Projet de biométrie pour les résidents temporaires
Centres de réception des demandes de visa (PBRT-CRDV)
Rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité
Le 14 juin 2012
Soumis à : Directeur général Secteur de l'intégrité opérationnelle
Soumis par : Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
Table des matières
- Contexte et introduction
- Exigences du projet
- Attestation d'assurance
- Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
- Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
- Documents de référence
Contexte et Introduction
Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour le projet de biométrie pour les résidents temporaires - centres de réception des demandes de visa (PBRT—CRDV) entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la demande d'offre numéro B8186-110010/A et la demande d'offre numéro B8186-110010/B. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.
Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant avec l'examen d'une Demande de renseignements (DR) qui avait été affichée sur MERX, suivi par l'évaluation des propositions reçues en réponse à la Demande de proposition (DP) et la sélection des soumissionnaires recommandés.
Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et toutes les constatations pertinentes découlant des activités exécutées.
Exigences du projet
Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour créer un réseau de centres de réception des demandes de visa à l'échelle mondiale (CRDV) pour fournir un meilleur accès et service administratif aux demandeurs de visa par une approche normalisée de livraison de service. Un réseau mondial et géré centralement fourni une tribune pour livrer des options d'affaires incluant la collecte de renseignements biométriques.
Attestation d'assurance
Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant, concernant la sélection d'entrepreneurs pour fournir les services spécifiés aux demandeurs de visa.
Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.
Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité et fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires, de sorte qu'aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
___________________
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
___________________
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste SE
___________________
Peter Woods
Chef d'équipe
Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet; et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.
Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :
- familiarisés avec la structure de gouvernance du projet;
- examiné la Demande de renseignements (DR) et la Demande de proposition (DP);
- examiné toutes les modifications à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies;
- examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et les conseils fournis à l'équipe d'évaluation;
- observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
- observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout à ce rapport après tout compte rendu fourni).
Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
Activités et constatations du SE concernant la phase DR
La DR a été affichée sur MERX le 29 juin 2011 avec une date de clôture du 12 août 2011. Durant la période du 5 au 12 août 2011, le Spécialiste Surveillant de l'équité (Spécialiste SE) a examiné la DR telle que publiée (Document 1) et la modification 1 à la DR (Document 2). Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité
Durant la période du 12 août 2011 au 7 septembre 2011, le Canada a examiné les réponses à la DR et une réponse qui avait été reçue plusieurs semaines après la clôture de la DR. Le processus DR permettait la fourniture de soumissions après la date de clôture. Le 21 octobre 2011, l'autorité contractante PBRT—CRDV a fourni copie du rapport final, résumant les résultats de la DR, que le Spécialiste SE a examiné. Il a aussi été informé qu'aucune réunion de consultation avec l'industrie ne sera tenue comme partie du processus DR. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité sur la conclusion du processus de la DR ou l'analyse de la contribution reçue de l'industrie.
Activités et constatations du SE concernant la phase de la DP
Durant la période du 15 décembre 2011 au 30 janvier 2012, le Spécialiste SE a examiné des versions ébauche de la DP et a fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.
Durant la période du 31 janvier 2012 au 22 mars 2012, il a examiné la DP finale telle qu'affichée sur MERX, les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP et les modifications 1 à 8 (Documents 3 à 11) en versions ébauche et finale et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet et au besoin, ont été traités par la voie du processus Qs et Rs et les modifications à la DP.
Activités et constatations du SE concernant la phase de l'évaluation
Le 2 mars 2012, le Spécialiste SE a examiné la documentation de formation de l'évaluateur et le 5 mars 2012, il a observé la session de formation de l'évaluateur. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.
Durant la période du 5 avril au 26 avril 2012, le Spécialiste SE a observé l'évaluation sur consensus des soumissions reçues. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.
Le 28 mai 2012, les responsables du projet ont examiné les résultats de l'évaluation des soumissions avec le Spécialiste SE et l'ont avisé que la sélection des soumissionnaires recommandés avait été faite et avait été revérifiée par des officiels.
Documents de référence
Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet PBRT—CRDV.
Sommaire du tableau
Le 14 juin 2012 - Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.| No. | Document | Renseignements additionnels |
|---|---|---|
| 1 | DR | Publiée sur MERX le 29 juin 2011 |
| 2 | Modification 1 à la DR | Publiée sur MERX le 7 juillet 2011 |
| 3 | DP | Publiée sur MERX le 30 janvier 2012 |
| 4 | Modification 1 à la DP | Publiée sur MERX le 20 février 2012 |
| 5 | Modification 2 à la DP | Publiée sur MERX le 24 février 2012 |
| 6 | Modification 3 à la DP | Publiée sur MERX le 28 février 2012 |
| 7 | Modification 4 à la DP | Publiée sur MERX le 2 mars 2012 |
| 8 | Modification 5 à la DP | Publiée sur MERX le 8 mars 2012 |
| 9 | Modification 6 à la DP | Publiée sur MERX le 13 mars 2012 |
| 10 | Modification 7 à la DP | Publiée sur MERX le 15 mars 2012 |
| 11 | Modification 8 à la DP | Publiée sur MERX le 20 mars 2012 |
Ajout au rapport final
22 mars 2013
Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 14 juin 2012 pour le projet de biométrie pour les résidents temporaires Centres de réception des demandes de visa (PBRT—CRDV)
Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant l'achèvement de l'étape de l'évaluation et inclus les comptes rendus fournis aux soumissionnaires.
Durant la période du 1er novembre 2012 au 15 janvier 2013, les activités suivantes ont été menées : nous avons examiné les comptes rendus aux soumissionnaires sous formes ébauche et finale les avisant des résultats de l'étape de l'évaluation des soumissions; nous avons examiné les communications avec les soumissionnaires concernant les comptes rendus écrits; et nous avons surveillé les comptes rendus qui ont été fournis oralement par téléconférence aux soumissionnaires.
Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité
Selon notre opinion professionnelle, la phase des comptes rendus du processus compétitif de l'approvisionnement pour le projet de biométrie pour les résidents temporaires Centres de réception des demandes de visa (PBRT—CRDV) a été menée de façon équitable, ouverte et transparente.
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Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l'entrepreneur SE
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Bruce Maynard Ing.
Spécialiste SE
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Peter Woods
Chef d'équipe
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