Construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec pour l'Agence du revenu du Canada

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Attestation
• 3. Rôle du surveillant de l'équité
• 4. Activités et observations du surveillant de l'équité
  • 4.1 Activités et observations durant la période précédant l'émission de la SDIS
  • 4.2 Activités et observations reliées à la SDIS, modifications telles qu'elles ont été publiées sur MERX, conférence des proposants et processus de la DDQ
  • 4.3 Activités et observations reliées au processus d'évaluation de la DDQ
  • 4.4 Activités et observations reliées au processus de la DDP
• 5. Documents

1. Introduction

Dans son rôle d'organisme central pour la construction et la location, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (« TPSGC ») demande des offres pour la construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec. Nous comprenons que ce nouvel édifice permettra une consolidation des locaux pour bureaux de l'Agence du revenu du Canada dans la région de la ville de Québec.

La sélection des invités à soumissionner (« SDIS ») pour la construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec, émise le 9 mars 2011, établit les besoins en ce qui concerne le processus et le calendrier pour la soumission d'offres à TPSGC par les proposants intéressés pour leur évaluation et la sélection de proposants pour les offres à commande. La SDIS est un processus en deux phases et consiste en une demande de qualification (« DDQ ») et une demande de proposition (« DDP »).

2. Attestation

Conformément à son mandat, le surveillant de l'équité a observé le déroulement du processus de la SDIS jusqu'à la fermeture de la DDP et formule l'avis suivant :

« Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé en conformité avec la documentation pertinente, et le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente. »

Rapport original signé
___________________________________
Gary Timm, CA EJC, CFE
Représentant de la société de surveillance d'équité
Associé, Deloitte & Touche s.r.l.

Rapport original signé
___________________________________
Karl Payeur, CA EJC, CFE
Chef d'équipe en surveillance d'équité
Associé, Deloitte Finance SAS

Rapport original signé
___________________________________
Guillaume Vadeboncoeur, CA EJC
Spécialiste en surveillance d'équité
Directeur principal, Deloitte & Touche s.r.l.

3. Rôle du surveillant de l'équité

Les services de Deloitte & Touche s.r.l. (« Deloitte ») ont été retenus à la suite de la demande EP737-102536/B comme surveillant de l'équité pour la SDIS de TPSGC associée à la construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec. Deloitte est une tierce partie indépendante en ce qui a trait à la construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec.

Afin de pouvoir assurer le rôle de surveillant de l'équité, un cadre des principes d'équité a été établi, démontrant un point de référence pour l'évaluation des objectifs en matière d'équité pour TPSGC et pour l'exécution équitable, ouverte et transparente de la SDIS.

Aux fins de ce rapport (« Rapport n^o 3 »), le surveillant de l'équité a été activement impliqué dans le contrôle et la surveillance de la SDIS, commençant avant l'émission du document le 9 mars 2011 jusqu'à la fermeture de la première DDQ le 29 avril 2011, la fermeture de la deuxième DDQ le 14 juillet 2011, et jusqu'à la fermeture de la DDP le 2 avril 2012. Les activités principales du surveillant de l'équité ont été les suivantes :

• Examiner les documents de la SDIS, avant leur émission;
• Examiner les modifications à la SDIS, avant leur émission;
• Examiner les documents de la SDIS et ses modifications, tels qu'ils ont été émis au public par TPSGC;
• Assister à la conférence des proposants qui a eu lieu le 22 mars 2011;
• Examiner les questions soumises par les proposants au cours de la DDQ et les réponses afférentes de TPSGC;
• Participer à la réunion d'évaluation préliminaire de la DDQ;
• Assister aux réunions d'évaluation de la DDQ qui ont eu lieu du 26 au 28 septembre 2011;
• Examiner les questions soumises par les proposants au cours de la DDP et les réponses afférentes de TPSGC.

4. Activités et observations du surveillant de l'équité

4.1 Activités et observations durant la période précédant l'émission de la SDIS

Avant l'émission de la SDIS le 9 mars 2011, Deloitte a assisté à une rencontre avec le responsable technique et des experts en la matière afin de comprendre le processus de développement de la SDIS et d'expliquer le rôle et les objectifs du surveillant de l'équité.

Deloitte a examiné les ébauches de la SDIS et a fourni verbalement et par écrit des commentaires au responsable technique. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l'équité semblent avoir été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

4.2 Activités et observations reliées à la SDIS, modifications telles qu'elles ont été publiées sur MERX, conférence des proposants et processus de la DDQ

La SDIS a été émise le 9 mars 2011. La première phase de la SDIS, la DDQ, s'est close le 29 avril 2011.

Un total de quatorze (14) questions ont été soumises par les proposants potentiels. Les réponses aux questions soumises à TPSGC par les proposants potentiels ont été répondues dans les modifications nos 1, 3, 4, 5 et 6 à la SDIS. De plus, les modifications nos 2 à 5 ont inclus un nombre de clarifications.

Deloitte a examiné toutes les questions soumises durant la période de soumission et les ébauches de réponse avant qu'elles soient publiées sur MERX. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l'équité semblent avoir été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

Une conférence des proposants a eu lieu le 22 mars 2011. Des représentants de vingt-trois (23) différentes sociétés ont assisté à la conférence. L'information fournie durant la conférence des proposants et les questions posées durant celle-ci ont été publiées sur MERX par voie de la modification n^o 2 à la SDIS.

Les questions posées durant la période de la DDQ ont été traitées selon les règles de la SDIS. Les réponses étaient équitables et transparentes et ont été communiquées aux proposants potentiels dans un délai raisonnable. Au cours de l'examen de Deloitte, rien n'est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus n'était pas équitable, ouvert et transparent.

Six (6) réponses provenant de deux (2) proposants ont été reçues durant ce processus de DDQ. Aucune des réponses reçues n'a été jugée par TPSGC d'avoir satisfait aux exigences obligatoires. En conséquence, TPSGC a invoqué l'alinéa 12e de la SDIS, soit que « Le Canada se réserve le droit : de publier de nouveau la SDIS au cours de la période fixée par le Canada, en n'invitant que les "proposants" qui ont déposés une "réponse à la DDQ", si aucune de ces "réponses à la DDQ" n'a été jugée recevable et que les exigences ne sont pas considérablement modifiées », et a publié une nouvelle SDIS qui a relancé le processus de DDQ. La deuxième SDIS a été émise le 2 juin 2011. Le nouveau processus de DDQ s'est clos le 14 juillet 2011.

Aucune question n'a été soumise par les proposants potentiels au cours de la deuxième DDQ. Il n'y a pas eu de conférence des proposants au cours de la deuxième DDQ puisque les exigences n'ont pas été considérablement modifiées.

Au cours de l'examen de Deloitte, rien n'est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le deuxième processus de DDQ n'était pas équitable, ouvert et transparent.

4.3 Activités et observations reliées au processus d'évaluation de la deuxième DDQ

Réunion d'évaluation préliminaire

Deloitte a participé à la réunion d'évaluation préliminaire. Au cours de cette rencontre, le chargé de projet de TPSGC a expliqué et clarifié le processus d'évaluation à être adopté par les équipes d'experts en la matière (les évaluateurs), et a expliqué et clarifié le rôle du surveillant de l'équité. Deloitte a fourni verbalement des commentaires. Toutes les considérations en matière d'équité ont été traitées de façon satisfaisante par TPSGC.

Clarification des offres

Six (6) réponses provenant de deux (2) proposants ont été reçues par TPSGC. À la suite de la clôture de la deuxième DDQ, des questions de clarification ont été fournies à Deloitte pour notre examen, et ont été envoyées par TPSGC aux deux proposants. Deloitte a examiné les questions avant qu'elles soient soumises aux proposants potentiels. On a également fourni à Deloitte une copie des réponses reçues par TPSGC. Au cours de l'examen de Deloitte, rien n'est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus de clarification des offres n'était pas équitable, ouvert et transparent.

Réunions d'évaluation

Deloitte a assisté aux réunions d'évaluation qui ont eu lieu du 26 au 28 septembre 2011. Les équipes d'experts en la matière responsables de l'évaluation des offres reçues ont assisté aux réunions. En tout, trois équipes d'experts en la matière ont été formées pour évaluer 1) l'expérience et la capacité financière, 2) l'expérience et l'expertise de l'équipe en gestion immobilière des proposants, et 3) l'expérience et les qualifications sur le plan de la gestion, du design, de la mise en service et de la construction. Deloitte a fourni verbalement des commentaires liés à l'équité tout au long de ces réunions. Au cours de l'examen de Deloitte, rien n'est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus d'évaluation des offres n'était pas équitable, ouvert et transparent.

Notes techniques finales

Deloitte a observé la finalisation des notes techniques. Ce processus a été complété à la fin des réunions d'évaluation. Deloitte a observé que les notes techniques ont été complétées selon la structure de la grille d'évaluation. Aucun problème lié à l'équité n'a été identifié au cours de ce processus.

Conclusion du processus d'évaluation

À la suite de l'évaluation des six (6) offres reçues provenant de deux (2) proposants, l'équipe d'évaluation a déterminé que toutes les offres reçues ont satisfait aux exigences de la deuxième DDQ.

4.4 Activités et observations reliées au processus de la DDP

La deuxième phase de la SDIS, la DDP, s'est close le 2 avril 2012.

Un total de quarante-trois (43) questions ont été soumises par les deux proposants qualifiés. Les réponses aux questions soumises à TPSGC, ainsi qu'un nombre de clarifications, ont été incluses dans treize (13) modifications différentes.

Deloitte a examiné toutes les questions soumises durant la période de soumission et les ébauches de réponse avant qu'elles soient publiées sur MERX. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l'équité semblent avoir été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

Les questions posées durant la période de la DDP ont été traitées selon les règles de la SDIS. Les réponses étaient équitables et transparentes et ont été communiquées aux proposants potentiels dans un délai raisonnable. Au cours de l'examen de Deloitte, rien n'est venu à notre attention qui pourrait indiquer que le processus n'était pas équitable, ouvert et transparent.

5. Documents

Les documents suivants, émis par TPSGC, par l'entremise de MERX pour les documents n^o 1 à 8, sont associés au processus d'appel d'offres qui fait l'objet du suivi :

1. Sélection des invités à soumissionner, projet n^o 525016, en date de mars 2011 et publiée le 9 mars 2011;
2. Modification n^o 1 à la SDIS, en date du 10 mars 2011;
3. Modification n^o 2 à la SDIS, en date du 16 mars 2011;
4. Modification n^o 3 à la SDIS, en date du 29 mars 2011;
5. Modification n^o 4 à la SDIS, en date du 18 avril 2011;
6. Modification n^o 5 à la SDIS, en date du 20 avril 2011;
7. Modification n^o 6 à la SDIS, en date du 27 avril 2011;
8. Sélection des invités à soumissionner, projet n^o 525016, en date de mai 2011 et envoyée le 2 juin 2011;
9. Modification n^o 1 à la DDP, en date du 25 novembre, 2011;
10. Modification n^o 2 à la DDP, en date du 9 décembre, 2011;
11. Modification n^o 3 à la DDP, en date du 22 décembre 2011;
12. Modification n^o 4 à la DDP, en date du 2 février 2012;
13. Modification n^o 5 à la DDP, en date du 24 février 2012;
14. Modification n^o 6 à la DDP, en date du 29 février 2012;
15. Modification n^o 7 à la DDP, en date du 2 mars 2012;
16. Modification n^o 8 à la DDP, en date du 9 mars 2012;
17. Modification n^o 9 à la DDP, en date du 12 mars 2012;
18. Modification n^o 10 à la DDP, en date du 15 mars 2012;
19. Modification n^o 11 à la DDP, en date du 19 mars 2012;
20. Modification n^o 12 à la DDP, en date du 21 mars 2012;
21. Modification n^o 13 à la DDP, en date du 26 mars 2012.

Ajout au Rapport final du surveillant de l'équité en date du 11 octobre 2012 concernant la construction d'un nouvel édifice dans la ville de Québec pour l'Agence du revenu du Canada

Cet ajout à notre Rapport final du surveillant de l'équité en date du 11 octobre 2012 inclut la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Activités du surveillant de l'équité relatives aux comptes-rendus

Deux (2) offres ont été soumises en réponse à la demande de proposition (« DDP »). À la suite de l'évaluation des offres, il a été déterminé qu'une seule des offres reçues satisfaisait aux exigences de la DDP. Par conséquent, un contrat a été émis au proposant qui a satisfait aux exigences.

TPSGC a envoyé un compte-rendu écrit au proposant non retenu, en date du 30 octobre 2012, incluant une ventilation détaillée des éléments évalués et des exigences de la DDP non satisfaites. Deloitte a examiné le compte-rendu avant que celui-ci ne soit acheminé au proposant non retenu. Tous les facteurs qui auraient pu affecter l'équité ont été traités de façon satisfaisante par TPSGC.

À la suite de l'émission du compte-rendu écrit le 30 octobre 2012, le proposant non retenu a envoyé un courriel à TPSGC le 30 octobre 2012 contestant le résultat de la DDP et demandant davantage d'information. TPSGC a envoyé une lettre au proposant non retenu, en date du 21 novembre 2012, fournissant de l'information additionnelle au sujet des « lacunes majeures » identifiées dans l'offre soumise par le proposant non retenu. Deloitte n'a pas examiné cette lettre avant qu'elle ne soit distribuée au proposant. Aucun problème lié à l'équité n'a été identifié au sujet de la lettre du 21 novembre 2012.

À la suite de l'émission de la lettre du 21 novembre 2012, le proposant non retenu a envoyé un courriel à TPSGC le 18 décembre 2012 demandant à TPSGC d'examiner les préoccupations énumérées dans le courriel, et de réévaluer le concept présenté par le proposant non retenu. TPSGC a envoyé une lettre au proposant non retenu, en date du 13 février 2013, fournissant de l'information additionnelle au sujet des préoccupations énumérées dans le courriel du 18 décembre 2012 du proposant non retenu, et l'informant que TPSGC ne réévaluera pas le concept présenté par le proposant non retenu et n'annulera pas l'attribution du contrat. Deloitte n'a pas examiné cette lettre avant qu'elle ne soit émise au proposant. Aucun problème lié à l'équité n'a été identifié au sujet de la lettre du 13 février 2013.

En date de cet ajout, TPSGC a indiqué que le dossier est clos.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Selon notre opinion professionnelle, le processus de comptes-rendus que nous avons observé a été réalisé en conformité avec la documentation pertinente, et le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Rapport original signé
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Gary Timm, CA EJC, CFE
Représentant de la société de surveillance d'équité
Associé, Deloitte LLP.

Rapport original signé
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Karl Payeur, CA EJC, CFE
Chef d'équipe en surveillance d'équité
Associé, Deloitte Finance SAS

Rapport original signé
___________________________________
Guillaume Vadeboncoeur, CA EJC
Spécialiste en surveillance d'équité
Directeur principal, Deloitte LLP

Le 10 mai 2013