Approvisionnement de bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT)

Table des matières

1. Contexte et Introduction
2. Exigences du projet
3. Attestation d'assurance
4. Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
5. Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
6. Documents de référence

Contexte et Introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en tant que Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour le projet des bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT) entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le Ministère de la Défense nationale (MDN) par voie de la demande d'offre numéro W8476-113039/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous avons examiné toute l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant les activités du Surveillant de l'équité, débutant avec l'examen d'une Demande de proposition (DP) à l'état d'ébauche, suivi par l'étape de la DP, l'étape de l'évaluation des soumissions et l'étape d'essais pour l'acceptation de l'utilisateur.

Ce rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et toutes les constatations pertinentes découlant des activités exécutées.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour des bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT) pour les Forces canadiennes.

Le processus compétitif d'approvisionnement serait implémenté en deux phases. Un maximum de trois contrats seraient octroyés pour la fourniture de 60 paires de bottes et ces bottes seraient assujetties à un essai pour acceptation de l'utilisateur. Suivant l'essai pour l'acceptation de l'utilisateur, un contrat serait octroyé au soumissionnaire ayant obtenu le classement le plus élevé lors des essais pour l'acceptation de l'utilisateur, pour la fourniture de 120,000 paires de bottes, 80,000 paires de semelles de rechange et des options pour des quantités additionnelles.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant, concernant le processus d'approvisionnement de bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT). Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif d'approvisionnement pour les bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT) que nous avons observé, a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global du mandat était de fournir à TPSGC une observation indépendante de toutes les activités concernant le projet d'approvisionnement BOTCT qui pourraient influer sur l'équité et attester de l'équité du processus et de son exécution ou de son manquement. L'objectif incluait la fourniture aux responsables du projet, des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l'avance les préoccupations qui pourraient influer sur l'équité et, s'il n'y avait pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet, porter à l'attention du Directeur général Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes préoccupations potentielles d'équité.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné l'information incluant les questions et réponses affichées sur le site web du projet avant l'affichage de la DP;
• examiné la DP en versions ébauche et finale;
• examiné toutes les modifications et les ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et les conseils fournis à l'équipe d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection prescrites ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout à ce rapport après tout compte rendu fourni).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité concernant la phase 1 de l'étape DP

En conformité avec les termes de notre mandat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents du projet. Durant la période du 8 août 2011 au 13 septembre 2011, nous avons examiné la DP à l'état d'ébauche et la version qui avait été publiée sur MERX (Document 1), les questions et réponses (Qs & Rs) concernant la DP, les versions ébauche et finale des modifications 1 à 4 (Documents 2 à 5) et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité concernant la phase 1 de l'étape d'évaluation

Le 20 septembre 2011, nous avons observé le déballage et l'examen initial des échantillons de bottes reçues. Durant la période du 21 septembre 2011 au 1 décembre 2011, nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité sur l'évaluation des besoins et les résultats associés. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Le 2 décembre 2011, nous avons examiné les résultats de l'évaluation et l'application de la méthode de sélection qui identifiaient les soumissionnaires qui s'étaient qualifiés pour le contrat qui en résultait pour les quantités d'essai de bottes pour la phase 1 de l'étape des essais pour l'acceptation de l'utilisateur. La phase 2 de la production de bottes serait octroyée au soumissionnaire ayant été identifié comme ayant obtenu le classement le plus élevé résultant de l'étape des essais pour l'acceptation de l'utilisateur. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 15 décembre 2011, nous avons examiné les lettres aux trois soumissionnaires retenus qui ont reçu des contrats pour les quantités d'essais pour l'étape des essais et les lettres aux soumissionnaires non retenus. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité concernant la phase 1  de l'étape des essais d'acceptation de l'utilisateur

Durant la période du 23 mars 2012 au 29 juin 2012, nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité sur les actions proposées par le Canada dans le but d'assurer que les bottes fournies par les  trois compagnies retenues répondraient aux exigences identifiées au moment de l'octroi des contrats pour les quantités d'essais et pour résoudre les problèmes qui sont survenus durant l'étape d'acceptation de l'utilisateur. Dans tous les cas, les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Tous les soumissionnaires ont été trouvés non conformes suite aux essais d'acceptation de l'utilisateur.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet BOTCT.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la DP, les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No	Document	Renseignements additionnels
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur MERX le 10 août 2011
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur MERX le 12 août 2011
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur MERX le 18 août 2011
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur MERX le 23 août 2011
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur MERX le 31 août 2011

Ajout au rapport final du Surveillant de l'équité daté le 30 juillet 2012 concernant le projet d'approvisionnement de bottes d'opérations terrestres pour climat tempéré (BOTCT)

Cet ajout au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période subséquente à l'annulation de la DP. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée « Activités et constatations du Surveillant de l'équité concernant la phase 1 de l'étape des essais d'acceptation de l'utilisateur » :

Activités du SE relatives aux comptes rendus

Le 3 juillet 2012, le Spécialiste Surveillant de l'équité a examiné les lettres à être envoyées aux trois soumissionnaires non retenus qui s'étaient qualifiés pour la phase 1 de l'étape des essais d'acceptation de l'utilisateur, les informant des résultats des essais de leurs bottes. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les lettres. Il a observé les comptes rendus fournis en personne aux trois soumissionnaires qui ont eu lieu les 11 juillet 2012, 8 août 2012 et 15 août 2012. Le Spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité concernant les trois comptes rendus fournis en personne.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les comptes rendus écrits et en personne ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité. »