Demande d'offres à commande en formation linguistique région du Québec (E6MON-090006/A)

Rapport final du surveillant de l'équité

Le 19 octobre 2010

Présenté à : Norman Steinberg, Directeur général, Secteur de l’intégrité opérationnelle

Soumis par : Deloitte & Touche s.r.l

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Table des matières

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1. Introduction

Dans son rôle d’organisme central pour les achats, Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (« TPSGC ») demande des offres de prestation de services en formation linguistique en langue seconde, et ce, à la demande d’utilisateurs identifiés des ministères et des organismes du gouvernement fédéral dans la région du Québec.

La demande d’offres à commande (« DOC ») [E6MON-090006/A] pour services en formation linguistique dans la région du Québec, émise le 14 mai 2010, établit les besoins en ce qui concerne le processus et le calendrier pour la soumission d’offres par les offrants intéressés à TPSGC pour leur évaluation et la sélection d’offrants pour les offres à commande. La DOC vise à satisfaire des besoins en formation linguistique en langue seconde dans chacune des deux langues officielles du Canada, pour les organismes fédéraux situés dans certaines zones de la région du Québec. À la suite de ce processus, TPSGC vise à émettre des offres à commande pour une période de un an, plus une année d’option.

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2. Attestation

Conformément à son mandat, le surveillant de l’équité a observé le déroulement du processus d’appel jusqu’à la clôture de la DOC le 28 juin 2010 et durant tout le processus d’évaluation, et formule l’avis suivant :

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été réalisé en conformité avec la documentation pertinente, et le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

_______________________
Gary Timm, CA∙EJC, CFE
Représentant de la compagnie de surveillance d’équité
Associé, Deloitte & Touche s.r.l

_______________________
Karl Payeur, CA∙EJC, CFE
Chef d’équipe en surveillance d’équité
Associé délégué, Deloitte & Touche s.r.l

_______________________
Guillaume Vadeboncoeur, CA∙EJC
Spécialiste en surveillance d’équité
Directeur principal, Deloitte & Touche s.r.l

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3. Rôle du surveillant de l’équité

Les services de Deloitte & Touche s.r.l (« Deloitte ») ont été retenus à la suite de la demande EP737-103463/A comme surveillant de l’équité pour la DOC de TPSGC associée aux services en formation linguistique dans la région de Québec. Deloitte est une tierce partie indépendante en ce qui a trait à la DOC associée aux services en formation linguistique dans la région du Québec.

Afin de pouvoir assurer le rôle de surveillant de l’équité, un cadre des principes d’équité a été établi, démontrant un point de référence pour l’évaluation des objectifs en matière d’équité pour TPSGC et pour l’exécution compétitive, équitable et transparente de la DOC.

Aux fins de ce rapport (« Rapport final »), le surveillant de l’équité a été activement impliqué dans le contrôle et la surveillance de la DOC, commençant avant l’émission du document le 14 mai 2010 jusqu’à la fermeture de la DOC le 28 juin 2010 ainsi que durant la période d’évaluation. Les activités principales du surveillant de l’équité ont été les suivantes :

  • Examiner les documents de la DOC, avant leur émission;
  • Examiner les modifications à la DOC, avant leur émission;
  • Examiner les documents de la DOC et ses modifications, tels qu’ils ont été émis au public par TPSGC;
  • Assister à la conférence des offrants qui a eu lieu le 2 juin 2010;
  • Participer à la réunion d’évaluation préliminaire qui a eu lieu les 6 et 7 juillet 2010;
  • Examiner les questions de clarification que TPSGC a envoyées aux offrants;
  • Assister aux réunions d’évaluation qui ont eu lieu du 16 au 19 août 2010, du 15 au 17 septembre 2010, le 27 septembre 2010, le 1er octobre 2010 et le 5 octobre 2010.
  • Assister aux rencontres avec les offrants non retenus. Cette activité n’a pas encore été complétée et sera abordée dans un addenda à ce rapport.
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4. Activités et observations du surveillant de l’équité

4.1  Activités et observations durant la période précédant l’émission de la DOC

Avant l’émission de la DOC le 14 mai 2010, Deloitte a assisté à une rencontre avec l’autorité contractante et les responsables techniques afin de comprendre le processus de développement de la DOC et d’expliquer le rôle et les objectifs du surveillant de l’équité.

Deloitte a examiné les ébauches de la DOC et a fourni verbalement des commentaires à l’autorité contractante. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l’équité ont été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

4.2 Activités et observations reliées à la DOC, modifications telles qu’elles ont été publiées sur MERX et conférence des offrants

La DOC a été émise le 14 mai 2010 et s’est close le 28 juin 2010.

La modification no 1 à la DOC était reliée à un problème technique avec les documents publiés sur MERX.

Un total de 41 questions ont été soumises par les offrants potentiels. Les réponses aux questions soumises à TPSGC par les offrants potentiels ont été répondues dans les modifications nos 2 à 6 à la DOC.

Deloitte a examiné toutes les questions soumises durant la période de soumission et les ébauches de réponse avant qu’elles soient publiées sur MERX. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l’équité ont été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

Une conférence des offrants a eu lieu le 2 juin 2010. Des représentants de neuf différentes sociétés ont assisté à la conférence. L’information fournie durant la conférence des offrants et les questions posées durant celle-ci ont été publiées sur MERX par voie de modification à la DOC.

Les questions posées durant la période de soumission ont été traitées selon les règles de la DOC. Les réponses étaient équitables et transparentes et ont été communiquées aux offrants potentiels dans un délai raisonnable. Toutes les considérations en matière d’équité ont été traitées de façon satisfaisante par TPSGC.

4.3 Activités et observations reliées au processus d’évaluation

Réunion d’évaluation préliminaire

Deloitte a participé aux réunions d’évaluation préliminaires qui ont eu lieu les 6 et 7 juillet 2010. Au cours de ces rencontres, l’autorité contractante de TPSGC a expliqué et clarifié le processus d’évaluation à être adopté par les experts en la matière (les évaluateurs), et a expliqué et clarifié le rôle du surveillant de l’équité. Deloitte a fourni verbalement des commentaires à l’autorité contractante. Toutes les considérations en matière d’équité ont été traitées de façon satisfaisante par TPSGC.

Clarification des offres

Neuf offres ont été reçues par TPSGC. À la suite de la clôture de la DOC, des questions de clarification ont été envoyées par TPSGC à huit des offrants potentiels. Deloitte a examiné les questions avant qu’elles soient soumises aux offrants potentiels. Au cours de l’examen de Deloitte, rien n’est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus de clarification des offres n’était pas équitable, ouvert et transparent.

TPSGC a aussi fourni à Deloitte une copie des réponses reçues. Le processus de clarification des offres ne permettait pas de modification aux offres reçues, ou la présentation d’information additionnelle, autre que pour des clarifications spécifiques ou une confirmation aux questions de TPSGC.

Réunions d’évaluation

Deloitte a assisté aux réunions d’évaluation qui ont eu lieu du 16 au 19 août 2010, du 15 au 17 septembre 2010, le 27 septembre 2010, le 1er octobre 2010 et le 5 octobre 2010. L’autorité contractante et les trois experts en la matière responsables de l’évaluation des offres reçues ont assisté aux réunions. Deloitte a fourni verbalement des commentaires tout au long de ces réunions. Au cours de l’examen de Deloitte, rien n’est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus de clarification des offres n’était pas équitable, ouvert et transparent.

Notes techniques finales

Deloitte a observé la finalisation des notes techniques. Ce processus a été complété à la fin des réunions d’évaluation. Deloitte a observé que les notes techniques ont été complétées selon la structure de la grille d’évaluation. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l’équité ont été traités de façon satisfaisante par TPSGC. Aucun problème lié à l’équité n’a été identifié au cours de ce processus.

Neuf offres ont été soumises en réponse à la DOC. À la suite de l’évaluation des offres, il a été déterminé qu’aucune des offres reçues n’a satisfait aux exigences de la DOC et, du fait même, aucune offre à commande n’a été émise.

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5. Documents

Les documents suivants, émis par TPSGC par l’entremise de MERX, sont associés au processus d’appel d’offres qui fait l’objet du suivi :

1. Demande d’offres à commande E6MON-090006/A, en date du 14 mai 2010;
2. Modification no 1 à la DOC, en date du 14 mai 2010;
3. Modification no 2 à la DOC, en date du 31 mai 2010;
4. Modification no 3 à la DOC, en date du 3 juin 2010;
5. Modification no 4 à la DOC, en date du 9 juin 2010;
6. Modification no 5 à la DOC, en date du 16 juin 2010;
7. Modification no 6 à la DOC, en date du 18 juin 2010.

De plus, nous nous sommes aussi basés sur les documents suivants :

8. Propositions reçues par TPSGC provenant de neuf offrants;
9. Questions envoyées par TPSGC et réponses reçues par TPSGC provenant de huit offrants relatives à des clarifications;
10. Feuilles de pointage technique final pour les neuf offrants.

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Addenda au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 19 octobre 2010 concernant une DOC en formation linguistique dans la région du Québec

Cet addenda à notre Rapport final du surveillant de l’équité en date du 19 octobre 2010 inclut l’annulation de la DOC ainsi que les comptes rendus aux offrants non retenus.

Activités du surveillant de l’équité relatives aux comptes rendus

Neuf offres ont été soumises en réponse à la DOC. À la suite de l’évaluation des offres, il a été déterminé qu’aucune des offres reçues n’a satisfait aux exigences de la DOC et, du fait même, aucune offre à commande n’a été émise.

Le 28 janvier 2011, TPSGC a envoyé des comptes rendus écrits aux neuf offrants, incluant une ventilation détaillée des éléments évalués et établissant à quel(s) endroit(s) les offrants n’ont pas satisfait aux exigences de la DOC.

Deloitte a examiné les comptes rendus écrits pour les neuf offrants avant qu’ils soient distribués à chacun d’eux. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l’équité ont été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Selon notre opinion professionnelle, le processus de comptes rendus que nous avons observé a été réalisé en conformité avec la documentation pertinente, et le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

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Gary Timm, CA∙EJC, CFE
Représentant de la compagnie de surveillance d’équité
Associé, Deloitte & Touche s.r.l

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Karl Payeur, CA∙EJC, CFE
Chef d’équipe en surveillance d’équité
Associé délégué, Deloitte & Touche s.r.l

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Guillaume Vadeboncoeur, CA∙EJC
Spécialiste en surveillance d’équité
Directeur principal, Deloitte & Touche s.r.l

31 mai 2011