Programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est
Services consultatifs en gestion des temps

Table des matières

• 1. Contexte et Introduction
• 2. Exigences du Projet
• 3. Attestation d’assurance
• 4. Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie
• 5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité
• 6. Documents de référence

1. Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus compétitif d’approvisionnement pour les services consultatifs de gestion du temps pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est, entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d’offre numéro EP747-113333/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le rapport final couvrant nos activités, débutant avec l’examen sous forme d’ébauche d’une actuelle demande de proposition (DP) suivi par la phase DP, la phase évaluation et la sélection d’une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et toutes constatations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour un entrepreneur pour fournir les services consultatifs de gestion du temps en support d’un éventail complet de services de gestion du temps incluant la planification de projet, la surveillance de projet, le contrôle de projet, les services d’analyse d’information et la préparation de rapports pour le projet de construction de réhabilitation majeure impliquant l’édifice de l’Est du complexe de la Colline du Parlement.

Le rôle principal de l’entrepreneur sera de développer et maintenir un calendrier principal pour le projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est ainsi que de fournir des services consultatifs stratégiques et d’assurance de la qualité pour l’intégration des calendriers fournis par d’autres équipes de consultants et du gestionnaire des services de construction. Plus spécifiquement, l’entrepreneur devra :

• développer une méthodologie systématique et de définitions pour la préparation d’un calendrier standardisé;
• examiner, analyser et faire rapport sur les calendriers et les rapports préparés par d’autres;
• intégrer tous les calendriers de projet dans un calendrier principal;
• effectuer régulièrement des analyses des calendriers, les mises à jour, la surveillance, le contrôle et faire rapport; et
• effectuer des examens proactifs des rapports et des documents avant leur publication et de la progression  de la construction afin que les réclamations de retard puissent être atténuées ou éliminées.

L’entrepreneur de la gestion du temps est requis de fournir du personnel professionnel expérimenté pour fournir les services  d’ordonnanceurs séniors, intermédiaires et juniors.

3. Attestation d'assurance

Le SE fourni l’énoncé sans réserve suivant, concernant les services consultatifs de gestion du temps pour le programme de construction de réhabilitation de l’édifice de l’Est.

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

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Bruce Maynard, Ing.
Chef d’équipe SE

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Peter Woods
Spécialiste SE

4. Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était de fournir une observation indépendante du processus  d’approvisionnement et des commentaires relatifs à l’équité aux responsables du projet aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour traiter les commentaires avant que l’équité soit impactée. Le Secteur de l’intégrité opérationnelle serait avisé de tous les commentaires relatifs à l’équité qui n’auraient pas été traités rapidement. A la conclusion du processus d’approvisionnement une attestation quant à son équité serait fournie.

Pour réaliser l’objectif global, nous avons entrepris les activités suivantes :

• familiarisés avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné en versions ébauche et finale la demande de proposition (DP) et fourni des commentaires dans le but d’améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et d’attirer l’attention sur de possibles préoccupations en matière d’équité qui pourraient survenir durant le processus d’évaluation;
• examiné et au besoin, fourni des commentaires sur toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies;
• examiné et au besoin, fourni des commentaires sur les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses et les conseils fournis à l’équipe d’évaluation;
• observé l’évaluation des réponses à la DP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection prescrites et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un ajout au présent rapport après tout compte rendu).

5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité

Activités et constatations du SE avant l’affichage de la DP

Durant la période du 14 juillet 2011 au 25 juillet 2011, nous avons examiné une version ébauche de la DP et fourni aux responsables du projet, des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises.

La DP a été affichée sur MERX le 14 septembre 2011.

Activités et constatations du SE durant l’affichage de la DP

Le 15 septembre 2011, nous avons examiné la DP (Document 1) telle qu’affichée sur MERX. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 17 octobre 2011, nous avons examiné la modification 1  (Document 2) à la DP qui incluait les questions soumises par les proposants et les réponses. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La DP a clôturée le 25 octobre 2011.

Activités et constatations du SE relatives à l’évaluation des réponses

Le 28 octobre 2011, nous avons observé la réunion d’orientation d’évaluation à laquelle l’équipe d’évaluation a été informée de ses responsabilités et des procédures d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le même jour, nous avons examiné un document intitulé « Lignes directrices de base de l’équipe d’évaluation » (Document 3) distribué à l’équipe d’évaluation à la réunion d’orientation qui expliquait les procédures à utilisées pour l’évaluation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Une seule proposition a été reçue. Le 4 novembre 2011, nous avons observé l’évaluation par consensus de la proposition incluant les exigences obligatoires et les exigences cotées. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Le même jour, nous avons observé et confirmé la compilation des pointages sous forme tabulaire, l’application du seuil du pointage minimum pour poursuivre au stage de la présentation orale et la confirmation que le répondant avait satisfait à l’exigence. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Les procédures spécifiées dans la DP ont été suivies.

Le 10 novembre 2011, nous avons observé la présentation orale  suivie de l’évaluation par consensus de la présentation orale. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Les procédures spécifiées dans la DP ont été suivies.

Basé sur les résultats des exigences cotées et le pointage de la présentation orale, nous étions satisfaits que la sélection du répondant recommandé était cohérente avec la base de sélection spécifiée dans la DP.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport et sauf indication contraire, sont disponibles auprès du bureau du programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est

Sommaire du tableau

Ce tableau est une liste des documents mentionnés dans le rapport, p. ex. une demande de propositions, les modificatifs, les lettres de mise au point, les lettres d'explication, etc.

No.	Document	Renseignements additionnels
1	Demande de proposition (DP)	Affichée sur MERX 14 septembre 2011
2	Modification 1 à la DP	Affichée sur MERX 17 octobre 2011
3	Lignes directrices de base équipe d’évaluation	Fournies aux évaluateurs 28 octobre 2011

AJOUT AU RAPPORT FINAL

6 décembre 2011

Ajout au rapport final du Surveillant de l’équité daté le 14 novembre 2011 pour le contrat des services consultatifs de gestion du temps pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation et inclus l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Il n’y avait qu’un seul soumissionnaire et ce soumissionnaire a été retenu. Le 5 décembre 2011, nous avons été avisés que le soumissionnaire  retenu n’avait pas demandé de compte rendu et nous sommes satisfaits que TPSGC a rencontré son obligation en matière de comptes rendus.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Selon notre opinion professionnelle, l’attribution du contrat et la phase des comptes rendus du processus compétitif d’approvisionnement pour le contrat des services consultatifs de gestion du temps pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

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Bruce Maynard, Ing.
Chef d’équipe SE

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Peter Woods
Spécialiste SE