième DDR publiée sur MERX le 16 avril 2010 (Document 2), la Couronne a pris les mesures nécessaires pour assurer que tous les fournisseurs potentiels soient au courant du projet et de l’opportunité de rencontrer les responsables du projet et de fournir des commentaires sur l’approche de la Couronne et la DDP planifiée. Des observations relatives à l’équité ont été fournies par le Spécialiste SE et l’action appropriée a été prise par les responsables du projet.
Activités du SE relatives à la Demande de proposition pour la DDP 2 telle que publiée sur MERX incluant les modifications
Les 14 et 15 juin 2010, le Spécialiste SE a examiné une ébauche de la DDP et a fourni à l’autorité contractante, des observations relatives à l’équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. La DDP a été publiée sur MERX le 30 juin 2010 (Document 3).
Durant la période du 30 juin au 14 septembre 2010, le Spécialiste SE a examiné les questions soumises par les fournisseurs et les réponses préparées par l’équipe du projet ainsi que les modifications 1 à 10 à la DDP (Documents 4 à 13) à l’état d’ébauche et final. A la suite de ces révisions, des observations relatives à l’équité ont été fournies à l’autorité contractante et l’action appropriée a été prise par les responsables du projet.
Le 20 juillet 2010, le Spécialiste SE a observé une conférence des soumissionnaires. La conférence des soumissionnaires a été menée d’une façon ouverte et transparente. Toutes les questions des personnes présentes ont été répondues soit à la conférence des soumissionnaires ou bien la Couronne s’est engagée à y donner suite en révisant les dispositions de la DDP et la modifiant si nécessaire afin de clarifier les points qui ont été soulevés. La date de fermeture de la Demande de soumission était le 14 septembre 2010.
Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DDP 2
Le 20 septembre 2010, le Spécialiste SE a examiné les résultats de l’évaluation sur consensus de la seule soumission reçue en réponse à la DDP avec le Chef de l’équipe d’évaluation technique et un employé autorisé de TPSGC représentant l’autorité contractante. Les 21 et 22 septembre 2010, il a examiné et discuté les notes manuscrites individuelles d’appréciation des évaluateurs sur chacun des critères obligatoires et cotés de même que pour l’évaluation sur consensus de chaque critère. Les 24 et 25 septembre 2010, il a examiné les grilles individuelles de pointage des membres de l’équipe d’évaluation, les grilles de pointage de l’évaluation technique sur consensus, le sommaire du pointage et le rapport synoptique de l’évaluation technique. Aucune observation relative à l’équité n’a été faite concernant l’évaluation de la soumission.
Le 1er octobre 2010, le Spécialiste SE a examiné une demande de précision de la Couronne sur la proposition du soumissionnaire et le 14 octobre 2010, il a examiné la réponse du soumissionnaire. Aucune observation relative à l’équité n’a été faite. Bien qu’à la date de ce rapport, des négociations de prix sont toujours en cours avec le soumissionnaire retenu afin d’assurer une valeur équitable, le Spécialiste SE a été avisé que le soumissionnaire est considéré comme ayant soumis une soumission conforme.
Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le rapport ci-joint. A moins d’indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du programme Renouvellement de l’authentification électronique.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Information additionnelle |
|---|---|---|
| 1 | Première DDR | Publiée sur MERX le 10 mars 2010 |
| 2 | Deuxième DDR | Publiée sur MERX le 16 avril 2010 |
| 3 | DDP | Publiée sur MERX le 30 juin 2010 |
| 4 | Modification 1 à la DDP | Publiée sur MERX le 6 juillet 2010 |
| 5 | Modification 2 à la DDP | Publiée sur MERX le 12 juillet 2010 |
| 6 | Modification 3 à la DDP | Publiée sur MERX le 12 juillet 2010 |
| 7 | Modification 4 à la DDP | Publiée sur MERX le 28 juillet 2010 |
| 8 | Modification 5 à la DDP | Publiée sur MERX le 28 juillet 2010 |
| 9 | Modification 6 à la DDP | Publiée sur MERX le 13 août 2010 |
| 10 | Modification 7 à la DDP | Publiée sur MERX LE 20 août 2010 |
| 11 | Modification 8 à la DDP | Publiée sur MERX le 26 août 2010 |
| 12 | Modification 9 à la DDP | Publiée sur MERX le 30 août 2010 |
| 13 | Modification 10 à la DDP | Publiée sur MERX le 31 août 2010 |
Ajout au rapport final du Surveillant de l’équité daté le 29 octobre 2010, concernant le projet d’acquisition programme de renouvellement de l’authentification électronique Demande de proposition 2 (DP 2)
Cet ajout au rapport final du Surveillant de l’équité a été préparé subséquemment à l’attribution d’un contrat au soumissionnaire retenu. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités du SE relatives à la phase d’évaluation de la DP 2 » :
« Activités du SE relatives aux comptes rendus
Aucun compte rendu n’a été requis parce qu’une seule soumission a été reçue et le contrat a été attribué à ce soumissionnaire le 11 août 2011.
Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité
Le Surveillant de l’équité est d’opinion que l’attribution du contrat et la communication des résultats de la demande de soumission ont été menées de façon équitable. Dans ce contexte, l’équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d’ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »
Peter Woods
Chef d’équipe Surveillant de l’équité
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Date : 11 août 2011
- Date de modification :