Processus concurrentiel d'approvisionnement de soutien en service pour des petits navires de guerre et navires auxiliaires entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC)

INTRODUCTION

En qualité de Surveillant de l'équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l'équité) soumet par les présentes son rapport final de Surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus concurrentiel pour le projet prestation de soutien en service (SES) pour des petits navires de guerre et navires auxiliaires (PNG N Aux) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le Ministère de la Défense nationale par voie des invitations à soumissionner numéros W8483-106786/A et W8483-106786/B. Ce rapport final SE couvre les activités du Surveillant de l'équité à partir de l'initiation des services de surveillance débutant par l'examen d'une Lettre d'intérêt (LI) sous forme d'ébauche incluant la phase de la Demande d'intérêt et de qualification (DIQ) jusqu'à la conclusion de l'évaluation des réponses à la Demande de proposition (DDP) et la sélection d'un fournisseur recommandé.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes appliquées et des constatations pertinentes résultant des activités entreprises.

ATTESTATION D'ASSURANCE DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que le processus concurrentiel pour le projet prestation de soutien en service (SES) pour des petits navires de guerre et navires auxiliaires (PNG N Aux) a été mené de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

PORTÉE ET OBJECTIFS DU MANDAT DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ

L'objectif global était de fournir à TPSGC une observation indépendante et des commentaires relatifs à l'équité.

Nos services de surveillance de l'équité incluaient :

• un examen de la LI sous forme d'ébauche et une ébauche antérieure de la DDP;
• un examen de la Demande d'intérêt et qualification sous forme d'ébauche et version finale;
• l'observation de l'évaluation des réponses à la DIQ et la sélection de fournisseurs qualifiés pour assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection;
• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur la DDP provisoire qui avait été envoyée aux fournisseurs qualifiés et un examen des réponses reçues des fournisseurs qualifiés incluant l'action prise par l'équipe du projet;
• la fourniture de commentaires relatifs à l'équité sur la version finale de la DDP incluant les modifications;
• l'observation de l'évaluation des réponses à la DDP pour assurer que les procédures spécifiques d'évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• l'observation des comptes rendus aux soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda à ce rapport après tout compte rendu).

MÉTHODES, ACTIVITÉS ET CONSTATATIONS SPÉCIFIQUES DU SURVEILLANT DE L'ÉQUITÉ

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase de la DIQ

Activités et constatations du SE durant l'élaboration de la DIQ

Durant la période du 9 au 22 janvier 2010, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné une LI et une DDP sous forme d'ébauche et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'autorité contractante a pris l'action appropriée.

Le 3 février 2010, le Spécialiste SE a été avisé par l'autorité contractante, qu'il avait été décidé de ne pas publier une LI mais utiliser plutôt un processus DIQ afin de qualifier des répondants avant la publication de la DDP.

Durant la période du 15 au 23 février 2010, le Spécialiste SE a examiné des versions de la DIQ sous forme d'ébauche et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise. Le 12 mars 2010, il a examiné la version finale de la DIQ (Document 1) qui a été publiée ultérieurement sur MERX le 17 mars 2010.

Activités et constatations du SE durant la période de publication de la DIQ

Durant la période du 31 mars au 6 mai 2010, le Spécialiste SE a examiné les modifications 1 à 12 émises à la DIQ (Documents 2 à 13) avant quelles soient publiées et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.

Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des réponses à la DIQ

Le 10 mai 2010, le Spécialiste SE a observé la réunion d'évaluation du comité d'évaluation incluant les discussions visant à établir un consensus sur les exigences obligatoires. Il a fourni au comité des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise. Il n'y avait aucune exigence cotée.

Le Spécialiste SE a observé que la sélection des répondants, qui avaient été recommandés par le comité d'évaluation pour le statut de qualifié, était en accord avec la base de sélection spécifiée dans la DIQ. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du SE après l'évaluation des réponses à la DIQ

Du 19 mai au 16 juin 2010, le Spécialiste SE a examiné une série de courriels entre un répondant et l'autorité contractante concernant de potentielles précisions sur la réponse du répondant à la DIQ et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. L'action appropriée a été prise.

Du 15 juin au 24 septembre 2010, le Spécialiste SE a surveillé une révision du processus d'acquisition qui a été mené par TPSGC afin de déterminer si une approche modifiée d'acquisition pour le projet PNG N Aux devrait être initiée. Durant cette révision, il a fourni des observations relatives à l'équité et l'action appropriée a été prise.

Le 20 septembre 2010, le Spécialiste SE a examiné respectivement une lettre sous forme d'ébauche à être envoyée au répondant non retenu et le 24 septembre 2010, il a examiné une lettre sous forme d'ébauche à être envoyée aux répondants qui s'étaient qualifiés. Le 28 septembre 2010, il a observé le compte rendu fourni au répondant non retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant la phase de la DDP

Activités et constatations du SE avant la publication de la DDP

Le 9 septembre 2010, le Spécialiste SE a examiné un plan d'acquisition sous forme d'ébauche qui avait été préparé pour couvrir le reste du projet d'acquisition. Durant la période du 9 septembre au 25 novembre 2010, il a surveillé l'activité entre TPSGC et Industrie Canada concernant l'application possible des exigences des retombées industrielles et régionales relatives à l'acquisition. Un accord a été atteint à l'effet que l'application des exigences RIR ne serait pas requise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 24 septembre 2010, il a examiné une lettre à être envoyée aux trois fournisseurs qualifiés qui les avisaient des activités à venir, y joignait une DDP provisoire, demandait leurs commentaires sur la demande provisoire et fournissait les règles qui s'appliqueraient pour les communications entre les fournisseurs qualifiés et l'autorité contractante avant la publication de la DDP officielle. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante qui a pris l'action appropriée. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 24 septembre 2010 au 25 janvier 2011, le Spécialiste SE a examiné les communications entre les soumissionnaires qualifiés et l'autorité contractante incluant les commentaires des fournisseurs qualifiés sur la DDP provisoire, les questions soumises par chacun des fournisseurs qualifiés, l'action prise par l'équipe du projet et l'information fournie aux fournisseurs qualifiés. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis à l'autorité contractante et l'action appropriée a été prise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 1er au 12 octobre 2010, il a examiné les commentaires initiaux sur la DDP provisoire reçus des fournisseurs qualifiés. Le 20 octobre 2010, il a examiné une lettre à être envoyée aux fournisseurs qualifiés fournissant une mise à jour plus approfondie et en y joignant des renseignements complémentaires. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 16 novembre 2010 au 14 décembre 2010, le Spécialiste SE a examiné des parties de la DDP provisoire au moment même où elles étaient mises en disponibilité aux fournisseurs qualifiés pour commentaires. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par l'autorité contractante. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du SE après la publication de la DDP

Le 26 janvier 2011, le Spécialiste SE a examiné la DDP officielle (Document 14) fournie aux fournisseurs qualifiés. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par l'autorité contractante. Durant la période du 3 février 2011 au 19 avril 2011, il a examiné les modifications 1 à 9 émises à la DDP (Documents 15 à 23). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par l'autorité contractante. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 25 janvier 2011 au 28 avril 2011, le Spécialiste SE a examiné toutes les communications entre les fournisseurs qualifiés et l'autorité contractante incluant les questions posées par les fournisseurs. Ces examens incluaient des examens périodiques de la liste tabulaire des demandes de renseignements. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par l'autorité contractante. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 25 février 2011, il a observé la conférence des soumissionnaires. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Le 4 avril 2011, il a observé une présentation faite aux fournisseurs qualifiés par Isherwoods (Sir Joseph Isherwoods Limited) sur son système de gestion d'information. La DDP PNG N Aux spécifie que des fonds seront fournis aux termes du contrat qui en résultera pour l'acquisition et l'installation du SGI de Isherwoods dans les locaux du fournisseur retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des réponses à la DDP

Activités et constatations du SE en préparation pour l'évaluation

Le 15 avril 2011, le Spécialiste Surveillant de l'équité a examiné le « Guide des évaluateurs » (Document 24) et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Le 19 avril 2011, le Spécialiste SE a observé la session de formation des évaluateurs. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise par l'autorité contractante.

La date de clôture de la DDP était le 28 avril 2011.

Activités et constatations du SE durant l'évaluation

Le 4 mai 2011, il a observé toutes les discussions d'évaluation, visant à établir un consensus pour les exigences obligatoires gestion/financière par l'équipe d'évaluation gestion/financière. Cette activité incluait un examen des propositions financières. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise. Le même jour, il a observé toutes les discussions d'évaluation, visant à établir un consensus pour les exigences techniques obligatoires, par l'équipe d'évaluation des exigences techniques obligatoires. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 5 au 13 mai 2011, il a observé toutes les discussions d'évaluation, visant à établir un consensus pour les exigences techniques cotées, par l'équipe d'évaluation des exigences cotées. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et l'action appropriée a été prise. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 13 mai 2011, il a aussi observé l'enregistrement du pointage des points techniques. Les résultats étaient en accord avec les résultats observés tout au long des discussions de l'évaluation visant à établir un consensus. L'autorité contractante a spécifié que l'enregistrement serait vérifié à nouveau par un autre collègue. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le Spécialiste SE a noté qu'une des deux propositions reçues offrait le prix de l'évaluation le plus bas et atteignait le nombre de points techniques le plus élevé et était considérée la proposition recommandée selon la base de sélection spécifiée dans la DDP.

Bruce Maynard
Chef d'équipe
Surveillant de l'équité

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet PNG N Aux.

Sommaire du tableau

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du projet PNG N Aux.

No	Document	Information additionnelle
1	Demande d'intérêt et qualification (DIQ)	Publiée le 17 mars 2010
2	Modification 1 à la DIQ	Publiée le 31 mars 2010
3	Modification 2 à la DIQ	Publiée le 1er avril 2010
4	Modification 3 à la DIQ	Publiée le 6 avril 2010
5	Modification 4 à la DIQ	Publiée le 8 avril 2010
6	Modification 5 à la DIQ	Publiée le 9 avril 2010
7	Modification 6 à la DIQ	Publiée le 12 avril 2010
8	Modification 7 à la DIQ	Publiée le 19 avril 2010
9	Modification 8 à la DIQ	Publiée le 20 avril 2010
10	Modification 9 à la DIQ	Publiée le 22 avril 2010
11	Modification 10 à la DIQ	Publiée le 29 avril 2010
12	Modification 11 à la DIQ	Publiée le 4 mai 2010
13	Modification 12 à la DIQ	Publiée le 6 mai 2010
14	Demande de proposition (DDP)	Publiée le 25 janvier 2011
15	Modification 1 à la DDP	Publiée le 3 février 2011
16	Modification 2 à la DDP	Publiée le 10 février 2011
17	Modification 3 à la DDP	Publiée le 2 mars 2011
18	Modification 4 à la DDP	Publiée le 10 mars 2011
19	Modification 5 à la DDP	Publiée le 18 mars 2011
20	Modification 6 à la DDP	Publiée le 28 mars 2011
21	Modification 7 à la DDP	Publiée le 12 avril 2011
22	Modification 8 à la DDP	Publiée le 14 avril 2011
23	Modification 9 à la DDP	Publiée le 19 avril 2011
24	Guide des évaluateurs	non daté

Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté du 20 mai 2011 concernant le projet de prestation de soutien en service pour les petits navires de guerre et navires auxiliaires (PNG N Aux)

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité a été préparé subséquemment à l'adjudication du contrat au soumissionnaire retenu et inclus le compte rendu auprès du soumissionnaire non retenu qui a répondu à la DDP. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités et constatations du SE durant la phase d'évaluation » :

« Activités et constatations du SE relatives aux comptes rendus

Le 26 septembre 2011, le Spécialiste SE a examiné la lettre qui avait été envoyée au soumissionnaire non retenu et une lettre envoyée à une autre compagnie qui avait suivi le projet de près avant et durant la période DDP, mais qui avait choisi de ne pas soumettre une proposition. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 4 octobre 2011, il a observé le compte rendu verbal fourni au soumissionnaire non retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'avis que le compte rendu écrit et le compte rendu verbal fourni au soumissionnaire non retenu et les autres actions prises subséquemment à l'adjudication du contrat ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »

Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE

Bruce Maynard Ing.
Chef d'équipe Surveillant de l'équité

Peter Woods
Spécialiste SE

Date : 11 octobre 2011