Projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal : services de gestion des travaux (SGT)
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 30 novembre 2011
Soumis à : Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle
Soumis par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
Table des matières
- Contexte et introduction
- Exigences du projet
- Attestation d'assurance
- Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
- Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
- Documents de référence
Contexte et introduction
Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour les services de gestion des travaux (SGT) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d'offre numéro EP757-113495/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.
Nous soumettons notre présent rapport final couvrant nos activités, débutant avec l'examen sous forme d'ébauche d'une actuelle demande de proposition (DP) suivi par la phase DP, la phase d'évaluation et la sélection d'une proposition recommandée.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée de notre mandat, les méthodologies appliquées et toutes constatations pertinentes découlant des activités exécutées.
Exigences du projet
Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour la retenue d'un entrepreneur pour fournir les services de gestion des travaux (SGT) pour un projet de rénovation majeure impliquant l'édifice de la Banque de Montréal du complexe de la Colline du Parlement.
Les services de gestion des travaux incluront ce qui suit :
- Services consultatifs et de gestion
- Administration du projet
- Emballage des travaux
- Gestion des coûts
- Gestion du temps (ordonnancement)
- Gestion des risques
- Contrôle de la portée et gestion
- Contrôle de la qualité et de l'assurance de la qualité
- Services d'entrepreneur général
- Personnel à temps plein du site et des installations du site
- Agir comme le constructeur incluant la coordination des sous-traitants retenus par le gestionnaire de la construction et par d'autres et assurer la protection du public en général sur ou près du site
- Sous-traiter tous les autres travaux de construction en utilisant les processus d'appel d'offres compétitifs avec préqualification au besoin
- Préachat de matériaux clés au besoin
- Eléments de construction et connectivité (ECC)
- Mise en service
- Coordination de la logistique du site
Attestation d'assurance
Le SE fourni l'énoncé sans réserve suivant concernant les services de gestion des travaux (SGT) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal.
Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement compétitif que nous avons observé a été effectuée de façon équitable, ouverte et transparente.
Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
Bruce Maynard Ing.
Chef d'équipe SE
Peter Woods
Spécialiste SE
Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.
Pour réaliser notre objectif global, nous avons entrepris les activités suivantes :
- familiarisés avec la structure de gouvernance du projet;
- examiné en versions ébauche et finale de la demande de proposition (DP);
- examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;
- observé la visite du site par les proposants intéressés;
- examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et les conseils fournis à l'équipe d'évaluation;
- observé l'évaluation des réponses suite à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection spécifiées ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon systématique durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout après tout compte rendu).
Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités et constatations du SE avant l'émission de la DP
Le 25 août 2011, nous avons examiné une version ébauche de la DP et fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.
Activités et constatations du SE durant la période d'affichage de la DP
Le 1er septembre 2011, nous avons examiné la DP telle qu'affichée sur MERX (Document 1). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Durant la période du 9 septembre 2011 au 13 octobre 2011, nous avons examiné les modifications 1 à 7 (Documents 2 à 8) en versions ébauche et finale. Les ajouts 1 et 2 étaient attachés à la modification 2 et l'ajout 3 était attaché à la modification 3. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 15 septembre 2011, nous avons observé la visite du site de l'édifice de la Banque de Montréal par les proposants intéressés. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.
Activités et constatations du SE relatives à l'évaluation des propositions
Le 14 octobre 2011, nous avons examiné un document intitulé « Un guide au comité d'évaluation-Procédures d'évaluation du comité d'évaluation » (Document 9). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Le même jour, nous avons observé la réunion d'orientation du comité d'évaluation au cours de laquelle les membres du comité ont été informés des procédures d'évaluation et leurs responsabilités et des copies des propositions reçues leur ont été remises. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.
Les 25 et 26 octobre 2011, nous avons observé les discussions de consensus du comité d'évaluation des réponses reçues à la suite de la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.
Le 26 octobre 2011, après que les discussions de consensus ont été complétées, nous avons observé la compilation tabulaire des pointages techniques, l'ouverture des propositions financières et la compilation tabulaire initiale des résultats pour identifier le proposant retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Le 27 octobre 2011, nous avons été avisés par l'autorité contractante que les pointages et les résultats compilés sous forme tabulaire avaient été revérifiés par un collègue et confirmés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport et sauf indication contraire, ces documents sont disponibles par l'intermédiaire de l'Agent contractuel du projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Renseignements additionnels |
|---|---|---|
| 1 | Demande de proposition | Affichée sur MERX 31 août 2011 |
| 2 | Modification 1 à la DP | Affichée sur MERX 14 septembre 2011 |
| 3 | Modification 2 à la DP | Affichée sur MERX 29 septembre 2011 |
| 4 | Modification 3 à la DP | Affichée sur MERX 5 octobre 2011 |
| 5 | Modification 4 à la DP | Affichée sur MERX 6 octobre 2011 |
| 6 | Modification 5 à la DP | Affichée sur MERX 11 octobre 2011 |
| 7 | Modification 6 à la DP | Affichée sur MERX 12 octobre 2011 |
| 8 | Modification 7 à la DP | Affichée sur MERX 13 octobre 2011 |
| 9 | Document « Guide au comité d'évaluation-Procédures d'évaluation du comité » | Daté 1er septembre 2009 |
Ajout au rapport final
13 février 2012
Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 30 novembre 2011 pour les services de gestion des travaux (SGT) pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal
Cet ajout SGT au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation des propositions SGT et inclus l'attribution du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.
Le 4 janvier 2012, nous avons été avisés par l'autorité contractante que le contrat avait été attribué. Le même jour, nous avons examiné les lettres envoyées aux soumissionnaires non retenus les informant des résultats de l'évaluation et qui fournissaient pour chaque soumissionnaire les pointages individuels de l'évaluation et le prix par point. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Les 20 janvier 2012, 27 janvier 2012, 31 janvier 2012 et 2 février 2012, nous avons observé les comptes rendus verbaux individuels fournis aux soumissionnaires non retenus qui élaboraient sur leurs pointages individuels. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Le 10 février 2012, nous avons observé le compte rendu fourni au soumissionnaire retenu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Selon notre opinion professionnelle, l'étape de l'attribution du contrat et des comptes rendus du processus compétitif d'approvisionnement pour les services de gestion des travaux pour le projet de réhabilitation de l'édifice de la Banque de Montréal a été menée de façon équitable, ouverte et transparente.
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
Bruce Maynard Ing.
Chef d'équipe SE
Peter Woods
Spécialiste SE
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