Projet véhicule de combat rapproché – demande de propositions 1

Sur cette page

• Attestation d'assurance du surveillant de l'équité
• Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité
• Activités et constatations durant l'étape de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification
• Documents de référence

En tant que surveillant de l'équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise, ci-après désigné comme surveillant de l'équité (SE) soumet son rapport final de l'entrepreneur surveillant de l'équité (rapport final SE) se rapportant au processus compétitif d'approvisionnement pour des véhicules de combat rapproché (VCR) pour le Ministère de la Défense nationale entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Ce rapport final SE couvre chronologiquement les activités du surveillant de l'équité, débutant par l'examen de trois Demandes d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQs) : une DEIQ initiale (demande d'offre numéro W6508-10CC01/D, DEIQ 2 (demande d'offre numéro W6508-10CC01/E) et DEIQ 2A (demande d'offre numéro W6508-10CC01/G). Une Demande de proposition (DP) (demande d'offre numéro W6508-10CC01/H) a alors été émise aux soumissionnaires avec des véhicules qualifiés et l'évaluation des soumissions complétée.

Il doit être noté que la DEIQ 2, et subséquemment la DEIQ 2A, ont été émises parce qu'aucune réponse conforme n'a été reçue suite à la DEIQ initiale. Une liste de soumissionnaires avec des véhicules qualifiés a été établie sous la DEIQ 2 et la DEIQ 2A.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

En conformité avec le contrat du surveillant de l'équité, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

Le surveillant de l'équité est d'opinion que le processus compétitif d'approvisionnement pour le projet véhicule de combat rapproché (VCR) surveillé par le surveillant de l'équité a été mené de manière équitable à l'exception du manquement du Canada à fournir des comptes rendus appropriés aux répondants concernant les résultats de l'évaluation des réponses suite à la DEIQ initiale, après avoir déterminé que toutes les réponses étaient non conformes et la DEIQ avait été annulée.

Ce manquement a constitué une lacune importante en matière d'équité parce que les comptes rendus sont un aspect fondamental de transparence et de conformité et les répondants ont été privés d'information fondamentale sur la décision à savoir de répondre ou non à la DEIQ 2 et si oui, être en mesure de prendre en considération l'information complète sur les points de non-conformité.

A part cette exception, le processus compétitif d'approvisionnement pour le projet VCR a été mené de manière équitable en ce qui concerne les DEIQ 2, DEIQ 2A et le processus de demande d'offre DP incluant l'évaluation des réponses reçues suite à chaque demande d'offre et la décision d'annuler la DP.

Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l'équité étant fournis aux responsables du projet, il est confirmé que, au besoin les responsables du projet ont fourni au surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet, fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée, porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familier avec la structure de gouvernance du projet
• examiné les trois DEIQs et la DP
• examiné toutes les modifications aux DEIQs et à la DP, incluant les questions soumises par les répondants et les réponses fournies
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses aux DEIQs et à la DP, et les conseils fournis aux équipes d'évaluation
• observé l'évaluation des réponses aux DEIQs et à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection spécifiées ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière cohérente durant les processus d'évaluation et de sélection
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus sur les DEIQs et la DP (L'observation des comptes rendus sur la DP fera l'objet d'un ajout à ce rapport après tout compte rendu)

Activités et constatations durant l'étape de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification

Activités et constatations durant le processus de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification initiale

Activités et constatations durant le développement de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification initiale

Le 1er octobre 2009, le spécialiste surveillant de l'équité (spécialiste SE) a examiné la Lettre d'intérêt (LI) incluant la documentation de la journée de l'industrie (Document 1) qui avait été précédemment affichée sur MERX^{Note de bas de page 1}.

Durant la période du 5 octobre 2009 au 7 décembre 2009, le spécialiste SE a examiné des versions ébauche de la DEIQ et a fourni aux responsables de TPSGC du projet, des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises. Le projet VCR a été mis en attente en janvier 2010 et a été subséquemment relancé en mars 2010.

Le 29 mars 2010, le spécialiste SE a observé une réunion plénière de groupe et les réunions individuelles avec les proposants intéressés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Les 22 et 23 avril 2010, le spécialiste SE a examiné l'ébauche de la DEIQ et a fourni aux responsables de TPSGC du projet des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises.

Activités et constatations durant la période de publication de la demandes d’expression d’intérêt et de qualification initiale sur MERX^{Note de bas de page 1}

La DEIQ a été affichée sur MERX^{Note de bas de page 1} le 26 avril 2010 (Document 2). Durant la période du 29 avril 2010 au 22 juin 2010, le spécialiste SE a examiné la DEIQ et les modifications 1 à 7 (Documents 3 à 9). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations relatives à l'évaluation des réponses suite à la demandes d’expression d’intérêt et de qualification initiale

Le 27 mai 2010, le spécialiste SE a observé une réunion de présentation d'évaluation et de répétition et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Durant la période du 31 mai 2010 au 17 juin 2010, le Spécialiste SE a examiné des versions ébauche d'une directive d'évaluation intitulée VCR « Proposition interne d'instruction et procédures d'évaluation » (Document 10). Des commentaires relatifs à l'équité concernant le processus d'évaluation ont été fournis aux responsables de TPSGC du projet. Les mesures appropriées ont été prises sur tous les commentaires.

Durant la période du 30 juin 2010 au 3 août 2010, le spécialiste SE a observé les réunions d'évaluation sur consensus des exigences obligatoires. Il n'y avait aucune exigence cotée. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations après l'évaluation des réponses suite à la demandes d'expression d'intérêt et de qualification initiale

Basé sur l'évaluation des réponses suite à la DEIQ, le Canada a déterminé que toutes les réponses étaient non conformes. Le Canada a notifié les répondants par lettre datée le 13 août 2010 que la DEIQ serait annulée et une nouvelle DEIQ serait émise à une date ultérieure. Le Canada a fourni dans la lettre à chaque répondant ce qu'il a qualifié être un « compte rendu écrit avec un minimum de renseignements ».

Le 16 août 2010, le spécialiste SE a avisé le Canada que les lettres qui avaient été envoyées aux répondants n'ont pas constitué des comptes rendus écrits parce que seulement une information partielle a été fournie à chaque répondant sur la raison pour laquelle sa réponse était non conforme. Le spécialiste SE a expliqué pourquoi, si le Canada n'a pas fourni de comptes rendus aux répondants qui incluaient une explication quant à où et pourquoi le répondant était non conforme, cela constituerait une lacune importante en matière d'équité relative à la transparence et la compétitivité.

En réponse à la lettre du Canada du 13 août 2010, le Canada a reçu les 16, 18 et 24 août 2010, des demandes de trois répondants pour des comptes rendus complets. Le 31 août 2010, le Canada a avisé chaque répondant qu'il ne fournirait pas d'information additionnelle concernant la non-conformité du répondant.

Activités et constatations durant le processus des demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2 et demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2A

Activités et constatations durant le développement de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2

Les 18 et 23 août 2010, le spécialiste SE a examiné des ébauches de la DEIQ 2 et a fourni aux responsables de TPSGC du projet des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises.

Activités et constatations durant la période de publication de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2 sur MERX^{Note de bas de page 1}

La DEIQ 2 a été affichée sur MERX^{Note de bas de page 1} le 25 août 2010 (Document 11). Le 26 août 2010, le spécialiste SE a examiné la DEIQ 2 telle que publiée et les 2 et 3 septembre 2010, il a examiné les modifications 1 et 2 à la DEIQ 2 (Documents 12 et 13). Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations relatives à l'évaluation des réponses suite à la demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2

La DEIQ a clôturée le 13 septembre 2010. Durant la période du 15 septembre 2010 au 23 septembre 2010, le Spécialiste SE a observé une réunion d'évaluation sur consensus des exigences obligatoires et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises. Il n'y avait aucune exigence cotée.

Activités et constatations relatives aux comptes rendus auprès des répondants

Le 28 septembre 2010, le spécialiste SE a examiné les comptes rendus écrits devant être fournis aux répondants. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée concernant les comptes rendus écrits.

Le 8 octobre 2010, le spécialiste SE a observé le compte rendu oral d'un répondant qui avait été trouvé non conforme sur certaines de ses réponses. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée concernant la conduite du compte rendu oral.

Activités et constatations relatives aux réunions avec les répondants qualifiés

Durant la période du 18 au 22 octobre 2010, les responsables de projet ont rencontré sur une base individuelle les répondants qui avaient été qualifiés résultant de la DEIQ 2 dans le but d'examiner l'approche à être suivie par le Canada dans la prochaine DP. Le spécialiste SE n'a pas observé ces réunions et a avisé les responsables du projet qu'il fournirait tout commentaire applicable et relatif à l'équité sur les ébauches de la DP qui seront fournies sur le site Web du projet.

Activités et constatations relatives à une plainte d'un répondant

Le 17 octobre 2010, le spécialiste SE a examiné une lettre d'un répondant qui avait reçu précédemment un compte rendu écrit et un oral. Entre autre choses, la lettre alléguait que certaines de ses réponses n'avaient pas été évaluées correctement.

Le 16 novembre 2010, le spécialiste SE a été avisé que le Canada avait décidé de traiter les allégations du répondant en réévaluant la réponse aux exigences pertinentes. Le spécialiste SE a fourni des commentaires relatifs à l'équité sur l'approche à être suivie. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée. Durant la période du 24 au 29 novembre 2010, le spécialiste SE  a observé la réévaluation des exigences pertinentes et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises.

Le 10 décembre 2010, on a fourni au spécialiste SE des copies de deux propositions de lettres aux répondants. Une lettre était adressée au répondant qui s'était plaint, l'avisant notamment que les résultats de la réévaluation de ses soumissions pertinentes avaient confirmés l'évaluation originale.

La deuxième lettre était adressée à tous les répondants, les informant que le Canada avait conclu que quelques répondants avaient peut-être été désavantagés dans le processus d'évaluation sur la DEIQ 2 (demande d'offre W6508-10CC01/E) par de l'information d'évaluation qui avait été fournie par le Canada sur la DEIQ originale (demande d'offre W6508-10CC01/D) et qu'un processus additionnel de qualification serait affiché sur MERX^{Note de bas de page 1}.

Ce processus additionnel n'annulerait ou ne remplacerait pas la DEIQ 2, l'actuelle liste de soumissionnaires pré-qualifiés serait toujours valide et les répondants n'auraient pas à soumettre à nouveau des réponses pour tous les véhicules qui avaient déjà été qualifiés.

Le spécialiste SE n'avait aucun commentaire relatif à l'équité sur l'approche prise par le Canada ou le libellé des deux lettres.

Activités et constatations durant la période de publication de la demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2A sur MERX^{Note de bas de page 1}

La demande d'offre additionnelle (W6508-10CC01/G) ci-après référencée comme DEIQ 2A (Document 14) a été examinée par le spécialiste SE et affichée sur MERX^{Note de bas de page 1} le 16 décembre 2010 avec une date de fermeture du 17 janvier 2011. Aucun commentaire relatif à l'équité n'a été formulé. Des soumissions ont été reçues d'un répondant.

Activités et constatations relatives à l'évaluation des réponses suite à la demandes d'expression d'intérêt et de qualification 2A

Durant la période du 17 janvier 2011 au 1 février 2011, le spécialiste SE a observé les réunions d'évaluation sur consensus des exigences obligatoires et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises. Il n'y avait aucune exigence cotée.

Activités et constatations relatives aux comptes rendus des répondants

Le 3 février 2011, le spécialiste SE a examiné le sommaire des résultats de l'évaluation et les propositions de lettres pour le compte rendu au répondant. Aucun commentaire relatif à l'équité n'a été formulé.

Activités et constatations relatives aux comptes rendus des répondants

e des résultats de l'évaluation et les propositions de lettres pour le compte rendu au répondant. Aucun commentaire relatif à l'équité n'a été formulé.

Activités et constatations durant l'étape de la demande de propositions

Activités et constatations durant le développement et l'affichage de la demande de propositions

Durant la période du 18 mars 2011 au 29 août 2011, le spécialiste SE a examiné en versions ébauche et finale des parties de la DP et les modifications à la DP lorsqu'elles étaient progressivement affichées sur le site internet protocole (FTP) transfert de dossier. 

La DP a été affichée par trois publications sur le site Web afin de fournir aux soumissionnaires l'opportunité de commencer la préparation de leurs réponses et ainsi réduire le calendrier du projet. La publication 21 a été affichée le 24 mars 2011 (Document 15). La publication 2/modification 1 a été affichée le 8 avril 2011 (Document 16) et la publication 23/modification 4 a été affichée le 6 mai 2011 (Document 19). Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les modifications 2 (Document 17) et 3 (Document 18) et 5 à 16 (Documents 20 à 31) ont été affichées lorsqu'elles se sont produites. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 15 juin 2011, le spécialiste SE a observé la conférence des soumissionnaires et les 15 et 16 juin 2011, le spécialiste SE a observé les réunions individuelles avec les soumissionnaires qualifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La DP a clôturée le 29 août 2011.

Activités et constatations durant l'étape d'évaluation des soumissions

Durant la période du 30 août 2011 au 14 septembre 2011, le spécialiste SE a examiné la directive d'évaluation intitulée « proposition interne d'instruction et de processus d'évaluation » (Document 32) et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Durant la période du 16 septembre 2011 au 23 février 2012, le spécialiste SE a observé les réunions d'évaluation sur consensus et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Activités et constatations relatives à l'annulation de la demande de propositions

A la conclusion du processus d'évaluation, il a été déterminé que toutes les propositions reçues étaient non conformes.

Le 16 mars 2012, le spécialiste SE a assisté à une séance d'information et a reçu des renseignements de fond concernant les mesures que le Canada se projetait de prendre en raison du fait que toutes les propositions étaient non conformes. Il lui a été demandé d'examiner la ligne de conduite proposée et fournir tout commentaire applicable relatif à l'équité.

Durant la période du 17 mars 2012 au 26 avril 2012, le spécialiste SE a examiné la ligne de conduite proposée et la documentation relative et a fourni des commentaires relatifs à l'équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet pour traiter les commentaires.

Le 27 avril 2012, le spécialiste SE a été avisé par l'autorité contractante que TPSGC avait annulé la DP et émettrait une nouvelle DP à toutes les compagnies qui avaient des véhicules qualifiés sous le processus de la DEIQ. Des copies des lettres datées du 27 avril 2012 avisant les compagnies de l'annulation ont été remises au spécialiste SE. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet véhicule de combat rapproché (VCR).

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Information additionnelle
1	Lettre d'intérêt et la documentation de la journée de l'industrie	Examinée par le spécialiste SE le 1 octobre 2009
2	DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 26 avril 2010
3	Modification #1 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 28 avril 2010
4	Modification #2 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 14 mai 2010
5	Modification #3 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 19 mai 2010
6	Modification #4 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 26 mai 2010
7	Modification #5 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 27 mai 2010
8	Modification #6 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 3 juin 2010
9	Modification #7 à la DEIQ	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 22 juin 2010
10	VCR proposition interne d'instruction et de procédures d'évaluation	Version finale examinée par le spécialiste SE le 17 juin 2010
11	DEIQ 2	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 25 août 2010
12	Modification #1 à la DEIQ 2	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 3 SEptembre 2010
13	Modification #2 à la DEIQ 2	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 3 SEptembre 2010
14	DEIQ 2A	Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 16 décembre 2010
15	DP publication 1	Affichée le 24 mars 2011
16	DP publication 2/modification 1 à la DP	Affichée le 8 avril 2011
17	modification 2 à la DP	Affichée le 15 avril 2011
18	modification 3 à la DP	Affichée le 29 avril 2011
19	DP publication 3/modification 4 à la DP	Affichée le 6 mai 2011
20	modification 5 à la DP	Affichée le 31 mai 2011
21	modification 6 à la DP	Affichée le 17 juin 2011
22	modification 7 à la DP	Affichée le 29 juin 2011
23	modification 8 à la DP	Affichée le 12 juillet 2011
24	modification 9 à la DP	Affichée le 22 juillet 2011
25	modification 10 à la DP	Affichée le 29 juillet 2011
26	modification 11 à la DP	Affichée le 5 août 2011
27	modification 12 à la DP	Affichée le 12 août 2011
28	modification 13 à la DP	Affichée le 18 août 2011
29	modification 14 à la DP	Affichée le 22 août 2011
30	modification 15 à la DP	Affichée le 24 août 2011
31	modification 16 à la DP	Affichée le 29 août 2011
32	VCR proposition interne d'instruction et de procédures d'évaluation	Version finale examinée par le spécialiste SE le 14 Septembre 2011