Processus d'acquisition concurrentiel - Services d'architecture pour le projet de Centre d'accueil
Rapport final du surveillant de l'équité
2 novembre, 2012
Soumis à : Directeur Général Secteur de l'intégrité opérationnelle Direction générale de la surveillance
Soumis par :Samson & Associés
Table des matières
- Introduction
- Exigence du projet de centre d'accueil, services d'architecture
- Attestation de qualité
- Méthodologie
- Documents de référence
1. Introduction
Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement pour le projet de centre d'accueil, contrat de services d'architecture, émise par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans le cadre de la demande de soumissions no. EP758-122489/A. Samson & Associés n'est pas lié à l'exécution de l'activité.
Nous avons examiné les renseignements fournis et observe les activités pertinentes.
Le rapport final ci-joint porte sur les activités du surveillant de l'équité depuis les phases I et II de la demande de proposition jusqu'à l'ouverture des soumissions et les réunions de négociation.
Le rapport comprend une attestation de qualité, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.
2. Exigence du projet de centre d'accueil, services d'architecture
La demande de propositions a été publiée par TPSGC pour engager les services d'une firme d'architectes, agissant en tant que consultant principal, en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire de consultants sous pour la fourniture des services d'architecture nécessaires pour le projet de Centre d'accueil, une composante importante du projet de réaménagement des édifices du Parlement. L'estimation globale de construction de classe D est 52,000,000 $ et le niveau d'effort estimé pour les services d'architecture a été estimé à environ 5,000,000 $.
La firme d'architectes, en tant que consultant principal aidera TPSGC de produire les livrables de conception ainsi que la construction et documents liés au mise en service.
L'entrepreneur doit fournir une gamme complète de services d'architecture et de génie (civil / municipal, mécanique, structurelle et électrique) ainsi que d'un spécialiste de la sécurité.
3. Attestation de qualité
Le surveillant de l'équité donne une assurance de qualité sans réserve à l'égard de l'approvisionnement des services d'architecte jusqu'à la conclusion de la phase II de la demande de proposition.
Selon notre avis professionnel, le processus d'approvisionnement pour le projet de centre d'accueil, contrat de services d'architecture que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.
Pierre Samson, Maîtrise en sciences (M.Sc.), Fellow comptable professionnel agréé (FCPA) auditeur, Fellow comptable général accrédité (FCGA)
Président, Samson & Associés
Mathieu Farley, Comptable professionnel agréé (CPA) auditeur, Comptable agréé (CA), CPA (Illinois), Vérificateur interne certifié (CIA)
SE Chef d'équipe
Ted Pender
Spécialiste en SE
4. Méthodologie
Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité chargé d'observer le processus d'approvisionnement pour le projet de centre d'accueil, contrat de services d'architecture et d'attester que l'activité surveillée a été exécutée de façon équitable, ouverte et transparente.
Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités d'appel d'offre (c.-à-d., la DDP, les questions et réponses et amendements), incluant les réunions de négociation, nous avons mentionné les questions relatives à l'équité pour le compte des autorités contractantes et techniques, et vérifié si les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.
Les soumissionnaires sont invités à soumettre leurs propositions en deux phases. Phase I des propositions couvre que les qualifications, l'expérience et l'organisation de l'équipe de consultants proposée. Suite à l'évaluation et la notation de ces propositions, les promoteurs devaient être informés de leur position concurrentielle et ont eu l'occasion de décider s'il faut ou non poursuivre leur participation en soumettant une proposition de la phase II.
Phase II propositions devaient couvrir l'approche détaillée de l'œuvre, le prix et les conditions offertes. Une combinaison de la phase I et de phase II soumissions constitue la proposition finale.
4.1 Activités et observations du se : phase I du processus de la DDP
La phase I de la demande de proposition, pour la sélection de l'entreprise qui fournira des services d'architecture pour le développement global du Centre d'accueil, a été affichée sur MERX le 27 juin 2012 et a pris fin le 15 août 2012. La phase I des propositions ne couvrait que les qualifications, l'expérience et l'organisation de l'équipe de consultants proposée.
Les questions des soumissionnaires devaient être présentées dans les dix jours précédant la clôture des soumissions. Treize questions ont été soumises par l'industrie, résultant en quatre amendements, dont le dernier a été publié le 13 août 2012.
Le SE a revu toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de la DDP pour s'assurer que les considérations liées avaient été traitées de manière équitable et satisfaisante.
Cent vingt-quatre entreprises ont demandé les documents de soumission et seulement treize de ces entreprises ont soumis des propositions.
Les soumissions ont été évaluées individuellement par l'équipe d'évaluation qui s'est réunie le 30 août 2012 afin de déterminer collectivement le classement final des partisans de la phase I.
Le 7 septembre 2012, tous les soumissionnaires ont été informés de leur classement individuel ainsi que des résultats et des noms des cinq meilleures propositions et les résultats de tous les autres soumissionnaires.
Observation : La demande de proposition a été écrite de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées au cours de la période de la DDP ont été traitées en conformité avec les termes et les réponses étaient claires, compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Le SE a tenu la réunion de négociation sur les propositions finales et le classement à l'issue de la phase I. L'évaluation a été effectuée de manière équitable, ouverte et transparente. Aucun problème d'équité n'a été identifié.
Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur la phase I du processus de la DDP : Selon le surveillant de l'équité, la phase de la DDP pour les services en architecture pour le centre d'accueil a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.
4.2 Activités et observations du se : phase II du processus de la DDP
Les soumissions de la Phase II portaient sur la méthodologie, le prix et les conditions offertes. Une combinaison des soumissions de la phase I et de la phase II constitue la proposition finale.
Tel qu'indiqué, le 7 septembre 2012, tous les soumissionnaires ont été informés de leur classement individuel ainsi que des résultats et des noms des cinq meilleures propositions et les résultats de tous les autres soumissionnaires. Tous les soumissionnaires ont également été informés que la date limite des soumissions pour la phase II était le 25 septembre 2012 et ont fourni une estimation à jour des coûts de construction. Les questions devaient être soulevées dans la semaine suivant la clôture des soumissions.
Vingt-neuf questions ont été soulevées et cinq amendements ont été émis au cours de la phase II pour un total de neuf amendements pour la demande de proposition. L'un de ces amendements a reporté la date de clôture des soumissions jusqu'au 4 octobre 2012.
Six soumissions ont été reçues en réponse à la DDP de la phase II.
Les soumissions ont été évaluées individuellement par l'équipe d'évaluation, qui s'est rencontrée le 15 octobre 2012, afin de déterminer collectivement le classement final des soumissionnaires selon leurs résultats globaux de la phase I et de phase II.
Tous les évaluateurs techniques étaient présents à toutes les réunions de négociation, tout comme l'autorité contractante et le SE.
Le SE a assisté à l'ouverture des propositions financières des quatre soumissionnaires qualifiés, tout comme l'ont fait les évaluateurs techniques.
Un soumissionnaire a été choisi sur la base des critères et de la méthodologie énoncés dans la DDP.
Observation : La demande de proposition pour la Phase II a été écrite de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées au cours de la période de la DDP ont été traitées en conformité avec les termes et les réponses étaient claires, compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Le SE a tenu la réunion de négociation pour l'évaluation finale et le classement des propositions. L'évaluation a été effectuée d'une manière équitable, ouverte et transparente.
Sommaire des résultats du surveillant de l'équité sur la phase II du processus de la DDP : Selon le surveillant de l'équité, la phase de la DDP pour les services en architecture pour le centre d'accueil a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité comprend les éléments d'ouverture, la compétitivité, la transparence et la conformité.
5. Documents de référence
Les documents suivants sont indiqués par leur numéro dans le rapport et, sauf mention contraire, sont diffusés par TPSGC.
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet PBRT—CRDV.
Sommaire du tableau
Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Renseignements additionnels |
|---|---|---|
| 1 | Demande de propositions | 27 juin, 2012 |
| 2 | Modification n° 1 de la demande de proposition | 20 juillet, 2012 |
| 3 | Modification n° 2 | 25 juillet, 2012 |
| 4 | Modification n° 3 | 2 août, 2012 |
| 5 | Modification n° 4 | 13 août, 2012 |
| 6 | Lettre au soumissionnaires et modification n° 5 | 7 septembre, 2012 |
| 7 | Modification n° 6 | 12 septembre, 2012 |
| 8 | Modification n° 7 | 24 septembre, 2012 |
| 9 | Modification n° 8 | 28 septembre, 2012 |
| 10 | Modification n° 9 | 2 octobre, 2012 |
NB : Modification 005 jusqu'a 009 se rapporte au processus de la phase II de la DDP.
Ajout au rapport final
16 mai, 2013
Ajout au rapport final de surveillance de l'équité en date du 2 novembre, 2012 concernant le processus d'acquisition à la suite d'un appel d'offres concurrentiel pour les services d'une firme d'architectes, agissant en tant que consultant principal, en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire de consultants sous pour la fourniture des services d'architecture nécessaires pour le projet de Centre d'accueil, une composante importante du projet de réaménagement des édifices du Parlement.
Le présent ajout au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période postérieure à la fin de la phase d'évaluation.
Activités du SE relatives à l'adjudication de contrat et aux comptes rendus
Treize soumissions ont été reçues en réponse à la Phase I et six soumissions en réponse à la Phase II de la DDP. L'autorité contractante a procédé à l'adjudication du contrat le 8 février 2013.
Les comptes rendus ont été demandés par un total de huit soumissionnaires, deux de phase I et six autres de la Phase II, y compris le soumissionnaire retenu. Le spécialiste SE a assisté à toutes les séances d'information de même que l'autorité contractante et le responsable technique.
Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
Le SE émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l'approvisionnement suivant la conclusion et la phase des comptes rendus.
Selon notre avis professionnel, le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet de centre d'accueil, contrat de services d'architecture que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.
Pierre Samson, M.Sc., FCPA auditeur, FCGA
Président, Samson & Associates
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CPA (Illinois), CIA, CISA
SE Chef d'équipe
Ted Pender
Spécialiste en SE
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