Projet de prolongation de la durée de vie du système d'aide au commandement terrestre (PPDV SACT)

Table des matières

• Contexte et Introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif pour l'acquisition de boitiers sélecteur de communication (BSCs) et de distributeurs d'alimentation-forme réduite (PDU-FR) pour le projet de prolongation de la durée de vie du système d'aide au commandement terrestre (PPDV SACT), entrepris par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le Ministère de la Défense nationale, par voie de la Demande d'offre numéro W8476-123378/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant par l'examen de l'information fournie sur le site web du projet, qui incluait une ébauche actuelle d'une Demande de proposition (DP), suivi par la phase DP, la phase d'évaluation et la sélection d'une proposition recommandée.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités exécutées et toutes les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour la production, l'assemblage, l'essai et la livraison de boitiers sélecteur de communication (BSCs) et de distributeurs d'alimentation-forme réduite (PDU-FR) pour utilisation dans divers véhicules militaires.

Le BSC est un appareil modulaire Ethernet de réseau local (ELAN) qui héberge tous les dispositifs vocaux et services de données dans les véhicules militaires, fournit l'interface utilisateur principal et fait office de point d'interface principale pour toutes les ressources de communication du SACT, les BSCs sont habituellement reliés les uns aux autres selon une configuration en anneau au moyen de câbles qui acheminent le signal Ethernet, l'alimentation en courant continu (CC) et les signaux d'intercommunication analogiques.

Le PDU-FR est conçu pour distribuer jusqu'à 50 ampères de 28 volts d'alimentation en courant continu à six prises de sortie. Le distributeur comporte cinq prises d'alimentation universelles (GP) NOIRE conformes à la norme MIL-STD-1275B et une prise ROUGE conforme à la norme MIL-STD-1275B.

Les exigences spécifiées étaient centrées sur les détails de fabrication sur mesure pour les produits BSCs et PDU-FR. Les spécifications explicites de conception pour ces produits ont été fournies dans leurs jeux de documents techniques (JDT) correspondants.

Des exigences supplémentaires étaient spécifiées dans les domaines suivants :

• les qualifications du fabricant;
• la planification du projet;
• le processus et la procédure de fabrication et d'essais;
• la préparation des rapports; et
• les essais.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus compétitif pour l'acquisition de boitiers sélecteur de communication (BSCs) et de distributeurs d'alimentation-forme réduite (PDU-FR) pour le projet de prolongation de la durée de vie du système d'aide au commandement terrestre (PPDV SACT).

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

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Peter Woods
Chef d'équipe

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global du mandat était de fournir à TPSGC une observation indépendante de toutes les activités concernant le projet d'acquisition PPDV SACT qui pourraient influer sur l'équité et attester de l'équité du processus et de son exécution ou de son manquement. L'objectif incluait la fourniture aux responsables du projet, des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité et, s'il n'y avait pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet, porter à l'attention du Directeur général Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné l'information incluant les questions et réponses affichées sur le site web du projet avant l'affichage de la DP;
• examiné la Demande de proposition (DP) en versions ébauche et finale;
• examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout à ce rapport après tout compte rendu fourni).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Avant l'initiation des activités de surveillance de l'équité le 13 juillet 2011, un avis sous forme d'une Lettre d'intérêt a été publiée sur MERX qui avisait les parties intéressées que les informations sur l'acquisition à venir du BSC et du PPDV SACT étaient disponibles sur un site web y compris un ensemble provisoire de données techniques et une liste du matériel.

Activités et constatations du SE avant la période d'affichage de la DP

Durant la période du 20 décembre 2011 au 6 février 2012, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents du projet fournis sur le site web du projet auxquels toutes les parties intéressées avaient accès. Nous avons aussi examiné toutes les questions qui avaient été posées par les parties intéressées et les réponses fournies, les deux avaient été affichées sur le site web. De plus, nous avons examiné la version ébauche de la DP qui avait été affichée sur le site web et avons fourni aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités et constatations du SE durant la période d'affichage de la DP

Le 7 février 2012, nous avons examiné la DP (Document 1) qui avait été affichée sur MERX. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 16 février 2012, nous avons examiné l'information qui avait été fournie à la journée de l'industrie et avons noté que les boitiers sélecteur de communication (BSCs) et les distributeurs d'alimentation-forme réduite (PDU-FR) étaient exposés lors de cette journée de l'industrie pour être visualiser par les personnes présentes. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Durant la période du 8 mars 2012 au 23 mars 2012, nous avons examiné les modifications 1 à 7 (Documents 2 à 8). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du SE concernant l'évaluation des réponses

Le 10 février 2012, nous avons examiné un document titré « Procédures d'évaluation technique pour la Demande de proposition pour l'acquisition de boitiers sélecteur de communication (BSCs) et de distributeurs d'alimentation-forme réduite (PDU-FR) pour le système d'aide au commandement terrestre (PPDV SACT) » (Document 9). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le 2 avril 2012, nous avons observé l'évaluation sur consensus des exigences obligatoires par l'équipe d'évaluation. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis aux responsables du projet et les mesures appropriées ont été prises.

Le 4 avril 2012, nous avons observé l'évaluation sur consensus des retombées industrielles et régionales (RIR) par l'équipe d'évaluation RIR. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 5 avril 2012, nous avons observé les évaluations sur consensus par l'équipe d'évaluation des réponses reçues sur les exigences cotées suite à la DP. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 8 mai 2012, nous avons observé une réunion de l'autorité contractante et le gestionnaire à laquelle l'autorité contractante a fourni les résultats de l'évaluation financière et de l'application de la base de sélection. Les deux ont été menés conformément à la DP et tous les calculs financiers avaient été indépendamment revérifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet PPDV SACT.

Sommaire du tableau

Le 27 juillet 2012 - Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur MERX le 6 février 2012
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur MERX le 7 mars 2012
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur MERX le 9 mars 2012
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur MERX le 13 mars 2012
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur MERX le 14 mars 2012
6	Modification 5 à la DP	Publiée sur MERX le 19 mars 2012
7	Modification 6 à la DP	Publiée sur MERX le 20 mars 2012
8	Modification 7 à la DP	Publiée sur MERX le 22 mars 2012
9	Document titré « Procédures d'évaluation technique pour la demande de proposition pour l'acquisition de BSC et PDU-FR pour le PPDV SACT »	Reçu le 27 mars 2012, le document n'était pas daté

Ajout au Rapport final
6 décembre 2012

Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 27 juillet 2012 pour le projet d'approvisionnement pour la prolongation de la durée de vie du système d'aide au commandement terrestre (PPDV SACT)

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation et inclus l'attribution du contrat et les comptes rendus.

Le 26 octobre 2012, le contrat a été attribué et le 31 octobre 2012, les lettres de regret et de compte rendu ont été envoyées aux sept (7) soumissionnaires non retenus. Le 15 novembre 2012, nous avons surveillé les comptes rendus en personne fournis à quatre (4) soumissionnaires non retenus. Le 6 décembre 2012, nous avons surveillé le compte rendu en personne fourni à un (1) soumissionnaire non retenu.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Selon notre opinion professionnelle, la phase des activités ultérieures à l'évaluation incluant les comptes rendus écrits et en personne du processus compétitif d'approvisionnement pour le projet d'acquisition pour la prolongation de la durée de vie du système d'aide au commandement terrestre a été menée de façon équitable, ouverte et de transparence.

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Peter Woods
Chef d'équipe