Projet de barrières destinées aux véhicules pour la Colline du Parlement

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du Project
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour les services d'ingénierie pour le projet des barrières destinées aux véhicules sur la Colline du Parlement, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la demande d'offre numéro EP757-121005/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l'examen d'une ébauche existante d'une demande de proposition (DP), suivi de la phase DP, la phase d'évaluation et la sélection d'une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodologies appliquées et toute constatation pertinente découlant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin d'un entrepreneur pour fournir des services d'ingénierie pour aider à la conception et la mise en oeuvre de barrières destinées aux véhicules pour le complexe de la Colline du Parlement. L'intention du projet est de concevoir et de mettre en œuvre des barrières de contrôle destinées aux véhicules et des bornes à tous les points d'entrée de la Colline du Parlement pour les véhicules et les piétons tout en respectant les caractéristiques patrimoniales de la Colline et maintenant une atmosphère publique.

L'entrepreneur est requis d'agir comme expert-conseil principal dans la conception et la mise en œuvre du projet des barrières destinées aux véhicules sur la Colline du Parlement. L'expert-conseil principal supervisera une équipe multidisciplinaire fournissant du personnel professionnel expérimenté pour fournir les services en génie électrique, ingénierie structurale, génie mécanique, génie civil et municipal, génie de la conservation, architecture paysagère, contrôle des coûts, ingénierie de la circulation, architecture, conception et analyse de la sécurité matérielle, spécialiste de mise en service, concepteur d'éclairage et concepteur industriel pour la conception.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé sans réserve suivant concernant le processus compétitif pour acquérir les services d'un entrepreneur fournissant les services d'ingénierie pour le projet des barrières destinées aux véhicules pour la Colline du Parlement :

Selon notre opinion professionnelle le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était de :

• fournir à TPSGC une observation indépendante de toutes les activités impliquant le projet et qui pourraient avoir des répercussions sur l'équité;
• fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée;
• s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet, porter à l'attention du Directeur général Secteur de l'intégrité opérationnelle, toute préoccupation potentielle d'équité; et
• attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenu familier avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné en versions ébauche et finale la demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et tous les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses suite à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après tout compte rendu fourni).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du SE avant l'affichage de la DP

Le 21 septembre 2011, nous avons examiné le plan d'acquisition pour le projet et durant la période du 13 septembre 2011 au 6 octobre 2011, nous avons examiné des versions ébauche et finale de la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

La DP a été affichée sur MERX le 14 octobre 2011.

Activités et constatations du SE durant la période d'affichage de la DP

Le 15 octobre 2011, nous avons examiné la DP telle qu'affichée sur MERX (Document 1). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 15 octobre 2011 au 17 novembre 2011, nous avons examiné les modifications 1 à 3 à la DP (Documents 2 à 4). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La date de fermeture de la DP était le 28 novembre 2011.

Activités et constatations du SE impliquant l'évaluation des réponses

Le 19 septembre 2011, nous avons examiné un document intitulé « Un guide au comité d'évaluation » daté le 1 septembre 2009 (Document 5). Le 4 octobre 2011, nous avons rencontré les autorités contractantes supérieures pour obtenir une compréhension du processus de pointage de l'évaluation des exigences cotées utilisé par la direction contractante. Le processus est similaire à la pratique standard d'évaluation exigeant un débat complet par tous les membres du comité d'évaluation, mais diffère en ce qu'il n'exige pas un consensus à atteindre. Il a été adopté par la direction contractante après des discussions avec l'association représentant les entreprises de génie conseil. En vertu de ses similitudes avec les pratiques standards d'évaluation et l'appui qu'il a avec l'association, un accord a été atteint pour son utilisation sur ce projet.

Le 19 décembre 2011, nous avons observé l'évaluation des exigences obligatoires et cotées par le comité d'évaluation. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Tel qu'indiqué dans le précédent paragraphe, un processus de consensus pour l'attribution des pointages n'a pas été utilisé. La discussion entre les membres du comité était entière et rigoureuse. L'attribution des points était consistante entre les propositions et basée sur la DP et les propositions individuelles. Bien que non basés sur un consensus, les résultats représentaient clairement les avis collectifs du comité. Le processus rencontre les standards d'équité et aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée avec l'évaluation.

Aussi, le 19 décembre 2011, nous avons observé l'ouverture et l'évaluation des propositions financières et la compilation des pointages totaux. Les pointages totaux étaient consistants avec les résultats de l'évaluation observée et l'autorité contractante a confirmé que la compilation serait vérifiée deux fois par un collègue indépendant. La revérification indépendante a été confirmée plus tard. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport. A moins d'indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet des barrières destinées aux véhicules.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents de référence

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition	Affichée sur MERX 14 octobre 2011
2	Modification 1 à la DP	Affichée sur MERX 14 octobre 2011
3	Modification 2 à la DP	Affichée sur MERX 31 octobre 2011
4	Modification 3 à la DP	Affichée sur MERX 17 novembre 2011
5	Document intitulé « Un guide au comité d'évaluation »	Daté 1er septembre 2009

Ajout au rapport final
8 Mars 2012

Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 3 janvier 2012 pour les services d'ingénierie pour le projet des barrières destinées aux véhicules sur la Colline du Parlement

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation et inclus la notification des résultats et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le 21 décembre 2011, nous avons examiné les lettres individuelles envoyées aux soumissionnaires non retenus, les informant des résultats de l'évaluation. Le 1^er mars 2012, nous avons observé un compte rendu fourni au soumissionnaire retenu et le 6 mars 2012, nous avons observé les comptes rendus fournis à deux soumissionnaires non retenus. Les soumissionnaires ont été informés de leurs pointages individuels ainsi qu'une explication et leurs classements pour chaque exigence cotée. Le troisième soumissionnaire non retenu, n'a pas demandé de compte rendu. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée et nous sommes satisfaits que TPSGC a rempli son obligation de fournir des comptes rendus.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon notre opinion professionnelle, l'attribution du contrat et l'étape des comptes rendus du processus compétitif d'approvisionnement pour les services d'ingénierie pour le projet des barrières destinées aux véhicules sur la Colline du Parlement, a été menée de façon équitable, ouverte et transparente.