Demande de soumissions du gouvernement du Canada pour le projet de services cellulaires gouvernementaux (SCG)
Rapport final du surveillant de l'équité
Le 14 décembre 2010
Soumis à : Kristine Stolarik, agent principal de gestion des risques, Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR)
Présenté par : PPI Consulting Limited
Table des matières
- Introduction
- Exigence du projet
- Attestation d'assurance
- Méthodologie
- Activités et observation du surveillant de l'équité
- Documents de référence
Préface
PPI Consulting Limited a fourni des services de surveillance de l'équité au Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) faisant partie de TPSGC, dans le cadre du projet de services cellulaires gouvernementaux.
Le présent document intitulé « Rapport final du surveillant de l'équité » renferme un résumé des activités et des observations du point de vue de l'équité pour la durée de notre mandat, et conformément à notre étendue des travaux pour le processus d'approvisionnement mentionné ci-dessus.
PPI Consulting Limited apprécie grandement la diligence et la collaboration de l'équipe de l'approvisionnement et de l'évaluation tout au long du processus de surveillance de l'équité et du mandat à ce jour.
1. Introduction
PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement pour les services cellulaires gouvernementaux (SCG), qui a été attribué par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada. PPI Consulting Limited a été embauché en août 2010 lors de l'étape d'élaboration définitive de la demande de propositions (DP) pour la demande de soumissions pour les SCG. Nous n'avons pris part à aucune autre étape antérieure.
PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes telles que décrites ci-dessous et conformément à notre mandat.
Nous soumettons par la présente le rapport final du surveillant de l'équité, portant sur les activités réalisées et les observations surveillées par le surveillant de l'équité, de la demande de propositions (demande de soumissions) à la sélection finale, y compris l'évaluation technique et l'évaluation financière.
Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.
2. Exigence du projet
Nos services et notre mandat de surveillance de l'équité consistaient à surveiller l'équité, l'ouverture et la transparence de la demande de propositions pour l'approvisionnement et l'offre de SCG, notamment les accessoires et appareils connexes, au fur et à mesure des besoins, dans les régions de l'ensemble du Canada.
Les services cellulaires gouvernementaux (SCG) actuels sont obtenus au moyen de la série de contrats de produits et services mobiles sans fil arrivant à échéance le 25 février 2011. Les SCG sont un contrat général négocié au nom de tous les ministères et organismes clients. Les SCG remplaceront les produits et services mobiles sans fil.
Les besoins en matière de SCG ont été déterminés et définis dans le cadre de la demande de soumissions comme suit :
Volet 1 - Téléphones cellulaires, assistants numériques personnels et produits et services connexes de modem cellulaire au Canada, aux États-Unis et à l'échelle internationale : représente les appareils et les services les plus fréquemment utilisés par l'ensemble des utilisateurs du gouvernement du Canada (GC).
Volet 2 - Produits et services liés aux boutons de microphone (boutons PTT) : comprend les produits pour les utilisateurs qui ont besoin de la fonctionnalité de type émetteur-récepteur permettant un appel simple ou collectif en appuyant sur un bouton, avec les services connexes.
Volet 3 - Services sans fil sécuritaires de système mondial pour communication avec les mobiles (système GSM) : comprend les services permettant la transmission sécuritaire de données à commutation de circuit en système GSM à l'aide d'une transmission sécuritaire de la voix et de données.
Le ou les contrats subséquents visent à fournir des services au gouvernement du Canada, notamment à plus de 100 ministères et organismes, ce qui représente l'utilisation de 145 000 appareils cellulaires tels que des téléphones, des assistants numériques personnels et des modems.
Bien que la stratégie d'approvisionnement comprenne une approche en deux phases, notamment une demande de renseignements (DDR) et une demande de propositions, PPI Consulting a uniquement surveillé le processus d'approvisionnement portant sur la demande de propositions qui comprend les activités postérieures à la sélection et relatives à l'attribution.
La demande de propositions en vue de l'approvisionnement comprenait une évaluation de la conformité technique, une évaluation financière, la diligence raisonnable, la sélection du soumissionnaire et l'attribution du contrat.
3. Attestation d'assurance
Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant les services cellulaires gouvernementaux (SCG) pour la demande de propositions du gouvernement du Canada.
Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.
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Howard Grant
Président, PPI Consulting Limited
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Patricia Tessier
Spécialiste en surveillance de l'équité
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Philip L Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
4. Méthodologie
En tant que surveillant de l'équité, PPI Consulting Limited agit à titre de tiers indépendant pour exercer la surveillance et assurer l'intégrité du processus d'approvisionnement en indiquant si l'approvisionnement a été géré de manière juste, uniforme, ouverte, concurrentielle et avec transparence.
Pour ce faire, et conformément à notre étendue des travaux, nous avons pris connaissance des documents pertinents d'invitation à soumissionner, avons examiné les documents de la demande de soumissions et observé les activités liées aux demandes de soumissions (p. ex. les DP provisoires, les DP publiées, les réponses de la Couronne aux questions des fournisseurs et les addenda/modifications subséquentes aux DP), avons examiné toutes les questions des fournisseurs et les réponses fournies, avons examiné le rapport d'évaluation technique de la soumission, avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies, le cas échéant, soient raisonnables et appropriées.
5. Activités et observation du surveillant de l'équité
5.1 Élaboration de la DP et période de soumission
Un examen des documents de la DP et de la demande de soumissions, y compris toutes les annexes et tous les appendices, a été réalisé. Il comprenait l'examen de la feuille de calcul de la base de paiement utilisée dans le cadre de l'évaluation financière. Les points relatifs à l'équité ayant été soulevés ont fait l'objet d'une discussion avant la diffusion de la DP et dans le cadre de la séance d'information à l'intention des évaluateurs.
La DP a été affichée sur le MERX le 3 septembre 2010 et sa date de clôture était d'abord le 27 septembre 2010. En réponse aux demandes des fournisseurs, la date de clôture a été reportée au 8 octobre 2010.
On a reçu au total 97 questions. Les réponses ont été publiées dans le cadre de quatre addenda distincts publiés entre le 10 et le 30 septembre 2010. Toutes les questions ont été reçues avant la date d'échéance, et toutes les questions et réponses ont été affichées sur le MERX.
Des points relatifs à l'équité ont été soulevés et ont fait l'objet d'une discussion avec l'autorité contractante. Tous les points ont été traités de façon satisfaisante avant la date de clôture de la DP.
Un examen a été réalisé pour justifier la décision de la Couronne d'inclure les trois volets dans l'achat en régime de concurrence ainsi que la sélection et la méthodologie d'évaluation connexes. Aucun problème d'équité n'a été relevé.
5.2 Clôture des soumissions
PPI Consulting Limited était présent au moment de la clôture des soumissions pour observer la réception des soumissions.
5.3 Évaluation technique
Une trousse des évaluateurs a été préparée à l'intention de l'équipe d'évaluation technique. La trousse a été examinée. Les problèmes d'équité ont été abordés par l'autorité contractante et ont été pris en compte dans la trousse. L'autorité contractante a également communiqué et confirmé les protocoles liés à la sécurité et à l'entreposage des documents.
Tous les membres de l'équipe ont rempli et signé une entente de non-divulgation et un formulaire de déclaration sur les conflits d'intérêts. Nous avons déterminé qu'il n'y avait aucun conflit d'intérêts réel.
Conformément à la DP, l'évaluation technique portait uniquement sur des exigences obligatoires. Il n'y avait pas d'exigence cotée ni de pointage. Chaque membre de l'équipe d'évaluation technique a examiné de manière indépendante les exigences techniques obligatoires afin d'en déterminer la conformité. Toutes les soumissions ont été déclarées conformes à la DP.
5.3.1 Précisions concernant les soumissions
L'équipe d'évaluation technique n'a demandé aucune précision concernant les soumissions.
5.3.2 Consensus
Chaque membre de l'équipe d'évaluation technique a examiné toutes les soumissions de manière indépendante. Chaque membre de l'équipe d'évaluation a déclaré de façon indépendante que les soumissionnaires étaient conformes à la DP.
5.3.3 Rapport final et détermination de la conformité
Un rapport d'évaluation technique a été préparé par le chef d'équipe, et comprenait la déclaration de conformité de chaque soumissionnaire. Le rapport a été signé par tous les membres de l'équipe d'évaluation technique.
5.4 Évaluation financière et note globale/classement
5.4.1 Évaluation financière
L'évaluation financière a été réalisée par le Service de l'approvisionnement en exerçant une surveillance appropriée. Après l'évaluation financière, l'établissement des coûts a été validé par l'équipe technique.
5.4.2 Note globale/classement
Après l'évaluation financière, un rapport a été préparé par le Service de l'approvisionnement pour indiquer le classement des soumissionnaires en fonction de l'annexe B : formulaire de rapport financier pour le calcul des paiements fourni dans la DP et le nombre total de points évalués dans la soumission. Le rapport comprenait la recommandation sur l'attribution du contrat par volet en fonction du classement par points, conformément à l'annexe B de la DP.
Pendant cette étape, une vérification et une validation des attestations nécessaires ont été réalisées. Un rapport d'évaluation des attestations a été préparé dans lequel il était indiqué que tous les soumissionnaires répondaient aux exigences en matière d'attestations.
Conformément à la DP, particulièrement la section 6.2 et sa référence aux clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA), une évaluation de la capacité financière a été réalisée au cours de laquelle de l'information financière ministérielle et des précisions ont été demandées.
6. Documents de référence
Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.
Sommaire du tableau
Les documents suivants sont cités dans le présent document. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de TPSGC.| N° | Document | Date/numéro de document |
|---|---|---|
| 1 | Demande de propositions | Affichée sur le MERX le 3 septembre 2010 |
| 2 | Modification n° 1 de la demande de propositions (aucun contenu, erreur technique) | Affichée sur le MERX le 3 septembre 2010 |
| 3 | Modification n° 2 de la DP | Affichée sur le MERX le 10 septembre 2010 |
| 4 | Modification n° 3 de la DP | Affichée sur le MERX le 15 septembre 2010 |
| 5 | Modification n° 4 de la DP | Affichée sur le MERX le 24 septembre 2010 |
| 6 | Modification n° 5 de la DP | Affichée sur le MERX le 30 septembre 2010 |
| 7 | Trousse des évaluateurs | Fournie à l'équipe d'évaluation |
| 8 | Rapport d'évaluation technique | Terminé le 14 octobre 2010 |
| 9 | Lettres d'avis/d'attribution de contrat aux soumissionnaires | Envoyées le 9 décembre 2010 |
Addenda au rapport final
Le 31 janvier 2011
Addenda au Rapport final du vérificateur équitable en date du 14 décembre 2010 sur les services cellulaires gouvernementaux pour la demande de soumissions du gouvernement du Canada.
Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.
Attribution du contrat, communications et comptes rendus
Des lettres d'attribution de contrat et de compte rendu ont été rédigées et envoyées à tous les soumissionnaires le 9 décembre 2010.
Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant les services cellulaires gouvernementaux (SCG) pour la demande de soumissions du gouvernement du Canada.
Selon notre avis de professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.
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Howard Grant
Président, PPI Consulting Limited
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Patricia Tessier
Spécialiste en surveillance de l'équité
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Philip L Carr, ingénieur
Chef de l'équipe de surveillance de l'équité
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