Lignes directrices sur les inspections de conformité du Programme des marchandises contrôlées

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1. 1. Inspections de conformité
2. 2. Préparation aux inspections de conformité
   • 2.1 Inspection sur place
   • 2.2 Inspection par téléphone
   • 2.3 Inspection de suivi
   • 2.4 Inspection de clôture
3. 3. Activités dans les cas de non-conformité
   • 3.1 Disposition volontaire
   • 3.2 Suspension ou révocation de l’inscription ou du certificat d’exemption
   • 3.3 Enlèvement ou rétention des marchandises contrôlées
   • 3.4 Poursuites judiciaires

1. Inspections de conformité

La sécurité des marchandises contrôlées est une responsabilité assumée conjointement par le gouvernement, le secteur privé et leurs associations et les consommateurs respectifs. Les inscrits au Programme des marchandises contrôlées (appelé le programme dans ces lignes directrices) ont la responsabilité première de veiller à ce que les marchandises contrôlées énumérées à l'annexe de la Loi sur la production de défense (appelée la loi dans ces lignes directrices) qu’ils fabriquent, importent, exportent ou distribuent ne soient pas examinées, possédées ou transférées par des personnes non autorisées. Les inscrits sont tenus de respecter toutes les dispositions de la loi et de la réglementation. Le programme a le pouvoir législatif de procéder à des inspections de conformité. Dans l'exercice des pouvoirs en vertu de la partie 2 de la loi, les inspecteurs peuvent être accompagnés par une personne de leur choix. Les inspections de conformité sont effectuées pour s'assurer que les inscrits respectent la loi et le Règlement sur les marchandises contrôlées (appelé le règlement dans ces lignes directrices).

2. Préparation aux inspections de conformité

Un inspecteur du programme communiquera avec la personne autorisée et/ou le représentant désigné d'une personne inscrite (appelée un inscrit dans ces lignes directrices) pour planifier une inspection de conformité. Ces inspections sont généralement effectuées pendant les heures normales de bureau.

Les quatre types d'inspections de conformité sont :

• 2.1 Inspection sur place
• 2.2 Inspection par téléphone
• 2.3 Inspection de suivi
• 2.4 Inspection de clôture

2.1 Inspection sur place

Une inspection sur place sera effectuée pour les inscrits qui examinent, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées dans leurs installations. L’inspection sur place comprend un examen visuel du site et des mesures de sécurité physiques en place (une visite des lieux sera effectuée).

Un inspecteur délivre un formulaire d'inspection de conformité à l'inscrit à l'issue de l'inspection sur place. Le formulaire d'inspection de conformité indique si le site inspecté est conforme au règlement ou indique les lacunes qui doivent être traitées au plus tard à une date spécifiée. Lorsque l'inscrit aura traité toutes les lacunes, un formulaire subséquent d'inspection de conformité indiquant que l'inscrit est conforme sera délivré.

L'inspection met l'accent sur les points suivants :

• une validation des renseignements d'inscription, tels que :
  • dénomination sociale et nom commercial
  • nom et fonction des administrateurs et cadres de l'inscrit, y compris leur adresse résidentielle
  • propriété
  • adresse et adresse postale pour tous les sites où des marchandises contrôlées sont conservées
  • coordonnées de la personne autorisée et du représentant désigné
  • confirmation de la certification du représentant désigné en vertu du Programme de certification des représentants désignés
  • description des marchandises contrôlées auxquelles l'inscrit a accès
• le plan de sûreté
  • l’inspecteur déterminera si le plan de sûreté est une représentation fidèle des procédures observées sur place
  • lorsque possible, l’inspecteur examinera le plan de sûreté avant l’inspection
• les dossiers de l'inscrit concernant la réception et le transfert, y compris l’aliénation, des marchandises contrôlées
• les dossiers de l'inscrit relatifs aux exemptions pour les travailleurs temporaires, les étudiants étrangers et les visiteurs (le cas échéant)
• la transmission de la part de l’inscrit aux responsables du programme tous les six mois de la liste des personnes qui ont fait l’objet d’une évaluation de sécurité par le représentant désigné au cours des six derniers mois
  • demandez et soumettez le modèle de liste des individus évalués en envoyant un courriel à TPSGC.SSIDMCESP-ISSCGDISA.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca
• les évaluations de sécurité de tous les employés qui examinent, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées. Chaque dossier d’évaluation de sécurité doit contenir les éléments suivants :
  • le formulaire de demande d'évaluation de sécurité – propriétaire, personne autorisée, représentant désigné, cadre, administrateur, employé dûment rempli
  • deux pièces d’identité délivrées par le gouvernement, dont au moins une avec photo :
    • une preuve de citoyenneté (par exemple, un certificat de naissance, un passeport ou une carte de résident permanent)
    • une preuve de résidence (par exemple, un permis de conduire ou un document officiel délivré par le gouvernement comportant l’adresse de la personne)
  • un rapport de vérification du casier judiciaire au moyen des empreintes digitales ou un rapport de vérification du casier judiciaire traité par le Centre d’information de la police canadienne (CIPC)
  • un rapport de crédit (peut être exigé par le représentant désigné)
  • un certificat de bonne conduite délivré par chacun des pays où la personne a résidé pendant au moins six mois consécutifs
  • preuve que la demande a été vérifiée par le représentant désigné
    • cela se fait en interrogeant les personnes en référence et en menant une vérification des antécédents criminels, du crédit (si nécessaire) et de deux pièces d'identité du demandeur délivrées par un organisme gouvernemental
  • le formulaire de sommaire de l'évaluation de sécurité par le représentant désigné qui réalise l'évaluation de sécurité d'un employé, d'un administrateur ou d'un cadre dûment rempli
  • le formulaire d’avis d’évaluation de sécurité, autorisation et déclaration de l’employé relative aux marchandises contrôlées dûment rempli

2.2 Inspection par téléphone

Une inspection par téléphone est généralement effectuée pour les inscrits qui n’examinent pas, ne possèdent pas ou ne transfèrent pas de marchandises contrôlées dans leurs locaux et qui ont seulement accès aux marchandises contrôlées sur le site d'un autre inscrit, par exemple, sur le site d'un client. Une inspection par téléphone se concentrera sur les points suivants :

• la validation des renseignements d'inscription, tels que :
  • dénomination sociale et nom commercial
  • nom et fonction des administrateurs et cadres de l'inscrit, y compris leur adresse résidentielle
  • propriété
  • confirmation de la certification du représentant désigné en vertu du Programme de certification des représentants désignés
  • coordonnées
• la validation que l'inscrit n'examine pas, ne possède pas ou ne transfère pas de marchandises contrôlées à son site
  • si ce n'est pas le cas, l'inspection par téléphone est interrompue et le représentant désigné est informé qu'une inspection sur place sera nécessaire
• la transmission de la part de l’inscrit aux responsables du programme tous les six mois de la liste des personnes qui ont fait l’objet d’une évaluation de sécurité parreprésentant désigné au cours des six derniers mois
• la validation que des évaluations de sécurité ont été menées pour tous les employés qui examinent, ont en leur possession ou transfèrent des marchandises contrôlées au site d'un client. Chaque dossier d'évaluation de sécurité doit contenir les éléments suivants :
  • le formulaire de demande d'évaluation de sécurité – propriétaire, personne autorisée, représentant désigné, cadre, administrateur, employé dûment rempli
  • deux pièces d’identité délivrées par le gouvernement, dont au moins une avec photo :
    • une preuve de citoyenneté (par exemple, un certificat de naissance, un passeport ou une carte de résident permanent)
    • une preuve de résidence (par exemple, un permis de conduire ou un document officiel délivré par le gouvernement comportant l’adresse de la personne)
  • un rapport de vérification du casier judiciaire au moyen des empreintes digitales ou un rapport de vérification du casier judiciaire traité par le Centre d’information de la police canadienne (CIPC)
  • un rapport de crédit (peut être exigé par le représentant désigné)
  • un certificat de bonne conduite délivré par chacun des pays où la personne a résidé pendant au moins six mois consécutifs
  • la preuve que les renseignements contenus dans la demande ont été vérifiés par le représentant désigné
    • cela se fait en interrogeant les personnes en référence et en menant une vérification des antécédents criminels, du crédit (si nécessaire) et de deux pièces d'identité du demandeur délivrées par un organisme gouvernemental
  • le formulaire de sommaire de l'évaluation de sécurité par le représentant désigné qui réalise l'évaluation de sécurité d'un employé, d'un administrateur ou d'un cadre dûment rempli
  • le formulaire d’avis d’évaluation de sécurité, autorisation et déclaration de l’employé relative aux marchandises contrôlées dûment rempli

Remarque : Une inspection de suivi sur le site de l'inscrit peut être nécessaire dans certains cas pour valider les dossiers d'évaluation de sécurité.

2.3 Inspection de suivi

Une inspection de suivi est une inspection subséquente d'un inscrit menée sur place qui se concentre sur les points suivants :

• les lacunes cernées au cours de la première inspection ont été corrigées
• les évaluations de sécurité identifiées dans le cadre de l'inspection par téléphone ont été achevées

2.4 Inspection de clôture

Une inspection de clôture est effectuée par téléphone ou sur place pour les inscrits qui n'ont plus besoin d'être inscrits au programme. Elle se concentrera sur les points suivants :

• l'inscrit n'a plus besoin d'être inscrit au programme
• l'inscrit n'est plus en possession de marchandises contrôlées
• l'inscrit tiendra les dossiers conformément à l'article 10 du règlement

3. Activités dans les cas de non-conformité

Lorsqu'un inspecteur ou une autre partie informe un inscrit de sa non-conformité, il incombe à l'inscrit de prendre les mesures appropriées, dans les délais voulus, pour se conformer aux prescriptions législatives et réglementaires. Puisque la certification du représentant désigné en vertu du Programme de certification des représentants désignés est une condition de l’inscription; la défaillance pour une entreprise d'avoir au moins un représentant désigné certifié sera traitée comme un cas de non-conformité des conditions de l’inscription de cette entreprise. La conformité est essentiellement le fruit d'une approche de collaboration étroite entre l'inscrit et l'inspecteur du programme. Cependant, si ce n'est pas possible ou si l'inscrit s'avère incapable de corriger les lacunes, plusieurs mesures réglementaires peuvent être utilisées.

Lorsqu'il discutera des situations de non-conformité avec un inscrit, l'inspecteur expliquera les mesures nécessaires à prendre pour assurer la conformité. Le principal objectif est de réduire le risque d'accès non autorisé et d'amener l'inscrit responsable à se conformer à la loiet au règlement avec le degré d'intervention le plus adéquat, allant du niveau le moins intrusif vers le niveau le plus intrusif (par exemple, l'enlèvement des marchandises contrôlées). Par circonstances exceptionnelles, on entend le risque d'un transfert immédiat des marchandises contrôlées à une personne non autorisée ou une situation où l'on a des motifs raisonnables de croire qu’il existe un danger imminent pour la sécurité publique.

Les inspecteurs du programme évalueront les cas de non-conformité afin de déterminer les mesures les plus appropriées à prendre. Cette évaluation prendra en considération les caractéristiques particulières de chaque cas et tiendra également compte, en plus de tous les autres renseignements pertinents, des facteurs ou de toute combinaison des facteurs suivants :

• le risque d'examen, de possession ou de transfert non autorisé
• le profil de conformité de l'inscrit
• la bonne foi de l'inscrit
• le degré de collaboration de l'inscrit une fois le problème connu
• le risque de récidive
• la prise de mesures correctives appropriées
• la nécessité de maintenir la confiance du public dans les activités de conformité du programme
• les priorités du programme et les ressources disponibles

On pourra prendre une ou plusieurs des mesures suivantes afin d'assurer le respect de la loi et du règlement :

• 3.1 Disposition volontaire
• 3.2 Suspension ou révocation de l’inscription ou du certificat d’exemption
• 3.3 Enlèvement ou rétention des marchandises contrôlées
• 3.4 Poursuites judiciaires

3.1 Disposition volontaire

La disposition volontaire est une décision prise par une personne non inscrite de détruire une marchandise contrôlée pour laquelle elle n'est pas inscrite ou de la faire transférer à une personne autorisée. La disposition volontaire est normalement réservée aux personnes qui ne sont pas inscrites au programme, mais qui sont en possession de marchandises contrôlées. Pour décider s'il est nécessaire de demander une disposition volontaire, l'inspecteur tiendra compte des facteurs suivants :

• le degré de collaboration offert par la personne non inscrite
• la possibilité de transférer la marchandise contrôlée à une personne autorisée
• la possibilité de convertir la marchandise en une marchandise non contrôlée
• la mesure dans laquelle la disposition peut être surveillée

Avant de procéder à une disposition volontaire, la personne non inscrite se verra donner l'occasion de s'inscrire au programme.

3.2 Suspension ou révocation de l'inscription ou du certificat d'exemption

Le ministre des Services publics et de l’Approvisionnement peut, à la réception de renseignements dignes de foi qu'une personne inscrite ou exemptée par certificat qui répond à l'un des critères énumérés ci-dessous, suspendre ou révoquer l'inscription ou le certificat d'exemption s'il conclut que la personne :

• a enfreint une disposition de la Loi sur la production de défense ou de ses règlements, de la Loi sur les licences d’exportation et d’importation, de la Loi sur la protection de l’information ou du Règlement sur le contrôle des données techniques
• a omis ou a indiqué incorrectement des faits importants dans une évaluation de sécurité ou dans sa demande d’inscription ou d’exemption
• présente un niveau de risque inacceptable de transfert d’une marchandise contrôlée à une personne qui n’est ni inscrite ni exemptée d’inscription
• ne s’est pas conformée aux conditions de son inscription ou de son exemption
• devient insolvable, fait faillite ou est incapable, pendant plus de 30 jours, d’exercer ses activités commerciales habituelles

Le programme est responsable d'amorcer le processus de suspension ou de révocation au nom du ministre. Dans chaque cas, une évaluation complète est effectuée afin de décider de la ligne de conduite appropriée. Le programme peut soit amorcer la suspension ou choisir de révoquer un certificat d'inscription, selon que la situation peut être rectifiée ou non.

Le processus de suspension ou de révocation est composé de trois étapes, divisées de la façon suivante :

L'intention de suspendre ou de révoquer l'inscription ou le certificat d'exemption

Cette étape consiste à envoyer une lettre d'intention à l’inscrit pour suspendre ou révoquer son inscription ou son certificat d'exemption. L’inscrit dispose de 30 jours pour présenter des observations ou rectifier la situation. Si le problème persiste et qu'aucune observation n'est présentée, des recommandations sont transférées au ministre des Services publics et de l’Approvisionnement pour suspendre ou révoquer l'inscription ou le certificat d'exemption

La suspension de l'inscription ou du certificat d'exemption

Un avis de suspension est signifié à l’inscrit. Dans le cas d'un certificat d'exemption, il incombe à l’inscrit de signifier immédiatement au visiteur, au travailleur temporaire ou à l’étudiant étranger une copie de l'avis de suspension dans une journée ouvrable. L’inscrit a 30 jours pour présenter des observations. Si les observations sont reçues, le programme élira un conseil de révision afin qu'une décision soit rendue. Toutefois, si aucune observation n'est présentée et que le problème persiste, l'inscription ou le certificat d'exemption sera soumis à la révocation

La révocation de l'inscription ou du certificat d'exemption

Un avis de révocation est signifié à l’inscrit. Le processus d'exemption et de présentation d'observations est le même que celui décrit dans le paragraphe ci-dessus sur la suspension. Si aucune observation n'est présentée, une inspection de clôture suivra pour s'assurer que l’inscrit ou exemptée ne peut plus avoir accès aux marchandises contrôlées

3.3 Enlèvement ou rétention des marchandises contrôlées

En vertu de l’alinéa 42(2)(c) de la loi, un inspecteur a le pouvoir de retenir ou d'emporter une marchandise contrôlée jusqu'à ce qu'il soit convaincu que les exigences de la loi ou du règlement sont satisfaites. L'enlèvement et la rétention sont des outils immédiats de contrôle de la non-conformité, mais ils ne sont utilisés qu'en dernier recours.

Lorsqu'il doit décider de procéder à l'enlèvement ou à la rétention de marchandises, l'inspecteur examinera le risque d'accès non autorisé et le profil de conformité de l'inscrit.

3.4 Poursuites judiciaires

Le programme peut renvoyer à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) les incidents où une infraction est soupçonnée. La GRC déterminera si une enquête est justifiée et si des accusations seront portées. Les facteurs considérés par le programme lors de la demande de renvoi sont :

• la situation de non-conformité crée un risque d'accès non autorisé
• la situation de non-conformité est de nature continue
• la situation de non-conformité était préméditée ou découle de l'indifférence, de l'imprudence ou d'un écart marqué des normes raisonnables de diligence
• d'autres activités coercitives se sont avérées inefficaces

Une poursuite est une procédure judiciaire par laquelle les tribunaux déterminent si la loi applicable a été violée et, le cas échéant, appliquent la sanction qui s'impose. Comme il est énoncé au paragraphe 45(1) de la loi, quiconque transfère délibérément des marchandises contrôlées à une personne non inscrite ou non exemptée d'inscription ou qui lui permet de les examiner en toute connaissance de cause est coupable soit :

• d'une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d'une amende maximale de 100 000 $ et d'un emprisonnement maximal de deux ans, ou de l'une de ces peines
• d'un acte criminel passible d'une amende maximale de 2 000 000 $ ou d'un emprisonnement maximal de 10 ans, ou de l'une de ces peines

Des poursuites judiciaires peuvent être intentées conjointement avec d'autres mesures coercitives, comme l'enlèvement de marchandises contrôlées, si les circonstances le justifient.