Services de gestion des travaux pour les barrières destinées aux véhicules de la Colline du Parlement

Table des matières

• Contexte et Introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour les services de gestion des travaux (SGT) pour le projet des barrières destinées aux véhicules pour le complexe de la Colline du Parlement entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la demande d'offre numéro EP758-122306/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l'examen d'une ébauche existante d'une demande de proposition (DP) suivi de la phase DP, la phase d'évaluation et la sélection d'une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodologies appliquées et toute constatation pertinente découlant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour fournir les services de gestion des travaux pour aider avec l'implémentation de barrières destinées aux véhicules incluant des bornes fixes et escamotables aux points d'entrée du complexe de la Colline du Parlement. Le complexe a les points d'entrée suivants traversant le mur historique Wellington : portail de la promenade Sud, portail de la rue Bank, portail Ouest, portail Est, portail de la Reine, portail Elgin et portail Rideau.

L'entrepreneur est requis de fournir les services suivants :

• Consultatif et de soutien;
• Administration de projet;
• Gestion des coûts;
• Gestion du temps;
• Gestion des risques;
• Gestion de la portée;
• Gestion de la qualité;
• Santé et sécurité;
• Mise en service;
• Services de construction;
• Personnel à temps plein sur le site;
• Agir en tant que constructeur;
• Emballage des travaux et la gestion de la mise en œuvre des travaux;
• Appel d'offres;
• Préachat des matériaux; et
• Coordination sur le site et les services logistiques.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé sans réserve suivant concernant le processus compétitif pour acquérir les services de gestion des travaux pour le projet des barrières destinées aux véhicules pour la Colline du Parlement :

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Note : Pour toutes les références contenues dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité et fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité, les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires, de sorte qu'aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était de :

• fournir à TPSGC une observation indépendante de toutes les activités impliquant le projet et qui pourraient avoir des répercussions sur l'équité;

• fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée;

• porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet;

• attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenu familier avec la structure de gouvernance du projet;

• examiné en versions ébauche et finale la demande de proposition (DP);

• examiné toutes les modifications et tous les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;

• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;

• observé l'évaluation des réponses suite à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et

• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après tout compte rendu fourni).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du SE avant l'affichage de la DP

Le 4 décembre 2011, nous avons examiné une version ébauche de la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

La DP a été affichée sur MERX le 22 décembre 2011.

Activités et constatations du SE durant la période d'affichage de la DP

Le 23 décembre 2011, nous avons examiné la DP telle qu'affichée sur MERX (Document 1). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 23 décembre 2011 au 27 janvier 2012, nous avons examiné les modifications 1 à 4 à la DP (Documents 2 à 5). La modification 4 incluait les ajouts 1 et 2. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La date de fermeture de la DP était le 8 février 2012.

Activités et constatations du SE impliquant l'évaluation des réponses

Le 10 février 2012, nous avons examiné un document intitulé « Un guide au comité d'évaluation – Procédures d'évaluation du comité » (Document 6). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Le même jour, nous avons observé la réunion d'orientation d'évaluation du comité, au cours de laquelle les membres du comité ont été informés sur les procédures d'évaluation et de leurs responsabilités et des copies des propositions reçues leur ont été remises. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 20 février 2012, nous avons observé les évaluations de consensus par le comité d'évaluation, des réponses obligatoires et cotées reçues suite à la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le même jour, après que les évaluations de consensus furent complétées, nous avons observé la tabulation des pointages techniques totaux, l'ouverture des propositions financières et la tabulation initiale des résultats pour identifier le soumissionnaire retenu. La tabulation des pointages et résultats étaient consistants avec la base de sélection prescrite dans la DP. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 27 février 2012, nous avons été avisés par l'autorité contractante que la tabulation des résultats avait été vérifiée deux fois et confirmée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. À moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet des barrières destinées aux véhicules.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No.	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition	Affichée sur MERX 22 décembre 2011
2	Modification 1 à la DP	Affichée sur MERX 23 décembre 2011
3	Modification 2 à la DP	Affichée sur MERX 11 janvier 2012
4	Modification 3 à la DP	Affichée sur MERX 20 janvier 2012
5	Modification 4 à la DP	Affichée sur MERX 27 janvier 2012
6	Document « Guide au comité d'évaluation – Procédures d'évaluation du comité »	Daté 1 septembre 2009

Ajout au Rapport final
16 Septembre 2013

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 29 février 2012 concernant le projet de barrières destinées aux véhicules pour la Colline du parlement

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de l'évaluation et la phase de la sélection et inclus les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus.

Le 24 février 2012, nous avons été avisé que le contrat avait été adjugé et le même jour nous avons examiné les lettres de regret envoyées aux soumissionnaires non retenus. Chaque lettre fournissait un compte rendu écrit du pointage atteint par évaluation de consensus par chaque soumissionnaire respectif. Le 4 septembre 2013, nous avons observé le compte rendu en personne d'un soumissionnaire non retenu qui avait demandé un compte rendu en personne.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

C'est l'opinion du Surveillant de l'équité que les activités ultérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus écrits et face à face, ont été menés de façon équitable, ouverte et transparente.