Programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est
Services consultatifs en gestion des coûts

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du Projet
3. Attestation d’assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité
6. Documents de référence

1. Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus compétitif d’approvisionnement pour les services consultatifs en gestion des coûts pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par la voie de la demande d’offre numéro EP747-113334/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l’examen d’une demande de proposition existante (DP) sous forme d’ébauche suivies par la phase de la DP ainsi que la phase d’évaluation et la sélection d’une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et toutes les constatations pertinentes découlant des activités menées.

2. Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour la retenue d’un entrepreneur pour fournir les services  en gestion des coûts en support  à un éventail complet des services consultatifs en gestion des coûts incluant la planification des coûts, la surveillance des coûts, le contrôle des coûts, l’analyse de l’information et faire rapport pour le projet de réhabilitation majeure de construction concernant l’édifice de l’Est du complexe de la Colline du Parlement.

Le rôle majeur de l’entrepreneur sera de développer et maintenir un plan principal des coûts pour le projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est et l’autorisation des tâches résultantes fournissant des services consultatifs stratégiques et d’assurance de la qualité pour l’intégration des estimations de coût fournis par l’équipe A&E, gestionnaire des services de construction, d’autres contracteurs et l’analyse des informations pertinentes pour faire rapport au Directeur du projet et le représentant ministériel. Plus spécifiquement, l’entrepreneur devra :

• développer une méthodologie systématique et des définitions pour la préparation d’un plan standardisé des coûts;
• examiner, analyser et faire rapport sur les plans des coûts et les rapports préparés par d’autres;
• intégrer tous les estimés du projet en un plan principal des coûts;
• bien compiler à chaque étape du programme dans son évolution, les contingences,les escalades et tenir compte des risques; et
• effectuer régulièrement des analyses du plan principal des coûts, mettre à jour, surveiller et faire rapport.

L’entrepreneur de gestion des coûts est requis de fournir du personnel professionnel expérimenté pour fournir les services de gestionnaire sénior des coûts, gestionnaire intermédiaire des coûts, gestionnaire junior des coûts ainsi que la fourniture d’autres soutiens des coûts.

3. Attestation d'assurance

Le SE fourni l’énoncé sans réserve suivant, concernant les services consultatifs en gestion des coûts pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est :

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

_____________________________
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

_____________________________
Bruce Maynard, Ing.
Chef d’équipe SE

_____________________________
Peter Woods
Spécialiste SE

4. Objectifs du Surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était de fournir aux responsable du projet, une observation indépendante du processus compétitif d’approvisionnement et des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour traiter les commentaires avant que l’équité soit impactée. Le Secteur de l’intégrité opérationnelle serait avisé de toute préoccupation relative à l’équité qui n’aurait pas été résolue rapidement. A la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation quant à son équité serait fournie.

Pour exécuter l’objectif global, nous avons entrepris les activités suivantes :

• familiarisés avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné en versions ébauche et finale la demande de proposition (DP) et fourni des commentaires dans le but d’améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et d’attirer l’attention sur de possibles problèmes d’équité qui pourraient survenir durant le processus d’évaluation;
• examiné et au besoin, fourni des commentaires sur toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies;
• examiné et au besoin, fourni des commentaires sur les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses et des conseils fournis à l’équipe d’évaluation;
• observé l’évaluation des réponses à la DP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et sélection ainsi que la politique ministérielle  ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d’évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un ajout au présent rapport après tout compte rendu).

5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l’équité

Activités et constatations du SE avant l’affichage de la DP

Le 13 juillet 2011 et le 4 août 2011, nous avons examiné des versions ébauche de la DP et fourni aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises.

La DP a été affichée sur MERX le 15 septembre  2011.

Activités et constatations du SE durant l’affichage de la DP

Le 16 septembre 2011, nous avons examiné la DP (Document 1) telle qu’affichée sur MERX. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 19 octobre 2011, nous avons examiné la modification 1 (Document 2) à la DP qui incluait les questions soumises par les proposants et les réponses. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La date de clôture de la DP était le 26 octobre 2011.

Activités et constatations du SE relatives à l’évaluation des réponses

Le 4 novembre 2011, nous avons observé la réunion d’orientation de l’évaluation à laquelle l’équipe d’évaluation a été informée de ses responsabilités et des procédures d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le même jour, nous avons examiné un document intitulé « Lignes directrices de base pour l’équipe d’évaluation » (Document 3) distribué à l’équipe d’évaluation à la réunion d’orientation qui expliquait les grandes lignes à être utilisées pour l’évaluation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 15 novembre 2011, nous avons observé l’évaluation sur consensus des réponses reçues incluant les exigences obligatoires et les exigences cotées pour les propositions qui avaient satisfaits à toutes les exigences obligatoires. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 17 novembre 2011, nous avons examiné les feuilles de pointage finalisées par consensus et confirmé que chacune reflétait les résultats de l’évaluation par consensus telle qu’observée. Nous avons aussi vérifié la compilation sous forme tabulaire des pointages des exigences cotées. L’autorité contractante a avisé que les pointages techniques pondérés et financiers et les pointages totaux avaient été revérifiés par un collègue. Nous fûmes satisfaits que la base de sélection prescrite dans la DP a été suivie. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

6. Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport et sauf indication contraire, sont disponibles auprès du bureau du programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est

Sommaire du tableau

Ce tableau est une liste des documents mentionnés dans le rapport, p. ex. une demande de propositions, les modificatifs, les lettres de mise au point, les lettres d'explication, etc.

No.	Document	Renseignements additionnels
1	Demande de proposition (DP)	Affichée sur MERX 15 septembre 2011
2	Modification 1 à la DP	Affichée sur MERX 19 octobre 2011
3	Lignes directrices de base équipe d’évaluation	Fournies aux évaluateurs 4 novembre 2011

AJOUT AU RAPPORT FINAL

6 février 2012

Ajout au rapport final du Surveillant de l’équité daté le 22 novembre 2011 pour le contrat des services consultatifs en gestion des coûts pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l’équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation et inclus l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 5 décembre 2011, le contrat a été attribué et les lettres de regret envoyées aux proposants non retenus. A la date de ce rapport, nous avons été avisés qu’aucun compte rendu n’avait été demandé et nous sommes satisfaits que TPSGC avait satisfait à son obligation en ce qui concerne les comptes rendus.

Attestation d’assurance du Surveillant de l’équité

Selon notre opinion professionnelle, l’étape de l’attribution du contrat et  des comptes rendus du processus compétitif d’approvisionnement pour le contrat des services consultatifs en gestion des coûts pour le programme de réhabilitation de l’édifice de l’Est, a été menée de façon équitable, ouverte et transparente.

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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

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Bruce Maynard, Ing.
Chef d’équipe SE

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Peter Woods
Spécialiste SE