Réaménagement global du Manège militaire de Québec

Rapport final du surveillant de l'équité

Le 08 avril 2011

Présenté à : Norman Steinberg, agent principal de gestion des risques, Direction générale de la surveillance

Soumis par : Samson & Associés

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Table des matières

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1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d’octroi d’un contrat pour les services d’experts-conseils en architecture et génie pour la conception, l’élaboration de plans et devis et la surveillance des travaux en rapport au réaménagement global du Manège militaire de Québec émis par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC), dans le cadre de la demande de soumissions no.EF944-110407/A. Samson & Associés n’est pas lié à l’exécution de l’activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis, observé toutes les activités pertinentes et avons eu un accès complet à tous les aspects de la procédure de passation. Nous avons eu la pleine coopération de tous les intervenants à TPSGC.

Le rapport final ci-joint porte sur les activités du surveillant de l'équité, depuis le processus du lancement de la demande de proposition (DDP) jusqu'à la fermeture de la DDP, du Programme fonctionnel et technique (PFT) préliminaire ainsi que de l'évaluation technique des soumissions soumises de la phase II.

Le rapport comprend une attestation de qualité, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Reconstruction du Manège militaire de Québec

La demande de proposition, relative à la première phase, a été émise par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada afin de pré-qualifier les compétences et l'expérience des équipes d'expert-conseil proposées pour la reconstruction du Manège militaire de Québec. La deuxième phase a été émise afin d’évaluer la compréhension du mandat, la méthode de travail détaillée proposée, et le coût du mandat proposé par les soumissionnaires.

TPSGC émettra un contrat, estimé à une valeur de 100 000 $ au fournisseur retenu pour qu’il développe les concepts de leur proposition. Ce contrat inclura également une option irrévocable pour l’élaboration de plans et devis et la surveillance de chantier.

3. Attestation de qualité

Le SE donne par la présente une assurance de qualité sans réserve à l’égard du processus concurrentiel d’octroi d’un contrat pour les services d’experts-conseils en architecture et génie pour la conception, l’élaboration de plans et devis et la surveillance des travaux en rapport au réaménagement global du Manège militaire de Québec jusqu'à la conclusion de la phase d'évaluation.

Selon notre avis professionnel, le processus d’octroi d’un contrat à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour le Manège militaire de Québec que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente.

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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés

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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
SE Chef d’équipe

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Christian Dugas, CA
Spécialiste en SE

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4. Méthodologie

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) chargé d’observer le processus concurrentiel d’octroi d’un contrat pour les services d’experts-conseils en architecture et génie pour la conception, l’élaboration de plans et devis et la surveillance des travaux en rapport au réaménagement global du Manège militaire de Québec et d’attester que l’activité surveillée a été exécutée de façon équitable, ouverte et transparente.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents d'appel d'offres, nous avons observé les activités antérieures aux demandes de soumissions (c.-à-d., la DDP, les questions et réponses, les modifications aux demandes de propositions ainsi que le programme fonctionnel et technique préliminaire) et le processus final de l'évaluation des soumissions, nous avons mentionné les questions relatives à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies soient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du SE – DDP

La DDP a été publiée le 25 octobre 2010 sur MERX et fermée le 6 décembre 2010. À la fermeture du processus, plus de 40 copies de la DDP avaient été téléchargées.

Les réponses à l’égard des questions de l’industrie lors de la conférence à l’intention des soumissionnaires, ont été traitées lors de cette conférence et ont été aussi publiée sur MERX le 19 novembre 2010. Ce document contenait aussi des clarifications nécessaires à la DDP.

Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

À la fermeture du processus de DDP, huit (8) propositions ont été reçues.

Observation : Les questions soulevées au cours de la période de soumission ont été traitées selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Tous les aspects relatifs à l'équité ont été examinés de façon satisfaisante.

4.2 Activités et observations du SE - Évaluation Phase I

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs, de même que les lettres de résultats soumises aux soumissionnaires. L'évaluation des soumissions consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L’évaluation des soumissions a commencé le 4 janvier 2011 par une séance d'information destinée à l'équipe d'évaluation, à laquelle ont assisté les quatre évaluateurs. L'évaluation a été complétée le 6 janvier 2011. Le SE était présent tout au long du processus d’évaluation.

Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que le décrivent la DDP, et aucun écart n’a été identifié. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

4.3 Activités et observations du SE – Programme fonctionnel et technique préliminaire

Le Programme fonctionnel et technique préliminaire (PFT), la deuxième phase de la DDP, a été envoyé par invitation le 12 janvier 2011 et fermé le 3 mars 2011. Huit invitations ont été envoyées.

Les réponses à l’égard des questions de l’industrie ont été traitées lors d’une deuxième conférence tenue le 1 février 2011, à l’intention des soumissionnaires. Toutes clarifications nécessaires et/ou modifications au PFT ainsi que les réponses aux questions posées par les fournisseurs ont été adressées de façon équitable, par courriel à tous les soumissionnaires invités.

Le SE a examiné les questions et les réponses soumises au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

À la fermeture du processus de PFT, quatre (4) propositions ont été reçues.

Observation : Les questions soulevées au cours de la période de soumission ont été traitées selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Tous les aspects relatifs à l'équité ont été examinés de façon satisfaisante.

Observation : Suite à la réception des soumissions en phase II, il fut noté qu’une firme avait remplacé une personne clé, évaluée lors de la première phase. Le changement proposé par la co-entreprise n’était pas conforme aux termes de la DDP, et conséquemment, la proposition de cette co-entreprise a été rejetée. La communication avec le soumissionnaire fut effectuée de façon claire et compréhensible, et communiquée en temps opportun. Tous les aspects relatifs à l'équité ont été examinés de façon satisfaisante.

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4.4 Activités et observations du SE - Évaluation Phase II

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs, de même que les lettres qui seront soumises aux soumissionnaires non-retenus. L'évaluation des soumissions lors de cette phase consistait en l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L’évaluation des soumissions a commencé le 21 mars 2011 par une séance d'information destinée à l'équipe d'évaluation, à laquelle ont assisté les quatre évaluateurs. L'évaluation a été complétée le 25 mars avec la revue du processus d’évaluation des états financiers émis par les soumissionnaires évalués. Le SE était présent tout au long du processus d’évaluation.

Aucun point litigieux du point de vue de l'équité n'a été cerné.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que le décrivent la DDP, et il n'y pas eu d'écart. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Observation : Une erreur de calcul a été notée dans le prix proposé par le soumissionnaire ayant reçu la note la plus élevée suite à l’évaluation des soumissions. La firme en question a envoyé un courriel à TPSGC dans le but de corriger cette erreur. Ce document, reçu après la date de fermeture du 3 mars 2011, n’a pu être considéré. Conformément à la clause IG18 de la DDP : « Le Canada considérera, en cas d'erreur dans la multiplication ou l'addition des prix, que le prix unitaire sera prépondérant”. Selon le guide des approvisionnements de TPSGC, lorsqu’un prix est constaté comme étant exceptionnellement bas, TPSGC donne au soumissionnaire concerné l'occasion de maintenir ou de retirer sa soumission, et ce par écrit. Une fois confirmée, le fournisseur doit accepter le prix dans tout contrat subséquent.

Le soumissionnaire en question n’a pas accepté d’effectuer les services au prix unitaire tel qu’indiqué dans la soumission révisée et par conséquent, la soumission a été retirée. La communication avec ce soumissionnaire fut effectuée de façon claire et compréhensible, et communiquée en temps opportun. Tous les aspects relatifs à l'équité ont été examinés de façon satisfaisante.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.

Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.
Nº Document Distribution Date
1 DDP publiée (Phase I) MERX 25 octobre 2010
2 Modification No.001 19 novembre 2010
3 Invitation pour soummissions PFT (Phase II) Par invitation
(courriel)		 12 janvier 2011
4 Modification No.001 3 février 2011
5 Modification No.002 16 février 2011
6 Modification No.003 22 février 2011
7 Modification No.004 25 février 2011

Ajout au rapport final
Le 12 septembre 2011

Ajout au rapport final du surveillant de l'équité daté du 8 avril 2011 concernant le processus concurrentiel d’octroi d’un contrat pour des services d’experts-conseils en architecture et génie pour la conception, l’élaboration de plans et devis et la surveillance des travaux en rapport au réaménagement global du Manège militaire de Québec.

Le présent ajout au rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période faisant suite à la phase d’évaluation des propositions.

Activités du SE relatives à l’octroi du contrat et aux comptes rendus

Le soumissionnaire retenu a été informé de l'attribution du contrat le 14 juin 2011. Un communiqué de presse a été émis le 15 juin 2011.

Un compte rendu a été demandé par un des soumissionnaires non retenu ainsi que par le soumissionnaire non conforme identifié lors de la deuxième phase. Le surveillant de l’équité a assisté à la réunion du compte rendu avec le soumissionnaire non retenu et examiné la correspondance écrite avec le soumissionnaire non conforme pour les informer de la raison pour laquelle leur soumission a été jugée non-conforme. Le surveillant de l’équité s’est dit satisfait de la façon équitable dont les comptes rendus ont été menés.

Commentaire relativement à la communication de l’autorité contractuelle

Avant la fin du processus d'évaluation, un soumissionnaire a communiqué avec l’autorité contractuelle pour l’en aviser d’un doute possible quant à l’admissibilité d’un des soumissionnaires. Cette correspondance n'a pas été divulguée au surveillant de l’équité avant l'annonce officielle du soumissionnaire retenu au moyen d'un communiqué de presse. La problématique soulevée a été étudiée et aucun problème d’équité n’a été identifié.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l’équité donne par la présente une assurance de qualité sans réserve à l’égard du processus concurrentiel d’octroi d’un contrat pour les services d’experts-conseils en architecture et génie pour la conception, l’élaboration de plans et devis et la surveillance des travaux en rapport au réaménagement global du Manège militaire de Québec faisant suite à l’octroi du contrat et aux comptes rendus.

Selon notre avis professionnel, le processus d’octroi d’un contrat à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour le Manège militaire de Québec que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte, concurrentielle et transparente.

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Pierre Samson, FCGA
Président, Samson & Associés

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Mathieu Farley, CA, CPA, CIA
SE Chef d’équipe

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Christian Dugas, CA
Spécialiste en SE