Lignes directrices sur l’inscription au Programme des marchandises contrôlées

1. Inscription

L'inscription au Programme des marchandises contrôlées est obligatoire pour toute personne qui examine, a en sa possession ou transfère des marchandises contrôlées au Canada. Le programme tire son mandat de la Loi sur la production de défense (appelée la loi dans ces lignes directrices) et du Règlement sur les marchandises contrôlées (appelé le règlement dans ces lignes directrices). La partie 2 de la loi accorde le pouvoir au ministère des Services publics et de l’Approvisionnement de réglementer l'examen, la possession et le transfert des marchandises contrôlées au Canada. L'inscription au programme est également une condition préalable à l'obtention de certains permis d'importation et d'exportation délivrés par Affaires mondiales. Le défaut de s'inscrire au programme peut constituer une infraction en vertu des lois fédérales pouvant entraîner des poursuites contre le contrevenant et d'importantes sanctions.

Une personne admissible peut effectuer une demande d'inscription en remplissant le formulaire de demande d'inscription. Il est important que toutes les parties du formulaire soient remplies. Les formulaires de demande partiellement remplis seront retournés aux demandeurs pour qu'ils les complètent.

1.1 Admissibilité à l'inscription

Tout particulier peut s'inscrire au programme pourvu qu'il exerce ses activités au Canada, qu'il consente à faire l'objet d'une évaluation de sécurité et qu'il soit citoyen canadien ou résident permanent résidant habituellement au Canada.

Toute entreprise peut s'inscrire au programme pourvu qu'elle soit constituée en société en vertu des lois fédérales, provinciales ou territoriales, ou qu'elle soit autorisée selon les lois fédérales, provinciales ou territoriales à exercer des activités au Canada.

1.2 Exemptions

Pour être exempté de l’inscription au programme, il faut être un visiteur, un travailleur temporaire ou un étudiant étranger d’une personne inscrite au programme, ou encore un cadre, un administrateur ou un employé d’une personne inscrite aux termes de l’International Traffic in Arms Regulations (ITAR) des États-Unis.

1.2.1 Exemptions nécessitant une demande

Les visiteurs doivent obtenir un certificat d'exemption d'inscription avant de pouvoir examiner, avoir en leur possession ou transférer des marchandises contrôlées. Le représentant désigné de la personne inscrite (appelé l’inscrit dans ces lignes directrices) doit déterminer l’admissibilité du visiteur, puis vérifier l’intégralité du formulaire de demande d’évaluation de sécurité et d’exemption d’inscription pour visiteur et le soumettre au programme. Les visiteurs ne sont pas autorisés à examiner, à avoir en leur possession ou à transférer des marchandises contrôlées avant qu'un certificat d'exemption d'inscription ne leur soit délivré par les responsables du programme.

Les travailleurs temporaires doivent obtenir un certificat d'exemption d'inscription avant de pouvoir examiner, avoir en leur possession ou transférer des marchandises contrôlées. Le représentant désigné de l‘inscrit doit déterminer l’admissibilité des travailleurs temporaires, puis vérifier l’intégralité du formulaire de demande d’exemption pour l’inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger et du formulaire de demande d’évaluation de sécurité – travailleur temporaire ou étudiant étranger et les soumettre au programme. Les travailleurs temporaires ou les étudiants étrangers ne sont pas autorisés à examiner, à avoir en leur possession ou à transférer des marchandises contrôlées avant qu’un certificat d’exemption d’inscription ne leur soit délivré par les responsables du programme.

Les étudiants étrangers devant examiner, avoir en leur possession ou transférer des marchandises contrôlées pendant leurs études doivent faire une demande d'exemption d'inscription au même titre qu'un travailleur temporaire, tel que défini à l’article 17 du règlement. Une évaluation de sécurité est effectuée par les responsables du programme conformément à l’article 15 du règlement et l’article 19 du règlement.

1.2.2 Exemptions ne nécessitant pas de demande

Les cadres, les administrateurs ou les employés travaillant pour des personnes inscrites et admissibles à l'accès aux marchandises contrôlées aux termes de l'International Traffic in Arms Regulations (ITAR) des États-Unis sont exemptés de l'inscription au programme, selon l’article 16 du règlement). Il n'est pas nécessaire, pour les personnes dont il est question ci-dessus, de présenter une demande d'exemption aux responsables du programme.

Ces personnes sont exemptées d'inscription à compter du jour où elles fournissent à l'inscrit tous les documents suivants :

• une preuve du statut de la personne en tant qu'administrateur, cadre ou employé de l'inscrit aux termes de l'ITAR
• une preuve de l'inscription et de l'admissibilité de la personne inscrite aux termes de l'ITAR
• une preuve de l'admissibilité de la personne aux termes de l'ITAR

Dans ce cas, on entend par admissibilité le fait de ne pas être exclu ou suspendu aux termes de l'ITAR.

1.3 Personnes exclues de l'inscription

La partie 2 de la loi ne s'applique pas à l’une des personnes suivantes :

• pour l'accomplissement de bonne foi de ses fonctions, la personne qui occupe un poste dans l'administration publique fédérale ou dans une société d'État fédérale ou qui est employée par une province
• la personne qui fait partie d'une des catégories de personnes prévues par règlement

Conformément au règlement, les catégories de personnes suivantes sont exclues de l'inscription :

• les fonctionnaires publics canadiens (au sens du paragraphe 117.07(2) du Code criminel)
• les représentants élus ou nommés du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux
• les membres d'une force étrangère (au sens de l'article 2 de la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada) qui est présente au Canada, en service officiel, y compris le personnel civil désigné d'une force étrangère, conformément à la Loi sur les forces étrangères présentes au Canada

1.4 Évaluations de sécurité

En plus de fournir un formulaire de demande d’inscription rempli comme stipulé à la section 3 du règlement, les inscrits doivent également fournir des demandes d’évaluation de sécurité pour les personnes autorisées, les propriétaires possédant 20 % ou plus des intérêts ou des actions avec droit de vote d’une entreprise et les représentants désignés.

1.5 Justification pour l'inscription

Dans le cadre du processus d’inscription, les demandeurs devront fournir une description des activités opérationnelles de l'organisation liées aux marchandises contrôlées et une description des marchandises contrôlées qu'ils ont l'intention d'examiner, d'avoir en leur possession ou de transférer. Les demandeurs sont invités à s'assurer qu'ils ont besoin de s’inscrire avant de soumettre une demande. Des renseignements concernant les engagements contractuels ou de travail impliquant des marchandises contrôlées peuvent être demandés.

1.6 Portée de l'inscription

L'inscription d'une personne s'étend à chaque administrateur, cadre ou employé de l'inscrit qui a fait l'objet d'une évaluation de sécurité et qui est autorisé par le représentant désigné à examiner, à avoir en sa possession ou à transférer des marchandises contrôlées. Cette portée de l'inscription s'applique uniquement lorsque la personne ayant fait l'objet d'une évaluation de sécurité agit dans le cadre de ses fonctions auprès de l'inscrit.

Après son évaluation de sécurité, la personne doit assumer la responsabilité importante de protéger les marchandises contrôlées dans les établissements de l'inscrit. Elle doit aussi satisfaire aux exigences du paragraphe 37(2) de la loi. Par exemple, elle ne peut transférer délibérément une marchandise contrôlée à une personne ou à une entreprise non inscrite ou à une personne non exemptée d'inscription. Une entreprise ou une personne peut être poursuivie conformément à la loi.

1.7 Durée de validité de l'inscription

La durée maximale de validité d'un certificat d'inscription est de cinq ans. L'inscription est valide jusqu'à la date d'échéance inscrite sur le certificat d'inscription. Si une prolongation a été accordée, la date d'expiration de l'inscription sera inscrite dans l'outil recherche des inscrits du programme, sous le nom de l'organisation. La période de prolongation du certificat d'inscription ne peut dépasser la durée de validité maximale de cinq ans. Le certificat d'inscription n'est pas transférable.

1.8 Renouvellement de l'inscription

Le temps de traitement standard au programme pour renouveler un certificat d'inscription est de 32 jours ouvrables après la validation de la demande. Un formulaire de demande d'inscription (sélectionnez « renouvellement » dans la section B – « type de demande ») doit être présenté au moins 90 jours civils avant la date d'échéance inscrite sur le certificat d'inscription, afin d'allouer suffisamment de temps à son traitement.

La demande de renouvellement d'inscription doit comprendre les renseignements supplémentaires suivants :

• une copie du justificatif attestant le statut juridique de l’entreprise si l’exemplaire versé au dossier du programme lors de la demande initiale a été modifié
• une copie du plan ou des plans de sûreté de l'inscrit, si des changements ont été apportés aux documents figurant au dossier déjà soumis au programme

Un renouvellement de l’inscription ne requiert pas nécessairement le renouvellement des évaluations de sécurité pour le personnel clé (personne autorisée, représentant désigné et propriétaires détenant 20 % ou plus des intérêts ou des actions avec droit de vote de l’entreprise). L'évaluation de sécurité d'une personne est valide pour cinq ans, tant et aussi longtemps qu'elle demeure au sein de la même organisation. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de renouveler l'évaluation de sécurité de la personne si la période de validité de cinq ans n'est pas échue.

2. Conditions d'inscription

Les conditions d'inscription applicables à tous les inscrits sont énoncées dans l’article 10 du règlement, comme indiqué ci-dessous :

• signaler tout changement au formulaire de demande d'inscription
• tenir des registres
• proposer un représentant désigné
• veiller à ce que le représentant désigné maintienne sa certification et s'acquitte de ses tâches
• élaborer un plan de sûreté et le tenir à jour
• offrir des programmes de formation aux cadres, aux administrateurs, aux employés, aux travailleurs temporaires et aux étudiants étrangers
• offrir des séances d'information sur la sécurité à l'intention des visiteurs
• signaler les atteintes à la sûreté avérées ou potentielles
• mettre tous les registres à la disposition du programme
• signaler tout changement des antécédents criminels d’une personne soumise à une évaluation de sécurité
• signaler tout changement apporté à une demande d’exemption
• fournir la liste des personnes qui ont fait l’objet d’une évaluation de sécurité au programme
• tenir compte de toute recommandation du programme relativement aux évaluations de sécurité des employés présentant un risque élevé

Les détails relatifs à ces conditions sont donnés ci-dessous. Des conditions spécifiques supplémentaires peuvent s'appliquer à un inscrit. Les responsables du programme communiqueront clairement ces conditions d'inscription à l'inscrit lors de l'octroi du certificat d’inscription.

2.1 Signaler tout changement au formulaire de demande d'inscription

Le demandeur a l’obligation de signaler toutes les modifications apportées aux renseignements fournis dans le formulaire de demande d'inscription dans les 10 jours ouvrables, qu’il s’agisse d’un changement de numéro de téléphone, d’un changement d’adresse civique ou d’autres renseignements, conformément à l’article 9 du règlement. Cette section prévoit également l’obligation d’informer le Programme des marchandises contrôlées du nom et de l’adresse de toute personne qui, à la suite d’une acquisition, détiendrait 20% ou plus des actions avec droit de vote en circulation ou des intérêts de l’entreprise 32 jours ouvrables avant la date d’acquisition ou un jour ouvrable après la date à laquelle ils sont informés de l’acquisition, suivant la plus tardive des options.

2.2 Tenir des registres

Un système de tenue de registres doit être établi, mis en œuvre et appliqué correctement pendant la période d'inscription, et conservé pendant cinq ans après que la personne cesse d'être un inscrit. Le système de tenue de registres en place à l'établissement de l'inscrit ne doit être accessible que par les personnes autorisées par l'inscrit à le faire. Les registres peuvent être conservés sous forme papier ou électronique. Les inscrits doivent veiller à ce que les registres soient lisibles, que tous les changements soient suivis et documentés et qu'ils ne soient pas modifiés par des personnes non autorisées. Les inscrits devraient revoir leur système de tenue de registres périodiquement pour s'assurer qu'il continue de respecter les exigences de sécurité pour la protection des marchandises contrôlées et qu'il reflète toutes les modifications réglementaires ou législatives.

Le système de tenue de registres mis en place à l'établissement de l'inscrit est soumis au contrôle du programme à tout moment au cours de la période d'inscription et pendant cinq ans après que la personne cesse d'être inscrite au programme.

Le règlement énonce trois types d'exigences concernant la tenue de registres :

• l'inscrit doit tenir des registres concernant le transfert, la réception et la disposition de marchandises contrôlées à un autre inscrit pour une durée de cinq ans après qu'il cesse d'être inscrit au programme
• l’inscrit doit tenir un registre des plus récentes évaluations de sécurité et conserver les documents à l’appui relatifs à chaque cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire, étudiant étranger ou visiteur qui examine, a en sa possession ou transfère des marchandises contrôlées pour une période de deux ans suivant sa cessation d’emploi
• l’inscrit doit tenir un registre des éléments de preuve mentionnés au paragraphe 16(2) du règlement portant sur les personnes exemptées aux termes de l’ITAR

2.2.1 Registres des marchandises contrôlées

L'inscrit doit tenir et mettre à jour un registre des marchandises contrôlées reçues, transférées ou aliénées pendant la période d'inscription et conserver ces registres pendant une période de cinq ans suivant le jour où la personne cesse d'être un inscrit, conformément au paragraphe 10(a) du règlement.

L'inscrit doit conserver dans les registres :

• la description de toute marchandise contrôlée qu'elle reçoit, la date de sa réception et l'identité de l'auteur du transfert
• la description de toute marchandise contrôlée qu'elle transfère, la date du transfert ainsi que l'identité et l'adresse du destinataire
• la description du mode de disposition des marchandises contrôlées, et la date de cette disposition

2.2.2 Registres des évaluations de sécurité

L’inscrit doit tenir un registre des plus récentes évaluations de sécurité et conserver les documents à l’appui relatifs à chaque cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire, étudiant étranger ou visiteur qui examine, a en sa possession ou transfère des marchandises contrôlées pendant la période d’inscription et pour une période de deux ans après que la personne en cause cesse d’être cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire, étudiant étranger ou visiteur de l’inscrit.

2.2.2.1 Registres des cadres, des administrateurs et des employés

Les registres doivent comprendre, sans toutefois s’y limiter, les documents à l’appui suivants :

• la copie du formulaire de demande d'évaluation de sécurité - propriétaire, personne autorisée, représentant désigné, cadre, administrateur, employé dûment rempli
• la vérification nominale du casier judiciaire ou les résultats de l'analyse des empreintes digitales (s'il y a lieu)
• les résultats de l'autorisation de sécurité (le cas échéant)
• la preuve de citoyenneté (par exemple, une copie du certificat de naissance, du passeport ou de la carte de résident permanent)
• la preuve de résidence

2.2.2.2 Registres des personnes exemptées : Travailleurs temporaires et étudiants étrangers

Les registres doivent comprendre, sans toutefois s’y limiter, les documents à l’appui suivants :

• une copie du formulaire de demande d’exemption d’inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger rempli
• une copie du formulaire de demande d’évaluation de sécurité – travailleur temporaire ou étudiant étranger rempli
• une copie du certificat d’exemption d’inscription
• une copie du passeport de la personne (pages contenant la photo et les renseignements sur la citoyenneté seulement)
• une copie du certificat de bonne conduite (qui fait état des antécédents criminels de la personne dans chaque pays où elle a résidé pendant au moins six mois consécutifs au cours des cinq dernières années)
• une copie du permis de travail ou du permis d’études
• une copie d’un document de l’établissement d’enseignement de l’étudiant étranger indiquant que le travail effectué est en lien avec ses études

2.2.2.3 Registres des personnes exemptées : Visiteurs

Les registres peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, les documents à l’appui suivants :

• une copie du formulaire de demande d’évaluation de sécurité et d’exemption d’inscription pour visiteur rempli
• une copie du certificat d’exemption d’inscription
• une copie de la pièce d’identité vérifiée

2.2.3 Registres des personnes exemptées aux termes de l’International Traffic in Arms Regulations

Les personnes qui sont des cadres, des administrateurs ou des employés d'une personne inscrite aux termes de l'ITAR, et ayant accès à des marchandises contrôlées sont exemptées d'inscription au programme. L'inscrit doit conserver une copie de la preuve indiquée ci-dessous pendant une période de deux ans après que la personne exemptée cesse d'avoir accès aux marchandises contrôlées de l'inscrit :

Les registres doivent comprendre, sans toutefois s'y limiter, les renseignements suivants :

• une preuve de son statut d'administrateur, de cadre ou d'employé de l'inscrit aux termes de l'ITAR
• une preuve de l'inscription et de l'admissibilité de cette personne aux termes de l'ITAR
• une preuve de l'admissibilité de la personne aux termes de l'ITAR

2.3 Proposer un représentant désigné

Une entreprise ou un individu peut s’inscrire au Programme des marchandises contrôlées. Une des conditions à l'inscription au programme, le demandeur doit nommer au moins un représentant désigné.

Le représentant désigné doit être un citoyen canadien résidant habituellement au Canada ou un résident permanent résidant habituellement au Canada.

Si le demandeur est un individu qui n’a pas d’employés, cet individu est considéré le représentant désigné et le programme procédera à son évaluation de sécurité et il n’est pas tenu de prendre le Programme de certification des représentants désignés, car cet individu ne procédera pas a des évaluations de sécurité d’employés

Si une entreprise présente une demande d’inscription, le représentant désigné doit être un employé qui consent à se soumettre à une évaluation de sécurité et qui doit suivre le Programme de certification des représentants désignés. La demande d’inscription d’une entreprise n’est pas approuvée par le Programme des marchandises contrôlées que si l’entreprise compte au moins un représentant désigné ayant réussi le Programme de certification des représentants désignés.

Apprenez-en davantage sur la formation obligatoire pour les représentants désignés dans le Programme de certification des représentants désignés.

2.3.1 Nombre de représentants désignés par inscrit

En règle générale, un représentant désigné ne devrait pas être responsable de plus de 150 employés ayant accès à des marchandises contrôlées. Un deuxième représentant désigné est toujours recommandé. Cela permet d'assurer une conformité continue aux exigences du programme et une représentation pendant les vacances, les changements de personnel ou la maladie.

Par exemple :

• Entreprise A compte 310 employés qui ont accès à des marchandises contrôlées : trois représentants désignés peuvent être nommés
• Entreprise B compte 740 employés qui ont accès à des marchandises contrôlées : cinq représentants désignés peuvent être nommés

Dans certains cas, le nombre d'employés ne justifie pas la nomination de représentants désignés supplémentaires.

Il est également recommandé que le plan de sûreté d'un inscrit comprenne un représentant désigné pour chaque site où des marchandises contrôlées sont examinées, possédées ou transférées.

2.4 Veiller à ce que le représentant désigné s'acquitte de ses tâches

L'inscrit veille à ce que son représentant désigné s'acquitte de ses tâches comme prévu à l’article 13 du règlement sur les marchandises contrôlées.

La principale responsabilité du représentant désigné est de procéder aux évaluations de sécurité des cadres des administrateurs et des employés, y compris des étudiants locaux de l’inscrit, tous les cinq ans. Étant sur place, le représentant désigné est bien placé pour évaluer les personnes ayant accès aux marchandises contrôlées et pour déterminer dans quelle mesure chacune de ces personnes pose un risque de transférer les marchandises contrôlées à des personnes non autorisées (entreprises ou individus).

2.5 Établir un plan de sûreté et le mettre à jour

Les inscrits doivent élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour un plan de sûreté. Un plan de sûreté efficace garantit que des mesures adéquates sont en place pour protéger contre l'examen, la possession ou le transfert non autorisé de marchandises contrôlées par des personnes qui ne sont ni inscrites, ni exemptées d'inscription au programme.

Il doit y avoir un plan de sûreté pour chaque établissement au Canada où des marchandises contrôlées sont conservées. Si l'inscrit exploite une entreprise à plus d'un site ou d'un emplacement géographique, chaque site ou emplacement doit être traité comme un lieu distinct de l'entreprise et nécessite son propre plan de sûreté.
Le plan de sûreté pour chaque établissement d'un inscrit doit décrire :

• les procédures utilisées par l'inscrit pour contrôler l'examen, la possession et le transfert des marchandises contrôlées
  • Cela comprend les procédures relatives au transport des marchandises contrôlées et les procédures liées à la sécurité informatique
• la description des responsabilités de son organisation de sûreté et le nom des responsables de la sûreté des marchandises contrôlées
• les procédures pour signaler les atteintes à la sûreté relatives aux marchandises contrôlées et pour mener les enquêtes afférentes
• le contenu des instructions et des programmes de formation destinés aux visiteurs, cadres, administrateurs, employés, travailleurs temporaires et étudiants étrangers

Un plan de sûreté doit non seulement être mis en œuvre et tenu à jour, il doit également être appliqué efficacement pendant la période d'inscription. Le plan de sûreté doit être rédigé en version papier ou électronique et dans un format qui peut être facilement compris par les personnes qui y sont assujetties. Les versions électroniques doivent être protégées contre tout accès ou modification non autorisés. Chaque inscrit est bien placé pour déterminer le plan de sûreté dont il a besoin à la lumière de la nature des marchandises contrôlées qu'il examine, a en sa possession ou transfère. Les marchandises contrôlées doivent être protégées convenablement de manière à en prévenir l'examen, la possession ou le transfert non autorisés.

2.6 Offrir des programmes de formation aux cadres, aux administrateurs, aux employés, aux travailleurs temporaires et aux étudiants étrangers

L'inscrit doit offrir des programmes de formation sur le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées aux cadres, aux administrateurs, aux employés, aux travailleurs temporaires et aux étudiants étrangers qui sont autorisés à examiner, à posséder ou à transférer ces marchandises.

Chaque cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire et étudiant étranger autorisé à examiner ou à avoir en sa possession des marchandises contrôlées doit suivre le programme de formation obligatoire qui est établi, mis en œuvre et appliqué correctement pendant la période d’inscription. Les programmes de formation doivent établir précisément les critères pour le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées. Chaque inscrit est bien placé pour déterminer le contenu de son programme de formation à la lumière de la nature des marchandises contrôlées qu'il examine, possède ou transfère.

Le programme de formation devrait être plus poussé qu’une séance d’information sur la sécurité, car il s’applique aux individus autorisés qui examineront, auront en leur possession ou transféreront des marchandises contrôlées sur une base régulière (employés, cadres, administrateurs, travailleurs temporaires et étudiants étrangers de l’inscrit).

Le programme de formation doit :

• exposer de façon détaillée les exigences du règlement et de la loi pour assurer la protection des marchandises contrôlées
• comprendre un aperçu complet et détaillé du plan de sûreté en place
• indiquer les exigences et obligations de la personne autorisée en ce qui concerne la présentation de rapports ainsi que les tâches et procédures de sécurité et droits applicables au poste de la personne
• être explicite quant aux mesures à prendre en cas d'atteinte à la sûreté
• être consigné dans le plan de sûreté de l'inscrit et contenir un registre dans lequel figurent la date, le nom et la signature des individus autorisés qui ont suivi la formation et des responsables qui ont donné la formation

La fréquence des séances de formation dépendra de la taille de l'organisation, du taux de roulement, des mises à jour au plan de sûreté de l'inscrit ou des modifications apportées à la législation ou à la réglementation du programme. La formation devrait être continue et donnée périodiquement aux individus autorisés à examiner, à avoir en leur possession ou à transférer des marchandises contrôlées. En outre, ces individus devraient suivre une formation de mise à jour pour leur permettre de mieux comprendre l'information fournie pendant la formation initiale et de connaître tout changement dans le plan de sûreté.

L'efficacité du programme de formation pour assurer le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées par les individus autorisés à posséder, à examiner ou à transférer ces marchandises, est sujette à une inspection par le programme.

2.7 Tenir des séances d'information sur le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées à l'intention des visiteurs

Chaque visiteur doit assister à des séances d'information sur le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées avant d'en examiner. Ces séances peuvent varier selon les conditions imposées par le programme à la visite. Si des conditions ont été imposées à la visite, la séance standard d'information comprendra également les conditions spécifiques à cette visite.

La séance standard d'information sur le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées devrait être mise à jour régulièrement de façon à ce que tout changement apporté au plan de sûreté de l'inscrit, à la législation ou à la réglementation du programme y soit indiqué.

Les séances d'information doivent :

• exposer de façon détaillée les exigences du règlement et de la loi pour assurer la protection des marchandises contrôlées
• être adaptées au visiteur et aux marchandises contrôlées qui seront examinées
• permettre d'informer le visiteur des exigences et conditions en matière d'accès
• être consignées par écrit dans le plan de sûreté de l'inscrit
• comprendre un registre dans lequel doivent figurer le nom des visiteurs, leurs coordonnées et leur signature attestant qu'ils ont pris connaissance de leurs responsabilités quant à la protection des marchandises contrôlées et des restrictions liées à la sécurité auxquelles ils doivent se conformer lorsqu'ils se trouvent dans l'établissement de l'inscrit
  • le registre doit aussi comprendre le nom du responsable de la sécurité qui a donné la séance d'information

Les responsables du programme s'assureront, en effectuant une inspection sur place si nécessaire, que les séances d'information respectent les critères réglementaires et sont efficaces pour assurer le traitement sécuritaire des marchandises contrôlées par les individus autorisés à posséder, à examiner ou à transférer ces marchandises. Les inscrits devraient revoir périodiquement leurs séances d'information afin de s'assurer qu'elles continuent de respecter les exigences du traitement sécuritaire des marchandises contrôlées et de refléter les changements apportés à la législation ou à la réglementation du programme.

2.8 Signaler les cas d’atteinte à la sûreté avérés ou potentiels

Les inscrits doivent communiquer avec le Programme des marchandises contrôlées dans les trois jours suivant la découverte d’une atteinte possible à la sûreté. Les cas d'atteinte à la sûreté doivent être l'objet d'enquêtes par l'organisation de sûreté de l'inscrit et des mesures correctives doivent être prises pour éviter toute réapparition. L'inscrit est le mieux placé pour déterminer la nature d'un incident et s'il constitue une atteinte à la sûreté. On peut catégoriser les atteintes à la sûreté comme suit : la perte, la destruction, la modification, l'enlèvement ou la divulgation de marchandises contrôlées. Par exemple, une atteinte à la sûreté peut être un vol connu ou une disparition, l'apparition de dommages délibérés ou l'altération d'une marchandise contrôlée ou encore l'examen par des personnes non autorisées de marchandises contrôlées confirmé par des témoins.

Il faut signaler immédiatement aux autorités compétentes toute atteinte à la sûreté de nature criminelle passible d'une condamnation en vertu du Code criminel, puis signaler cette atteinte à la sûreté au programme dans les trois jours suivant la découverte.

Le rapport d'atteinte à la sûreté doit comprendre au moins les renseignements suivants :

• la date, l'heure et le lieu de l'atteinte à la sûreté
• le nom et les coordonnées (téléphone, adresse, télécopieur) de la personne qui présente le rapport
• la nature de l'incident (par exemple un vol)
• la description détaillée de l'incident
• la liste des marchandises contrôlées concernées, y compris le nom, la description, en donnant la rubrique ou la sous-rubrique de la liste des marchandises contrôlées, les identificateurs et la quantité
• le nom et les coordonnées de la personne ou de l'organisation qui enquête sur l'incident
• les mesures correctives prises

Le programme utilisera les renseignements fournis pour assurer le suivi de l'incident et prendre les mesures correctives nécessaires.

2.9 Mettre tous les registres à la disposition du Programme des marchandises contrôlées

Le règlement stipule que tous les registres et documents conservés par l'inscrit doivent être mis à la disposition du Programme des marchandises contrôlées, à toute heure convenable, pour examen.

2.10 Signaler tout changement des antécédents criminels d’une personne soumise à une évaluation de sécurité

Le paragraphe 15(5) du règlement stipule qu’une personne soumise à une évaluation de sécurité est tenue d’informer le Programme des marchandises contrôlées ou le représentant désigné, selon le cas, de tout changement concernant ses antécédents criminels, et ce, dans les cinq jours ouvrables.

2.11 Signaler tout changement apporté à une demande d’exemption

Le paragraphe 19(3) du règlement stipule que les inscrits doivent informer le Programme des marchandises contrôlées dans les cinq jours ouvrables de tout changement dans une demande d’exemption.

2.12 Fournir la liste des personnes qui ont fait l’objet d’une évaluation de sécurité au Programme des marchandises contrôlées

Conformément à l’alinéa 10(j) du règlement, les inscrits doivent remplir et transmettre au Programme des marchandises contrôlées tous les six mois, le modèle « Liste des individus évalués » précisant :

• le nom de toutes les personnes physiques ayant été l’objet d’une évaluation de sécurité de la part du représentant désigné durant les six derniers mois
• la date de naissance de toutes les personnes physiques ayant été l’objet d’une évaluation de sécurité
• le niveau de risque
• une indication de l’accès aux marchandises contrôlées qui leur a été accordé ou non. Un modèle est disponible et peut être fourni par le programme sur demande.

Si aucune évaluation de sécurité n’est effectuée au cours de cette période, l’inscrit doit remplir le modèle en cochant la case « Aucune évaluation n’a été effectuée durant les six derniers mois » et l’envoyer au Programme des marchandises contrôlées.

Pour soumettre ou demander le modèle, envoyez un courriel à TPSGC.SSIDMCESP-ISSCGDISA.PWGSC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

2.13 Tenir compte des recommandations du Programme des marchandises contrôlées relativement aux évaluations de sécurité des employés présentant un risque élevé

Le Programme des marchandises contrôlées, au nom du ministre, présentera une recommandation au représentant désigné dans les cas où une évaluation de sécurité d’une personne à risque élevé est soumise par le représentant désigné afin d’approfondir les vérifications. Le représentant désigné doit tenir compte de cette recommandation dans son évaluation. La décision finale, à savoir accorder l’accès à un employé, à un administrateur ou à un cadre, incombe au représentant désigné.

3. Travailleurs contractuels de tierce partie

3.1 Travailleurs contractuels qui sont inscrits

Un travailleur contractuel qui est inscrit doit fournir son certificat d'inscription au client. Le client de l'inscrit doit alors confirmer l'identité du travailleur contractuel et la validité du certificat d'inscription. Le client de l'inscrit peut faire une recherche des inscrits. Si l’entreprise recherchée n’apparaît pas dans les résultats de recherche, vous devriez communiquer directement avec cette entreprise pour une vérification plus approfondie.

3.2 Travailleurs contractuels qui sont des employés d'un inscrit

Si un travailleur contractuel est l'employé d'un inscrit, le client inscrit doit confirmer :

• l'inscription de l'entreprise
• l'identité et l'emploi de la personne
• la validité de l'évaluation de sécurité du travailleur contractuel avec l’entreprise inscrite

L’inscrit peut faire une recherche des inscrits. Si l’entreprise recherchée n’apparaît pas dans les résultats de recherche, vous devriez communiquer directement avec cette entreprise pour une vérification plus approfondie. L'identité et l'emploi de la personne peuvent être confirmés en communiquant avec le représentant désigné du travailleur contractuel.