Approvisionnement station de recherche du Canada de l'Extrême-Arctique (SRCEA)

Table des matières

• Contexte et Introduction
• Exigences du projet
• Attestation d'assurance
• Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie
• Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité
• Documents de référence

Contexte et introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé en qualité de Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus compétitif d'approvisionnement pour la station de recherche du Canada de l'Extrême-Arctique (SRCEA) entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la demande d'offre numéro ET025-113426/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Nous soumettons par le présent document, le rapport final couvrant nos activités débutant par l'examen d'une Demande de proposition (DP) qui avait été publiée sur MERX jusqu'à l'évaluation des propositions de la phase 1, l'évaluation des propositions de la phase 2 et la sélection du proposant recommandé.

Le présent rapport inclus notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et toutes les constatations pertinentes découlant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour faire appel à une entreprise architecturale agissant comme expert-conseil principal pour entreprendre la conception et fournir l'administration de la construction et les services du site nécessaires pour la nouvelle station de recherche du Canada de l'Extrême-Arctique à Cambridge Bay, Nunavut.

L'expert-conseil principal conjointement avec ses principaux sous-traitants, fournira une expertise complète de services en architecture, génie civil, ingénierie structurale, génie mécanique et génie électrique avec les sous-traitants spécialistes tels que consultants des coûts, architecte paysagiste, cuisiniste, analyste de l'énergie, la modélisation et l'ingénierie du vent, spécialistes de l'environnement, urbanistes, consultant en planification économique, sociologues etc. tels que requis pour livrer le projet.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé sans réserve d'assurance suivant concernant les services d'une entreprise architecturale, agissant comme expert-conseil principal pour entreprendre la conception et fournir l'administration de la construction et les services du site nécessaires pour la nouvelle station de recherche du Canada de l'Extrême-Arctique à Cambridge Bay, Nunavut :

Selon notre opinion professionnelle, le processus compétitif que nous avons observé a été effectué de façon équitable, ouverte et transparente.

___________________
Peter Woods
Chef d'équipe

Objectifs du mandat du Surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à TPSGC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet, fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant que l'équité soit impactée, porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toutes les préoccupations potentielles d'équité s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la Demande de proposition (DP);
• examiné toutes les modifications et ajouts à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies;
• examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et les conseils fournis à l'équipe d'évaluation et le jury d'évaluation;
• observé l'évaluation des réponses suite à la DP dans le but d'assurer que les procédures d'évaluation et de sélection spécifiées ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière cohérente durant le processus d'évaluation et de sélection; et
• observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un ajout au présent rapport après tous les comptes rendus).

Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l'équité

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'étape DP de la phase 1

En conformité avec les termes de notre engagement, nous nous sommes familiarisés avec la documentation pertinente du projet. Durant la période du 22 septembre 2011 au 1 novembre 2011, nous avons examiné la DP qui avait été publiée plus tôt sur MERX (Document 1), les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP et les versions ébauche et finale des modifications 1 à 6 (Documents 2 à 7) et avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet et au besoin, ont été traités par la voie du processus des Qs et Rs et les modifications à la DP.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité concernant l'étape d'évaluation de la phase 1

Durant la période du 2 novembre 2011 au 2 décembre 2011, nous avons examiné et fourni des commentaires relatifs à l'équité sur les lignes directrices d'évaluation et l'approche d'évaluation proposée. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Le 6 décembre 2011, nous avons observé l'évaluation par consensus des propositions reçues et avons fourni à l'autorité contractante, des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

Le 14 décembre 2011, nous avons examiné les résultats de l'évaluation et l'application de la méthode de sélection qui ont identifiés les soumissionnaires qualifiés pour la phase 2. Nous avons été avisés que tous les calculs avaient été revérifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'étape DP de la phase 2

La modification 7 à la DP (Document 8) initiant la phase 2, a été envoyée aux proposants qualifiés le 15 décembre 2011.

Durant la période du 15 décembre 2011 au 15 février 2012, nous avons examiné en versions ébauche et finale, les modifications 7 à 15 (Documents 8 à 16), et les Qs et Rs concernant la DP et avons fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet et au besoin, ont été traités par la voie du processus des Qs et Rs et des modifications à la DP.

Le 10 janvier 2012, nous avons observé une réunion d'information de la phase 2 fournie aux proposants qualifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La phase 2 de la DP a clôturée le 15 février 2012.

Activités et constatations du Surveillant de l'équité durant l'étape d'évaluation de la phase 2

Le 7 mars 2012, nous avons observé l'évaluation par consensus des exigences techniques de la phase 2 de la DP. Durant la période du 8 mars 2012 au 10 mars 2012, nous avons observé l'évaluation par consensus du jury sur  les aspects architecturaux des conceptions proposées dans le cadre de la phase 2. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée durant l'un et l'autre  processus d'évaluation.

Le 21 mars 2012, nous avons examiné les résultats de l'évaluation des propositions et la sélection du proposant recommandé. Nous avons été avisés que les calculs et les résultats avaient été revérifiés. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans ce rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles auprès du bureau du projet SRCEA.

Table Summary

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la DP, les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No.	Document	Information additionnelle
1	Demande de proposition (DP)	Publiée sur MERX le 15 septembre 2011
2	Modification 1 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
3	Modification 2 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
4	Modification 3 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
5	Modification 4 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
6	Modification 5 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
7	Modification 6 à la DP	Publiée sur MERX le 12 octobre 2011
8	Modification 7 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 15 décembre 2011
9	Modification 8 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 4 janvier 2012
10	Modification 9 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 16 janvier 2012
11	Modification 10 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 27 janvier 2012
12	Modification 11 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 1 février 2012
13	Modification 12 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 6 février 2012
14	Modification 13 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 7 février 2012
15	Modification 14 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 8 février 2012
16	Modification 15 à la DP	Emise aux proposants qualifiés le 10 février 2012

Ajout au rapport final
18 mars 2014

Ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité daté le 30 mars 2012 concernant l'approvisionnement d'un expert-conseil principal pour la station de recherche du Canada de l'Extrême-Arctique

Cet ajout au rapport final de l'entrepreneur Surveillant de l'équité, couvre la période postérieure à la conclusion de la phase de l'évaluation.

Nous avons été avisés le 6 juillet 2012 par les responsables du projet, que le contrat pour l'expert-conseil principal avait été attribué au soumissionnaire recommandé. Le même jour, nous avons examiné les propositions de comptes rendus écrits à être envoyés aux soumissionnaires non retenus et qui fournissaient les résultats globaux de l'évaluation. Nous avons observé les comptes rendus fournis par téléconférence aux soumissionnaires non retenus les 12, 17 et 19 octobre 2012, les 15 et 22 février 2013, le 18 mars 2013 et le 14 mars 2014. Les comptes rendus ont été menés sur une période de temps exceptionnellement longue, en raison du manque de disponibilité du président du jury qui a évalué les qualités architecturales des conceptions proposées et qui n'était pas un fonctionnaire. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le Surveillant de l'équité est d'opinion que les activités postérieures à l'évaluation, incluant les comptes rendus écrits ainsi que les comptes rendus détaillés et individuels subséquents, ont été menés de façon équitable. Dans ce contexte, l'équité est définie comme étant des décisions prises objectivement sans favoritisme personnel et influence politique, et englobe les éléments d'ouverture, de compétitivité, de transparence et de conformité.

___________________
Peter Woods
Chef d'équipe