Discours d’ouverture de Judy M. Foote Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement Canada - Devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires

Mise à jour sur Phénix et demande budgétaire en vertu du budget supplémentaire des dépenses (B)

OTTAWA (Ontario), 29 novembre 2016

Seul le texte prononcé fait foi

Introduction

J’ai le plaisir de présenter au Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires une autre mise à jour sur le système de paye Phénix, comme je m’étais engagée à le faire à ma dernière comparution devant ce Comité. Je suis également ravie de participer à l’examen du budget supplémentaire des dépenses (B) par le Comité concernant Services publics et Approvisionnement Canada et Services partagés Canada

Permettez­moi de répéter qu’il est tout à fait inadmissible qu’un employé ne reçoive pas la paye qu’il gagne. J’ai été saisie de cette question depuis la première apparition des problèmes de paye, et la correction du système de paye du gouvernement est une priorité absolue.

Monsieur le Président, la paye dans la fonction publique est complexe et unique : aucun autre système du pays ne gère près de 300 000 employés dans 101 ministères qui ont conclu 27 conventions collectives et suivent 80 000 règles administratives.

La planification de Phénix et l’initiative globale de transformation de la paye avaient leurs failles. Mais le rejet des responsabilités sur autrui n’aide pas les fonctionnaires qui font face à des retards de paye contrariants. Ils ont besoin de solutions.

Mesures prises à ce jour

Lorsqu’on m’a informé de l’étendue du problème, j’ai pris des mesures rapides et décisives.

De nombreuses mesures ont été mises en place depuis la fin du printemps afin de régler les problèmes liés à la paye et de soutenir les employés.

J’ai annoncé la création à Gatineau d’un bureau satellite chargé de s’attaquer immédiatement à l’arriéré. Au cours de l’été, nous avons ajouté et doté trois bureaux satellites supplémentaires à Shawinigan, à Winnipeg et à Montréal, qui ont apporté un soutien additionnel. Je me suis engagée à conserver ces bureaux jusqu’à l’élimination de l’arriéré et la résolution des problèmes.

Nous avons pris plusieurs mesures pour mieux soutenir les employés. Nous avons établi un nouveau centre d’appels et un formulaire de rétroaction sur Phénix, afin que les employés puissent nous joindre plus facilement pour signaler les problèmes de paye. Nous avons envoyé des communications régulières au sujet de la possibilité des avances de salaire en cas d’urgence afin que les employés reçoivent le salaire qu’ils méritent. Nous avons également envoyé aux médias et aux employés des mises à jour périodiques au sujet de nos progrès.

Sur le plan de la formation, nous avons mis à jour nos documents à l’intention des gestionnaires et des employés et nous avons mis de plus amples renseignements à disposition sur notre site Web. Nous avons également offert des séances de formation ciblées aux conseillers en ressources humaines sur la manière de travailler efficacement dans Phénix.

Le Ministère a mis en œuvre des améliorations du système afin de perfectionner les fonctions de Phénix et d’augmenter l’automatisation.

Enfin, nous avons étroitement collaboré avec tous nos partenaires. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a mis en place un processus de réclamation afin de rembourser les employés qui ont engagé des frais liés aux problèmes de paye, comme les frais d’intérêt. L’Agence du revenu du Canada a publié des renseignements sur son site Web et a un numéro sans frais pour les employés qui s’inquiètent des répercussions fiscales des problèmes de paye. Nous continuons également à collaborer avec les syndicats sur plusieurs plans, notamment un récent accord qui permet à des spécialistes de la TI du gouvernement d’aider à améliorer Phénix.

Ces mesures nous ont permis d’accomplir des progrès considérables, mais la bataille n’est pas gagnée. Permettez­moi de passer aux efforts que nous devrons déployer à l’avenir.

L’arriéré

Dans la dernière mise à jour que j’ai présentée au Comité, mes représentants et moi avons indiqué que nous prévoyions éliminer l’arriéré composé d’environ 82 000 cas liés à la paye des employés au plus tard à la fin du mois d’octobre. Malgré tous nos efforts, nous ne sommes pas parvenus à éliminer complètement l’arriéré; à ce jour nous avons clos le cas de 83 % des employés qui figuraient dans l’arriéré.

La majorité des cas qui restent dans l’arriéré sont antérieurs à Phénix; certains remontent à plusieurs années. Ces cas sont complexes et nécessitent des calculs manuels qui prennent beaucoup de temps. Par exemple, nous examinons des cas qui remontent à plusieurs années et portent sur des mouvements multiples. À titre illustratif, lorsque nous avons affaire à un départ à la retraite, il est courant de premièrement clore plusieurs mouvements de paye connexes, comme les augmentations de salaire, les nominations intérimaires et les promotions. Une fois tous ces dossiers clos, il faut procéder à d’autres mouvements, comme les paiements de cessation d’emploi et les indemnités de départ, avant que le paiement final d’un employé puisse être émis. Cette procédure peut être très longue lorsque nous avons affaire à d’anciens dossiers et que nous devons vérifier le salaire et d’autres montants.

À l’heure actuelle, il reste encore 15 000 fonctionnaires environ dans l’arriéré. Il importe de souligner que ces cas ont trait à des paiements supplémentaires. Cela dit, le non­versement de tout type est préoccupant et constitue une priorité à régler.

Ces cas restants sont gérés par un groupe dévoué de conseillers en rémunération experts, et nous avons pour objectif de les traiter le plus rapidement possible.

État de stabilité

À l’occasion de ma dernière comparution, j’ai également parlé de l’atteinte d’un état de stabilité, où les mouvements de paye sont traités avec efficacité, uniformité et minimum d’erreurs.

Nous observons à l’heure actuelle des taux de productivité bien plus élevés dans nos bureaux de paye. Les utilisateurs se sont familiarisés avec le système, et les demandes entrantes relatives à la paye sont maintenant traitées plus rapidement et plus efficacement. En mai, par exemple, nous avons traité environ 40 000 mouvements de paye. Cependant, en septembre et en octobre, ce chiffre est passé à environ 100 000 mouvements par mois.

Le fléchissement de la productivité de traitement que nous avons connu après la mise en œuvre de Phénix a eu une incidence sur le nombre de cas qui se trouvait dans le système de paye. Pendant un certain temps, nous recevions plus de mouvements que nous pouvions traiter.

Notre plan

Cette situation nous a forcés à perfectionner le plan qui nous permettra d’atteindre notre état de stabilité, qui comprend les trois volets suivants :

1. une équipe d’experts concentrée chargée d’éliminer l’arriéré;
2. une approche de classement par priorité visant le traitement en temps opportun des cas qui se trouvent ou qui entrent dans le système de paye;
3. un processus de validation et d’amélioration.

Ce plan tient compte des taux de productivité, des travaux entrants, de la disponibilité des employés et d’autres variables. Il accorde également la priorité aux cas qui pourraient entraîner des difficultés financières ou des répercussions fiscales pour les employés, notamment ceux qui ont trait à des demandes de prestations d’assurance­invalidité, à des retours de congé, à des cessations d’emploi et à des nouveaux employés.

L’une des principales leçons retenues de l’expérience Phénix était la nécessité de consultations à grande échelle et de validations. C’est pourquoi j’ai demandé à mon Ministère d’examiner le plan et ses hypothèses en compagnie d’autres ministères clients, des employés et des syndicats. La priorité accordée à la validation nous permettra de nous assurer d’avoir une approche robuste et fiable à l’avenir. Les conseillers en rémunération de première ligne nous ont déjà fait part de bon nombre d’excellentes idées d’amélioration du système.

L’état de stabilité ne verra pas le jour demain, mais nous constatons des progrès. Les délais de traitement de certains mouvements se sont déjà améliorés. Par exemple, les heures supplémentaires sont désormais traitées automatiquement une fois saisies et approuvées dans le système.

Employés

La majeure partie de la discussion au sujet de Phénix portait sur le logiciel, mais ce sont les employés qui se trouvent au cœur de notre système de paye, les personnes qui utilisent le système et celles qui en dépendent pour recevoir leur paye.

À notre Centre des services de paye de la fonction publique de Miramichi, auquel je me suis rendue ce mois pour la troisième fois, nous formons actuellement la génération suivante de conseillers en rémunération. Il y a quelques semaines, le Ministère a souhaité la bienvenue à une nouvelle classe de 91 recrues qui ont commencé le programme de formation d’une année qui leur donnera les compétences nécessaires pour travailler au Centre des services de paye.

Le programme assure la présence d’un bassin constant d’experts qualifiés en rémunération.

Répercussions fiscales

Comme la fin de l’exercice s’approche, nous sommes parfaitement conscients que les employés qui n’ont pas été correctement payés s’inquiètent des répercussions fiscales possibles.

Services publics et Approvisionnement Canada collabore étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les agences du revenu et les syndicats pour réduire le potentiel de problème au minimum et s’assurer que les employés disposent de tous les renseignements dont ils ont besoin.

Les employés peuvent consulter le site Web de l’ARC ou communiquer avec leur centre d’appels pour toute demande de renseignements généraux concernant les impôts. Les employés qui cherchent à obtenir des renseignements au sujet de leurs feuillets T4 peuvent communiquer avec le centre d’appels de Phénix.

Soutien aux employés

D’importants efforts sont actuellement déployés pour soutenir les employés qui éprouvent des problèmes liés à la paye.

Si les employés ont été trop payés, les montants en question sont recouvrés sur plusieurs périodes, afin d’en réduire l’incidence. Nous collaborons directement avec les employés qui se trouvent en difficulté financière afin d’établir d’autres modalités de paiement, au besoin.

Les employés qui ont engagé des menues dépenses en raison du non­versement de leur paye peuvent demander un remboursement au moyen du processus de réclamation du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Je comprends tout à fait que cette situation est très pénible, et je remercie tous ceux dont la paye a été touchée de leur patience.

Je remercie le personnel qui travaille sans relâche pour traiter les mouvements de paye. Au cours de ma dernière visite au Centre des services de paye de Miramichi, les employés m’ont parlé des progrès réalisés et des défis qui restent à relever. Cette équipe s’engage à aider ses collègues dans l’ensemble du gouvernement, et je lui ai fait part de mon soutien et de ma gratitude.

Leçons apprises

Nous avons d’importantes leçons à retenir de cette expérience, et c’est pourquoi j’ai demandé au Vérificateur général du Canada d’effectuer un examen complet du projet Phénix.

Entre­temps, j’ai mis en suspens les plans de transition des autres ministères vers le Centre des services de paye.

Le gouvernement avait besoin d’un nouveau système de paye. Cependant, la planification de Phénix et de l’initiative générale de transformation de la paye a été motivée par les réductions, et non par le service. L’ancien gouvernement a cherché à réaliser des économies de 70 millions de dollars au détriment des employés.

Monsieur le Président, je n’apprendrai rien à personne en disant que Phénix aurait dû être mieux planifié et mis en œuvre. La transformation de la paye a été compromise dès que l’on a pris la décision d’éliminer les emplois de quelque 700 membres du personnel responsable de la rémunération avant le passage à Phénix. Si nous avions conservé ces emplois un peu plus longtemps, nous ne nous serions pas retrouvés dans cette situation.

Nous avons travaillé d’arrache­pied pour régler les problèmes liés à la paye. Notre arriéré est éliminé à plus de 80 %, les taux de traitement augmentent et nous avons désormais un plan qui nous permettra d’atteindre notre état de stabilité.

Il reste beaucoup à faire. Le 14 décembre, la sous­ministre Lemay fera le point sur les progrès réalisés vers une résolution des cas en arriéré et sur le plan qui nous permettra d’atteindre notre état de stabilité.

Budget supplémentaire des dépenses (B)

Tournons­nous à présent vers le budget supplémentaire des dépenses (B), mais toujours au chapitre de Phénix. Le Ministère a déterminé qu’il avait besoin d’un financement extraordinaire de 50 millions de dollars supplémentaires, et demande à recevoir ce financement dans le cadre du budget supplémentaire des dépenses (B). Nous avons discuté de ce chiffre avant la présentation que je vous ai donnée en septembre

Voici de quoi se compose ce financement :

• 5,7 millions de dollars pour un soutien supplémentaire de la part d’IBM, comme le service de dépannage offert en permanence et les améliorations apportées au système;
• 24 millions de dollars pour nos bureaux satellites et centres d’appels;
• 16,1 millions de dollars pour notre bureau des plaintes, la formation et le soutien aux services et l’entretien du système;
• et 4,2 millions de dollars pour les éventualités.

Passons maintenant du budget supplémentaire des dépenses de Services partagés Canada.

Services partagés Canada demande un financement supplémentaire de 4,7 millions de dollars, qui sera largement utilisé pour appuyer les initiatives en cours auprès de ses ministères clients. Par exemple, la somme de 1,6 million de dollars servira à moderniser le Réseau canadien de radars météorologiques d’Environnement et Changement climatique Canada. D’autres fonds sont affectés au soutien des projets en cours à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et à l’Agence du revenu du Canada. 1,5 million de dollars sont réservés aux coûts supplémentaires de télécommunications associés aux nouveaux employés du gouvernement.

Ces investissements renforcent et complètent le travail de Services partagés Canada, car ils réinitialisent également son plan de transformation.

Je vous remercie de votre attention. C’est avec plaisir que je répondrai à vos questions.